4. Коммуникационные структуры

Между субъектами и объектами управления должны поддерживаться надежные коммуникационные связи. Это достигается созданием коммуникационных каналов связи, в результате чего образуются коммуникационные сети. Может возникнуть вопрос – а зачем они нужны, ведь существуют структуры управления, решающие и вопросы коммуникаций. Это правильно лишь частично, так как помимо официальных каналов связи в организации устанавливаются и неофициальные, чисто человеческие отношения между работниками. В связи с этим коммуникационные сети отличаются от схем управления. Ниже приведены некоторые из них (рис. 8).

Рис. 8. Типы коммуникационных структур

Информация в самых простых организациях передается по цепочке («Змея»), причем руководитель может быть в любом ее звене. Здесь же может возникнуть сеть в виде «Звезды» – руководитель находится в ее центре. В более сложных организациях с линейно-функциональной схемой управления возникают сети по типу «Тента» и «Дома», в последнем уже просматривается несколько вариантов прохождения информации. Наиболее сложная, но зато и надежная сеть в виде «Колеса», где информация может поступать к получателю по самым различным траекториям, причем руководитель не обязательно находится в центре колеса.

5. Особенности обмена письменной информацией

В зависимости от целей создания письменную информацию можно разделить на:

– распорядительную (приказы, указания, распоряжения);

– организационную (уставы, положения о подразделениях, инструкции);

– информационную (справки, акты, телеграммы, письма).

Кроме уже упоминавшейся краткости и четкости документов, они должны включать:

– заголовок;

– изложение сути проблемы;

– причины появления документа;

– выводы и предложения;

– основания для появления документа.

Российскими стандартами предусмотрены 29 обязательных требований к документам (реквизитов), в числе которых наименование организации отправителя, адрес получателя, заголовок, подпись, фамилия автора и др. Приводим в качестве примера оформление приказа по организации:

Открытое акционерное общество «Топаз» ПРИКАЗ 03.06.01 № 143 Калининград О введении инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ОАО. Ввести в действие инструкцию с 1.12.2000 г.
Генеральный директор С.Т.Борисов Визы: Главный инженер П.И.Пирогов Главный бухгалтер А.И.Петрова Юрист В.П.Дроздов Иванова 46-19-63

6.Устный обмен информацией

Наиболее распространенными формами обмена устной информацией являются собрания, совещания и деловые беседы.

На собрания приглашается, как правило, весь персонал организации. Ему предшествует этап подготовки, включающий оповещение участников, поиск помещения, разработку повестки дня, проектов решений. Ведет совещание председатель (избираемый непосредственно на собрании или кто-то из руководителей, не обязательно первое лицо). Обязанности ведущего заключаются в установлении правомочности собрания (не менее половины участников), создание доброжелательной рабочей обстановки, утверждение повестки дня, регламента выступлений, обеспечение порядка и дисциплины. На собрании обязательно принятие решения (большинством, квалифицированным большинством), а также ведение протокола.

Совещание предусматривает тот же порядок подготовки, но на него приглашается только узкий круг заинтересованных специалистов, профессионально разбирающихся в обсуждаемых вопросах. В особых случаях ход совещания может протоколироваться

Деловая беседа включает малое число участников, на нем организуется более свободный обмен информацией (прием на работу, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи). В завершение деловой беседы не всегда принимается решение. При кажущейся простоте к беседам нужно также подходить очень серьезно. Можно привести ряд кратких рекомендаций по их проведению.

Прежде всего на этапе подготовки необходимо определить цель, круг обсуждаемых вопросов; целесообразно составить портрет участников; выработать стратегию беседы, свой план выступления; определить место и время встречи. Саму беседу начинают с приветствия, для того, чтобы снять нагрузку, установить контакты. Главное при этом – понять, как и почему воспринимает обстановку таким образом ваш партнер. В заключение беседы подводят итоги: как можно использовать результаты переговоров. Уже после окончания переговоров полезно провести критический разбор результатов – что удалось, получены ли ответы, удовлетворены ли вы результатом, стоит ли продолжать контакты.