Iрешений по управлению.

лее по процедуре управления на вновь синтезированной или адап-хэванной модели осуществляется синтез эффективных управляющих оействий применительно к реальным характеристикам проблемной гуации и обеспечивается их реализация.

В рамках всей представленной последовательности или в ограничен-м объеме решается некоторая прикладная задача контроллинга. Набор нкладных задач контроллинга, их постановка и содержание определя-:ся: областью применения и спецификой управляемой системы, целями втроллинга, объемом учитываемых системных связей, методом реше-я н временными ограничениями.

1.6. Особенности и этапы внедрения контроллинга

Контроллинг сам по себе является оптимальным механизмом .ржки принятия управленческих решений. Однако для организации иобной системы управления требуется полная информационная про-ачность в любой точке таможенных систем.

Типичной является ситуация, когда процесс автоматизирован частич->. В таком случае информация о нем слишком разнородна, что понижает г доступность, точность и скорость распространения.

Внедрение системы контроллинга (рис. 80) в таможенном органе целе-юбразно проводить в три этапа, таких как:

• подготовительный этап (изучение текущего состояния, экспресс-анализ);

• этап внедрения контроллинга;

• этап автоматизации.

В свою очередь второй этап представляет собой четыре направления:

• изменения в системе управления;

• изменения в организационной структуре;

• изменения в информационных потоках;

• обучение персонала.

265

Рис. 80. Этапы внедрения контроллинга

В зависимости от того, кто будет представлять службу контроллинга в таможенных органах и организовывать ее внедрение, сложится и подготовительный этап.

Подготовительный этап представляет собой общее ознакомление с процессом работы системы таможенных органов. После согласования с руководством ФТС России сроков и этапов внедрения системы контроллинга следует составить приказ о представлении всеми отделами и службами необходимой информации: об организационной структуре, балансе на соответствующий период, отчетах, положениях по работе отделов. Также согласовываются время и сроки проведения интервьюирования главных специалистов и дата презентации отчета, на которой должны присутствовать все опрашиваемые. В каждом интервьюирование определяется, какое отношение имеет каждый отдел к контроллингу (дш облегчения понимания вопросы разбиваются на подтемы: какую роль играет данный отдел, как происходит анализ отдела, как осуществляется контроль. В заключение данного этапа составляется и представляете* на презентации отчет, в котором выявляются все положительные сторонь и «узкие места», требующие решения.

Этап внедрения. В случае достижения согласия по всем вопроса\ осуществляется второй этап, в котором с каждым отделом начинается детальная проработка всех основных моментов контроллинга. Параллельно происходит разработка программного продукта, если в таковом возникаеп

266

обходимость. На этом этапе либо создается отдел контроллинга, либо занятых, но опытных и обученных сотрудников обязывают к ведению иной работы. В случае необходимости на данном этапе проводят обуче-ie сотрудников.

Изменения в процессе управления при внедрении системы контрол-нга проводятся по направлениям выделения центров ответственности »спределения по центрам финансовой ответственности. Выделение центров ответственности. Чаще всего на практике при-няют следующие принципы выделения центров ответственности: фун-иональный, территориальный, соответствия организационной структу-

вдства структуры затрат.

Распределение по центрам финансовой ответственности существует i оптимизации планирования, учета и контроля деятельности органи-щи. Для принятия управленческих решений существует объективная шбишимость организации в рамках системы контроллинга специально->ттравленческого учета. Каким образом он будет реализован, зависит от юенностей таможенных органов и потребностей руководства. Изменения в организационной структуре при внедрении системы кон-шлинга. В различных странах нет единого подхода к вопросу системы пгктурной организации контроллинга на практике. В США в большинст-случаев контроллер - это коммерческий директор предприятия или, нашей терминологии, заместитель директора по экономике, главный иомист. Ему подчинены отделы и службы внешнего учета (финансо-[ бухгалтерия), производственной бухгалтерии, ревизии, организации жзводства, страхования и зачастую информационно-вычислительный пр. В Германии должность контроллера вводится на крупных и сред-с фирмах, использующих систему контроллинга. Из обычной структу-организационного управления ему передаются в административное |шнение бухгалтерия, отдел статистики, планирования и прогнозиро-иж. Главный бухгалтер и его служба непосредственно контроллеру не щшяются.

