Лекционные материалы по дисциплине «Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии»

Учебно-методическое пособие

Предисловие

В современных условиях развития экономики, перехода к рыночным отношениям происходят качественные изменения в организации и ведении бухгалтерского учета, анализа и аудита. Изменяется и роль современного бухгалтера, который не только отвечает за ведение бухгалтерских счетов, но и осуществляет большую работу по планированию, контролю, оценке хозяйственной деятельности предприятия, по аудированию и принятию управленческих решений.

Успешное решение поставленных задач невозможно без применения современных информационных технологий, развитие которых изменяет традиционные формы организации автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.

Целями изучения дисциплины являются формирование знаний методологии и методик автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа, а также выработка практических навыков организации автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и технологии решения учетно-аналитических задач на основе использования различных современных программных и технических средств.

В предлагаемом учебно-методическом пособии изложен лекционный материал по дисциплине, обеспечивающий решение следующих задач:

• изучение методов организации автоматизированного сбора, хранения и обработки учетно-аналитической информации в сфере профессиональной деятельности;

• приобретение знаний по рациональной организации автоматизированного рабочего места бухгалтера-экономиста;

• формирование навыков квалифицированного выбора оптимального варианта автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа различных предприятий и организаций (учреждений).

Лекция 1

Тема:

Цели, задачи и особенности изучения курса автоматизация бухгалтерского учета на предприятии (АБУП).

Содержание темы:

1. Классификация и основные свойства учетно-аналитической информации.

2. Сущность и виды технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.

Информация – это совокупность разнообразных данных, сведений, знаний, умений и опыта, необходимых кому-либо.

Предметом и продуктом труда работников управления является управленческая информация. Важнейшая составляющая управленческой информации — экономическая информация, отражающая социально-экономические процессы как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере, во всех органах и на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

Прежде всего, информацию характеризует предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т. п.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.

Основной составляющей управленческой информации служит экономическая информация.

Экономическая информация — это совокупность сведений в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, хранить, обрабатывать, передавать для использования в управлении хозяйством страны и отдельными его объектами.

В связи с этим важнейшими свойствами экономической информации являются:

• достоверность и полнота;

• ценность и актуальность;

• ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильного решения. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь за собой ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию, т. е. соответствующую современному моменту, важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях.

Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она передана языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

Для экономической информации характерны свои особенности, которые предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники при ее обработке:

• большие объемы;

• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, годит, п.);

• многообразие источников и потребителей;

• значительный удельный вес логических операций при ее обработке (сортировка, группировка, выборка, поиск и др.).

По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.

При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, явления, хозяйственные процессы, принято называть учетной, а информацию, отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде, — плановой (прогнозной).

Директивная информация содержит сведения приказного характера, поступающие от вышестоящих уровней управления.

Статистическая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей и в целом в общественной и экономической жизни страны.

По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникающая в процессе производственно-хозяйственной деятельности внутри экономического объекта, называется внутренней, а за его пределами — внешней.

К внешней относится информация, поступающая на экономический объект из вышестоящих звеньев управления, а также от других предприятий и организаций.

По стадиям образования информация бывает первичной и вторичной.

Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени.

Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.

По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.

В периодической информации выделяют долгосрочную с длиной временного интервала более года, текущую — от одного месяца до одного года и оперативную — от часа до одного месяца.

Непериодическая информация возникает по мере необходимости.

По стабильности информация делится на переменную и условно-постоянную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется при обработке переменной информации.

Изучение экономической информации с различных точек зрения позволяет грамотно спроектировать информационную базу экономического объекта управления.

При работе с информацией всегда имеется источник и потребитель. Источником экономической информации является производственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в качестве которых выступают предприятия, организации, фирмы.

К потребителям относятся работники различных служб управления как внутри, так и за пределами объектов. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.

В условиях усложнения функций управления полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывают большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.

Понятие структурной единицы информации принадлежит к числу наиболее важных в теории экономической информации. Оно связано с выделением простых и сложных элементов информации. Первые не могут расчленяться на составные части, а вторые, наоборот, представляют собой сочетание разных элементов. Структурные единицы называются информационными. Поскольку структуризация обычно и предполагает их выделение по иерархическому принципу, то для каждой информационной единицы устанавливается ее определенный ранг (уровень).

Неделимые единицы относятся к низшему рангу, затем по старшинству выделяются единицы последующих рангов — вплоть до самого высшего. Все информационные единицы, кроме единиц низшего ранга, составные. Поэтому их часто называют составными единицами информации (СЕИ) или информационной совокупностью.

Рассмотрим структурное строение экономической информации, присущее ей независимо от уровня техники решения управленческих задач. Такая структуризация связана с экономической природой информации, методологией ее организации в системах управления.

Обычно выделяются пять структурных единиц: реквизит, показатель, массив, поток, информационная система.

Реквизит — простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущности (объекта, процесса и т. п.) предметной области. Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов для логической обработки (сортировки, выборки, поиска).

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние и выражающуюся в денежной, стоимостной и количественной оценке. Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-признаки — символьное представление (буквенно-цифровое).

Реквизиты — признаки и основания, взятые в отдельности, не обеспечивают всесторонней характеристики явлений экономической жизни, поэтому они объединяются, образуя информационную единицу более высокого структурного уровня — показатель.

Экономический показатель — это составная единица информации, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков .

В управлении используются также единицы информации, состоящие из одних реквизитов-признаков. Они играют меньшую роль, чем показатели, хотя потребность в них достаточно высока. Например, ведущему признаку (фамилия работающего) в картотеке сотрудников предприятия сопутствует значительное число всевозможных значений других признаков анкетного порядка.

Набор признаков по сути является своеобразным показателем, роль основания в котором возлагается на ключевой реквизит-признак.

Следующей логической структурной единицей информации является массив, играющий ведущую роль при автоматизированной обработке данных на ЭВМ.

Массив — составная единица информации, включающая набор реквизитов, показателей, сообщений одной формы и одинаковой структуры, но имеющих различные значения их оснований или признаков.

Массивы объединяются по различным признакам в более крупные и сложные информационные единицы — потоки, базы данных.

Информационный поток — совокупность массивов, относящихся к одной управленческой работе, имеющих общий источник и приемник информации. Совокупность наборов файлов (массивов), хранимых в устройствах ЭВМ и относящихся к определенной области управления, образует базу данных. Все потоки информации объекта управления образуют информационную систему. Информационная система, являясь структурной единицей высшего уровня, охватывает информацию объекта управления. Поэтому можно говорить об информационной системе цеха, предприятия, объединения отрасли учреждения, ведомства, всего хозяйства страны. Примером информационного потока может служить информация по планированию запуска деталей в производство, уче-ТУ отгрузки готовой продукции или исполнения бюджета.

Общая логическая структура экономической информации упрощенно представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Схема структуры экономической информации

Классификация экономической информации предполагает ее деление по таким признакам, как назначение и место возникновения, соответствие отражаемым явлениям, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность.

В зависимости от назначения и места возникновения различают входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю информацию. Информацию, поступающую в информационную систему (например, информацию, которая зафиксирована во входящих первичных документах), называют входящей. Информационная система, обрабатывая входящие данные, порождает новую результатную информацию (сводную). Результатная информация формируется, например, в процессе обработки исполнителем данных, содержащихся во входящих первичных документах.

Информация, передаваемая за пределы данной системы, называется исходящей (например, отчетная информация о деятельности предприятия, представляемая вышестоящим, налоговым и статистическим органам). Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней; если из внешнего источника (например, из министерства, от других организаций), то информация называется входящей внешней. Аналогичным образом подразделяются и выходящие сведения. Входящую внутреннюю информацию в условиях предприятия называют первичной. Она возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций — измерение и регистрация данных — в ходе производственной деятельности объекта управления.

По критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация может быть отнесена к достоверной или недостоверной. К этому классификационному признаку примыкает оценка своевременности и несвоевременности информационного отображения производственных и хозяйственных операций, получение исходной и результатной информации в установленные сроки.

По участию в процессах обработки и хранения различают следующие виды экономической информации: исходную, производную, хранимую без обработки, результатную, промежуточную.

С точки зрения отношения к функциям управления экономическая информация подразделяется на плановую, прогнозную, нормативную, конструкторско-технологическую, учетную, финансовую.

В зависимости от степени стабильности выделяют постоянную и переменную информацию. Первая остается без изменений или же подвергается незначительным корректировкам в течение более или менее длительного периода времени. Это различные справочные сведения, нормативы, расценки и т. п. Переменная информация отражает результаты выполнения производственно-хозяйственных операций, соответствует их динамизму и, как правило, участвует в одном технологическом цикле машинной обработки.

Учетно-аналитическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно использовать в процессе учета, контроля и анализа. Она включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов в натуральном и стоимостном измерении.

Данные — это элементы информации, сведения о событиях, явлениях, выраженные в формализованном виде на машинном носителе.

Формализованное описание, идентификация отдельных элементов вызваны необходимостью манипулирования ими в процессе обработки, хранения, передачи информации при использовании технических средств.

Учетно-аналитическая информация должна обладать свойствами объективности, достоверности, своевременности, оперативности, целесообразности, результативности. Она должна быть высокого качества, при минимальном количестве показателей удовлетворять максимальное число пользователей на всех уровнях управления, формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Особенности учетно-аналитической информации являются важнейшими предпосылками применения автоматизированных технологий в работе бухгалтерии. Это большие объемы информации, множество однотипных логических и арифметических операций, многочисленные группировки, жесткие сроки представления результатов обработки, непрерывность и цикличность обработки.

Использование ПЭВМ на рабочих местах учетных работников позволяет обрабатывать информацию на уровне современных требований. Конечная цель автоматизации — повышение эффективности обработки учетно-аналитической информации.

С понятием информации связанно еще два понятия – информационный процесс и информатика.

Информационный процесс – процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.

Информатика – это область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования информации с помощью компьютеров и их взаимодействием со средой применения.

Термин "информатика" пришел к нам из французского языка, где был образован в результате слияния двух слов "информация" и "автоматика".

Информатика как наука сформировалась к середине 60-х годов 20 века. Истоки ее находятся на стыке библиотечного дела, лингвистики и счетной техники. Первоначально основным содержанием информатики было изучение закономерностей накопления информации и методов ее поиска, а едва ли не единственным полем приложения – библиотечные каталоги.

Серьезное влияние на содержание информатики оказал информационный взрыв второй половины 20-го века. Оказалось, что легче, дешевле и быстрее заново поставить дорогостоящий научный эксперимент, чем найти статью с его описанием, даже в том случае, когда заранее известно, что подобный эксперимент был поставлен.

Средствами обработки информации чаще всего являются персональные компьютеры, которые объединяются в локальные и глобальные сети.

