1. Передпроектне обстеження підприємства

1.1.Опис технологічного процесу відкриття приватного готелю

З урахуванням сучасних тенденцій змінюються вимоги до сучасного готелю. Відбувається сучасна стандартизація і уніфікація послуг за рахунок об’єднання готелів в національні і міжнародні мережі, які приносять високий рівень комфорту і безпеки зі всім спектром сучасних інформаційних технологій і телекомунікацій, що забезпечують клієнтам високий рівень інформаційних послуг, а мережам готелів нові можливості з централізованого управління територіально-розподіленою інфраструктурою, створення розвиненої інфраструктури ділового туризму, розваг і нові можливості в наданні послуг клієнтам за рахунок нових можливостей інфраструктури.

Таким чином, сучасний готель повинен об’єднувати в собі можливості інфраструктури бізнес-центру, центру дозвілля, а також підприємств торгівлі і сфери послуг. Фахівці повинні реалізовувати комплексний підхід до створення інтелектуальної інфраструктури готелю, який включає весь комплекс архітектурно-будівельних, інженерно-технічних і експлуатаційних заходів. Ще на стадії проектування мають враховуватися взаємні вимоги різних інженерних систем і підсистем, специфічні потреби служби експлуатації і постояльців готелю. Оптимальний вибір технологій і устаткування дозволяє створити економічний проект і забезпечити ефективну експлуатацію об’єкту.

Слід також зазначити, що для досягнення комерційного успіху в цій справі необхідно забезпечити  гнучкість у проведенні фінансових розрахунків на взаємовигідних умовах. Послуги бізнес-центрів мають відповідати найвищим міжнародним вимогам, створювати комфортну звичну обстановку іноземним бізнес-туристам, не створювати в них почуття дискомфорту.  

Існують проблеми, пов’язані з розвитком і перспективами професійної освіти. Найбільш актуальною є проблема професійної підготовки кадрів для українських готелів та туристських фірм, які мають на меті обслуговувати ділових туристів. Все це викликає необхідність особливої уваги до створення професійних наукових шкіл і освітніх центрів.

Аналіз кадрового потенціалу туристичних організацій навіть у великих туристських центрах України показує, що за рідкісним виключенням працівники в своїй більшості або не мають вищої спеціальної туристської освіти (як правило, це посвідчення про підвищення кваліфікації), або одержали уривчасті знання на короткострокових платних семінарах і курсах. Але слід сказати, що останнім часом активно відкриваються професійні туристські спеціальності у вузах та власне туристські вузи, відбуваються значні поліпшення в самій системі освіті. Обов’язковим для студентів стає вивчення двох іноземних мов, а також виробнича практика в провідних готелях і турфірмах, метою якої є оволодіння найсучаснішими інформаційними технологіями туризму і готельного господарства. Підтримується також стажування в зарубіжних профільних вузах, фірмах і готелях.

Все це вимагає розробки і узгодження чітких вимог до професійної підготовки фахівців з організації ділового туризму у системі туристської освіти, яка повинна базуватися на міжнародних стандартах і практичних інтересах українського туристського бізнесу, орієнтованого на підвищення ролі індустрії в рамках державних пріоритетів розвитку.

Абсолютно очевидно, що роль бізнес-центрів і готелів в інфраструктурі України постійно збільшуватимуться. Тому вкрай важливо в перспективах розвитку враховувати принципи створення сучасної туристичної інфраструктури, важливі і актуальні концепції для формування єдиного інформаційного простору. Для побудови комплексних систем управління бізнес-центрами і готелями необхідно обговорити шляхи, засоби і методи підвищення інвестиційної привабливості цих проектів.

Сучасні темпи розвитку готельного бізнесу висувають найвищі вимоги до автоматизованих систем управління для підприємств індустрії гостинності. Зростаючі з кожним днем потреби клієнтів і жорсткість конкурентної боротьби жадають від готелю здатності швидко реагувати на всі коливання ринкової кон'юнктури.

Система управління готелем повинна вирішувати задачі від продажу, бронювання, прийому та розміщення гостей, організації конференцій та банкетів і управління зв'язками з клієнтами до надання повних даних для фінансового контролю й управлінського обліку діяльності підприємства. Система управління повинна бути функціональною, надійною та придатною до гнучкого настроювання.

Фактично система управління готелем повинна охоплювати всі його підрозділи: відділи продаж, маркетингу та банкетів, служби прийому та розміщення, служби фінансового контролю.

Система управління повинна давати можливість управління зв'язками з клієнтами, що дозволить мати повну картину всіх побажань і переваг Ваших гостей. Індивідуальність підходу до клієнта полягає в наданні кожному гостеві саме тієї інформації, якої він потребує. Усі дані по клієнтах повинні поєднуватися в файли, що зберігаються в єдиній центральній базі даних.

Однією з основних статей доходів готелю є діяльність відділу організації конференцій і банкетів, адже ювілеї і банкети, конференції і семінари – усе це приносить чималий прибуток. Система повинна швидко перевіряти доступність та поточну активність по існуючим броням, з легкістю вводити плановані заходи й ефективно ними керувати.

Робота будь-якого готелю починається зі Служби прийому та розміщення, що є центральною і найважливішою ланкою системи. Тому в системі управління необхідна наявність такої функції як бронювання, що не тільки допоможуть спростити цей процес, але і значно скоротити час на всі операції. Створення та відновлення броні, надання інформації про наявність номерів, калькуляція за вимогою, розширені можливості тарифної політики – усі ці функції значно прискорять роботу усього відділу.

У системі управління необхідна наявність функцій касира, включаючи управління валютами, платежами та виставлянням рахунків.

Крім того, повинна бути присутня функція управління номерами для виконання всіх операції, пов'язані зі збиранням і статусом номерів, а також для запису та зберігання інформації про усі дії з кожним окремим номером.

Зважаючи на те, що в кожного готелю або в готельного ланцюга свої цілі, концепції та стратегії, кожному управляючому необхідна власна, індивідуально розроблена з урахуванням побажань, система звітності.

В даний час важко уявити собі діяльність будь-якого процвітаючого підприємства без використання сучасних досягнень в області електронної комерції. За допомогою численних каналів зв'язку необхідна присутність зв'язку з клієнтами у вигляді діалогу.

Змоделюємо документообіг підприємства з відкриття приватного готелю. Технологічний процес збирання матеріалів. Для відкриття приватного готелю необхідно прийняти відповідне рішення. Після цього проводиться обробка законодавчої бази. На основі прийнятого рішення та наявної інформації фахівець створює бізнес-план діяльності готелю. Потім постає питання знаходження інвестора, що відповідає заданим вимогам ініціаторів створення готелю. Після успішного завершення пошуку інвестора умови інвестування затверджуються договором між сторонами. Далі відбувається перехід до залучення отриманих коштів, тобто починається технічна стадія відкриття готелю. Саме на цьому етапі необхідно купити будівлю чи збудувати її, найняти працівників, провести ремонт будівлі, розробити дизайн готелю та ін. Облік результатів кожної технологічної операції передбачає ведення обліку робочого часу та обсягу виконаних робіт. Підсумкові результати формалізації технологічних процесів зведено до таблиці 1.