4. Аналітичний та синтетичний облік витрат готельно-ресторанного господарства

Бухгалтерський облік діяльності готельного господарства здійснюється з використанням синтетичних та аналітичних рахунків. Структура робочого плану рахунків визначається кожним підпри­ємством самостійно з урахуванням вимог Інструкції до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій.

При організації бухгалтерського обліку витрат готельного господарства враховуються ознаки класифікації, визначені у попередньому підрозділі.

Структура синтетичних та аналітичних рахунків обліку прямих виробничих, загальновиробничих та інших витрат готельного господарства формується при визначенні робочого плану рахунків і відноситься до наказу про облікову політику підприємства.

При організації бухгалтерського обліку прямих виробничих витрат на готельні послуги використовується рахунок 23 «Виробництво». До рахунка 23 «Виробництво» відкривається субрахунок другого порядку, наприклад, 231 «Виробничі витрати номерного фонду», за яким у бухгалтерському обліку відображаються виробничі витрати, що прямо відносяться на номерний фонд.

Організація бухгалтерського обліку загальновиробничих витрат здійснюється з урахуванням їх класифікації за суб’єктами діяльності і статтями калькуляції на рахунку 91 «Загальновиробничі витрати».

Облік непрямих виробничих витрат готельного господарства ведеться на субрахунках другого порядку до рахунка 91 «Загальновиробничі витрати». Такі субрахунки відкриваються за кожним структурним виробничим підрозділом загального призначення.

Аналітичний облік на рахунку 91 «Загальновиробничі витрати» здійснюється за видами витрат, елементами витрат і є основою для групування витрат за статтями калькуляції на рахунку 90 «Собівартість реалізації».

Також бухгалтерський облік витрат готельного господарства ведеться на синтетичних рахунках 92 «Адміністративні витра­ти», 93 «Витрати на збут» та 94 «Інші витрати операційної діяльності» з організацією аналітичного обліку на субрахунках другого та третього порядку до зазначених рахунків.

5. Документальне оформлення доходів готелю від здачі номерів

Найбільшу питому вагу в загальному обсягу доходів готелю займають, як правило, доходи від здачі номерного фонду. Документальне оформлення реалізації готельних послуг залежить від форми надання цих послуг і форми розрахунків. Основними формами розрахунків з гостями готелю є: готівка, кредитними картками та безготівкова форми.

При наданні послуг фізичним особам за готівку розрахункова служба повинна затребувати від них пред'явлення документа, який підтверджує особистість споживача. Останній заповнює анкету ф. №1-Г, а якщо він є іноземним громадянином, то його дані записують в журналі реєстрації іноземних громадян ф. №2-Г.

Представник розрахункової служби повинен також видати споживачеві квитанцію, або інший документ, який підтверджує укладання договору з надання послуг і містить найменування готелю, прізвище, ім'я, по-батькові споживача, інформацію про надання місця в номері, інші необхідні дані.

Гість може сплатити своє перебування в готелі повністю або частково не при виїзді, а перед проживанням або в ході його, і тоді йому виставляють попередній рахунок або рахунок на аванс ф. №4-Г. При виїзді гостя представник розрахункової служби виписує споживачеві кінцевий рахунок, в який включають і конкретну вартість послуг за період, який було сплачено попередньо. Після цього гість вносить суму, якої не вистарчає або оформляє повернення грошей з одержанням квитанції. На підставі кінцевих рахунків касир складає касовий звіт ф. №8-Г. Розрахунковою частиною готелю складається також Журнал обліку громадян, які проживають в готелі ф. №5-Г, а для іноземців – ф. №6-Г, Відомість обліку руху номерів у готелі ф. №9-Г.

Взаємовідносини готелю з покупцями послуг можуть складатися на тривалій основі і виникають безпосередньо по мірі надання послуг в момент продажу проживання в готельному номері. В таких випадках між організацією-замовником і готелем укладається договір, в якому вказується: ліміт поселення в готель мешканців, оплата за бронювання місць, термін оплати, порядок оплати за готівку і безготівковий розрахунок, попередня оплата послуг, що надаються.

Перед поселенням проживаючих організація-замовник направляє на адресу готелю заявку, в якій вказує кількість проживаючих, термін проживання, категорії номерів, порядок оплати і додаткові послуги. На підставі цих документів визначається вартість проживання.

На підставі договору служба приймання та розміщення готелю відкриває картку на бронювання номерів, в якій вказується: номер заявки, найменування організації-замовника, підстава для відкриття картки (договір або гарантійний лист), період і умови проживання, плановий і фактичний заїзд проживаючих, номер, наданий для проживання та його ціна, дата і година бронювання номеру, дата і час заїзду.

Відповідно даним карток на бронь номерів бухгалтерія виписує рахунок на обслуговування заявки. В рахунку вказується вартість проживання та додаткових послуг і вартість броні. Вартість проживання визначається множенням кількості ліжко-діб проживання на ціну.

Документом, що відображає стан розрахунків при безготівковій формі, є Звіт про проживання по безготівковому розрахунку, який складається для визначення оплати мешканцями, що бронювали місця в готелі. В ньому вказується номер кімнати або місця, час приїзду або початок броні, час виїзду або закінчення броні, кількість людино-діб, ціна і сума. В підсумку Звіту вказується кількість людино-діб, використаних по тій чи іншій броні мешканцями за весь період проживання і сума, що належить до сплати за проживання.

Перший примірник Звіту разом з карткою на бронь номерів передається до бухгалтерії для складання кінцевого рахунку на ім'я організації, що бронювала місця в готелі. Другий примірник Звіту залишається в розрахунковій частині готелю.