Вопрос 3.

Навыки, необходимые для презентации

Сюда относятся и вербальные, и невербальные навыки. Такие умения отвечают за подбор целого рода подходов, за знание аудитории (ее основных данных) и за все технические аспекты, имеющие отношение к презентации [6, c.49].

Презентация имеет своих оппонентов, и их доводы обычно легко находят поддержку, если:

• у выступающего плохие навыки презентации;

• вполне очевидно, что выступающий плохо подготовил материал;

• не весь материал имеет отношение к предмету и группе;

• материал представлен беспорядочно;

• презентация содержит или слишком много материала, или слишком разнообразный материал, чтобы группа могла его усвоить;

• когда презентация представляет собой такую модель, при которой говорит только выступающий, а группа пассивно слушает материал [3].

Человеческие способности

Выступление перед группой людей может быть самым страшным испытанием в жизни человека. Страх непосредственно перед и в самом начале мероприятия никогда не исчезает до конца. Но это полезно, потому что если выступающие ничем не обеспокоены, это почти всегда свидетельствует о том, что они не заинтересованы в успехе мероприятия и в нуждах группы. Такая нехватка беспокойства почти наверняка скажется на конечном результате мероприятия.

Нервозность

Итак, состояние нервозности не только вполне естественно, но даже почти желательно. Очевидно, что если оно дает очень сильный эффект, это может привести к противоположным результатам мероприятия, но обычно есть конкретная причина, почему так происходит. В большинстве случаев причиной является недостаточная подготовка и неважное планирование, которые ведут к неуверенности в представлении материала.

В добавление к этому предлагаем еще несколько рекомендаций.

Пока вы ждете начала своего выступления, сделайте несколько глубоких вдохов (как можно незаметнее).

Сколько бы раз до этого вы ни репетировали свою речь, прорепетируйте самую первую часть до того, как вам предоставят слово. Вы обнаружите, что, начав уверенно говорить, тревожитесь меньше.

Сожмите и разожмите кулаки (но так, чтобы никто не видел!).

Говорите медленнее, чем обычно, иначе вы можете начать неясно и быстро говорить.

Даже если вы собираетесь выступать сидя во время презентации, сначала встаньте, представьте себя и свою тему, а потом садитесь.

Начните с простых вещей перед тем, как перейти к сложным аргу­ментам.

Не садитесь за стол, так как барьер, который он собой представля­ет, будет держать вас в стороне от группы и препятствовать возник­новению взаимопонимания между вами и группой. Но не садитесь и на край стола, так как вы обязательно будете качать ногой, а это тот знак, который часто:

а) повышает нервозность и б) делает лю­бую степень нервозности видимой (качание/движение ног и ступ­ней говорит о том, что их обладатель хочет убежать!).

Эффективный контроль времени

Одним из факторов нервозности выступающего является страх, что:

а) вы превысите положенное время и

б) вы не успеете представить весь приготовленный материал. Чтобы избавиться от этих страхов, нужно применить несколько методик.

Первая: надо убедиться, что в помещении для занятий есть часы, которые постоянно у вас перед глазами. Это намного эффективнее и не так бросается в глаза, чем, если вы будете постоянно смотреть на свои часы: вы всегда смотрите на группу и обводите ее глазами, так что направление ваших глаз в сторону часов не будет заметно.

Вторая: пользоваться методом «Должен знать», «Следовало бы знать», «Мог бы знать» [3, c.55].

Когда в стадии планирования/подготовки вы собрали весь мате­риал, который, как вы полагаете, должен быть, включен в презентацию, взгляните на него критически и разделите его на три категории.

Категория «Должен знать», будет представлять материал, который должен быть включен и на который отводится самое большое количество времени. У вас не будет никаких оправданий, если вы что-то не скажете из этого материала.

Категория «Следовало бы знать», включает материал, который важен, но не так, как материал предыдущей категории. Если после нескольких разделов (а в плане вам следует указать сколько времени отводится на каждый раздел) вы поняли, что у вас не хватит времени на целый раздел, вы можете пропустить несколько пунктов из «Следовало бы знать».

