§ 2. Особенности учета справочно-библиографической работы

Учет в этой области имеет специфические особенности. Его целесо­образно вести по единой форме не только в библиографическом подраз­делении, но и в других отделах, занимающихся справочно-библиографи-ческим обслуживанием. Ведение унифицированного, единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию рабо­ты, изучению потока запросов, совершенствованию справочно-библио-графического аппарата, повышению квалификации работников.

К объектам учета относятся разовые библиографические и факто­графические запросы и ответы на них, выполненные в форме справок и консультаций (включая отказы), а также запросы, перенаправленные в другие библиотеки или службы информации. Учетной единицей

Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность 283

является запрос (устное или письменное обращение абонентов) и ответ на него — устная или письменная справка, содержащая сведения о доку­ментах по определенной теме (тематическая), или об одной уточненной библиографической записи (уточняющая), или о местонахождении конкретного документа (адресно-библиографическая), или о выявлен­ном факте (фактографическая). Соответственно учет выполненных за­просов производится путем суммирования всех справок, зарегистриро­ванных в учетных формах, принятых в библиотеке.

Разовые запросы, перенаправленные в другие библиотеки, и отказы принимаются во внимание при анализе СБО, но не входят в основные показатели деятельности библиотеки.

Разовые запросы, поступающие в библиотеку по различным кана­лам (непосредственно от читателя, по телефону, почте, телетайпу), и от­веты на них регистрируют в особой книге учета, имеющей единую фор­му для всех структурных подразделений библиотеки (см. стр. 284).

Если запрос требует длительного времени для выполнения, на него заполняют специальный бланк (см. стр. 232-233,236), служащий сред­ством контроля за технологией и сроками выполнения. Книга учета и бланки запросов являются важными первичными учетными докумен­тами; на их основе анализируют состояние справочно-библиографиче-ского обслуживания и составляют отчет.

В практике работы ЦБС, несмотря на накопленный за время рабо­ты в условиях централизации опыт, наблюдается противоречивый, не­однозначный подход к учету выполненных справок. Во-первых, не во всех ЦБС налажен учет справок, выполняемых функциональными под­разделениями (абонементом, читальным залом и др.). Во-вторых, ра­ботники ЦБС, в том числе и библиографы, подходят к учету выполнен­ных справок по-разному: часть сотрудников, следуя рекомендациям ин­структивно-методических пособий, стремятся учесть ответ на любой запрос абонента, вплоть до устных ответов на вопрос типа, в каком ящи­ке каталога находятся карточки на конкретное издание. Другая же часть, наоборот, отмечает в книге учета преимущественно тематические справки, выполнение которых оказалось трудоемким и потребовало об­ращения к различным источникам. В результате этого показатели коли­чества выполненных справок даже в ЦБС, функционирующих в одина­ковых условиях, колеблются в широких пределах — от 300-500 до не­скольких тысяч. В какой-то мере это можно объяснить отсутствием опыта у работников большинства массовых библиотек в ведении СБО.

Однако главная причина заключается, по-видимому, в другом. Ре­ально существующие трудности в однозначном отнесении ответов на запросы к категории справок или консультаций неизбежно приводят к

284 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Таблица 6 Страница журнала учета запросов и ответов

■Jan рос

,рес

Тип запроса

с

га

га

К к

1

(те

агл

я

о

:туплен

"1

о о у

рганиза

ескип

1

ическш

тнвный

запроса

запрос;

какие г

, автор,

мента)

га

о

^£

о

гг

-е-

га

га

>-.

J^

~5

•и

к

-„

S

3

ы~

я

Дата

га с—

сновани

ъ~

О

к о о о

фактогр

капсул!

одержан

сратура,

пюта, яз

о

Отр,

а>

и

г-4

~» о

я

е?

с

Ответ

Тип справки

а

ъ

га

га

"s

S

й

01

О

и s

I.O

=

1^

L^

Н

о

я

Я

X

w

о

X

S

с-

я

f5

03

а

о

э5

о

с

3

о.

^т"

—

ID

2

о

S .Д.

я

5

Е о

S

и S

емати1

'ТОЧПЯ

Я чО

тограс

н 1

"1ереал

: иыпо.

юлага

-1СХ0Д?

Л о 3

1 га

с пере

н

^^

-ОН

га ■

КО]

5 X

V

я н

по;

3

о ч"

я

га

о. ч

с

с;

S

субъективным решениям. Об этом свидетельствует и практика учета справочно-библиографической работы в областных библиотеках. Опубликованные в печати данные говорят о еще больших расхождени­ях в количественных показателях этих библиотек. А между тем эти биб­лиотеки накопили большой опыт СБО, в их структуре имеются круп­ные библиографические подразделения, в штате которых работают опытные, квалифицированные библиографы. Несмотря на неоднократ­ную попытку в печати обратить внимание на явное неблагополучие в учете, положение не изменилось до сих пор, поскольку планирование