Використання у формулах посилань на комірки

Excel надає можливість безпосередньо задавати у формулі адресу будь-якої комірки або діапазону. Регістр символів (рядкові або прописні літери), що вводяться, під час задання такої адреси не грає ролі. Тому, якщо ви введете, наприклад, а2:b8 і натисните клавішу <Enter>, Excel сама перетворить введене значення в А2:В8. Крім того, для визначення адреси можна просто виділити потрібну комірку чи діапазон.

Одна з найпростіших формул Excel — посилання на іншу комірку. Так, наприклад, якщо натиснути на комірці 124 і ввести формулу =А5, то Excel відобразить поточне значення комірки А5 в комірці 124. Частіше за все, такі формули використовуються в тих випадках, коли значення однієї або декількох комірок багато разів використовується у всьому робочому листі. Наприклад, комірка А5 містить значення прибуткового податку, яке планується використовувати в розрахунках заробітної плати. Якщо певні області робочого листа виглядають незрозуміло, ці формули дозволять одразу зрозуміти значення тих або інших сум.

Щоб ввести посилання на цілий стовпець (або рядок), уведіть букву цього стовпця (або рядка) в обох частинах посилання на діапазон: В:В — для стовпця В, 2:2 — для рядка 2. Такий же синтаксис застосовується і для виділення декількох рядків або стовпців: область В:К включає всі комірки стовпців з В по К, тоді як область 10:13 — всі комірки рядків з десятої по тринадцяту.

Порядок обчислення у формулах

Якщо введена формула включає в себе більше одного оператора, то Excel виконує обчислення в наступному порядку (наведений нижче список аналогічний правилам шкільної алгебри):

• Обчислення відсотків (%)

• Піднесення до степені ( ^ˆ )

• Множення (*) і ділення (/)

• Додавання (+) і віднімання (—)

• Об'єднання (&)

• Порівняння (=, <, >, <=, >=, <>)

Для зміни пріоритету обчислень потрібно додати дужки. В цьому випадку Excel спочатку розрахує значення всередині дужок. Якщо у формулі містяться оператори з однаковим рівнем пріоритету, наприклад, складання та віднімання або два оператори порівняння, то Excel розраховує їх у порядку зліва направо. Число рівнів дужок, що використовуються в одній формулі, не обмежено. Існує лише обмеження на сім рівнів вкладення для функцій.

Excel перераховує всі формули кожного разу в прцесі відкриття або збереження робочої книги. За умов зміни значення комірки перераховуються формули, які посилаються на значення цієї комірки, незалежно від того, розташовані вони на даному або іншому робочому аркуші. Обчислення виконуються у фоновому режимі, тому при роботі із звичайними і нескладними робочими листами цей процес, як правило, непомітний.

Необхідність управління перерахунком формул в Excel виникає лише в двох випадках.

1. Робочий лист містить багато складних формул, перерахунок яких може привести до пауз під час введення даних. Це особливо помітно на комп'ютерах з повільними процесорами і малим об'ємом пам'яті.

2. Формула містить комірку, що посилається на саму себе, яка може зустрічатися в деяких наукових та інженерних розрахунках, Excel повинна повторювати обчислення (ітерацію), за замовчуванням кожного разу коли ви змінюєте формулу. В цьому випадку Excel виконує до 100 ітерацій.

У більшості випадків установки обчислень можна залишити незмінними. Щоб відключити автоматичний перерахунок необхідно виконати такі дії.

3. Вибрати команду Сервис з меню Параметры і активізувати вкладку Вычисления.

4. Встановити прапорець опції Вручную групи Вычисления. (Опцію Автоматически окрім таблиць доцільно застосовувати для робочих листів, які включають таблиці даних. Якщо робочий лист містить таблицю даних з однією або двома змінними, Excel перераховує всю таблицю кожен раз у процесі редагування навіть однієї комірки робочого аркуша. Установка цієї опції дозволяє самостійно визначати час перерахунку таблиці.)

3. За необхідністю того, щоб програма перераховувала формули робочої книги тільки у випадку, коли бажає користувач, на це потрібно вказати, знявши прапорець опції Пересчет перед сохранением.

4. Натиснути на кнопці ОК для збереження установок і повернення до робочого листа.

При відключенні опції Автоматически, доведеться самостійно визначати, коли Excel перерахує формули. Для перерахунку всіх формул поточної робочої книги необхідно натиснути клавішу <F9>. Щоб заново обчислити значення формул тільки поточного робочого листа, достатньо скористатися комбінацією клавіш <Shift+F9>.