Категория «Мог бы знать», хотя ее интересно и полезно послушать, состоит из сведений, которые не имеют особого значения для процесса и их можно исключить. Если время подходит к концу и есть опасность, что некоторые пункты из категории «Должен» и «Следовало бы» вы не успеете рассказать, вычеркните «Мог бы знать», какими бы интересными ни были эти сведения и сколько бы людей ни хотели бы услышать о них.

Во время презентации

Именно здесь вы представите основную часть своего материала. До тех пор пока вы не решитесь воспользоваться разного рода активными действиями и т.д., вы будете очень долго говорить, а говорить вам надо с воодушевлением. Цель этого – распространить свое сообщение на всех. Вам потребуется воспользоваться целым рядом стратегий. Это могут быть следующие приемы:

• то, куда вы смотрите;

• где стоите или сидите;

• как стоите;

• сбор своих фактов и доводов;

• использование возможностей вашего голоса;

• использование эффективного невербального общения;

• наличие эффективной стратегии по задаванию вопросов.

Куда смотреть

Воспользуйтесь следующими советами:

Найдите среди участников группы человека с дружелюбным лицом и адресуйте ему начало своей презентации. Но быстро пере­водите свой взгляд с одного человека на другого, иначе ваш пристальный взгляд может смутить.

Используйте метод маяка, медленно переводя свой взгляд по всей группе во время своего выступления, останавливаясь, время от времени, чтобы ваш способ не заметили.

Избегайте

Пристально смотреть на индивидуумов, особенно дольше обычно­го. Они могут начать задаваться вопросами, почему вы так делае­те, что вы собираетесь делать дальше, собираетесь ли вы на них указать и т. д., а в результате перестанут внимательно слушать то, что вы говорите.

Смотреть все время поверх голов людей, например, на часы в кон­це комнаты. Участники заметят это и удивятся, почему вы избегае­те их взгляда (может быть, вас интересует только, сколько време­ни осталось до конца)?

Греметь ключами или монетами в кармане: аудитория начнет при­слушиваться к этому, а не к тому, что вы говорите.

Где стоять или сидеть

Это решение часто зависит от личного предпочтения, а также от того, когда вы чувствуете себя и легко, и комфортно, или в зависимости от физических обстоятельств мероприятия. Если вы работаете с малень­кой группой, сидящей близко к вам, намного эффективнее будет си­деть, но если вы адресуетесь к очень большой группе, вам необходимо стоять, иначе не вся группа будет вас видеть, и вы не увидите ее всю.

Как стоять

• Стойте, как можно естественнее, как только позволяют обстоятельства, не сутультесь и, это обычно касается мужчин, не держите руку в кармане брюк.

• Если для вас предусмотрен стол и если вы не хотите, чтобы презентация выглядела очень формальной, а участники безынициативными, выйдите из-за стола и встаньте около него. Вы можете использо­вать стол для своего резюме или других бумаг, и это будет всем видно.

• Не сидите на краю стола, хотя это и естественная поза, потому что вам может захотеться покачать ногой. Эти движения отвлекают внимание слушающих от того, что вы говорите.

• Не сидите на столе спереди, в центре, потому что, помимо качания ногой, ваше положение может расцениваться группой как выраже­ние власти, доминирующая позиция, которая слишком напоми­нает школу!

- Находиться за кафедрой даже хуже, чем за столом, поскольку если она высокая, то скроет вас почти целиком и таким образом нару­шит контакт с группой. И все-таки на кафедре удобно размещать бумаги, а разумным подходом будет стоять с краю кафедры и вре­мя от времени выходить из-за нее.

• Не стойте, как приклеенный, на одном и том же месте без движе­ния. Но не впадайте и в другую крайность: не ходите без конца перед группой в то время, пока говорите. Ваше передвижение бу­дет естественным и оправданным, если вы перешли от ОНР-проектора, которым пользовались, к стенограммам или к доске, к ко­торым вам надо обратиться.

• Если вам надо сказать что-то особенно важное, на что вы хотите обратить особое внимание группы, подойдите к ним поближе, ко­гда говорите. Если вы отойдете на шаг или два назад, это может иметь противоположный эффект или может означать, что вы за­кончили рассказывать какой-то важный пункт и хотите теперь дать им время, чтобы подумать над этим.