За последние годы произошел резкий скачок в развитии компьютерной техники и программного обеспечения персональных компьютеров, а также наблюдается значительное расширение сферы применения ПК. ПК (персональный компьютер) – это самый распространенный в мире тип электронно-вычислительной машины (ЭВМ), т. е. устройства для обработки информации. В настоящее время для работы на ПК не требуется знаний квалифицированного программиста, работать на компьютере может научиться практически каждый. Именно доступность для обычного человека и относительно широкие возможности ПК привели к бурному развитию и распространению компьютерной техники практически во всех направлениях человеческой деятельности (промышленность, наука, медицина, образование, транспорт, банковское дело, связь, военная техника, бытовая техника и т. д.).

За точку отсчета эры ЭВМ обычно принимают 15 февраля 1946 года, когда ученые Пенсильванского университета США ввели в строй первый в мире электронный компьютер ЭНИАК. В нем использовалось 18 тысяч электронных ламп. Машина занимала площадь 135 м², весила 30 тонн и потребляла 150 кВт электроэнергии.

По этапам создания и используемой элементной базе ЭВМ условно делятся на поколения:

• 1-е поколение, 50-е гг.: ЭВМ на электронных лампах;

• 2-е поколение, 60-е гг.: ЭВМ на дискретных полупроводниковых приборах (транзисторах);

• 3-е поколение, 70-е гг.: ЭВМ на полупроводниковых интегральных схемах с малой и средней степенью интеграции (сотни, тысячи транзисторов в одном корпусе);

Примечание. Интегральная схема – электронная схема специального назначения, выполненная в виде единого полупроводникового кристалла, объединяющего большое число диодов и транзисторов;

• 4-е поколение, 80-е гг.: ЭВМ на больших и сверхбольших интегральных схемах – микропроцессорах (десятки тысяч, миллионы транзисторов в одном кристалле).

Точкой отчета в истории персонального компьютера можно считать 1977 год, когда молодые американцы С. Джобс и С. Возняк выпустили первый ПК – "Apple".

Наиболее перспективные, по мнению специалистов, создаваемые на основе персональных ЭВМ, территориально распределенные многомашинные вычислительные системы – вычислительные сети – ориентируются не столько на вычислительную обработку информации, сколько на коммуникационные информационные услуги: электронную почту, системы телеконференций и информационно-справочные системы.

Специалисты считают, что в начале XXI в. в цивилизованных странах произошла смена основной информационной среды. Удельные объемы информации, получаемой обществом по традиционным информационным каналам (радио, телевидение, печать) и компьютерным сетям, можно проиллюстрировать следующей диаграммой, показанной на рисунке 1.2.

Уже сегодня пользователям глобальной вычислительной сети Internet стала доступной практически любая находящаяся в хранилищах знаний этой сети неконфиденциальная информация. Можно почитать или посмотреть, например, любую из нескольких сотен религиозных книг, рукописей или картин в библиотеке Ватикана, оформленные в виде файлов, послушать музыку в Карнеги Холл, "заглянуть" в галереи Лувра или в кабинет президента США в Белом доме; пользователи этой суперсети могут получить для изучения интересующую их статью или подборку статей по нужной тематике, "опубликовать" в сети свою новую работу, обсудить ее с заинтересованными специалистами.

Рисунок 1.2. Информационная среда в обществе ближайшего будущего

Компьютер – это инструмент для работы с информацией. При помощи ПК информацию можно создавать и изменять, получать и распространять, анализировать, систематизировать и хранить. В самом примитивном виде, процесс обработки информации можно представить при помощи следующей схемы (рисунок 1.3):

Рисунок 1.3. Схема процесса обработки информации

Таким образом, чтобы получить нужный результат, необходимо:

• как можно более точно определить, какой именно результат необходимо получить на "выходе";

• подготовить и ввести в ПК нужную информацию;

• сообщить компьютеру в виде определенных команд, что именно он должен "сделать" с введенной информацией и в каком виде вывести результат.

Чтобы иметь представление о том, как же все-таки этот результат получается, необходимо более подробно рассмотреть все элементы системы и этапы превращения исходной информации в результат.

Информация проходит через трехслойный фильтр:

• физический фильтр – канал связи с определенным уровнем и надежностью его технического оснащения;

• семантический фильтр – в нем изучается содержание информации и формы ее выражения;

• прагматический фильтр – изучается и оценивается полезность и эффективность информации.

Технoлoгия - этo кoмплeкc нayчныx и инжeнepныx знaний, peaлизoвaнныx в пpиeмax тpyдa, нaбopax мaтepиaльныx, тexничecкиx, энepгeтичecкиx, тpyдoвыx фaктopoв пpoизвoдcтвa, cпocoбax иx coeдинeния для coздaния пpoдyктa или ycлyги, oтвeчaющиx oпpeдeлeнным тpeбoвaниям.

Тexнoлoгия нepaзpывнo cвязaнa c мaшинизaциeй пpoизвoдcтвeннoгo или нeпpoизвoдcтвeннoгo, пpeждe вceгo yпpaвлeнчecкoгo пpoцecca. Упpaвлeнчecкиe тexнoлoгии ocнoвывaютcя нa пpимeнeнии кoмпьютepoв и тeлeкoммyникaциoннoй тexники.

Сoглacнo oпpeдeлeнию, пpинятoмy ЮНЕСКО, инфopмaциoннaя тexнoлoгия - этo кoмплeкc взaимocвязaнныx, нayчныx, тexнoлoгичecкиx, инжeнepныx диcциплин, изyчaющиx мeтoды эффeктивнoй opгaнизaции тpyдa людeй, зaнятыx oбpaбoткoй и xpaнeниeм инфopмaции, вычиcлитeльнyю тexникy и мeтoды opгaнизaции и взaимoдeйcтвия c людьми и пpoизвoдcтвeнным oбopyдoвaниeм, иx пpaктичecкиe пpилoжeния, a тaкжe cвязaнныe co вceм этим coциaльныe, экoнoмичecкиe и кyльтypныe пpoблeмы. Сaми инфopмaциoнныe тexнoлoгии тpeбyют cлoжнoй пoдгoтoвки, бoльшиx пepвoнaчaльныx зaтpaт и нayкoeмкoй тexники. Иx ввeдeниe дoлжнo нaчинaтьcя c coздaния мaтeмaтичecкoгo oбecпeчeния, фopмиpoвaния инфopмaциoнныx пoтoкoв в cиcтeмax пoдгoтoвки cпeциaлиcтoв.

Инфopмaциoннaя тexнoлoгия включaeт в ceбя "кoзыpныe кapты" coвpeмeннoгo инфopмaциoннoгo бизнeca: кoмпьютepы, тepминaлы, кoмпьютepнoe oбopyдoвaниe, oптичecкyю aппapaтypy, микpoфильмы, лaзepныe диcки, пeчaтнoe oбopyдoвaниe и кcepoкoпиpoвaниe. Этo вce бaзoвыe элeмeнты инфpacтpyктypы, oпpeдeляющиe ocнoвныe cтpaтeгичecкиe цeли paзвития бизнeca.

Автoмaтизиpoвaннaя инфopмaциoннaя тexнoлoгия пpeдпoлaгaeт cyщecтвoвaниe кoмплeкca cooтвeтcтвyющиx тexничecкиx cpeдcтв, peaлизyющиx инфopмaциoнный пpoцecc, и cиcтeмы yпpaвлeния этим кoмплeкcoм тexничecкиx cpeдcтв (кaк пpaвилo, этo пpoгpaммныe cpeдcтвa и opгaнизaциoннo-мeтoдичecкoe oбecпeчeниe, yвязывaющee дeйcтвия пepcoнaлa и тexничecкиx cpeдcтв в eдиный тexнoлoгичecкий пpoцecc). Цeль любoй инфopмaциoннoй тexнoлoгии - пoлyчить нyжнyю инфopмaцию тpeбyeмoгo кaчecтвa нa зaдaннoм нocитeлe. Пpи этoм cyщecтвyют oгpaничeния нa cтoимocть oбpaбoтки дaнныx, тpyдoeмкocть пpoцeccoв иcпoльзoвaния инфopмaциoннoгo pecypca, нaдeжнocть и oпepaтивнocть пpoцecca oбpaбoтки инфopмaции, кaчecтвo пoлyчaeмoй инфopмaции.

Технология автоматизированной обработки учетно-аналитической информации подразумевает систему методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения, защиты, поиска и обработки учетно-аналитической информации с применением средств вычислительной техники, связи и программного обеспечения.

Технологический процесс обработки учетно-аналитической информации — это строго определенная последовательность связанных между собой операций, начиная с момента создания первичного документа и заканчивая выдачей результатной информации.

Элементарной частью технологического процесса является операция, т. е. действия, выполняемые над данными. Операции можно объединять в комплексы в зависимости от организации вычислительных работ или стадии преобразования данных для получения информации. В процессе преобразования данных каждую операцию можно выполнять по-разному, поэтому необходимо заранее определить число возможных типичных операций. В основе классификации технологических операций могут лежать различные признаки, позволяющие провести их типизацию.

Технологические операции по принадлежности к стадиям преобразования данных классифицируются на: операции первичного учета (получение, сбор, регистрация и передача); формирование исходных данных (прием, подготовка на машинных носителях); обработка в соответствии с алгоритмом решения задачи; получение результатов обработки (вывод, передача).

По виду применяемых носителей выделяются следующие технологические операции: получение первичного документа, машиночитаемого носителя, машино- и видеограммы.

Возможна классификация операций и по другим признакам, например: основные, вспомогательные, исполнительные и контрольные. Таким образом, можно говорить о многообразии сочетаний операций, составляющих технологический процесс.

На технологию обработки учетно-аналитической информации влияет не только разнообразие операций, но и используемые технические средства, средства коммуникации, прикладное программное обеспечение.

Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав включаемых в него операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи информации и методов программирования.

Окончание цикла — это переход к использованию новых типов, моделей технических средств и, наконец, новой технологии.

Технология обработки учетной информации прошла два этапа: механизированный и автоматизированный. Первый характеризовался применением перфорационных электро-механических машин, созданием машиносчетных станций на крупных предприятиях и организациях. На этом этапе обработка информации проводилась централизованно.

Технологический процесс при такой обработке включал:

• сбор и регистрацию первичной информации вручную;

• кодирование и комплектование в пачки первичных документов;

• передачу на вычислительную установку;

• перенос данных на промежуточные носители (перфокарты);

• ввод и обработку данных на вычислительной установке;

• вывод машинограмм;

• передачу в бухгалтерию для заполнения вручную форм бухгалтерской и статотчетсти.

Второй этап характеризовался применением электронно-вычислительных машин и делился на две стадии. Первая стадия (начиная с 70-х гг. XX в.) проектирования и использования автоматизированных систем обработки учетно-аналитической информации была связана с промышленным выпуском ЭВМ и характеризовалась следующими чертами: централизованная обработка учетной информации на вычислительных центрах (ВЦ); оторванность бухгалтера от процесса решения задач.

