5. Самоменеджмент

Самоменеджмент – управление собой, которое прежде всего, выражается в умении распределять время, организовать свое рабочее место.

Данные исследований показали, что 20 – 30% времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, число которых доходит до 100 документов в день (только 30 нужных), ставит в год до 20 000 подписей (три рабочих недели). В организацию поступает много ненужной информации, в деловой переписке она составляет, к примеру, 15 – 20%. В общем, тратится напрасно до 20% рабочего времени. Отсюда вытекает необходимость целесообразного использования своего времени, с этой целью полезно вести его хронометраж. Руководитель в течение определенного времени, скажем, рабочей недели, скрупулезно отмечает все виды своей занятости и указывает затраченное на них время. Затем проводит анализ по таким примерным направлениям:

– обдумывание проблем, разработка документов, принятие решений;

– руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, разрешение конфликтов);

– прогнозирование и планирование на перспективу;

– подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

– контроль за деятельностью подчиненных;

– осуществление внешних коммуникаций (переговоры, конференции и т.д.

На основе хронометража проводится диагностика рабочего времени, определяются виды деятельности, на которые время затрачивается впустую или которые можно с успехом передать для исполнения подчиненным.

Первая обязанность руководителя – планировать свое время, для этого, прежде всего, составляется перечень дел и выделяется примерное время для их выполнения, затем намечается их рациональная очередность, а далее планируется распределение этих дел по дням недели. Практика показывает, что до 40% времени необходимо резервировать на непредвиденные и текущие дела.

Самый важный план – дневной. На день нужно брать не более десяти проблем, причем три из них – первостепенные. Над ними следует работать в утренние часы, как наиболее продуктивные. Набросок плана на следующий день лучше делать вечером.

Особо важно также оборудование рабочего места руководителя. Оно должно быть доступно для общения с людьми, располагать необходимой мебелью. С другой стороны, должно быть комфортным, так как интеллектуальный труд требует создания условий, не отвлекающих руководителя на посторонние заботы. В-третьих, оно должно включать современный набор оргтехники: компьютер, ксерокс, факс и др.

6. Подчиненные и их обязанности

Подчиненные – лица, находящиеся на должностях более низких уровней управления. К ним относятся заместители, начальники отделов, цехов, рядовые исполнители.

Обязанности подчиненных можно разделить на официальные и неофициальные.

Официальные обязанности прописаны в должностных инструкциях, их надо неукоснительно соблюдать.

Чувство такта, уважения к руководителю не менее важны, поэтому целесообразно запомнить неофициальные обязанности подчиненного:

– всегда соблюдать границу между собой и руководителем;

– не принимать даже в рамках своей компетенции серьезных решений без ведома руководителя;

– не вмешиваться в дела руководителя, за исключением явных промахов;

– ценить время руководителя, самому проявлять инициативу, оказывать ему помощь и содействие;

– не допускать дискредитации руководителя.