Глава 5. Структура организации

1. Полномочия и их виды

Как только создана организация, возникает вопрос, кто справится с тем количеством проблем, которые обрушиваются на нее ежедневно и ежечасно. Возникает необходимость каждому руководителю и подразделению предоставить определенные полномочия, под которыми следует понимать права и обязанности самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять различные действия в интересах организации. Различают следующие виды полномочий:

– распорядительные;

– рекомендательные;

– контрольно-отчетные;

– координационные;

– согласительные.

Распорядительные полномочия предоставляют право отдавать приказы, указания, устные команды. Рекомендательные полномочия носят более мягкий характер, они сводятся к советам или рекомендациям, когда подчиненному дается право действовать самостоятельно или прислушаться к высказанным предложениям. Контрольно-отчетные полномочия используются для контроля за деятельностью подчиненных или целых подразделений, составлению на этой основе отчетов. Особое значение играют координационные полномочия, когда на первый план выходят согласованные по месту и времени действия работников или подразделений. Согласительные полномочия реализуются путем предоставления права визирования документов, предоставляемого узкому кругу руководителей; отказ в визировании автоматически прекращает прохождение проекта документа по управленческим инстанциям.

Очень важно выдержать баланс между полномочиями и ответственностью руководителя. Чем больше у него полномочий, тем выше должна быть его ответственность. Если полномочий много, а ответственность низкая, наступает произвол власти. Высокая ответственность при малых полномочиях ведет к параличу активной деятельности работника.

2. Распределение управленческих полномочий

Никто в организации не сможет руководить единолично, так как физически невозможно справиться с большим количеством всевозможных проблем, поэтому руководители более высокого уровня распределяют (делегируют) полномочия вниз для избавления от второстепенных дел, приближения решений к месту действия без согласования с вышестоящими структурами.

Количество передаваемых полномочий зависит от сложности, важности и разнообразия решаемых проблем; личных особенностей руководителя и подчиненных; психологического климата в организации.

При распределении полномочий учитывают, что их должно быть достаточно для решения определенных задач. Они должны выдерживать четкую линию полномочий: каждый знает, от кого получает и кому дает полномочия, перед кем отвечает и кто отвечает перед ним. Наконец, полномочия передаются только одним руководителем.

Полномочия распределяются между уровнями управления неравномерно. Если большая часть их удерживается на высших уровнях управления, то такое управление называют централизованным. Оно проявляет свои положительные качества в условиях стабильной внешней среды, при этом усиливается внимание к долговременным целям организации, устраняется дублирование функций в различных подразделениях, принимаемые решения отличаются более высоким качеством. Вместе с тем централизованному управлению свойственна медлительность в принятии решений, они оторваны от конкретной ситуации, не учитывают мнения подчиненных.

Децентрализованное управление характеризуется широкой передачей полномочий на нижестоящие уровни. При этом повышается оперативность в принятии решений, многие исполнители принимают участие в этом процессе, им предоставлена большая самостоятельность, они избавлены от многих инструкций. Однако в таком случае могут часто не приниматься в расчет интересы других подразделений, в известной мере может проявляться сепаратизм (стремление отделиться от организации). Децентрализованное управление проявляет свои лучшие качества в условиях быстрых изменений во внешней среде.