Программное обеспечение на этой стадии отличалось высокой стоимостью и низкой степенью надежности, при этом проводилась реализация традиционной технологии отдельных участков учета, прежде всего учета труда и заработной платы, учета основных средств (фондов), учета материальных ценностей. Программные модули практически не были взаимосвязаны. В технологическом процессе появился комплекс подготовительных операций по формированию нормативно-справочной информации при внедрении автоматизированной системы, который позволял хранить и обрабатывать большие объемы информации, получать ведомости аналитического и синтетического учета при относительно небольшом объеме вводимых оперативных данных.

Дальнейшее развитие вычислительной техники (начало 80-х гг. XX в.), операционных систем и сетевой технологии создало условия для практической реализации новой технологии — технологии распределенной обработки данных — и наступления второй стадии технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации. Эта стадия характеризуется построением децентрализованных систем, основанных на использовании персональных ЭВМ (ПЭВМ) и организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

АРМ бухгалтера — это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами (программами), обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса.

Технологический процесс при децентрализованной обработке информации включает следующие виды операций:

• сбор и регистрацию первичной информации с помощью технических средств или вручную;

• ввод и обработку данных на ПЭВМ;

• получение результатов обработки (вывод машинограмм, видеограмм) форм бухгалтерской и статотчетности.

Программное обеспечение на этой стадии характеризуется дружественным интерфейсом, возможностью формирования первичных документов, а также настройки и формирования отчетов стандартной и произвольной формы.

Лекция 2

Тема:

Цели, задачи и особенности изучения курса автоматизация бухгалтерского учета на предприятии (АБУП)

Содержание темы:

1. Роль и место автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) в управлении экономическим объектом.

2. Структура и виды обеспечения АИСБУЭА.

В управленческой деятельности предприятий важную роль играет бухгалтерский учет. Его значение повышается при реформировании в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. В рыночной экономике бухгалтер является не только счетоводом, фиксирующим события хозяйственной жизни, но и специалистом, способным как понять и оценить любые явления хозяйственной жизни, так и предусмотреть их, предложить пути развития событий. Для этого в предприятиях необходимо создать и реализовать учетно-аналитическую систему.

Методически связующим процессом в процессе функционирования учетно-аналитической системы является комплексный анализ, так как учет является информационной базой анализа и аудита. При этом осуществляется прямая и обратная связь (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 Бухгалтерский учет как функция управления

Планирование — это определение целей и задач, стоящих перед организацией, проектирование результатов и выбор путей их достижения. При планировании задается желаемый уровень основных оценочных показателей деятельности организации (1). Организация осуществляет деятельность на основе разработанного плана.

Бухгалтерский учет производит регистрацию происходящих в процессе деятельности хозяйственных операций (2) и формирует обобщающие показатели фактического выполнения плана (3).

Анализ деятельности производится путем сопоставления плановых (4) и учетных показателей, выявления отклонений (5). Полученная информация об отклонениях используется для выработки управленческих решений и регулирования деятельности объекта управления (6). Кроме того, в блоке анализа формируется информация, необходимая для планирования последующих циклов деятельности организации (7).

Учетно-аналитическая система в широком смысле — это система, базирующаяся на бухгалтерской информации, включающей оперативные данные и использующей для экономического анализа статистическую, техническую, социальную и другие виды информации. Поэтому в широком плане учетно-аналитическая система представляет собой сбор, обработку и оценку всех видов информации, потребляемой для принятия управленческих решений на микро- и макроуровнях.

Бухгалтерская учетно-аналитическая система является одной из составляющих общей системы, она базируется только на бухгалтерской информации и осуществляется работниками бухгалтерии. Ее суть заключается в объединении учетных и аналитических операций в один процесс, проведении оперативного микроанализа, обеспечении непрерывности этого процесса и использовании его результатов при выработке рекомендаций для принятия управленческих решений. При этом общая методология и нормативные положения учета и анализа совершенствуются для рационального использования в единой учетно-аналитической системе.

Расширения функций бухгалтерского учета в сторону анализа и совмещения этих функций требуют и официальные инструкции по бухгалтерскому учету и отчетности. В частности, в требованиях к составлению пояснительной записки к бухгалтерскому балансу отмечено, что в ней необходимо объяснить суть представленной отчетной информации. Также в ней необходимо приводить алгоритм расчета аналитических показателей (рентабельности, доли оборотных средств и пр.). Требуется оценивать структуру баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами, способности восстанавливать платежеспособность, повышать деловую активность). Бухгалтер должен также охарактеризовать на перспективу структуру источников средств и т.д., то есть пояснительная записка к годовому бухгалтерскому отчету носит аналитический характер, и ее может качественно подготовить только бухгалтер, овладевший процедурами учетно-аналитической системы и применяющий их на практике.

В организациях контроль и экономический анализ представляют функции управления экономикой. В качестве важнейшего условия реализации этих функций некоторыми учеными предлагается создавать самостоятельные подсистемы, совмещающие функции бухгалтера и экономиста.

Источниками информации при этом в основном являются учетные и отчетные данные бухгалтерского и других видов учета. Эта информация составляет первую ступень подготовки данных для управленческих решений, вторая ступень — их анализ и оценка (рисунок 2.2)

Рисунок 2.2. Прямая и обратная связь составляющих системы бухгалтерского учета в механизме хозяйственной деятельности

Исторически отечественный бухгалтерский учет не подразделялся на финансовый и управленческий, выделялся лишь раздел производственного учета. За рубежом же такое разделение произошло десятки лет назад.

В настоящее время система управленческого учета на предприятиях практически сформировалась. Таким образом, современный бухгалтерский учет подразделяется на финансовый, управленческий и налоговый учет, что соответственно привело к выделению таких категорий, как финансовый, управленческий и налоговый анализ и аудит.

В результате образуется учетно-аналитическая система (УАС) с взаимодействующими элементами (рисунок 2.3).

Рисунок. 2.3. Принципиальная схема взаимодействия элементов учетно-аналитической системы (УАС)

На представленной схеме показаны элементы, составляющие учетно-аналитическую систему. Точка А представляет исходную информационную базу УАС, то есть бизнес или хозяйственную деятельность предприятия. Прямая АЕ — бухгалтерский учет, который представляет собой сочетание финансового, управленческого и налогового учета. Прямая АС — анализ хозяйственной деятельности, представленный компонентами: финансовый анализ (традиционный вариант), управленческий анализ (контроллинг), налоговый анализ (выделяемый в отдельную категорию на основании налогового учета). Прямая АВ представляет систему аудита внутреннего и внешнего.

Если рассматривать учетно-аналитическую систему с точки зрения тектологии (Тектология - Всеобщая Организационная Наука)

от греч. «Т.» – учение о строительстве. Исходным пунктом Т. является признание необходимости подхода к изучению любого явления с точки зрения его организации.

Принять организационную точку зрения – это значит изучать любую систему с точки зрения как отношений всех ее частей, так и отношений ее как целого со средой, т.е. со всеми внешними системами), то для нее характерны все имеющиеся виды основных организационных механизмов (формирования и регулирования систем). К формирующим механизмам в теории тектологии относятся конъюгация (соединение комплексов), ингрессия (вхождение элемента одного комплекса в другой) и дезингрессия (распад комплекса). В учетно-аналитической системе:

• конъюгация представлена соединением учета, анализа и аудита с помощью единого информационного пространства — бизнеса (точка А);

• ингрессия составляющих УАС прослеживается во взаимодействии финансового, управленческого и налогового учета, в соприкосновении внешнего и внутреннего аудита и, наконец, в сочетании видов хозяйственного анализа. Конечно, степень ингрессии элементов УАС в каждом варианте различна (рисунок 2.4);

• дезингрессия в УАС незначительна и заключается в несоприкосновении ее некоторых элементов.

Рисунок 2.4. Взаимодействие составляющих учетно-аналитической системы

В связи с введением налогового учета многие специалисты были всерьез обеспокоены ролью финансового учета для предприятий. Ведь кроме открытых акционерных обществ (где финансовые отчеты публикуются или оглашаются на собрании акционеров) данными финансового учета и отчетности из внешних пользователей интересуется в основном налоговая инспекция. Таким образом, существует вероятность того, что для МНС будет предоставляться налоговая отчетность, а для внутренних пользователей — внутренняя отчетность по данным управленческого учета, и роль финансового учета снизится. Однако такой вариант развития ситуации кажется неправдоподобным, и снижать значение финансового учета только из-за выделения отдельной категории — налоговый учет — нельзя.

Основной целью УАС является обеспечение эффективности функционирования системы учета и контроля на предприятии.

Учет можно представить как информационную систему предприятия, в которой сплошным методом регистрируются факты хозяйственной деятельности. Можно выделить три основных компонента, оформившихся под влиянием факторов внешней и внутренней среды в отдельные подсистемы:

• управленческий учет;

• финансовый учет;

• налоговый учет.

Управленческий учет охватывает те виды учетной информации, которые необходимы менеджерам предприятия в целях внутреннего управления. Финансовый учет определяется как процесс формирования финансовой отчетности в целях предоставления достоверной информации о компании всем заинтересованным пользователям. Налоговый учет имеет целью использование информации для правильного расчета налоговых платежей и налогового планирования. Таким образом, цели построения каждой подсистемы четко выражены.

Модель учетной системы хозяйствующего субъекта как подсистемы УАС может быть изображена так, как это сделано на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5. Модель учетной системы хозяйствующего субъекта для целей УАС

На рисунке зона D представляет собой систему бухгалтерского учета. Взаимопроникновение информации из подсистемы в подсистему обеспечивает целостность бухгалтерского учета и подтверждает соблюдение принципов его функционирования.

Оставшаяся вне системы зона Е представляет собой ту часть подсистемы управленческого и производственного учета, которая, будучи частью учетной системы, не является частью системы бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что в силу объективных причин бухгалтерский учет не может охватить некоторых явлений хозяйственной жизни предприятия и условных фактов хозяйственной деятельности, которые, тем не менее, непосредственно оказывают влияние на процесс принятия управленческих решений.

Зона А и отчасти зона В, находящиеся на пересечении систем налогового, финансового и части управленческого учета, являются зонами повышенного контроля, так как информация, формализуемая в данных зонах, представляет наибольший интерес для всех категорий заинтересованных пользователей.

Бизнес-процессы, проистекающие в зоне С и в большей части зоны В, не являются предметом непосредственного внимания внешних пользователей, так как предполагается, что функционирование подсистем и результаты их взаимодействия в целом контролируются системой внутреннего контроля предприятия (зона F).

Рационально организованная система внутреннего контроля с точки зрения времени его осуществления имеет целью охватить все виды контроля: предварительный (предшествующий совершению хозяйственной операции), текущий (оперативный) и последующий.

