2.5. Структуризація даних
В Calc можна створити структуру, яка дозволить групувати інформацію по розділах, згортання/розгортання її при потребі. Структуру можна створити вручну, або автоматично.
При ручній структуризації спочатку треба визначити потрібні елементи - виділити діапазони комірок, які мають бути згруповані, потім в меню Дані / Група і структура / Групувати. Після виконання команди виділені рядки/стовпці стають розділом. Натиснувши на знак +, можна побачити деталі розділу (мал.7.), натискує на знак -, можна приховати зайві деталі.
Мал.7. Структура даннях
Зауваження.
• Якщо при згортанні розділу певні рядки/стовпці повинні бути видимими, їх не потрібно виділяти для угрупування.
• Структуризація виробляється автоматично при формуванні проміжних підсумків.
Автоматично створити структуру можна таким чином: у діапазоні, призначеному для структуризації, необхідно виділити хоч би одну комірку, а потім виконати команду Дані / Група і структура / Створити структуру. В результаті буде створена структура, що використовує підсумкові дані як рівні розділів. Видалити структуризацію можна, використовуючи команди Дані / Група і структура / Видалити.
Створення проміжних і загальних підсумків
При аналізі даних у великих таблицях часто виникає необхідність обчислювати проміжні і повні підсумки.
Проміжні підсумки - це зручний спосіб узагальнення і аналізу даних на робочому листі. При підведенні проміжних підсумків таблиця розбивається на декілька груп рядків з однаковими значеннями одного поля і по кожній групі підводяться підсумки, а потім - підсумок по всій таблиці. Як підсумок можуть обчислюватися максимальне або мінімальне значення в групі, сума, середнє, кількість елементів, і тому подібне
Підведення проміжних підсумків дозволяє обійтися практично без ручного введення формул. Calc автоматично створює формулу, додає рядок (або рядки) для запису проміжних підсумків і підставляє адреси комірок даних. Результуюча таблиця є наочною і зручною для подальшої обробки, такий як побудова графіків і діаграм.
Після підведення проміжних підсумків таблиця представляється структурою, тобто вона розбивається на групи. Розбиття таблиці на групи дозволяє управляти мірою деталізації даних, що відображуються. Calc може показувати лише підсумок для кожної групи або повністю вміст групи.
Щоб додати підсумки треба:
1. Виділити діапазон комірок для підведення проміжних підсумків, якщо потрібно сформувати підсумки для нерозривного діапазону рядків таблиці.
2. Вибрати команду Дані / Проміжні підсумки. Відкриється діалогове вікно Проміжні підсумки (мал.8.).
Мал. 8. Діалогове вікно Проміжні підсумки
3. У списку Групувати по вибрати поле, по значеннях якого треба групувати рядки.
4. У групі прапорців Обчислити проміжні підсумки вказати, по якому полю повинні обчислюватися підсумки.
5. У списку Використовувати функцію вибрати функцію, за допомогою якої формуватимуться підсумки, наприклад, функцію Кількість.
6. На вкладці Параметри можна задати додаткові параметри розрахунку і відображення проміжних підсумків: порядок сортування підсумків, розриви сторінок між групами.
Зауваження. Якщо необхідно прорахувати підсумки по декількох стовпцях, потрібно повторити п. 4 і п. 5, послідовно вказуючи, по якому полю яку функцію потрібно виконати.
7. Натиснувши кнопку ОК, Calc вставить в робочий лист рядки з проміжними підсумками. Загальний підсумок по всій таблиці з'явиться в її нижній частині (мал. 9.).
Мал. 9. Вигляд таблиці після додавання проміжних підсумків
Зауваження. В результаті виконання команди Проміжні підсумки в таблиці автоматично утворюється структура, символи якої розташовані зліва від таблиці. Цифри дозволяють регулювати міру деталізації даних: при натисненні на цифру 2 відображуватимуться лише проміжні і загальні підсумки, при натисненні на цифру 1 - лише загальні підсумки, а для перегляду всіх рядків таблиці слід натискувати на цифру 3.
Для видалення проміжних підсумків необхідно виділити елемент таблиці, що містить проміжні підсумки, і виконати команду Дані / Проміжні підсумки / Видалити.