Контроллер на предприятиях в России довольно часто является, пре-

tвсего, руководителем службы бухгалтерского учета. Организацион-

| или наладочная, функция в контроллинге - консультационная под-

■жа менеджмента - лучше всего выполняется контроллером, который

деет пригодным для использования инструментарием. Одновременно

функция выполняется в ходе автоматизированной обработки инфор-

ии. что означает стыковку между контроллингом и информационным

ел ^ментом. Но если на небольшом предприятии все эти вопросы

267

решаются, что называется, одной головой, то в таможенных органах ка] достаточно крупной и разрозненной системе для эффективной работы iчеткого определения ответственности контроллеров необходимо создан специальное структурное подразделение - службу контроллинга, которая наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономических отделом, входит в состав финансово-экономических служб. Поскольку основная функция контроллинга - анализ и управление на основе инфор мации, служба контроллинга в таможенных органах должна иметь воз можность беспрепятственно получать всю необходимую ей информации и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшим руководством.

При создании службы контроллинга необходимо учитывать, что эт» структурное подразделение должно иметь:

-возможность получать необходимую информацию;

- возможность и полномочия организовывать с помощью других эко номических служб сбор дополнительной информации, требуемой дл анализа и выводов, но не содержащейся в существующих базах данны: и документах;

-возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической ин формации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотруд никам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководите ли, для которых предназначена информация службы контроллинга;

- возможность быстро доводить информацию до сведения руководства В соответствии с вышеприведенными требованиями возникают вари

анты создания службы контроллинга и ее места в организационной струк туре таможенных органов.

На первом этапе существования служба контроллинга представляет со бой рабочую группу из Ъ-А человек, которая выполняет роль аналитическо] службы и обеспечивает руководителей оперативной информацией о состо янии таможенных процессов, периодически составляет развернутые ана литические отчеты, прогнозирует показатели финансово-экономической положения, проводит экономическую экспертизу управленческих решений налаживает методику планирования. Таким образом, служба контроллинг в этот период деятельности представляет собой небольшую группу высо коквалифицированных специалистов, обладающих достаточно большим] полномочиями и доступом ко всему объему экономической информации.

Служба контроллинга в течение определенного периода становление налаживает связи и информационное сотрудничество с другими служба ми и отделами, более точно разделяет функции.

268

ютвии служба контроллинга может расширить свое влияние платы, хтя чего в каждый организационный уровень назначается свой итроллер. который будет отслеживать и анализировать отклонения фак-меских параметров от необходимых согласно поставленным целям. В таможенных органах России целесообразно подчинить службу кон-напрямую начальнику таможенного органа. Таким образом, на-службы контроллинга получает достаточно высокий статус и неость от начальников других служб. Более того, служба контроллинга ставится в некотором роде в приви-тированное положение, поскольку приказом начальника таможенного остальные подразделения обязуются предоставлять службе конт-необходимую информацию.

С большой долей уверенности можно утверждать, что некоторые от-лы н даже таможни будут считать деятельность службы контроллинга вторжением» на их «законную территорию» и станут скрытно или от-ыто бойкотировать ее деятельность.

Принципиальное отличие службы контроллинга состоит в том, что она шает задачи улучшения экономической работы системы (стратегическая работа - системная, на постоянной основе, требующая подхода, ответственности за сроки и результаты. То же самое гея к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным является организация службы контроллинга в таможенных как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, -экономическим отделом, отделом статистики и анализа. Хотя альтернативу можно рассматривать создание службы кон-преобразовав отделы статистики и анализа, через замену их рующих функций на контроллинговые.