Предварительный контроль осуществляется в основном руководителями высшего и среднего управленческого звена, так как сводится к принятию решения о целесообразности осуществления определенного вида хозяйственных операций, пресечению действий неуполномоченных лиц на заключение сделок и оформление документов, которые могут нанести ущерб финансовому положению или деловой репутации организации.

Текущий контроль позволяет системе оперативно выявлять ошибки и нарушения, которые были упущены на этапе предварительного контроля. На предприятиях с развитой системой внутреннего контроля объектами оперативного контроля являются большинство хозяйственных операций, а субъектами — все работники, отвечающие за их регистрацию в бухгалтерском и управленческом учете.

Что же касается последующего контроля, то его функция заключается в определении последствий совершения конкретной хозяйственной операции. Основными субъектами последующего контроля являются государственные органы, поэтому в настоящее время во избежание санкций со стороны финансовых и налоговых органов крупные компании все большее внимание уделяют реализации механизма последующего контроля.

Учетно-аналитическая система должна строиться по принципу хронологии сбора, обработки данных и формирования отчетных документов, от оперативной информации до бухгалтерских балансов и приложений к ним, что представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1.Состав учетно-аналитической системы бухгалтерии

№ п/п	Виды учетных документов	Методы анализа
1	Оперативные документы	Сравнение с нормативом по внешнему оформлению. Проверка достоверности данных. Логическая оценка показателей
2	Журнал регистрации хозяйственных операций	Проверка хронологии записей. Сравнение данных журнала с данными первичных документов. Группировка хозяйственных операций по видам и адресатам
3	Проводки по счетам	Выбор счетов для соответствующих записей. Группировка операций по счетам. Оценка операций, влияющих на сальдо
4	Учетные регистры (журналы-ордера, ведомости)	Сравнение соответствия данных, приведенных в регистрах, оценка конечных данных по каждой записи
5	Главная книга	Свод данных из журналов и ведомостей. Оценка сводных данных по сгруппированным счетам
6	Баланс	Сравнительный анализ динамики и структуры частей баланса. Расчет и оценка коэффициентов финансового положения и состояния, деловой активности, рентабельности и т.д.
7	Приложения к балансу	Сравнение с нормативными, плановыми документами и в динамике, факторный анализ использования ресурсов

Учетно-аналитическая система, действуя непрерывно, повышает качество и расширяет область практического применения учетной информации, положительно влияя в конечном счете на качество подготавливаемой и представляемой отчетности и сами отчетные показатели, то есть на эффективность учетной информации для сторонних пользователей. В этом главное назначение и главная суть учетно-аналитической системы, реализацию которой целесообразно возложить на бухгалтера, располагающего первичной учетной и аналитической информацией.

Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) создаются на предприятиях для сбора, регистрации данных о хозяйственной деятельности предприятия, их обработки, хранения, передачи пользователям для анализа и принятия решений.

Главной целью АИСБУЭА является обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений. Некоторые предприятия пользуются также нефинансовой информацией. В этом случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как она выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также внешним пользователям.

Форма учета, ориентированная на использование ЭВМ, называется автоматизированной. Разработка ее теоретических основ представляет собой сложную задачу.

Требования к ней в общем виде можно сформулировать так:

• преемственность основных тенденций в развитии методик учета;

• минимизация ручного труда в учетном процессе;

• применение рациональной технологии электронной обработки учетной информации;

• расширение аналитических и контрольных функций на основе методологического единства учета и технологии обработки информации.

При автоматизации используются методы бухгалтерского учета, включающие:

• систему показателей бухгалтерского учета;

• двойную бухгалтерскую запись в системе взаимосвязанных - заранее регламентированных счетов;

• балансовое обобщение данных учета;

• непрерывное и достоверное отражение хозяйственных операций в строго регламентированных по форме документах;

• единство синтетического и аналитического учета, сопоставление данных по однородным операциям.

Широкое применение в повседневной практике бухгалтерских служб АИСБУЭА существенно изменяет основные элементы бухгалтерского учета, оказывает значительное воздействие на документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность. В этих условиях бухгалтер должен принимать непосредственное участие в создании и внедрении проектов, формулировать проектные решения и выделять особенности обработки и контроля информации в конкретных условиях предприятия. Процесс реформирования бухгалтерского учета, связанный с его совершенствованием и приведением к международным стандартам, требует совершенствования методов автоматизированной обработки учетно-аналитической информации.

При автоматизированном бухгалтерском учете учетные регистры записываются на магнитные носители и не могут быть прочитаны без специальных технических и программных средств. Неквалифицированность способна привести к снижению достоверности информации, увеличению количества злоупотреблений в учете. Для обеспечения контроля за данными необходимо иметь специальные процедуры, определяющие выбор соответствующей реакции ЭВМ на определенные ошибки или необычные операции. Ориентированный на участие человека контроль нельзя непосредственно приспосабливать к машине, так как он основан на концепции разделения обязанностей и утверждения операций ответственным лицом. Бухгалтеры, несущие ответственность за контроль, но не обладающие знаниями технологии, выполняют только частично эту функцию: контролируют риск, связанный с автоматизацией учетного процесса, а не сам учетный процесс.

Бухгалтер должен взять на себя ответственность за контроль в условиях АИСБУЭА, во-первых, как пользователь экономической информации и, во-вторых, как ответственный за бухгалтерский контроль.

Структура и виды обеспечения АИСБУЭА. АИСБУЭА представляет собой совокупность различных видов обеспечения, а также специалистов и предназначена для автоматизации обработки учетно-аналитической информации. Виды обеспечения по составу, как правило, однородны для различных систем, что позволяет реализовать принцип совместимости систем в процессе их функционирования. В процессе изучения АИСБУЭА как сложной системы необходимо выделять отдельные части и элементы и рассматривать особенности их использования на этапах создания и эксплуатации.

Выделяют функциональную и обеспечивающую части АИСБУЭА.

Функциональная часть АИСБУЭА реализует экономико-организационную модель объекта и представляет собой ряд функциональных подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей объекта управления. Функциональные подсистемы подразделяются в соответствии с организационной и производственной структурой объекта управления.

Например, в составе предприятий выделяют такие подсистемы:

• управление технической подготовкой производства;

• оперативное управление основным производством;

• технико-экономическое управление;

• бухгалтерский учет, анализ и контроль;

• управление персоналом;

• управление маркетингом (снабжение и сбыт);

• управление вспомогательным производством и др.

Функциональная структура подсистем объединений, концернов, отраслей определяется спецификой управления и обрабатываемой информации.

Обеспечивающая часть АИСБУЭА состоит из организационного, информационного, технического, программного, математического, правового и эргономического обеспечения. (рисунок 2.6.)

В составе функциональных и обеспечивающих подсистем формируются комплексы. В комплексах выделяют отдельные элементы.

Рисунок 2.6. Обеспечивающие подсистемы АИСБУЭА

Организационное обеспечение — это совокупность работ по созданию АИСБУЭА, его функционированию и формированию документов, т.е. совокупность средств и методов, обеспечивающих обследование действующей системы учета, подбор и постановку учетных задач для автоматизации, разработку организационных регламентов по их решению и функционированию аппарата бухгалтерии.

Структура организационного обеспечения функционирования АИСБУЭА включает методы, средства и организационную документацию по реализации действующей системы автоматизированного учета. Основной вопрос, который следует решить, — это определение и распределение задач и функций аппарата бухгалтерии, организационная регламентация учетного процесса и труда работников учета. Решение этого вопроса должно быть отражено в должностных инструкциях, в которых определяются права и обязанности работников бухгалтерии в условиях автоматизированного учета, порядок и организация взаимоотношений с другими подразделениями предприятия, ответственность и права должностных лиц, графики выполнения учетных работ, рабочие инструкции и т. п.

Организационное обеспечение — одна из важнейших компонент эффективного функционирования любой системы обработки данных, от которого зависит взаимодействие целей и функций системы, аппарата управления и разнообразных ресурсов.

Функционирование АИСБУЭА должно быть устойчиво и эффективно, предопределено качеством проектной документации, четким разделением функций между техническими работниками и управленческим персоналом в процессе создания и работы системы, строгим выполнением инструкций и организационно-технических мероприятий, предусмотренных проектной документацией. При организации и построении автоматизированных информационных систем следует учитывать принципы системного подхода, методологического единства, модульности построения, совместимости элементов системы.

Системный подход предполагает определение целей системы; выделение автоматизированных функциональных подсистем и задач в общей системе управления; выявление и анализ связей между подсистемами; установление порядка функционирования системы, непрерывного ее развития.

Методологическое единство требует всеобщей связи управленческой информации как по функциональной структуре, так и по уровням управления.

Модульность построения — это логическое соединение элементов системы в определенных сочетаниях, что обеспечивает гибкость и адаптацию систем к различным условиям, устойчивость к изменению своей структуры.

Совместимость элементов системы означает согласование взаимодействия их по уровням и функциональному назначению, обеспечение информационной связи различных элементов между собой, единство структуры технических средств и программного обеспечения.

В составе организационного обеспечения можно выделить методы и средства, стадии и этапы создания АИСБУЭА.

Методы включают важнейшие материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования систем: методические рекомендации по организации и проведению обследования объекта, формированию состава задач, выбору программных и технических средств, разработке проектной документации, использованию пакетов прикладных программ и др.

Средства, необходимые для эффективного функционирования АИСБУЭА, включают типовые комплексы задач, унифицированные комплексы документов, классификаторы, типовые структуры систем управления, технические и программные средства.

В создание АИСБУЭА вовлекаются многие специалисты: инженеры-системотехники, экономисты, программисты, инженеры ЭВМ и средств связи. С каждым годом роль пользователей, способных самостоятельно осуществлять проектные решения, все больше увеличивается.

Согласно общей теории системотехники АИСБУЭА должна удовлетворять следующим общесистемным свойствам:

• интеллектуальности — активной роли человека в ходе проектирования и функционирования систем;

• модульности — реализации составляющих АИСБУЭА в виде набора функционально независимых модулей;

• эволюционности — возможности развития и применения новейших средств информационных технологий: вычислительной техники, связи, программного обеспечения и др.

Методология проектирования включает набор общесистемных концепций и методов, определяющих логическую структуру проекта и технологию процесса проектирования.

Эффективность АИСБУЭА определяется степенью ее положительного влияния на управляемый объект или процесс в результате использования средств вычислительной техники, программного обеспечения, изменения информационных потоков и организационной структуры управления.

Информация имеет стоимость, в которой можно выделить стоимость ее получения, хранения, извлечения и обработки. Данные должны собираться из ряда источников: внутренних и внешних, вторичных и первичных. Поскольку первичные данные практически всегда стоят больше, чем вторичные, выделение средств на их сбор является инвестицией, а не пустой тратой, которой следует избегать. Планировать сбор, сортировку и обработку необходимо только тех данных, которые нужны для достижения целей обработки.