Как сидеть

Здесь уже приводился пример, который производит неблагопри­ятное впечатление на аудиторию, это - человек, сидящий за сто­лом. Рекомендуемое положение - сидеть сбоку, даже если вы при всех пододвинете свой стул. Это может дать сигнал группе, что вы хотите сделать мероприятие не таким формальным.

В какие-то моменты презентации вам может потребоваться присесть, скажем, когда вы используете ОНР-проектор. После этого встань­те и, если такое движение будет естественным, перейдите к друго­му учебному пособию, которое вам может потребоваться.

Когда вы сидите, отдыхайте. Если у стула есть подлокотники не стискивайте их так, чтобы побелели суставы, как бы вы не волно­вались! Если вы чувствуете, что должны жестикулировать, жестикулируйте; если хотите поло­жить ногу на ногу, положите, но не резко; повернитесь на стуле, если хотите, но не делайте это неловко. Сидите прямо в разумных пределах, а не так, будто проглотили аршин, втяните живот и об­локотитесь на спинку стула, и вы будете сидеть прямо более есте­ственным образом.

Надо ли вам будет сидеть или стоять, используйте стол или кафед­ру, даже если будет возможным ходить перед или вокруг группы. Но когда вы находитесь среди участников, не будьте связаны какими-либо видимыми правилами - поступайте так, как считаете нужным, и так, как хотели бы, чтобы ведущий себя вел, если бы сами были участ­ником этой группы.

Использование возможностей вашего голоса

Как бы ни был интересен или информативен ваш материал и как бы хорошо он ни был подготовлен, если вы представляете его неэффективным образом, маловероятно, что его запомнят. От того, как вы используете свой голос, может зависеть эффективность вашего выступления.­ Вот полезная формула «4 П»:

Поставьте свой голос так, чтобы его громкость соответствовала раз­мерам комнаты, и убедитесь, что каждому все слышно.

Произносите слова четко. Есть ли у вас какой-нибудь акцент? Если есть, то сильный ли он и может ли вызвать у некоторых трудности с пониманием? Будьте уверены в том, что окончания слов вы про­износите так же четко, как и начала, иначе какой-то смысл может быть утерян. Проверьте произношение сложных или сложносоставных слов или тех, которые были до этого вам неизвестны. Будь­те уверены в том, как произносите отдельные слоги или много­сложные слова, но не проговаривайте их так, чтобы это бросалось в глаза.

Паузы делайте часто. Таким образом, у вас будет время подумать над тем, что вы скажете и что скажете потом, а также даст слушающим время уловить смысл ваших слов. Также паузы очень полезны для придания особого эффекта, например, паузы перед особо важными словами или предложениями дают аудитории сигнал слушать внимательнее. Не волнуйтесь, когда наступает непродол­жительная тишина, вам она кажется длиннее, чем группе.

Перемените темп речи. Если темп постоянный, то речь становит­ся монотонной и плохо воспринимается. Увеличение скорости может указывать на важность или волнение и стимулировать слушателей повысить скорость своего восприятия. Замедленный темп может звучать более драматично и также символизировать важ­ность сообщения.

Другая формула, рассчитанная на то, чтобы помочь вам запомнить аспекты вашей презентации, такая:

• Модулируйте тон своего голоса, чтобы сделать его интересным, эту модуляцию следует также связать со скоростью, о которой говорилось выше. Используйте драматические оттенки, кажущую­ся монотонность, резкость, мягкость и т. д.

• Выделяйте некоторые части вашей речи, чтобы придать им значи­мость.

• Повторяйте ключевые слова и фразы, чтобы подчеркнуть их важ­ность и убедиться, что они поняты.

• Не надо постоянно смотреть в написанный вами текст, загляды­вайте туда, только когда хотите на что-то сослаться или напомнить себе о чем-то.

