Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность

Глава 22

Учет библиографической работы библиотек и отчетность

Планирование библиографической работы не только способствует совершенствованию организации труда, но и позволяет наладить систе­матический контроль за всеми процессами, учет и отчетность. Учет в сочетании с контролем выступает в качестве важной функции управле­ния библиографической деятельностью. На базе учета осуществляется контроль за ходом выполнения плана, что позволяет регулировать дея­тельность библиографического отдела, своевременно принимать необ­ходимые меры к устранению причин, отрицательно влияющих на ход выполнения плановых заданий. В конечном итоге учет и контроль - это средство целенаправленного воздействия на коллектив сотрудников, участвующих в реализации плана.

§ 1. Формы учета библиографической работы

Текущая работа библиографов учитывается в индивидуальных дневниках, а также в едином журнале библиографического подразделе­ния, где учет ведется по основным разделам, обозначенным в плане. В некоторых библиотеках разработана специальная учетная форма («учетный листок»), в которой работник библиотеки ежедневно фик­сирует наименования процессов, объем выполненной работы и затра­ченное время.

Это не столь обременительно и не должно восприниматься как из­лишняя бюрократическая процедура. Тем более что учитывать можно не отдельные операции, а входящие соответствующие процессы, обыч­но включаемые в укрупненные нормы времени.

Весьма важным в организации учета является правильное опреде­ление как самих процессов, так и единиц учета. Оно не должно расходи­ться с названиями процессов и единиц измерения, записанных в годо­вом плане. Так, единицами учета дифференцированного библиографи­ческого информирования являются не только индивидуальные и коллективные абоненты, но и количество их долговременных запросов, а также сигнальных оповещений. Единицами учета являются заявлен­ная абонентами тема и оповещение о каждом документе. Такой первич­ный учет позволяет ежемесячно подводить итоги работы по процессам, подсчитывать время, затраченное на выполнение всех процессов, а так­же составлять индивидуальные отчеты за каждый квартал.

282 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Формы массового информирования учитываются по числу меро­приятий. При этом комплексное мероприятие, например, обзор литера­туры, сопровождающийся показом новых поступлений, учитывается как одно мероприятие.

При проведении массовых мероприятий рекомендуется вести учет экспонируемых и выданных изданий, а также участников этих меро­приятий. Такой учет областным библиотекам и ЦБС целесообразно ве­сти в специальной книге учета по следующей форме:

о

к

аГ

5

X

н

ого м

а о

ста)

А 11

ков

S

ПИЯ

Э а

и

№ п/п

Дата

эрмационн

■3-3 33 5

ь специали

Тема

представок изданий

;ло участии

3 а о :■> С

s У 3 в «

од проведе

ю с кем пр<

ероприяти

■е-

w

о

о

^ и

ь

н

i

d S

S

и

S

UJ

3

G.

О

да

О

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Графа 4 заполняется только в том случае, если проводится День специалиста или тематический показ литературы. Поскольку назван­ные выше библиотеки организуют выездные мероприятия, в которых участвуют библиотеки и органы информации других ведомств, преду­сматривается учет этих данных в специальных графах (8, 9).