Информация может быть ценной для пользователя, и эта ценность всегда должна быть больше, чем затраты на ее получение, хранение и извлечение. Более высокая стоимость всегда должна быть связана с получением более точной информации. Цена информации определяется ее полезностью для принятия решений. Важно, чтобы она была правильной, своевременной, нужной и подавалась в удобном для использования виде. На практике выделяют прямую и косвенную эффективность АИСБУЭА.

Обязательное условие определения экономической эффективности автоматизации — сопоставимость показателей во времени, по ценам и тарифным ставкам заработной платы, элементам затрат, объемам производства и номенклатуре продукции и услуг, методам исчисления стоимостных показателей.

При оценке экономической эффективности используются обобщающие и частные показатели. К основным обобщающим показателям относятся: годовой экономический эффект, годовой прирост прибыли, срок окупаемости капитальных затрат; к основным частным — уровень автоматизации труда управленческого персонала, уровень автоматизации функций управления, экономия по видам ресурсов, повышение производительности труда, снижение издержек производства и др.

Тенденции развития АИСБУЭА. Темпы развития информационных технологий в современном обществе опережают прогнозные показатели. Внедрение новых технологий в сферу управления сдерживается человеческим, а для постсоветских республик и финансовым фактором. Тем не менее ежегодно выходят, разрабатываются, предлагаются принципиально новые версии финансово-экономических программ, ежемесячно выверяются списки лидирующих фирм-разработчиков. Ежегодно пересматривается классификация программного обеспечения. Ускорение развития автоматизации всех сфер человеческой деятельности объясняется как возрастающими потребностями общества, так и высокими темпами эволюции вычислительной техники. Разработчики программного обеспечения ориентируются на тенденции развития вычислительной техники. Главное направление развития компьютерной индустрии — разработка компактных, доступных по цене, эргономичных моноблочных ПЭВМ.

Страны СНГ потребляют в основном аппаратное и программное обеспечение, производимое за рубежом, поэтому прогноз рынка их информационных технологий отражает итоги мирового рынка. Логично ожидать, что по мере внедрения в бухгалтерскую практику международных стандартов направление автоматизации будет ориентироваться на западные программные продукты.

Тенденция 1 — разработка программ класса международного уровня.

При упрощении учета и отчетности для малого бизнеса существующие мини-бухгалтерии окажутся слишком громоздкими. Современные программы ведения личных финансов по существу являются информационно-инструментальными системами.

Тенденция 2 — разработка программ для домашней бухгалтерии и частных предпринимателей с более развитым управленческим учетом.

В условиях постоянного изменения налогового законодательства, методик расчета и учета по всем направлениям учетной деятельности все более актуальными становятся программы класса бухгалтерского конструктора. В программы включаются языки макропрограммирования для самостоятельной корректировки и изменения заложенной учетной схемы.

Тенденция 3 — расширение и совершенствование инструментальных средств во всех автоматизированных бухгалтерских системах.

Усложнение экономических взаимосвязей поднимает приоритет анализа хозяйственной деятельности. Трудоемкость аналитических расчетов на порядок уменьшается при использовании ПЭВМ.

Тенденция 4 — автоматизация экономического анализа в рамках разработки автоматизированных систем управления предприятиями. Расширение рынка аналитических программ.

Возрастание роли управленческого учета привело к расширению функций бухгалтерских программ: кроме учетных, аналитических задач, программы автоматизируют оптимизационные, организационные, прогнозные задачи, делопроизводство и обеспечивают правовую поддержку бизнеса.

Тенденция 5 — расширение функций автоматизированных бухгалтерских систем всех классов.

Windows-версии программ вытесняют с рынка DOS-версии. Увеличивается количество объектов на экране. Конкуренция на рынке бухгалтерского программного обеспечения вынудила разработчиков уделять больше внимания профессиональному сервису: обучению клиентов, сопровождению программ, документации и рекламе. Развиваются технологии распознавания речи, проводится речевой ввод данных и управление персональным компьютером, речевая авторизация доступа.

Тенденция 6 — совершенствование пользовательского интерфейса, средств комфортного обучения пользователя. Создание и внедрение в обычные программы систем искусственного интеллекта. В мировом масштабе актуальна проблема защиты информационной среды.

Тенденция 7 — совершенствование средств контроля доступа и многоуровневой парольной защиты.

Тенденция 8 — расширение ориентированности на сетевые технологии. Стирается грань между локальными и глобальными автоматизированными системами.

Лекция 3

Тема:

Информационное, техническое и программное обеспечение АИСБУЭА.

Критерии выбора технического и программного обеспечения.

Содержание темы:

1. Состав и организация информационного обеспечения

2. Состав и особенности технического обеспечения, сетевые и Интернет-технологии в бухгалтерском учете и экономическом анализе.

3. Программное обеспечение. Критерии выбора программного обеспечения для автоматической обработки учетно-аналитической информации.

4. Методы и средства защиты учетно-аналитической информации.

Состав и организация информационного обеспечения АИСБУЭА.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации информационное обеспечение (ИО) принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное, связанное с хранением, поиском и обработкой информации (таблица 3.1.)

Таблица 3.1. Структура информационного обеспечения.

Внемашинное	Внутримашинное
1. Система показателей 2: Система документации и документооборота 3. Система классификации и кодирования информации	1. Информационный фонд (базы данных): входные, первичные, оперативные; нормативно-справочные; результатные и другие файлы (массивы). 2. Автоматизированные базы данных: локальные, сетевые, многопользовательские БД; системы управления базами данных (СУБД)

Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом автоматизированных информационных систем и представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИСБУЭА. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования: полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации, одноразовые регистрация и ввод данных в машину и многократное, многоцелевое использование их при обработке; унификация систем классификации и кодирования информации; создание единого фонда условно-постоянных данных; возможность простого, удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.

В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работы:

• определяются состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;

• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;

• определяются состав базы данных и ее организация;

• проектируются формы вывода результатов обработки.

Информационное обеспечение подразделяется на вне- и внутримашинное.

Внемашинное ИО включает в себя разработку систем классификаций и кодирования информации, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей, проектирование схем внешних и внутренних информационных потоков объекта управления.

Кодирование вызвано необходимостью передачи информации по каналам связи, хранения ее на внешних носителях и обработки с помощью вычислительной техники. Оно позволяет более экономно воспроизводить и систематизировать информацию. Закодированную информацию часто удобнее воспринимать визуально, ее легче передавать, обрабатывать и использовать.

Перед тем как произвести кодирование информации, следует выполнить ее классификацию. Существует единая система классификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17269-78).

Система классификации — совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножестве в соответствии с признаками.

Согласно системе применяются два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический — это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Примером иерархического метода классификации может служить следующий: все студенты института разбиваются на факультеты, внутри факультетов — на курсы, внутри курсов — на группы.

Фасетный — это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации. Примером фасетного метода может служить разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т. п.

Согласно единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации кодирование — это образование и присвоение объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение — это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.

Порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда (ГОСТ 17369-78). При порядковом методе каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не требуется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером использования порядкового метода кодирования является систематизация домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте, а к недостаткам можно отнести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь, выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств, например категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения.

Серийно-порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Серийно-порядковый метод кодирования предполагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно номера имеющихся единиц информации предыдущей серии, а между ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим образом: 01, 02, ..., 10 и 25, 26, 27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементы младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливается с учетом количества элементов младшего признака и необходимого резерва свободных номеров на случай расширения. Для новых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодирования относится то, что размер серии не всегда можно предусмотреть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устойчивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

Последовательный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указываются зависимые признаки классификации (ГОСТ 17369-78). Последовательный метод кодирования предполагает наличие иерархической организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Все элементы классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количеством элементов данной группировки.

В качестве примера последовательного метода кодирования рассмотрим присвоение кодовых обозначений наименованиям материалов по укрупненной номенклатуре. Для этого материалы делят на классы, каждый класс — на подклассы, подкласс — на группы, группы — на подгруппы, а каждая подгруппа содержит определенное число наименований, сортов и размеров материалов (табл. 2.2). Например, класс — это основные и вспомогательные материалы; подкласс —- это черные, цветные металлы и т. д.; группа для черных металлов — это чугун, сталь и т. д.; подгруппа для стали — круглая, листовая и т. п.; и наконец, всякий материал имеет сорт и размер.

Параллельный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировке указываются независимые признаки классификации. В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать такие классификационные признаки, как пол, возраст, образование, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга.

Последовательный и параллельный методы кодирования обладают рядом преимуществ: четкое выделение каждого классификационного признака, стройность построения, удобство при обработке на ЭВМ. Недостаток этих методов — их сложность и громоздкость. Как правило, они используются при кодировании больших многопризначных номенклатур.

Единая система классификации и кодирования определяет еще и такое понятие, как классификатор.

Классификатор — это систематизированный свод наименований объектов и признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений.

Существуют следующие виды классификаторов:

• общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны. Например, классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др.;

• отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности.

Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы и др.;

• локальные, применяемые внутри предприятия: комбината, производственного объединения и других подразделений, министерств и ведомств (классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий — поставщиков и заказчиков и др.).

Почти на всех упаковках импортных товаров можно видеть незатейливый стандартный рисунок: три-четыре десятка разной ширины черных полосок в ряд, а под ними — 13 цифр. Это европейский штриховой код.

Штриховой код — это способ идентификации единичных предметов, разработанный специально для построения систем автоматизированного сбора информации для последующей компьютерной ее обработки и оптимальной организации материальных потоков в самых различных отраслях хозяйства, экономики.

Области применения штриховых кодов самые разнообразные — от отдельных магазинов, складов, производственных конвейеров, цехов до целых отраслей и обширных экономических регионов. Устраняя ручной труд на входе информационных систем, штриховые коды придают им законченный вид и вместе с тем вовлекают в сферу автоматизации новые участки хозяйственной деятельности. Автоматизация же информационной технологии непосредственно влияет на основную производственную технологию отрасли, поднимает ее на качественно новый уровень организации.

Штриховой код состоит из двух элементов: собственно штрихов (темных узких полосок) и пробелов (светлых промежутков между ними). Информационные средства кода — это, во-первых, цветность + (точнее, + отражательная способность) элементов, темный или светлый, во-вторых, его ширина и, наконец, количество элементов на один кодируемый символ.

Штриховой код — это всего лишь номер, присваиваемый конкретному товару, идентифицирующий его, но не несущий никакой информации о свойствах товара и его стоимости, последняя содержится в централизованном банке данных. Первые две цифры, например 4601234567893, — это номер банка данных, выдавшего номер товара (иногда их отождествляют с обозначением страны-изготовителя). Следующие пять цифр (01234) присваиваются тоже централизованно предприятию-изготовителю, еще пять — товару непосредственно самим предприятием и, наконец, последняя цифра — контрольная, получаемая из 12 предшествующих по специальному алгоритму.

