2. Принципы и этапы контроля

Выделяют три основных принципа контроля:

1) всеохватывающий характер, при этом проверке подвергаются все подразделения организации, что влечет за собой значительные расходы;

2) экономичность;

3) ориентированность на человеческий фактор, вследствие чего контроль ведется без недоверия, доброжелательно.

Отсутствие контроля в организации вовсе не благо для подчиненных, скорее они видят безразличие руководства к своей деятельности.

В контроле выделяются четыре этапа. На первом определяются так называемые параметры контроля: по многим операциям уже существуют нормативы (расход материалов на единицу продукции, размеры и т.д.). Однако часто все же приходится разрабатывать их, при этом стремятся сразу определить, что будет считаться нормальной работой, а что – плохой.

На втором этапе определяются «точки контроля». Принцип экономичности ведет к тому, что проверяется не все продукция, а только ее часть. Результаты же распространяются на весь объем. Скажем, не обязательно проверять всю партию электрических лампочек, можно взять 1000 штук, определить величину брака и считать, что такое же количество негодных лампочек будет в следующей тысяче.

На третьем этапе проводятся измерения или снятие информации – самая трудная и дорогостоящая операция. В ходе этого этапа сопоставляются полученные результаты с нормативами.

И наконец, на четвертом этапе анализируются полученные данные, вскрываются причины недостатков, корректируется деятельность организации, пересматриваются планы, совершенствование технологий. Возможны два варианта действий: по первому устраняются недочеты, по второму может понадобиться и изменение параметров контроля, если они были завышены на первом этапе.

3. Виды контроля

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный вид направлен на проверку готовности к выполнению работ отдельного работника, подразделения или всей организации. При этом устанавливается наличие необходимых документов, степень усвоения задач, соответствие системы управления структуре организации, качество уже принятых решений; знание прав и обязанностей персоналом, повышение им квалификации, состояние материальных и финансовых средств. Нужно иметь в виду, что предварительный контроль позволяет избежать многих потерь в использовании ресурсов, появления брака в продукции.

В ходе текущего контроля определяются производительность труда, соблюдение графиков, технологий, расходование средств.

Заключительный контроль направлен на оценку выполнения планов, анализ результатов.

4. Внутренний и внешний контроль

Внешний контроль либо осуществляет вышестоящее руководство организации, либо для этого привлекаются независимые фирмы. Так, в соответствии с законодательством деятельность открытого акционерного общества не реже одного раза в год должна быть проверена аудиторской фирмой. Внешний контроль сравнительно дорог. О предстоящем контроле сообщают заранее, в этом случае персонал лучше работает из-за ожидания оценки и связанных с ней поощрения, награды, а то и наказания. Успех внешнего контроля зависит от целого ряда обстоятельств. Часто работники создают видимость деятельности, блокируют необходимую информацию, что затрудняет оценку. Перед контролируемыми необходимо ставить более трудные цели, а по результатам контроля обязательны выводы, в которых необходимо отметить эффективную работу или указать на плохое выполнение персоналом своих функций.

Целью внутреннего контроля является, прежде всего, выявление причин отклонений, а не стремление поймать кого-то на недостатках. Внутренний контроль осуществляется силами самой организации.

Следует соблюдать определенные пропорции внутреннего и внешнего контроля. К внешнему контролю прибегают чаще всего руководители авторитарного стиля, если хотят получить более надежную оценку, он более применим при недобросовестных и неаккуратных подчиненных, в случае индивидуальной системы вознаграждения. Внутренний контроль желателен при коллективной системе вознаграждения и благоприятном микроклимате.