2. Внешняя среда организации

Все, что окружает организацию, является её внешней средой. Она подразделяется на две группы факторов: среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия – факторы, которые непосредственно воздействуют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. Среда прямого воздействия включает потребителей, поставщиков, конкурентов, государственные органы и законодательство.

Среда косвенного воздействия – факторы, которые могут не оказывать непосредственного влияния на операции, но, тем не менее, сказываются на них.

Среда косвенного воздействия объединяет экономические, политические, социокультурные факторы, НТП, взаимоотношения с местными сообществами.

Влияние среды косвенного воздействия обычно сложно оценивать и предвидеть. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

Характеристиками внешней среды являются:

• взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;

• сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;

• подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;

• неопределенность внешней среды – количество информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенность в этой информации; чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принять эффективное решение.

Характеристики внешней среды являются относительными и могут быть определены только в сравнении с другой организацией или с этой же организацией, но в другой период времени.

Лекция 4 Методологическое обеспечение управления

1 Закономерности управленческой деятельности.

Экономические законы объективны и не зависят от воли и сознания людей. Действие их проявляется через деятельность человека и зависит от того, насколько полно учтены требования объективных законов. В этом суть проблемы сознательного использования человеком объективных законов развития.

Управление выступает как основное средство использования экономических законов в процессе совместной трудовой деятельности людей. Его роль обусловлена как организационными потребностями совместного труда, так и необходимостью учета экономических законов, проявляющихся в определении цели, в поиске путей ее реализации и в оценке результатов ее достижения.

Представляя собой специфический вид трудовой деятельности человека, управление, помимо общих законов и закономерностей социально-экономической системы, подчиняется также своим собственным законам и закономерностям.

Категории “закон” и “закономерность” относятся к одной группе. Как и законы закономерности устанавливают общие, существенные и необходимые связи между изучаемыми явлениями. Различия, встречающиеся в использовании категорий “закон” и “закономерность” объясняются, главным образом, характером и уровнем развития науки.

В теории управления закономерность рассматривают как первоначальную формулировку закона в начале его теоретического осмысления и исследования.

Закономерности управления составляют центральное звено отечественной теории управления. В отличие от эмпирического подхода, научный подход к управлению основан на тщательном учете требований объективных закономерностей и тенденций развития управления. Познание закономерностей управления позволяет:

1. Проводить глубокий научный анализ системы управления, объективно оценивать ее состояние. Тем самым , закономерности управления предоставляют возможность не только текущего, но и перспективного совершенствования системы управления, а не просто устранения существующих сегодня недостатков.

2. Учесть фактор времени при совершенствовании управления и уровень развития управляемой системы.

3. В должной мере учесть субъективные факторы управления, отграничить их от объективных факторов и установить рациональное соотношение науки и искусства управления. Преувеличение роли личных качеств руководителя при решении проблем совершенствования управления столь же вредно как и их недооценка.

4. Осуществить системный подход к управлению и его комплексному совершенствованию.

Первая закономерность: единство системы управления производством. Единство системы управления означает устойчивость внутренних связей системы при изменении состояния внешней среды.

В реальной практике наибольшее значение имеют следующие формы проявления этой закономерности:

- единство принципов управления для всех звеньев и ступеней системы управления;

- единство организационных форм системы управления, проявляющееся в необходимой унифицированности (типизации) ее структурных характеристик, функционального разделения труда. Иными словами - согласованность организационных форм систем управления по различным ее ступеням и звеньям;

- единство основных функций управления, заключающееся в полноте функционального содержания управленческой деятельности, тесной связи функций планирования и организации, планирования и контроля ;

- единство методов управления, используемых для решения различных проблем развития производства, проявляющееся во взаимной согласованности применяемых экономических, организационных, социально-психологических методов управления ;

- единство процесса управления, проявляющееся в его непрерывности, ритмичности, согласованности всех его операций, этапов и стадий;

- единые требования к руководителям и другим работникам аппарата управления.

Единство системы управления сознательно формируется, поддерживается и укрепляется. Нарушение единства системы управления может проявляться либо в фактической потере объективно необходимой самостоятельности какого-либо производственного звена или ,наоборот, в излишнем его обособлении, ведущем к противопоставлению целого и части.

Вторая закономерность: пропорциональность производства и управления.

Пропорциональность основного и вспомогательного производства обусловлена их техническим уровнем. Например, недостаточная механизация вспомогательного производства удорожает продукцию, препятствует сокращению затрат на обслуживание основного производства. Пропорциональность важна и внутри основного производства, между его цехами и участками. Например, мощности заготовительных цехов должны быть несколько выше мощности обрабатывающих цехов, которые в свою очередь должны превышать мощность сборочных цехов. Нарушение этого требования приводит к появлению диспропорций мощности цехов и к нарушению ритма всего производства.

Пропорциональность как закономерность управления относится не только к управляемой , но и к управляющей системе. Каждая из служб по своему объему и техническому вооружению должна быть способна оперативно решать свои функциональные задачи , с тем, чтобы управляющая система в целом могла четко организовать работу управляемой системы. Пропорциональность должна быть положена в основу функционирования всего хозяйственного организма как системы в виде рациональной соотносительности внутри управляемой и управляющей системы, а также между ними, чтобы обеспечить их наиболее эффективную работу.

Третья закономерность: централизация и децентрализация управления.

Оптимальное сочетание централизации и децентрализации управления означает необходимость распределения задач, функций, полномочий по уровням иерархии управления .Чем выше концентрация и масштабы производства, тем сложнее и важнее становится координация деятельности крупных подразделений. В этих условиях малейшие диспропорции могут привести к серьезным потерям , к нарушению нормального хода процесса производства, и необходимая координация может быть обеспечена только высокоцентрализованной управляющей системой. С другой стороны, рост масштабов производства, углубление его специализации в условиях высокоцентрализованного управления ведет к перегрузке служб субъекта управления и требует делегирования его полномочий нижестоящим уровням, т.е. снижения уровня централизации.

Согласно данной закономерности нельзя считать вообще плохим или хорошим как высокоцентрализованное, так и децентрализованное управление. Для каждого этапа развития производства должен быть свой, оптимальный уровень централизации.

Главное содержание этой закономерности заключается в порядке распределения актов управления по иерархии системы управления и в изменении вариантов этого распределения по мере развития производства. В формальном отношении это, прежде всего, распределение полномочий по вертикали системы управления и делегирование полномочий в процессе управления.

Четвертая закономерность: соотносительность и адекватность управляющей и управляемой систем.

Изменение соотносительности происходит . под воздействием как организационных так и экономических факторов. Они проявляются в увеличении стоимости управления, отражая объективные тенденции процессов повышения технического уровня управления на базе компьютеров и других технических средств управления .Современные организационные и социальные условия предъявляют новые требования к управлению, такие как уровень образования и компетентность, повышая его стоимость. Сложность задач, стоящих перед аппаратом управления, требует расширения состава специалистов, используемых в управлении.

Изменение соотносительности управляющей и управляемой систем является закономерным процессом развития производства и определяется растущим уровнем его организационного, научно-технического и социально-психологического развития.