жбы контроллинга. У каждого из 3-4 сотрудников-конт-аждом таможенном органе) службы контроллинга есть свои гные обязанности, и в то же время соблюдается командный при-

г-Г:ты. При выполнении крупного аналитического задания сотруд-эгого подразделения объединяются, помогая друг другу. Службу га могут образовать специалисты из финансово-экономичес-

IIIотдела, отдела бухгалтерского учета, отдела статистики и анализа. /".'- 1-;гмлшонные потоки в системе контроллинга в таможенных ор-wcdlСистема информационных потоков - важнейший элемент системы иградлинга в таможенных органах. Сам процесс управления часто рас-как процесс преобразования информации: управленческие

269

Впоследствии служба контроллинга может расширить свое влияние и штаты, для чего в каждый организационный уровень назначается свой контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения фактических параметров от необходимых согласно поставленным целям.

В таможенных органах России целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую начальнику таможенного органа. Таким образом, начальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и независимость от начальников других служб.

Более того, служба контроллинга ставится в некотором роде в привилегированное положение, поскольку приказом начальника таможенного органа остальные подразделения обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.

С большой долей уверенности можно утверждать, что некоторые отделы и даже таможни будут считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на их «законную территорию» и станут скрытно или открыто бойкотировать ее деятельность.

Принципиальное отличие службы контроллинга состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы системы (стратегические задачи).

Аналитическая работа - системная, на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга в таможенных органах как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, финансово-экономическим отделом, отделом статистики и анализа. Хотя как возможную альтернативу можно рассматривать создание службы контроллинга, преобразовав отделы статистики и анализа, через замену их информирующих функций на контроллинговые.

Состав службы контроллинга. У каждого из 3-4 сотрудников-контроллеров (в каждом таможенном органе) службы контроллинга есть свои должностные обязанности, и в то же время соблюдается командный принцип работы. При выполнении крупного аналитического задания сотрудники этого подразделения объединяются, помогая друг другу. Службу контроллинга могут образовать специалисты из финансово-экономического отдела, отдела бухгалтерского учета, отдела статистики и анализа.

Информационные потоки в системе контроллинга в таможенных органах. Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга в таможенных органах. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие

269

воздействия - это информация особого рода. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к таможенным органам это означает что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее организационное устройство таможенной системы - тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контрол линга - информационная поддержка управления. Решить ее можно толькс при условии четкого и слаженного функционирования системы таможен ных информационных потоков. Контроллинг является поставщиком ин формации, необходимой для функционирования системы управления.

Система сбора контроллинговой информации опирается на существ) ющую систему информационных потоков. Таким образом, службе конт роллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации бе: учета работы остальных информационных потоков в таможенных орга нах. Поэтому система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков в противном случае произойдет отторжение сотрудниками навязанной и\ системы контроллинга, а, как известно, если множество людей что-то от вергает, внедрить это практически невозможно.

Часто сама общая система информационных потоков не выдержива ет критики: документы проходят слишком медленно; никто не отвечае за документ в целом, исполнителей интересует только их часть. В тако>случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо (тогда и сие тема контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на ин формацию из общей системы). Кроме того, разобравшись в системе тамо женных информационных потоков, можно обнаружить множество «узюс мест», лишних звеньев, которые можно устранить (для этого контроллер* в таможенных органах будут иметь достаточные полномочия). Во BpeNL внедрения системы контроллинга происходит перестройка и оптимизации всей системы информационных потоков. Такое толкование выходит з рамки контроллинга, но на практике этим придется заниматься для доста жения удовлетворительного результата в системе собственно контроллин га. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и други финансово-экономических служб таможенных органов.

270

Преодолеть болезненное сопротивление внедрению можно разными способами (эти способы лучше всего комбинировать).