Система кодирования должна:

• отражать полную характеристику объекта;

• обеспечивать минимальную длину записи;

• иметь резерв для расширения номенклатуры;

• быть логичной по структуре, легко воспринимаемой, удобной; обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при обработке.

Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях.

В состав внутримашинного ИО входят файлы:

• с текущими данными о состоянии управляемых объектов;

• нормативно-справочной информации;

• с данными, поступающими из внешней среды;

• с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени и др.

В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информационная база может быть организована в виде:

• локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;

• баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;

• баз знаний, которые, помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.

В отличие от локально организованных информационных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного использования информации в системе, что позволяет:

• сократить избыточность в хранимых данных;

• устранить противоречивость хранимых данных;

• совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователей, в том числе новых задач;

• обеспечить удобство доступа к данным;

• обезопасить данные, хранимые в базе на основе их централизованной защиты;

• обеспечить независимость данных от программ.

Дальнейшим развитием внутримашинного ИО является создание баз знаний. На основе баз знаний разрабатываются экспертные системы для решения конкретных проблем и задач в различных отраслях человеческой деятельности, в том числе в управлении. Особенностью баз знаний по сравнению с базами данных является выработка решений. В экспертных системах накапливаются и обрабатываются знания — высшая форма информации.

При проектировании внутримашинного ИО учитывается принцип единства информационной базы в рамках создаваемой ЭИС, базирующейся на использовании унифицированной системы документации и технико-экономических показателей, единых классификаторов, общесистемного нормативно-справочного хозяйства. Состав и структура информационных файлов системы во многом зависит от правильности выделения функциональных подсистем объектов и выбора состава задач по каждой подсистеме с учетом требований, предъявляемых для выработки и принятия управленческих решений. Внутримашинное ИО систем должно обеспечивать эффективное функционирование всех задач, их комплексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информационными базами вышестоящих уровней управления.

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения.

К внутримашинной информационной базе относится база данных, структура которой отображает модель логически взаимосвязанных данных конкретной области, а также отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях. В базе данных хранится нормативно-справочная, плановая, оперативная и учетная информация.

Важнейшей задачей разработки внутримашинной информационной базы является эффективная организация данных, хранимых на машинных носителях. С этой целью должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации.

Внутримашинная информационная база характеризуется составом и структурой массивов, способами организации и доступа к данным на машинных носителях. В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Информационные массивы могут быть организованы в виде отдельных независимых файлов или быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.

Нормативно-справочные данные заимствуются из нормативных актов (законы, приказы, инструкции), различных справочников и экономических нормативов, характеризуются относительной стабильностью и, как правило, размещаются в отдельных массивах. Их содержание определяется теми условно-постоянными сведениями, которые используются при автоматизированном решении задач. Создание фонда условно-постоянных данных в виде массивов на машинных носителях оказывает прямое влияние на построение и заполнение форм первичной документации. Например, в базе данных может храниться прейскурант — справочник цен на товары. Тогда автоматизируется процесс выписки на ПЭВМ расходной накладной, так как по введенному коду товара или наименованию в справочнике будут найдены цена и другие необходимые для автоматической печати потребительские признаки. Технология формирования и ведения этих массивов имеет свою специфику. Создаются эти массивы на этапе первоначальной загрузки базы данных. В процессе эксплуатации в эти массивы редко (по мере поступления извещений об изменении) вносятся корректировки, которые обеспечивают поддержание базы данных в актуальном состоянии.

Данные оперативного учета вносятся в базу данных в соответствии с регламентом решения задач по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период, по истечении которого производятся их обобщение и обработка. После выполнения очередного расчета (например, расчет остатка товара на складе и т. п.) накопленные данные оперативного учета подлежат уничтожению или сохранению в архиве.

К средствам организации и ведения внутримашинной информационной базы относятся программные средства ввода, создания и ведения базы и других массивов данных. Кроме того, для организации и ведения внутримашинной информационной базы существуют технологические инструкции пользователя по работе с базой данных и другими данными на машинном носителе.

Системы управления базами данных — СУБД — имеют особое значение для создания и ведения информационной базы. СУБД относятся к универсальным прикладным системам общего назначения.

Большинство АИСБУЭА используют простейшие СУБД, которые функционируют на персональных компьютерах: FoxPro, Clipper, Paradox, Access.

СУБД — это наиболее распространенное и эффективное универсальное программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на машинном носителе, а также обеспечивающее доступ к данным. СУБД позволяет интегрировать недублируемые данные в единой базе данных и использовать их по многоцелевому назначению, поддерживать целостность, непротиворечивость всех данных в базе, осуществлять однократный ввод данных, защиту данных от сбоев и несанкционированного доступа.

При наличии сети персональных компьютеров открывается возможность хранить и использовать централизованные базы данных, размещаемые на сервере, в многопользовательском режиме. В этом случае каждый пользователь со своего персонального компьютера (рабочей станции, АРМ) получает доступ к общей для всех пользователей централизованной базе. При сетевой технологии каждый пользователь может также создавать на своем персональном компьютере локальную базу данных, которая содержит информацию, необходимую только на этом АРМ. Ее создание и использование в сети позволяет резко повысить эффективность информационных систем. В зависимости от конфигурации применяемых технических и программных средств при сетевой обработке данных информационной базы может быть осуществлена различная технология работы.

Существуют разные концепции сетевой обработки данных: файл-сервер и клиент-сервер.

Концепция файл-сервера предполагает наличие компьютера, выделенного под файловый сервер, на котором находятся ядро сетевой операционной системы и централизованно хранимые файлы. Для этой архитектуры характерен коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. При обновлении файла одним из пользователей он блокируется для доступа другим пользователям. Запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где их обработка выполняется средствами систем управления базами данных (СУБД).

Многопользовательские и многоплатформенные СУБД, поддерживающие архитектуру клиент-сервер, обеспечивают выполнение более сложных операций: Oracle, Sybase, Informix, Btrieve. . Перечисленные СУБД имеют средства обработки информации, распределенной по нескольким узлам сети.

Концепция клиент-сервера подразумевает разделение функций обработки данных между клиентом, рабочей станцией и машиной — сервером баз данных, где обработку осуществляет СУБД. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер баз данных, где и осуществляется поиск. Обработанные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту.

Повышению эффективности АИСБУЭА способствует создание автоматизированного банка данных (АБД) — системы специальным образом организованных данных (баз данных). Кроме того, в эту систему входят программные, языковые и организационно-методические средства.

В структурном отношении автоматизированный банк данных включает базу данных и СУБД.

Функционирование АБД достигается посредством применения СУБД и специальных пакетов прикладных программ. В целом СУБД позволяет обеспечить рациональное построение базы данных, организовать защиту данных от разрушения, реализовать различные методы доступа к хранимым сведениям, обеспечить решение функциональных задач.

Расположенные на одном компьютере банк и база данных называются локальными, а на нескольких соединенных сетями ПЭВМ — распределенными.

Назначение локальных баз и банков данных — организация более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей при работе с небольшими объемами данных и решении несложных задач.

Согласование деятельности пользователей административным путем позволяет эффективно использовать локальные базы данных.

Распределенные банки и базы данных являются более гибкими формами обслуживания для многих удаленных пользователей при работе со значительными объемами информации в условиях структурной разобщенности. Это позволяет управлять сложными многоуровневыми объектами и процессами. Распределенная обработка данных дает возможность разместить базу данных в различных узлах компьютерной сети. Каждый компонент базы данных располагается по месту наличия техники и ее обработки.

Состав и особенности технического обеспечения

Под техническим обеспечением АИСБУЭА понимается комплекс технических средств, обеспечивающий эффективное функционирование системы.

По функциональному назначению комплекс технических средств принято делить на следующие группы: средства сбора, регистрации и ввода данных; средства передачи данных; средства обработки и отображения; средства оргтехники. Некоторые средства могут быть отнесены к двум или более группам, так как они являются многофункциональными.

Средства сбора, регистрации и ввода данных предназначены для автоматизированного сбора и регистрации данных, формирования первичных документов и ввода в ПЭВМ.

Распределенная обработка данных обеспечивает автоматизацию документирования хозяйственных операций на базе ПЭВМ, а именно:

проведение автоматизированного сбора, регистрации и предварительной обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов (бухгалтеров, товароведов, кладовщиков и др.).

Ввод данных с клавиатуры позволяет повысить достоверность вводимой информации за счет визуального контроля на экране. Для автоматизированного ввода информации с бумажных носителей применяются сканеры. Различают ручные, барабанные и планшетные сканеры.

Персональные ЭВМ (ПЭВМ) — это настольные ЭВМ, различающиеся по функциональным возможностям. Совокупность основных устройств — тип и модель процессора, объем оперативной памяти и жесткого диска, тип и размер монитора, наличие дисководов — определяет функциональные возможности (конфигурацию) компьютера.

Средства оргтехники позволяют выполнять копировально-множительные работы, обеспечивать передачу деловой информации, связь между специалистами предприятия (организации) и внешним миром.

Применение технических средств способствует, с одной стороны, унификации и улучшению качества обработки информации, упрощению документооборота, а с другой — обусловливает необходимость совершенствования организации и техники учета, анализа и контроля.

Особенности автоматизации бухгалтерского учета накладывают определенные ограничения и предъявляют следующие требования к техническим средствам:

• большое количество объектов учета предполагает большой объем условно-постоянной и переменной информации. Это требует большого объема внешней памяти;

• большое количество и высокий уровень сложности выполняемых логических операций предполагает высокие требования к быстродействию ПЭВМ;

• для регистрации многообразной и рассредоточенной первичной информации необходимы различные технические средства и организация компьютерной сети масштаба предприятия.

Сетевые технологии в условиях АИСБУЭА

Современное техническое обеспечение АИСБУЭА — это уже не одна отдельная ЭВМ, а вычислительный комплекс, состоящий из нескольких вычислительных машин, чаще всего объединенных в локальную сеть.

АИСБУЭА может функционировать в различных типах локальных сетей: звездообразной, кольцевой, комбинированной, с общей шиной.

Поскольку бухгалтерскому аппарату предприятия свойственна иерархическая организация структуры управления, наиболее приемлемым в этом случае является звездообразный способ организации сети. При такой организации одна из ЭВМ образует центр звезды (компьютер-сервер), которая связана с ПЭВМ, подключенными к ней.

Сервер обеспечивает ведение централизованной базы данных синтетического и аналитического учета, а также подключение ПЭВМ. На рабочих местах бухгалтеров, где установлены ПЭВМ, осуществляется обработка первичных документов, т. е. формируются данные первичного учета с их последующей передачей в базу данных на сервер по каналам связи для более глобальной обработки и хранения.

Для формирования запроса на выбор требуемой информации все действия переадресуются серверу, который выбирает необходимый фрагмент данных и передает его на ПЭВМ, запрашивающей сведения. После этого происходит корректировка информации, хранящейся на сервере.