Использование эффективного невербального общения

Информацию нам передают не только средства общения и язык. То, о чем говорит ваше тело (вне зависимости от того, говорите вы сами в этот момент или нет), не менее, а может быть, и более важно. Ваши слова имеют лишь минимальное воздействие на слушателей по сравнению с тем, как вы используете голос, который, в свою очередь, имеет меньшее влияние, чем ваши визуальные сигналы (А.Мехрабян). Эти визуальные факто­ры включают в себя:

Выражение лица. Соответствует ли выражение вашего лица тому, о чем вы говорите, а также той манере, в которой вы говорите?

Жесты. Нет ничего страшного, если во время речи вы помогаете себе руками. Но не размахиваете ли вы чрезмерно руками так, что группа больше наблюдает за этими движениями, чем слушает вас? Часто для выделения какого-то пункта полезно показать пальцем, но не делаете ли вы это слишком часто и в направлении одного и того же человека? Такое действие может расцениваться, как ата­ка, а указывающий палец может превратиться в кулак!

Язык тела. Передает ли ваша поза интерес или безразличие, оте­ческое отношение или демонстрирует власть? Последнее зачастую можно выразить положением, при котором человек сидит верхом на стуле, спинка которого обращена к аудитории.

Взгляд. Как уже говорилось ранее, от того, куда и как вы смотрите во время своей речи, может зависеть восприятие аудитории. Смот­рите ли вы на слушателей вполне естественно, переводя взгляд с одного человека на другого, или подолгу останавливаете на них взгляд, или вообще избегаете встречаться с ними глазами? Если вы спрашиваете какого-то человека из группы, смотрите на него, если вы задаете вопрос всей группе, используйте взгляд - «маяк», так как вы ждете от них ответа.

Манерность. Каждому человеку в той или иной степени присуща манерность. Оцените, сколько ее у вас, насколько она выразитель­на, и не получается ли так, что слушатели больше обращают внимание на нее, чем на то, что вы говорите? Попросите какого-нибудь коллегу понаблюдать за вами и потом рассказать о своих наблюдениях, - вы удивитесь, обнаружив, сколь вы манерны! Старайтесь обуздать свою манерность, но не совсем от нее избавиться, так как из-за этого ваше взаимодействие с группой будет неестественным и натянутым. Думайте только о том, чтобы она была к месту.

Одна из самых распространенных вербальных привычек, которая мешает размеренному течению лекции и восприятию ее слушающими, - это большое количество «Гм…» и «Э…». Эти звуки люди произносят, прежде всего, когда волнуются и находятся в стрессовом состоянии, например, когда они новички и оказываются перед группой. Избегайте такой привычки: эти звуки становятся более заметными, чем продолжительные паузы.

Невербальное общение – это серьезный и сложный предмет разговора, его использование может привести к положительному или отрицательному эффекту восприятия вербальной презентации, и поэтому рекомендуется уделить этому особое внимание.

Руководство по проведению презентации

В какую бы сферу рекламной деятельности вас ни закинула судьба, вам придется проводить презентации. И чем опытнее вы будете, тем лучше это будет получаться. Желательно начинать работать в этом направлении уже во время учебы, в своей группе. Ниже приводятся не­сколько советов, которые помогут вам комфортно себя чувствовать в ходе презентации и проводить их с энтузиазмом и убедительно [1, c.327].

1. Сразу завладейте вниманием аудитории. Начинайте свое вы­ступление с предмета, который не только привлечет внимание аудитории, но и вызовет уважение к вам как авторитету в дан­ной области и заставит слушателей задуматься над поднятой те­мой. Никогда не извиняйтесь за вступление - это только подорвет доверие.

2. Поставьте себя на мecmo слушающего. Как студент вы хорошо умеете слушать. Что делают лучшие преподаватели, чтобы под­держивать ваше внимание? Воспользуйтесь их ролевыми моде­лями.

3. Будьте готовы к вопросам. Не позволяйте им сбить себя. Нико­му не запретишь задавать вопросы. Если вы не знаете ответа на заданный вопрос, признайтесь в этом. Попросите ответить кого­-нибудь из присутствующих.

4. Отрепетируйте свое выступление. Практикуйтесь перед зерка­лом, пока не почувствуете, что скованность пропала. Когда это произойдет, практикуйтесь в помещении и представьте себе, что выступаете перед слушателями. Можно также попросить друзей послушать вас и дать свои замечания.

