Введення чисел як тексту

Найпростіша і в той самий час найзаплутаніша опція вкладки Число діалогового вікна Формат ячеек — це Текстовый. Звертайтеся за допомогою цього формату в тих випадках, коли необхідно ввести числові значення, які Excel розглядає як текст. Це виявляється досить корисним, наприклад, під час введення номерів розділів, які ніколи не використовуються в обчисленнях.

Визначені як текст числові значення завжди ігноруються у формулах з функціями типу СУММ(), СРЗНАЧ() і т.п. Крім того, вміст комірки на екрані вирівнюється по лівій стороні, а не по правій, як в решті чисельних форматів. На жаль, за умов застосовання текстового формату слід враховувати відому недоробку Excel. Якщо спочатку відформатувати комірку, потім застосувати текстовий формат і, нарешті, ввести числові значення, Excel визначає їх як текст, що вам, власне кажучи, і потрібно. Проте, якщо застосовується текстовий формат до вже введеного в листі значення, Excel змінить вирівнювання, залишивши незмінними збережені дані. Після застосування текстового формату вам доведеться, послідовно клацаючи на комірках, що переформатували, натискувати клавішу <F2>, а потім клавішу <Enter> для збереження числових значень як тексту.

Визначення числових форматів

Користувачу надаються десятки варіантів вибору впорядкованих за категоріями форматів на вкладці Число діалогового вікна Формат ячеек.

1. Натисніть на комірці, що підлягає форматуванню, або виділіть діапазон, після чого виберіть команду Ячейки з меню Формат. Для відкриття потрібного діалогового вікна можна скористатися комбінацією клавіш <Ctrl+l>.

2. Виберіть потрібний формат із списку Числовые форматы вкладки Число вищезазначеного вікна.

3. Якщо вибрана категорія містить опції відображення, виберіть одну з них у списку вікна Тип. У разі потреби можливо надбудувати й інші опції форматування (грошовий знак, роздільник і т.п.).

4. Щоб побачити, як внесені зміни вплинуть на зовнішній вигляд комірки, подивіться на розділ Образец. Натисніть по кнопці ОК і поверніться до вікна редагування.

У діалоговому вікні Формат ячеек доступні такі числові формати.

• Общий- числовий формат, який встановлюється за мовчазною згодою, відображає значення так, як вони вводяться, дозволяє використовувати десяткові розряди, проте обмежує загальну довжину значення 11 знаками. Цей формат не містить роздільників між розрядами і не вимагає визначення будь яких додаткових опцій.

• Числовой - дозволяє визначити кількість десяткових знаків у діапазоні від 0 до 30 (за замовчуванням 2), а також необов'язковий роздільник для тисячних груп, ґрунтуючись на параметрах вікна Язык и стандарты Windows. Крім того, є можливість вибрати один з чотирьох форматів відображення негативних чисел.

• Опції формату Денежный дозволяють відображати значення разом зі встановленим за замовчуванням грошовим символом, визначеним в розділі Язык и стандарты панелі керування Windows. Крім того, можна змінити встановлене за мовчазною згодою значення кількості десяткових знаків (2) на будь-яке інше, в діапазоні від 0 до 30, а також вибрати формат від’ємних значень.

• Фінансовий формат аналогічний грошовому з тією лише різницею, що грошовий знак і молодші розряди відповідним чином вирівнюються в стовпці, за умов його застосування не можна використовувати від’ємні значення. При виборі фінансового формату знак долара ($) розташовується з лівого краю комірки. Через це невеликі числа в широких комірках виглядають трохи дивно. Тому рекомендується, якщо можливо, вибирати саме грошовий формат.

• Формат Дата включає 15 типів, які точно визначають місце і спосіб відображення чисел дня, місяця і року. Вперше у версії Excel 2000 з'явилися два додаткові формати, в яких для визначення року застосовуються чотири цифри.

• Формат Часу включає вісім типів, що точно визначають місце і спосіб відображення годинника, хвилин, секунд і визначників АМ/РМ.

• Застосування Процентного формату приводить до множення значення комірки на 100 і додаванню символу відсотка. Єдина опція цього формату дозволяє визначити кількість десяткових знаків в діапазоні від 0 до 30 (за замовчуванням 2).

• При виборі формату Дробный значення записуються в десятковій системі числення, а відображаються як дроби. Користувачу на вибір у списку вікна Тип пропонується дев'ять варіантів запису дробу для відображення біржових цін з восьмими, шістнадцятими і тридцятими подвійними частками.

• Експоненциальный формат використовується для відображення числових значень в експоненційному уявленні. У вас є можливість вибрати кількість десяткових знаків у діапазоні від 0 до 30.

• Вибір формату Текстовый приводить до відображення вмісту осередку аналогічним введенню, навіть якщо комірка містить числа або формулу.

• Формат Дополнительный включає чотири типи для введення відповідно довгих і коротких поштових індексів, телефонних і табельних номерів. При цьому номер вводиться без будь-яких розділових знаків, а Excel додає дефіси і дужки тільки для краси відображення даних.

• Вибір категорії Все форматы дозволяє визначити свої власні правила відображення. Для цього рекомендується взяти за основу вбудований формат і доповнити його символами в інструкціях форматування.