Глава 21 Нормирование библиографических процессов

§ 1. Особенности различных нормативных материалов

Роль годового плана как главного средства управления намного по­вышается благодаря использованию в планировании норм времени на выполнение библиографических процессов. Они позволяют достаточ­но точно определить объемы работ и рассчитать трудовые затраты на всю совокупность библиографических процессов, обосновать учет и от­четность, сравнить нагрузку исполнителей, оценить деятельность под­разделений библиотеки и их сотрудников по сходным показателям, определить коэффициент трудового участия.

Обычно каждая библиотека использует нормы времени, разрабо­танные соответствующим методическим Центром для своей сети. Биб­лиотекам низового звена с небольшим штатом работников целесообраз­но использовать комплексные нормы на укрупненные процессы. Если на какие-либо процессы отсутствуют нормы времени или выработки, их определяют либо опытным путем непосредственно в библиотеке, ли­бо используя пооперационные нормы, рекомендованные для других бо­лее крупных библиотек.

В 1997 г. были выпушены «Межотраслевые нормы времени на ра­боты, выполняемые в библиотеках» (М., 1997), утвержденные Цен­тральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социально­го развития Российской Федерации. Они отличаются полным набором процессов и операций, относящихся, в частности, к библиографической деятельности. В специальном разделе 3.8 «Справочная и информацион­ная работа» впервые даются нормы на такие процессы, как организация СБА с детальным перечнем входящих в этот процесс операций (вклю­чая просмотр и отбор как первичных, так и вторичных документов, ор­ганизацию и редактирование картотек и др.). В подразделе 3.8.1 «Спра-вочно-библиографическое обслуживание» приведены нормы не только на выполнение всех типов справок, но и на консультации у СБА, на ве­дение фонда выполненных справок.

Точно так же подробно нормированы работы по библиографическому информированию, начиная от выявления информационных потребностей специалистов и кончая нормами на подготовку комплексных мероприя­тий («День информации», «День специалиста», «День библиографии»).

В особом подразделе представлены нормы на работы по составлению рекомендательных (популярных) и научно-вспомогательный указате­лей, а также аналитических обзоров и справок, экспресс-информации.

277

Глава 21. Нормирование библиографических процессов К сожалению, разработчики норм почему-то назвали этот подраздел «ин­формационная работа», составной частью которой, как известно, являет­ся и библиографическое информирование. Правильнее было бы назвать его «создание (или составление) библиографических пособий».

Нельзя не отметить, что впервые включены нормы на некоторые технологические процессы и операции, осуществляемые в автоматизи­рованном режиме. Например, имеются нормы на ввод библиографиче­ских записей в автоматизированную систему (АС) при формировании систематической картотеки (СКС), при обслуживании в режиме ИРИ. Что касается самих норм времени, то в большинстве случаев они близки или одинаковы с нормами, имеющимися в «Нормативных мате­риалах по труду для ЦБС» (М., 1989). Так, на выполнение письменной тематической справки (в зависимости от количества включенных доку­ментов) приводятся такие же нормы времени, как и в сборнике норм для ЦБС (от 3,3 до 32,7 минут).

Следует отметить, что в свое время были изданы нормы времени, адресованные соответствующим типам библиотек (областным универ­сальным, детским, научно-техническим, вузовским, библиотекам сети Академии наук). Они отличаются не только по набору нормируемых процессов и операций, но и по их названию, содержанию работ, а также по затрачиваемому времени на выполнение этих работ.

Издание «Межотраслевых норм...», апробированных в разных ти­нах библиотек, предполагает внесение корректив в нормирование труда с учетом конкретных условий в деятельности библиотеки. В крупных библиотеках, где библиографическая деятельность занимает большое место, целесообразно использовать «Межотраслевые нормы...» как наи­более полно охватывающие все основные процессы. При отсутствии этих норм можно использовать «Нормативные материалы...» для ЦБС, во многом близкие как по содержанию нормируемых процессов, так и по нормам времени на их выполнение.

Для тех видов работ, на которые нормы времени отсутствуют, мож­но использовать имеющиеся нормы в других, ранее изданных сборни­ках или же определить их опытным путем, применяя соответствующие

методы нормирования.

Одним из требований к планированию на основе норм является четкое формулирование названий процессов и правильное определе­ние единиц их измерения и учета. При этом статистическая часть плана примет форму, которая позволит легко рассчитать трудоемкость пла­нируемых работ по процессам и циклам или по соответствующим на­правлениям библиографической деятельности, распределить их в тече­ние года между сотрудниками отдела.

278 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

§2. Методика планирования библиографической работы с использованием нор$л времени

Разработка плана начинается обычно с изучения задач библиогра­фической работы на предстоящий год, вытекающих из социально-эко­номической, политической, научной и культурной жизни региона (ор­ганизации, учреждения), законодательных и директивных актов, принятых соответствующими ветвями власти, а также распоряжений местной администрации. Предпосылкой для всех этапов планирования служит надежная информационная база, включающая знание об окру­жении библиотеки, ее пользователях и даже о ее конкурентах. Регио­нальным библиотекам необходимо знать, с кем и с чем в своей библио­графической работе соприкасается библиотека, какие учреждения, предприятия находятся в зоне ее обслуживания, кто ее конкуренты, партнеры, что представляют собой наиболее важные группы населения, реальные и потенциальные потребители информации.

Для специальных библиотек чрезвычайно важно изучить конкрет­ные научно-производственные планы обслуживаемых предприятий и организаций. В них отражаются не только проблематика, но и сроки внедрения новой техники, технологии, организационно-технические мероприятия, этапы выполнения научно-исследовательских и проект -но-конструкторских работ.

