Какие документы необходимо контролировать?

Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Кроме того, по указанию руководства организации или структурного подразделения на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя.

Регламенты устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю. В их число входят:

поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний Правительства РФ, совещаний у Председателя Правительства РФ, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях; заключения на проекты нормативных правовых актов; проекты актов, поступивших на согласование; депутатские запросы, обращение членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы; запросы иных федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации (экспертиз, заключений); обращения граждан; обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации.

Сроки исполнения документов

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Полезно знать!

Во внутренних распорядительных документах и в решениях коллегиальных органов управления сроки исполнения принято указывать по каждому вопросу или пункту принятого решения.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков - от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Ру¬ководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

• предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;

• предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;

• проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов - снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлен порядок снятия документов с контроля структурным подразделением, которое осуществляет контроль. Процедура снятия с контроля проводится только после представления в контрольное подразделение документированной информации об утверждении соответствующего акта, принятом решении, заключений о согласовании проектов актов или проведенных экспертиз. Таким образом, и в завершающей процедуре контроля основная роль принадлежит документам, подтверждающим исполнение. Контроль за исполнением обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.

Типовые регламенты, которые мы проанализировали, являются основой разработки Регламентов федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Они не могут рассматриваться как нормативный документ для негосударственных структур управления. Однако детальная разработка процедуры контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована секретарями, отвечающими за делопроизводство небольших и средних фирм, службами делопроизводства (службами ДОУ) при регламентации "своего" делопроизводства. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству. Такой путь нам представляется наиболее целесообразным, т. к. инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом.

Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов: контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами. Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

протоколы совещаний при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Принципы организации контроля исполнения

документов.

От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности. К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся: массовость контроля; повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы управления и их подразделения; всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их требований; реальность контроля, предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях; объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то; результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа ;гласность контроля, формирующую требования широкого информирования населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были допущены. Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения, а именно: системность организации и контроля исполнения;личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем органа управления; централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением руководителю органа государственного управления ; единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации; единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ; соответствие содержания распорядительного документа необходимым условиям контроля его исполнения.

Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как:

предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

письма предприятий и учреждений - 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

протоколы совещаний при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Традиционная технология контроля.

Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руково­дители предприятий и организаций, структурных подразделе­ний, а также уполномоченные ими лица (помощники, рефе­ренты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руково­дители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).

Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структур­ных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.

Сроковый контроль исполнения документов, относящих­ся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических ра­ботников соответствующих структурных подразделений.

Основными задачами контроля за сроками исполнения документов являются:

- запоминание (учет) всех поставленных на контроль до­кументов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и со­хранение их до фактического исполнения;

-  корректировка массива хранимой контролируемой ин­формации при изменении реальной ситуации, связанной с из­менением сроков исполнения, состава ответственных испол­нителей и движения документов в процессе работе с ними;

-  информация руководителей, специалистов и сотрудни­ков службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения до­кументов, реализация оперативного поиска сведений о доку­ментах по запросам;

-  напоминание руководителям, специалистам и инспек­тирующим (контрольным) подразделениям о наличии неис­полненных документов и поручений;

- регистрация фактов исполнения или неисполнения кон­тролируемых документов;

-  анализ уровня исполнительской дисциплины по орга­низации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке каче­ства труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).

Основными функциями служб ДОУ в процессе реализа­ции обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (ито­гового) контроля.

Предупредительный контроль имеет активное управлен­ческое влияние на ход исполнения документа и осуществляет­ся путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организа­ции) о приближении срока исполнения и необходимости за­вершения работ.

Последующий контроль проводится периодически (ежене­дельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обоб­щение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.

Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недо­статочно эффективно.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и де­централизованного учета (регистрации) документов. Зареги­стрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (спе­циально выделенным персоналом) и в структурных подразде­лениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения оп­ределенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нор­мативные, методические, инструктивные и другие документы.

Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Сама же процедура контроля должна вклю­чать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты. Так, обязательному контролю исполнения подле­жат обращения граждан, запросы депутатов и решения колле­гиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомле­ния исполнителей с документами.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых до­кументов с указанием типовых сроков их исполнения или пред­ставления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указа­нием руководителя организации или конкретного подразделе­ния на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.

Срок исполнения документа исчисляется календарными дня­ми с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с даты его подписания и утверждения.

Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

В организационно-распорядительных документах срок ис­полнения оговаривается каждым пунктом, содержащим зада­ния и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще все­го определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руко­водителей и организаций. Продление срока оформляется пись­менно после получения документа или за 2—3 дня до истече­ния срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.

Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:

-  постановку документа на контроль;

-  непосредственное ведение контроля;

-  снятие документов с контроля;

- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.

Постановка документов на контроль состоит из следую­щих операций:

1.      выявление объема и номенклатуры документов, подле­жащих контролю;

2.      заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;

3.      контроль сроков документации, находящейся на рас­смотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и переда­ча документа исполнителю;

4.      размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.

Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержа­ние самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость кон­троля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.

Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.

При контроле исполнения сложных документов (прика­зов, программ, актов экспертизы, технико-экономических зак­лючений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнитель­ные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в слу­чаях контроля исполнения устного поручения или при возвра­те к исполненному ранее документу.

Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (для кар­точек, просроченных и переходящих на следующий месяц зада­ний и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям от­ветственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для карто­теки целесообразно и создание рубрик ( подрубрик ).

Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окон­чания) пополняется РКК дополнительного отделения, отра­жающими документы, исполнение которых намечено на сле­дующий месяц.

Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование ра­боты и самоконтроль специалиста проще организовать на ос­нове предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты - документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта мож­но достигнуть даже от подвесного хранения документов».

Непосредственное ведение контроля заключается в выпол­нении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса ис­полнения:

1)      внесение в РКК отметок о перемещении документа;

2)      устное (письменное) напоминание исполнителю о при­ближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;

3)      составление сигнальных перечней документов и зада­ний, находящихся в подразделении и подлежащих исполне­нию в текущем или последующем периоде времени;

4)      регулярное информирование руководителей о ходе ис­полнения заданий и поручений, причинах задержек в испол­нении, мерах по обеспечению своевременного исполнения до­кументов;

5)      внесение в РКК отметок об изменении сроков испол­нения, состава работающих с документами специалистов, со­держания задания и т.п., перестановка РКК в массивах ин­формации;

6)      выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.

Снятие документов с контроля представляет собой сово­купность следующих операций:

1)      принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;

2)      внесение отметки об исполнении документа в РКК;

3)      информирование службы ДОУ об исполнении контро­лируемого (централизованного) документа;

4)      перемещение РКК из контрольной в справочную кар­тотеку;

5)      формирование контролируемого документа в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контро­ля после реального и окончательного выполнения всех зада­ний, поручений и решений, содержащихся в документе (резо­люции руководителя), сообщения результатов заинтересован­ным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внут­реннего документа.

На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении доку­мента (поручения) переносится секретарем из контролируе­мого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.

При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.

Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справоч­ного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.

Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из сле­дующих операций:

- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квар­тал, год);

-  передачи итоговых документов по результатам конт­рольной работы и материалов анализа исполнительской дис­циплины на рассмотрение руководства;

- выработки и осуществления мер стимулирования повы­шения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).

Анализ состояния исполнения документов — важная фун­кция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопостави­мое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управле­ния и эффективности управленческих процессов.

Автоматизированный контроль исполнения документов.

Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также под­система АС ДОУ предназначались в основном для оперативно­го обеспечения руководства полной и достоверной информа­цией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении пре­дупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в кон­кретных подразделениях.