ПЭВМ рабочего места может быть, как удалена от ведущей ЭВМ, так и установлена непосредственно в подразделении (склад, бухгалтерия) предприятия.

Звездообразная сеть может быть частью иерархической сети, если одна из ПЭВМ рассматривается как элемент какой-либо другой сети типа звезды.

Кроме звездообразного подключения ПЭВМ используется и сеть с кольцевым подключением. Такая сеть объединяет несколько ПЭВМ, между которыми происходит обмен информацией. Между соединенными в сеть ПЭВМ осуществляется обмен, как учетными данными, так и результатами обработки информации.

ПЭВМ кольцевой сети может выступать в качестве ведущей. В этом случае она может обеспечивать информационное обслуживание определенного участка учета.

Взаимодействие ПЭВМ рабочих мест в сети на основе общей шины осуществляется с помощью информационных сообщений с содержанием собственных адресов, принадлежащих конкретным ПЭВМ. В общей шине одновременно может находиться несколько информационных сообщений, которые по мере готовности ПЭВМ рабочего места к приему достаются из общей шины и обрабатываются.

Персональные ЭВМ (ПЭВМ) позволяют перестраивать организацию и технологию ведения бухгалтерского учета, а именно: осуществлять децентрализованную обработку данных на АРМ бухгалтера по различным участкам учета. Появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера и передачи полученных результатов на ЭВМ более высокого уровня для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Такие процедуры, как регистрация, ввод, передача данных, получение выходных документов, при ручном варианте выполнялись на разных рабочих местах отдельно, при автоматизации могут осуществляться на одном. Это повышает ответственность бухгалтера за результаты работы, так как позволяет ему контролировать весь процесс обработки учетных данных.

В зависимости от объема документооборота и времени обслуживания работников аппарата управления, учетного персонала центральной бухгалтерии определяется тип сети и количество необходимых ПЭВМ для организации АРМ бухгалтера. При этом выбор необходимого количества ПЭВМ обусловливается не столько количеством участков учета, охватываемых автоматизацией, сколько необходимостью интеграции как входной, так и выходной информации бухгалтерского синтетического и аналитического учета.

В целом выбирать тип и конфигурацию ПЭВМ, а также тип их соединения в сеть следует лишь после того, как определены состав, структура программного обеспечения и главное — объемы обрабатываемой информации.

Программное обеспечение АИСБУЭА и его классификация. Программное обеспечение делится на системное и прикладное.

Системное (базовое) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, предназначенных для организации процесса обработки данных в компьютере и обеспечивает рабочую среду для прикладных программ. В его состав входят операционные системы, сервисные системы, системы программирования и программы технического обслуживания.

Операционная система управляет всеми процессами обработки информации и обеспечивает взаимодействие между аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций операционной системы является автоматизация процессов ввода-вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем. Операционная система загружает программу в память ЭВМ, следит за ходом ее выполнения, анализирует сбойные ситуации и предлагает пользователю возможные варианты их устранения, обеспечивает организацию файловой подсистемы. Условно операционные системы можно разбить на три группы: однозадачные (однопользовательские), многозадачные (многопользовательские), сетевые. Операционная система является важнейшим программным компонентом любой вычислительной машины, поэтому от уровня реализации политики безопасности в каждой конкретной ОС во многом зависит и общая безопасность информационной системы. Приведем краткий обзор основных современных операционных систем.

Операционная система MS-DOS является ОС реального режима микропроцессора Intel, а потому здесь не может идти речи о разделении оперативной памяти между процессами. Все резидентные программы и основная программа используют общее пространство ОЗУ. Защита файлов отсутствует, о сетевой безопасности трудно сказать что-либо определенное, поскольку на том этапе развития ПО драйверы для сетевого взаимодействия разрабатывались не фирмой MicroSoft, а сторонними разработчиками.

Семейство операционных систем Windows 95, 98, Millenium – это клоны, изначально ориентированные на работу в домашних ЭВМ. Эти операционные системы используют уровни привилегий защищенного режима, но не делают никаких дополнительных проверок и не поддерживают системы дескрипторов безопасности. В результате этого любое приложение может получить доступ ко всему объему доступной оперативной памяти как с правами чтения, так и с правами записи. Меры сетевой безопасности присутствуют, однако, их реализация не на высоте. Более того, в версии Windows 95 была допущена основательная ошибка, позволяющая удаленно буквально за несколько пакетов приводить к "зависанию" ЭВМ, что также значительно подорвало репутацию ОС, в последующих версиях было сделано много шагов по улучшению сетевой безопасности этого клона.

Поколение операционных систем Windows NT, 2000 уже значительно более надежная разработка компании MicroSoft. Они явялются действительно многопользовательскими системами, надежно защищающими файлы различных пользователей на жестком диске (правда, шифрование данных все же не производится и файлы можно без проблем прочитать, загрузившись с диска другой операционной системы – например, MS-DOS). Данные ОС активно используют возможности защищенного режима процессоров Intel, и могут надежно защитить данные и код процесса от других программ, если только он сам не захочет предоставлять к ним дополнительного доступа извне процесса.

Другая ветвь клонов растет от операционной системы UNIX. Эта ОС изначально разрабатывалась как сетевая и многопользовательская, а потому сразу же содержала в себе средства информационной безопасности. Практически все широко распространенные клоны UNIX прошли долгий путь разработки и по мере модификации учли все открытые за это время способы атак. Достаточно себя зарекомендовали : LINUX (S.U.S.E.), OpenBSD, FreeBSD, Sun Solaris. Естественно все сказанное относится к последним версиям этих операционных систем. Основные ошибки в этих системах относятся уже не к ядру, которое работает безукоризненно, а к системным и прикладным утилитам. Наличие ошибок в них часто приводит к потере всего запаса прочности системы.

Сервисные программы — программные продукты, предоставляющие пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющие возможности операционной системы: улучшают пользовательский интерфейс; защищают данные от разрушения и несанкционированного доступа; восстанавливают данные; ускоряют обмен данными между диском и ОЗУ; осуществляют архивацию-разархивацию данных; имеют антивирусные средства.

Системы программирования — комплекс средств, обеспечивающих создание новых программных продуктов. Состоят из входного языка программирования, трансляторов, средств перевода текста программы с языка программирования в машинные коды (C++, Delphi, Visual Basic, Java) и машинного языка, библиотеки стандартных программ, средства отладки оттранслированных программ и компоновки их в единое целое.

Под программами технического обслуживания понимается совокупность программно-аппаратных средств для диагностики и обнаружения ошибок в процессе работы компьютера или вычислительной системы в целом. Они включают в себя:

• средства диагностики и тестового контроля правильности работы ЭВМ и ее отдельных частей, в том числе автоматического поиска ошибок и неисправностей с определенной локализацией их в ЭВМ;

• специальные программы диагностики и контроля вычислительной среды информационной системы в целом, в том числе программно-аппаратный контроль, осуществляющий автоматическую проверку работоспособности системы обработки данных перед на чалом работы вычислительной системы.

Прикладное программное обеспечение предназначено непосредственно для решения конкретных задач и в свою очередь делится на пакеты прикладных программ общего назначения, методо-ориентированные и проблемно-ориентированные.

Наиболее широкое распространение получили следующие прикладные программы общего назначения: текстовые и табличные процессоры, системы управления базами данных, пакеты презентационной графики и графические редакторы.

К достоинствам Microsoft Excel относится то, что:

выдаваемая на экран таблица удобна для электронного моделирования различных первичных документов и регистров синтетического и аналитического учета, таких, как журналы-ордера, ведомости и др.;

• легко выполняются любые операции с цифровой информацией;

• легко сортируются любые данные, как числовые, так и текстовые;

• легко исправлять ошибочную информацию, добавляя, удаляя или заменяя строки или столбцы;

• облегчается работа системы контроля правильности работы и выдачи сообщений об ошибках;

• имеется защита информации от непрофессионального и несанкционированного доступа и др.;

• многие специализированные бухгалтерские пакеты совместимы с Microsoft Excel.

Особое внимание следует обратить на две важные для бухгалтера возможности Microsoft Excel. Во-первых, это его графические средства, очень удобные для контроля и анализа, а во-вторых, специальный набор встроенных функций, облегчающих процедуры контроля и анализа, в частности расчеты:

• величины амортизации имущества за определенный период;

• текущего объема вклада, где текущий объем — это сумма, которую составят будущие платежи;

• объема вклада через определенный промежуток времени на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки;

• процентной ставки дохода от инвестиций для ряда последовательных операций с денежными средствами;

• процентных платежей за текущий период при периодических постоянных выплатах и постоянной процентной ставке;

• цены исходя из номинальной стоимости бумаг, по которым выплачивается периодический процент, т. е. определяется курс покупки ценной бумаги с периодическими выплатами процентов и погашением в конце срока действия;

• фактической годовой процентной ставки, если известны годовая процентная ставка и количество периодов в году.

Бухгалтеру в его ежедневной работе могут понадобиться и другие функции Microsoft Excel, не входящие в финансовую группу. Это статистические функции корреляции, т. е. определение связи между двумя множествами; определение максимального значения из списка; определение наиболее часто встречающегося значения; прогнозирование данных на основе известных значений в прошлом; нахождение среднего арифметического и др., а также функции для работы с датой и временем: определение количества дней между двумя датами; определение даты, отстоящей вперед или назад на заданное количество рабочих дней между двумя датами; определение промежуточных итогов и т. д.

Для организации своей практической работы бухгалтер, помимо пакетов прикладных программ общего назначения, широко использует проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ бухгалтерского учета.

Классификация программного обеспечения АИСБУЭА

Ситуация на рынке финансово-экономического программного обеспечения отличается динамичностью. Ускорение развития автоматизации всех сфер человеческой деятельности объясняется как возрастающими потребностями общества, так и высокими темпами эволюции вычислительной техники, совершенствованием операционных платформ, инструментальных средств разработки. Ежегодно разрабатываются принципиально новые версии программ, пересматривается классификация программного обеспечения.

Наиболее развит рынок программных продуктов, предназначенных для автоматизации учетных задач, так как программы автоматизации экономического анализа, ревизии и аудита появились сравнительно недавно. Спектр программного обеспечения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета (АИСБУ) зарубежных стран существенно отличается от спектра республик СНГ, что, прежде всего, объясняется особенностями ведения учета, различиями законодательной базы.

Рассмотрим классификацию программного обеспечения АИСБУ стран СНГ. В зависимости от поставленных целей могут быть выбраны различные принципы классификации по:

• размеру предприятий;

• концепции информационной модели учета;

• способу построения программной системы;

• возможности расширения базовых функций;

• степени охвата учетных функций;

• порядку распространения и тиражирования;

• программно-технической платформе и др.

