Задачи электронного документооборота

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

• Систематизацию и регламентацию работы с документами

• Подготовка документов по шаблонам

• Ведение номенклатуры дел организации

• Автоматизацию учёта документов, в том числе:

  • Классификацию документов по различным критериям

  • Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам

  • Учёт сроков хранения

  • Помещение документов в дела и разбивка дел на тома

• Автоматизацию поиска документов

• Электронную рассылку документов

• Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:

  • Разработка проекта документа

  • Согласование документа

  • Экспертиза документа

  • Исполнение документа

• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

• Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров

• Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интранет порталов

• Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников

Функции электронного документооборота

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

• Создание атрибутных карточек документов

• Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов

• Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд

• Создание версий документов

• Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов

• Сохранение образа документа в файл pdf или ms word

• Управление правами доступа пользователей сэд

• Создание маршрутов документов

• Управление движением документов по маршрутам

• Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний

• Ведение журналов документов

• Ведение справочников и классификаторов 

• Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов

• Формирование поручений

• Поиск карточек документов

• Подписание документов эцп

• Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

• Возможность удалённой работы с документами через интернет

• Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных

• Возможность одновременной работы с сэд

• Обеспечение информационной безопасности

  • Персональная аутентификация пользователей сэд

  • Шифрование трафика

  • Ролевая модель управления доступом

  • Использование цифровых сертификатов

Внедрение электронного документооборота

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.