Имитация. Если зарубежные государственные и коммерческие структуры внедряют системы контроллинга для повышения эффективности деятельности, это дает толчок сделать то же самое и другим предприятиям и организациям, в том числе и таможенной службе России. К тому же здесь действует своего рода синергический эффект: привлекательность внедрения новшества в подражание другим оказывается больше, чем привлекательность того и другого по отдельности. Стремление к имитации можно объяснить потребностью быть «как все», ассоциироваться с целевой группой («все передовые зарубежные и российские предприятия внедряют контроллинг, мы тоже внедряем, следовательно, мы - передовые»), попыткой поднять свой статус. Поэтому в процессе объяснения методов и инструментов контроллинга стоит уделить особое внимание опыту известных западных и российских фирм, успешно использующих контроллинг в своей каждодневной работе.

Мастерство. Работники, получающие удовлетворение от работы, стремятся к совершенствованию своих навыков, к применению новых методов, и это еще больше увеличивает их интерес к работе. Поэтому, особенно в общении с квалифицированными специалистами, нужно попробовать воздействовать на профессиональную гордость. Стоит подчеркнуть творческие аспекты контроллинга.

Выживание. В кризисной ситуации внедрение новых методов контроллинга может оказаться важным для выживания. Если сотрудники это понимают, сопротивление изменениям будет минимальным.

Поддержание статуса. Один из способов достичь высокого статуса -обладать знаниями, которые важны для всех. Знание методов контроллинга - великолепная возможность упрочить свой статус.

Выводы

Наиболее перспективной концепцией управления, позволяющей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государственной службе на современном этапе, является контроллинг, средства инструментальной реализации которого - технологии управления знаниями, или когнитивные технологии.

Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Набор функций службы контроллинга зависит от принятой концепции управления, а так-

272

данной модели контроллинга: американской, европейской или ази-ааой.

Основной функцией контроллинга является системная поддержка при-решений руководством предприятия по всем ключевым направле-: -*л м деятельности. Она выражается в предоставлении информации (кон-тировании) в форме аналитических записок с вариантами развития отбытий и возможных последствий от принятия того или иного решения. Особое значение приобретает контрольная функция. В новом качест-ше - это «следящая система», в которой фиксируются все значимые кон-1роллингово-ориентированные показатели для сравнения планируемых i :юстигнутых результатов, поиска причин (интерпретации) отклонений ш деятельности организации. Такой подход предполагает распределение иветственности за результаты деятельности между структурными под-рюделениями - введение «зон ответственности».

В целом контроллинг - новая концепция управления, порожденная

■риггнкой современного менеджмента. В общем случае - это направ-

.истемной интеграции методов, технологий, инструментальных

автоматизированного управления сложными организационными,

экономическими и техническими объектами или процессами. В частном

..е - инструмент автоматизации подготовки и контроля системных

управленческих решений.

Деятельность таможенной службы России по реализации таможенной

юлитики может рассматриваться как система принимаемых решений, эф-

фаггнвность которых, а следовательно, и таможенного дела в целом за-

шкит от качества используемых инструментов и информационной среды

ления.

Говорить о контроллинге как о совершенно новом явлении в практике риравления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время гтдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализуются в государственных службах. В частности, в процессе управления армируются цели, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля. Отметим, что именно поэтому распространенным является узкое понимание контроллинга. Иногда его неверно отождествляют с системой контроля.

^\та\5жэт\^№ж^^ освоения контроллин-

га в таможенных органах является то, что в настоящее время существует реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информационно-техническому обеспечению для решения взаимосвязанных проблем управления.

273

Для создания целостной и эффективно функционирующей системы контроллинга необходимо решение проблемы автоматизации обработки данных. Регулирование информационных потоков в системе контроллинга возможно только при создании единой управленческой информационной системы.

Основные цели контроллинга в таможенных органах - информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализации задач, возложенных на таможенные органы государством; ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководителей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа условий для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку стратегического и оперативного управления.