Анализируются итоги прошлого года и основные (предваритель­ные) показатели, характеризующие выполнение плана текущего года, востребованность продуктов и услуг (как правило, план на следующий год составляется за 2 месяца до окончания текущего года). Необходимо не только обратить внимание на количественные показатели, но и выя­вить положительные моменты, учесть недостатки в работе и вызвавшие их причины, сделать правильные выводы.

На основе углубленного анализа данных, имеющихся в книге учета справочно-библиографической работы, наряду с количественными по­казателями, имеется возможность предусмотреть в плане мероприятия по совершенствованию СБА (редактирование разделов систематиче­ского каталога, СКС и других картотек, организация новых и т. д.), по­вышению квалификации работников, участвующих в справочно-биб-лиографическом обслуживании, улучшению пропаганды библиогра­фических материалов и библиографического обучения читателей.

В планировании библиографической работы имеются известные трудности, обусловленные вероятным характером отдельных процес­сов. В первую очередь это относится к СБО. Поэтому при планирова­нии количества справок различного типа исходят обычно из

I. JIUOU £. I . Hup.™,,

достигнутого уровня в предыдущем году с учетом внешних факторов (решения о строительстве какого-либо предприятия в зоне обслужива­ния, изменения тематических направлений в научных исследованиях и т. д.), которые могут оказать влияние на тематику запросов индивидуа­льных и коллективных абонентов.

Опытные библиографы обычно прогнозируют появление запросов, которые могут возникнуть в связи с различными общественными меро­приятиями (например, избирательными кампаниями, национальными, профессиональными праздниками, юбилеями событий, исторических

лиц и т. д.).

Возможен и другой подход к планированию количественных пока­зателей этих справок. Он требует подсчета среднего показателя за по­следние пять лет, что позволяет более правильно определить предпола­гаемый объем работы с учетом прогнозируемых запросов.

План будет реальным в том случае, если предполагаемый объем ра­боты соответствует суммарному рабочему времени работников библио­графического отдела. Расчет рабочего времени производится следую­щим образом. Из 365 календарных дней в году исключают выходные, праздничные дни и отпускной период, в совокупности составляющие около 130 дней на каждого сотрудника. Кроме того, принято исключать 2% из оставшихся рабочих дней на бюллетени по болезни. Таким обра­зом, каждый сотрудник в среднем будет работать 230 рабочих дней в го­ду. Если в штате библиографического отдела, например, десять человек, реальное рабочее время составит 8,2 ч х 230 х 10= 18 860 ч.

При подсчете оказалось, что реального рабочего времени на 600 ча­сов меньше требуемого. Следовательно, выполнить весь объем преду­смотренных планом работ отдел не имеет возможности. Необходимо привести в соответствие планируемую трудоемкость с реальным рабо­чим временем, для чего потребуется что-то исключить из проекта пла­на, имея в виду еще и резерв времени на непредвиденные работы, а так­же время на отдых и личные потребности сотрудников. Предпочтение нужно отдать тем работам, которые являются составной частью общих мероприятий библиотеки, а также постоянным, продолжающимся из года в год процессам. Исключать из проекта плана нужно такие процес­сы (виды работ), которые существенно не отразятся на качестве обслу­живания читателей. Неверно было бы, например, исключать из проекта плана такой процесс, как составление бюллетеня новых поступлений, поскольку процесс его создания повторяется ежегодно. Нельзя также исключить процессы, связанные с комплектованием СБА.

Такой подход к планированию обеспечивает наиболее рациональ­ное распределение поручений между сотрудниками библиографического

280 Раздел VI. Управление библиографической деят.елъностыо библиотеки

отдела, каждый из которых будет знать виды закрепленных за ним ра­бот и их трудоемкость на-весь планируемый период.

Сроки выполнения отдельных позиций плана определяются в зави­симости от объема и трудоемкости планируемых работ с учетом обстоя­тельств, не зависящих от библиографического подразделения (напри­мер, сроков мероприятий, проводимых другими подразделениями биб­лиотеки или организациями и учреждениями, с которыми связано выполнение некоторых работ).

Проект годового плана обсуждается на производственном совеща­нии сотрудников библиографического подразделения и утверждается руководством библиотеки. При обсуждении плана сотрудники вносят предложения, что позволяет сочетать централизованное планирование с активным участием коллектива в его разработке.

На основе утвержденного годового плана составляют квартальные планы подразделения (отдела), а также квартальные планы секторов и индивидуальные планы сотрудников отдела. При составлении квар­тальных планов учитывают сезонные особенности каждого квартала (например, с точки зрения частоты обращения читателей в библиотеку) и квартальные фонды рабочего времени подразделения. В квартальных планах предусматривают также работы, которые могут возникнуть в связи с постановкой новых задач (их не всегда возможно учесть в го­довых планах).

Помимо годового и квартальных планов в библиографическом под­разделении практикуется составление специальных (целевых) планов на отдельные виды работ - проведение конкретного научного исследо­вания, составление ретроспективного библиографического пособия и т. д. Особенно важны такие целевые планы при подготовке научно-вспомогательных указателей. Они позволяют осуществлять контроль на каждом этапе работы и принимать соответствующие меры для ее завершения в намеченные сроки.

Широкое распространение в библиотеках получили планы различ­ных разовых мероприятий, предусматривающие участие нескольких подразделений библиотеки, в том числе и библиографического. Эти ме­роприятия не всегда могут быть учтены в годовом плане отдела. В этом случае работа выполняется за счет резерва рабочего времени. К числу специальных планов относятся также координационные планы биб­лиографического обслуживания соответствующих категорий потреби­телей, осуществляемого совместно с библиотеками других ведомств и

органами информации.

'У

281