Внедрение автоматизированных рабочих мест специалис­тов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документ­ной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполни­тельской дисциплины и его широкого использования в разви­тии интегрированных систем управления с ведением различ­ных баз данных и знаний (БД и БЗ).

Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:

-  формирования и ведения БД по всем массивам доку­ментов, поставленных на контроль;

-  сигнального информирования руководителей и специа­листов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;

- периодической выдачи информации о состоянии выпол­нения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;

- выдачи целевой (фактографической) информации по ра­зовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);

- справочно-информационной работе по исполненным до­кументам;

-  выдачи итоговых или промежуточных результатов конт­роля исполнительской дисциплины (коэффициентов испол­нительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.

Функционирование АС КИД обеспечивалось не потеряв­шим актуальности пакетом прикладных программ в составе:

-  ввода и контроля исходной информации;

-  обработки и формирования машинного архива (БД) до­кументов;

-  ведения (корректировки) информационного массива;

- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («зап­рос — ответ»);

- формирования выходных массивов данных и др.

Разработке автоматизированной системы контроля испол­нительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих фор­матов: машино- и видеограмм для реализации предупредитель­ного и итогового контроля.

В практике информационно-документационного обеспече­ния широко распространены классификаторы:

- корреспондентов;

-  структурных подразделений;

- руководителей и специалистов;

- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать

глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фик­сирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре форма­лизованных показателей. Состав информации входных докумен­тов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспе­чивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.

Достаточно распространенным на практике условием ре­ализации АС КИД является совмещение традиционной, руч­ной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.

Входные документы АС КИД несут, как правило, пере­менную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необхо­димой корректировки.

Наиболее эффективным для формирования БД автомати­зированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав уни­фицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных докумен­тов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вво­ду ее непосредственно с дисплея.

Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируе­мых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.

Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результатив­ную информацию о функционировании самой системы (пе­речни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Вы­ходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользова­теля. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограм­мы для оценки результатов контроля исполнения.

Выходная информация автоматизированного контроля ис­полнения по интервалам выдачи делится на регламентируемую(периодическую) и не регламентируемую (непериодическую).

Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в не регламенти­руемой информации возникает хаотично и отображается зап­росом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими крите­риями управления.

Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных доку­ментов (традиционных и безбумажных). Это касается, к приме­ру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: на­поминание исполнителю о приближении срока окончания ра­боты, перечень контролируемых документов со сроками окон­чания работ в следующем отчетном периоде; перечень (свод­ка) документов с истекшими сроками исполнения; машино­грамма заполненной РКК на исполненный документ.

Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии испол­нения заданий, поручений, отраженных в документной инфор­мации за определенный период времени. Аналитические при­знаки документов при этом могут быть самыми различными.

Группировочными признаками сведений о состоянии ис­полнения документов могут быть:

- сроки исполнения;

- неисполнение (просроченное и непросроченное);

- своевременность (непросроченное исполнение);

- содержание документов;

- фамилии специалистов, работающих с документами;

- структурные подразделения;

- авторство документов;

- виды (типы) документов.

Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на кото­ром в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейше­го поиска по подпризнакам.

Технология обработки и движения документной инфор­мации в автоматизированных системах контроля исполни­тельской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последо­вательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использую­щих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) дома­шинный и послемашинный этапы содержали комплекс руч­ных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.

Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содер­жал: отбор и систематизацию документов (с учетом приорите­тов важности и срочности); регистрацию документной инфор­мации на машиноориентированных РКК; заполнение карто­чек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.

Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении акту­альных вопросов.

Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности дан­ных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предва­рительной оценки.

На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям струк­турных подразделений.

Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное техно­логическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.

В отдельных крупных организациях накоплен опыт обес­печения руководства итоговыми документами АС КИД по прин­ципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информа­ции («обратной связи») рассматривается как реальное сооб­щение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это по­зволяет не отягощать руководителей избыточной информаци­ей и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии испол­нителя и пр.).

При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность из­бирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.

Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения конт­рольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.