Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность 287

Важнейшей частью управления является контроль за выполнением плановых заданий, а также проверка выполнения предписаний техно­логических и должностных инструкций, соблюдения стандартов, норм времени на библиографические процессы. В условиях областной и дру­гих крупных библиотек итоги работы рассматриваются регулярно (как правило, один раз в месяц) на производственных собраниях сотрудни­ков подразделений, в том числе и библиографического отдела. На этих собраниях обсуждается ход выполнения годового плана и другие про­изводственные вопросы, связанные с проверкой исполнения принятых решений и / или указаний руководителей библиотеки (директора или его заместителей).

Таким образом, контроль выступает в качестве важнейшей функ­ции управления библиографической деятельностью библиотек. Конт­роль за выполнением основных библиографических процессов в обла­стной библиотеке, а также в других крупных библиотеках и ЦБС возла­гается на заведующего библиографическим отделом, а в ЦБС, не имеющих библиографического отдела, - на работника отдела методи­ческой и библиографической работы, или другого подразделения, в ко­торый входит библиографический сектор

§ 3. Отчет о выполнении планов библиографической работы

Непременным атрибутом управления является информация, игра­ющая важную роль в функционировании каждой системы. Это в пол­ной мере относится и к библиографической деятельности. Для того что­бы целенаправленно воздействовать на управляемый объект, необходи­мо знать состояние этого объекта. Иначе говоря, необходима обратная связь, благодаря которой субъект управления в низовом звене (заведу­ющий библиографическим отделом) имеет достаточно полное пред­ставление о ходе выполнения плановых заданий. Основной формой ре­ализации обратной связи является отчетность сотрудников библиогра­фического отдела о выполнении плана.

Итоги выполнения квартальных и годового планов по всему объему работ подводят в квартальных и годовых отчетах, являющихся завер­шающим звеном учета, контроля и отчетности библиографического по­дразделения (и библиотеки в целом). Составляются отчеты на основе ежеквартальных отчетов библиографов, дневников и книги учета спра-вочно-библиографической работы и библиографического информиро­вания (в частности, учета массовых мероприятий).

Форма и структура отчета должны соответствовать форме и струк­туре плана. Из плана (в той же последовательности) переносят в отчет

288 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

наименования процессов, единицы измерения и учета и нормы выполне­ния процессов. В соответствующих графах отчета отражают объем вы­полненных работ и время, затраченное на их выплнение (трудоем­кость). Такая форма отчета позволяет анализировать выполнение пла­на по каждому процессу и по общей трудоемкости всех видов работ и процессов.

Отчет по такой форме является внутренним, а в общем отчете биб­лиотеки отражаются, как правило, обобщенные показатели по тем на­правлениям библиографической деятельности, которые определяются органами управления вышестоящего уровня или которые сочтет необ­ходимым отразить руководство библиотеки.

В отчетах библиографическая деятельность представлена показате­лями, характеризующими библиографическое обслуживание: количе­ство выполненных справок (без разбиения их по типам), количество индивидуальных и групповых абонентов информационного обслужи­вания.

Какой бы ни была форма планово-отчетной документации, номен­клатура показателей которой предназначается для верхнего управлен­ческого звена, на низовом уровне, то есть в пределах библиографи­ческого отдела библиотеки, она должна сохраниться такой, которая, с одной стороны, позволяла бы контролировать и регулировать библио­графические процессы в пределах отдела, а с другой — быть базовой для отчетности перед управляющими звеньями вышестоящего уровня.

Помимо статической годовой отчет имеет текстовую часть, в кото­рой наряду с другими направлениями всесторонне характеризуется библиографическая работа библиотеки. Годовой отчет служит важным источником изучения и распространения передового опыта,

На основе анализа в отчете выявляют как определенные достиже­ния, так и недостатки работы за год. При характеристике библиографи­ческого информирования приводят конкретные примеры наиболее удачных мероприятий (Дней специалиста, выставок-просмотров), от­мечают их эффективность (число присутствующих специалистов, чис­ло выданных им источников или копий и т. д.).

Справочно-библиографическое обслуживание характеризуется не только количественными показателями. Поэтому в текстовой части от­чета необходимо отметить, по каким отраслям знаний были выполнены запросы и для каких категорий потребителей информации. В процессе анализа желательно обратить внимание на хронологические границы и виды документов, нашедших отражение в тематических справках.

В отчет включают также сведения об отказах и перенаправленных за­просах. Это позволяет принять необходимые меры по совершенствованию