Общепринятой, исторически сложившейся является классификация по размерам хозяйствующего субъекта. Однако она весьма условна, так как размер предприятия может не соответствовать объему учетных работ и сложности применяемых учетных схем. Именно поэтому границы групп являются относительными: АИСБУ для малых — средних предприятий; средних — крупных предприятий; корпораций, холдингов.

Предполагается, что количество рабочих мест на малом предприятии ограничивается 1-4 компьютерами, на среднем не превышает 15 ЭВМ, на крупном предприятии — от 10— 30 и более. В корпорациях, холдингах ЭВМ объединены корпоративной сетью и расположены в офисах различных предприятий.

Рисунок 3.1. Программное обеспечение АИСБУ

Концепция построения информационной модели учета отражает различные подходы к построению учетных данных.

Унифицированные системы используют модель учетных данных, основанную на применении единого массива проводок. Такая модель реализована в программах «Инфо-Бухгалтер» (фирма «Информатик»), «Турбо-Бухгалтер» (фирма «ДИЦ») и др.

Информационная модель специализированных систем предполагает разделение функций автоматизации по различным участкам учета с целью отражения специфики документооборота отдельных задач. Системы используют единую базу данных для автоматизации конкретных подсистем. Подобная модель используется для проектирования бухгалтерских комплексов, корпоративных информационных систем, таких, как «Галактика» (фирма «ТопСофт»), «Абакус» (фирма «Омега») и др.

Способ построения программной системы определяется различиями построения информационной модели учета.

Системы с единым программным ядром состоят из одного либо нескольких программных модулей. Обязательным является наличие головного модуля (программного ядра), реализующего унифицированную модель учетных данных, который может быть связан со вспомогательными модулями. Головной либо центральный модуль автоматизирует задачи сводного синтетического и аналитического учета. Вспомогательные модули решают задачи, не основанные на концепции проводки, например задачи учета труда и заработной платы, складского учета. Взаимодействие между вспомогательными модулями, как правило, не предусмотрено. Такие системы могут создаваться из программных модулей различных производителей, в частности «1С: Предприятие» (фирма «1С»), «Ветразь» (фирма «Люксофт») и др.

Комплексы специализированных программных модулей основаны на специализированной модели учетных данных. Они состоят из совокупности взаимосвязанных модулей, каждый из которых решает задачи отдельных участков учета. Взаимодействие между модулями производится по вертикали и горизонтали через единую базу данных, например «Бэст-ПРО» (фирма «Интеллект-Сервис»), «Галактика» (фирма «Топ-Софт»).

Возможность расширения состава базовых функций определяется набором средств для настройки программного обеспечения.

Жесткие системы предполагают, что развитие и изменение функциональных возможностей находится исключительно в ведении разработчиков программного обеспечения. При изменении законодательства либо учетной политики предприятия необходима установка новой версии программного продукта. Программы данного класса не рассчитаны на массовое использование. Как правило, это заказные системы либо разработки собственных специалистов.

Настраиваемые системы включают набор базовых функций настройки и расширения системы без привлечения разработчика программы. Инструментарий программ содержит, как правило, средства настройки типовых операций, изменения некоторых алгоритмов расчетов, генератор отчетов. Изменения в структуре баз данных, существенные изменения в расчетах, написание новых модулей могут выполнять только фирмы-разработчики. Большинство из представленных на рынке Республики Беларусь программных продуктов относится именно к этому классу.

Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются расширенными инструментальными возможностями. В основном построены на унифицированной модели учетных данных, обладают модульной, гибкой архитектурой программных средств с наличием специального встроенного процедурного языка и средств настройки. Предполагают широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. Так, пользователь может не только определять алгоритмы расчетов, проектировать новые отчеты, но и формировать систему меню, линейки инструментов, определять новые типы документов, изменять экранные формы ввода информации, структуры данных и правила их обработки, определять порядок составления проводок для новых типов документов. Из-за сложности настройки программы распространяются чаще всего через дилеров. Типичными представителями данного класса являются программные продукты фирмы «1С».

Принцип классификации по степени охвата учетных функций определяет состав учетных задач системы. Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета характерны для первых этапов развития автоматизированных информационных систем. В 50-70-е гг. на крупных предприятиях первыми устанавливались ППП автоматизации учета заработной платы, основных средств. Программы автоматизации отдельных задач пользуются спросом и применяются, как правило, вместе с другими комплексными системами. Так, например, на предприятиях с ярко выраженной отраслевой спецификой (книжные магазины, аптеки, туристические фирмы и т. п.) целесообразно использование универсальных систем автоматизации бухгалтерского учета с интегрированными отраслевыми модулями.

Бухгалтерский комплекс, или системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета, создается, как правило, одной фирмой-производителем и автоматизирует все основные участки бухгалтерского учета вплоть до получения финансовой отчетности. Системы могут состоять из одного, чаще нескольких взаимосвязанных модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации отдельной учетной задачи (автоматизация расчета заработной платы, расчетно-финансовых операций, основных средств и т. п.). Совместная работа обеспечивается чаще всего через модуль главного бухгалтера, в котором накапливаются бухгалтерские проводки, порожденные в различных модулях. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Бухгалтерия-офис включает комплексные системы автоматизации, интегрированные с управленческими функциями учета. Программные модули таких систем могут быть разработаны разными фирмами. Кроме бухгалтерских задач, реализуемых в программах рассмотренного класса, комплекс автоматизирует также документооборот, экономический анализ, снабженческо-сбытовые и другие задачи управления предприятием. Данный класс может рассматриваться как промежуточный между бухгалтерским комплексом и системами автоматизации деятельности корпораций.

Корпоративные информационные системы (КИС) управления экономическими объектами реализуют задачи бухгалтерского учета, планирования, оперативного учета, делопроизводства, управления технологическими процессами. Разработка, внедрение, настройка таких систем является сложным и длительным процессом, требующим привлечения больших коллективов специалистов. Перед внедрением обязательно проведение предпроектного исследования, в результате которого может понадобиться пересмотр организации управления. Внедрение целесообразно на крупных предприятиях и в корпорациях. Современные КИС фактически являются результатом эволюционного развития АСУТП 70—80-х гг.

Порядок распространения и тиражирования предполагает деление АИСБУ на следующие группы.

Коробочные программы относятся к системам массового тиражирования, распространяются через сети магазинов либо дилерскую сеть. Системы отличаются развитыми средствами адаптации к особенностям учета.

Внедряемые системы распространяются, дорабатываются, настраиваются, сопровождаются самим производителем, поэтому относятся к малотиражируемым системам. Разновидностью внедряемых являются заказные системы, или системы индивидуального тиражирования.

Собственные системы создаются непосредственно на предприятии специалистами отделов информационных технологий (отделов АСУ). Разработка собственных систем была одной из наиболее распространенных форм проектирования АСУ, АСУТП в 60-80-е гг. и остается на отдельных крупных предприятиях, в банках.

Заказные и собственные системы, как правило, являются жесткими и требуют постоянного сопровождения программистов, в то же время они полностью учитывают специфику предприятия. В целом эффективность таких систем определяется квалификацией разработчиков и способностью поддерживать собственный программный продукт.

На выбор конкретной автоматизированной информационной системы может существенно повлиять программно-техническая платформа, которая включает компьютерную инфраструктуру, операционную платформу, инструментальные средства. С точки зрения компьютерной инфраструктуры различают одно- и многопользовательские версии систем автоматизации бухгалтерского учета. Многопользовательские (сетевые) версии ориентированы на работу в компьютерных сетях, созданных на основе архитектуры файл-сервер либо клиент-сервер.

Выбор информационных технологий и программ. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:

1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям:

• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;

• быть хорошо документированной и легкой в использовании;

• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

Методика выбора программного обеспечения

Критериев выбора может быть несколько:

• Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.

• Стоимость владения программным обеспечением.

• Перспективы развития программного обеспечения.

• Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании.

Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.

Чтобы определить, насколько программное обеспечение соответствует требованиям компании, следует обратиться к успешному опыту использования этого ПО в компании аналогичного профиля. Здесь надо иметь в виду, что успешность внедрения оценивается руководителем, менеджерами, IT-специалистом и бухгалтерией по-разному. Поэтому хорошо бы знать мнение всех участников бизнес-процессов (при этом можно сделать акцент на ту категорию работников компании, автоматизация чьей работы является наиболее актуальной). Фирмы - разработчики программного обеспечения охотно идут на установку ПО для опытной эксплуатации. В течение двух-трех недель каждый из предполагаемых пользователей программы может ознакомиться со своим участком работы. Если разработчики сами демонстрируют возможности ПО, особое внимание нужно уделить наиболее актуальным для каждого из участников процессов вопросам.

Стоимость владения ПО. Стоимость самого ПО является конечной суммой, которую надо заплатить в редчайших случаях. При определении стоимости владения ПО необходимо обратить внимание на следующие составляющие. Самая важная из них – стоимость внедрения. Внедрение предполагает настройку системы под конкретные требования или изменение существующей технологии, обучение персонала. Рекомендуем при заключении договора внести стоимость этих работ в основной договор.

По мере развития компании могут происходить значительные изменения в бизнес-процессах, и в любом случае - изменение в формах документов, появление новых входных и выходных форм. Важно знать, какие вопросы программное обеспечение позволяет решать силами IT- специалиста компании, а при каких ситуациях неизбежно потребуется участие представителя разработчика. Следует знать, какое количество специалистов разработчика занимается сопровождением ПО. Исходя из их числа, количества сопровождаемых фирм и времени сопровождения можно определить предел, при котором увеличение количества сопровождаемых фирм приведет к неизбежному ухудшению качества. Постарайтесь максимально больше возможных вопросов, связанных с внедрением и сопровождением, обсудить до начала работ и отразить достигнутые договоренности в контракте.

Редко встретишь программы без ошибок. Следует уточнить время, в течение которого разработчики устранят выявленные ошибки.

Перспективы развития ПО. Большинство разработчиков с радостью поделятся со специалистами своими идеями по развитию ПО. Ведь создание программного обеспечения - процесс творческий, а люди творческого склада с удовольствием делятся идеями. Но не следует забывать, что идеи могут быть утопическими, поэтому воспринимайте планы разработчиков через призму своего опыта. О возможности реализации планов можно судить по уже реализованным проектам и по степени их успешности. Так как разработка технологического решения - процесс длительный, рекомендуем ознакомиться с количеством значимых нововведений в программное обеспечение за определенный промежуток времени. Это позволит вам уяснить, насколько динамично меняется программное обеспечение.

Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании. Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

• функциональная полнота;

• завершенность разработки;

• быстродействие;

• уровень требований к комплексу технических средств;

• возможность перенастройки на новые условия применения;

• возможность работы в сети;

• качество предоставляемой поддержки и сервиса;

• трудоемкость освоения и внедрения;

• качество пользовательского интерфейса;

• требования к уровню квалификации пользователя;

• удобство копирования и вывода информации;

• наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;

• качество документации.

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.