5. Обращайте внимание на употребляемые слова и интонацию речи. Если слова и интонация вам самому кажутся не совсем подходящими возможно, так и есть. Акцентируйте слова, кото­рые хотите выделить. Определите паузы для дыхания, если это помогает вам сохранить темп речи.

6. Стойте прямо. Руки должны спокойно располагаться по бокам. Избегайте размахиваний руками. Не вертите в руках скрепки, кол­пачки ручки или т. п. Сначала это будет трудно, но вы научитесь.

7. Поддерживайте визуальные контакты. Если слушателей мно­го, периодически смотрите в глаза находящимся в помещении разным людям. Если один из членов аудитории важнее осталь­ных, контактируйте с ним взглядом чаще.

8. Говорите низким голосом. Используйте нижний диапазон своего голоса. Он звучит лучше и авторитетнее.

9. Для воздействия используйте интонацию. Избегайте монотон­ной речи. Акцентируйте важные слова, отмеченные в ваших за­метках. Для повышения драматичности используйте паузы. Па­уза, которая вам кажется затянувшейся, слушателям может казаться короткой.

10. Сохраняйте соответствующее выражение лица и мимику. Они должны соответствовать произносимым словам. Если что-то вы­зывает смех - смейтесь.

11. До начала выступления проверьте помещение. Ничто так не от­влекает внимание, как отказы вспомогательного оборудования в разгаре презентации. До начала выступления убедитесь, что по­мещение оборудовано необходимыми вам аудио- и видеоуста­новками, которые находятся в исправном состоянии. Проверь­те, расставлены ли так, как вам надо, стулья. Если в ходе презен­тации вы планируете что-либо писать или использовать иллюст­ративные материалы, проверьте наличие доски, блокнотов и проектора.

Опасности и ошибки презентации

Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, - воз­можность утомить аудиторию. Иногда мы и сами устаем. Наша истинная личность редко проявляется в наших профессиональ­ных качествах. Возможно, именно поэтому мы так скучны и не­интересны, когда проводим презентации [2, с.68].

Подкрепление слов визуальными элементами способно более чем в два раза повысить запоминаемость вашего обращения. Если вы приглашаете аудиторию участвовать в проводимой вами презентации, у тех, кто действует наиболее активно, запо­минаемость материала возрастает еще на 90%.

Оценка предлагаемому вами в ходе презентации материалу вы­носится в первые 90 секунд, когда аудитория решает, «подклю­читься» ей или «отключиться». Если проводящий презентацию сотрудник увлекается рассказом о себе или о своем агентстве, аудитория отключается. Или уходит в собственные мысли. При­сутствующие сидят и спрашивают себя: «Когда же он начнет го­ворить обо мне?»

Р. Хофф выделяет людей с «манией презентации», объясняя что она вырабатывается у тех, кто участвовал во множестве провалив­шихся презентаций:

• «Вы знаете об этом намного больше, чем я». (Клиент же нужда­ется в услугах кого-нибудь, кто знает намного больше.)

• «Я так волнуюсь. Надеюсь, вам не видно, как дрожат мои коле­ни» (Формирующий настоящее доверие?).

• «Все мои заметки смялись, просто не знаю, как обойдусь без них» (Клиент думает: «Что я здесь делаю?»). ­

• «Мы понимаем, что вы ждете от нас творчества, поэтому я по­стараюсь быстренько пробежаться по медиа-плану». (В резуль­тате упускается возможность продать весь рекламный пакет).

Р. Хофф также считает, что каждая презентация должна иметь свой насущный вопрос. Но очень часто мы проводим презентацию в сума­тохе. Он также отмечает, что многие проводящие презентацию индиви­ды ведут себя так, как будто не знают, какой слайд нужно продемонст­рировать следующим, и не имеют элементарных знаний о визуальном контакте. Как решать проблемы презентации. Визуальный контакт и связь с аудиторией имеют первостепенное значение [1, c.331].

Поэтому поддерживайте контакты взглядом и держитесь ближе к участникам встречи. Сокращайте расстояние между собой и аудито­рией, как географическое, так и идеологическое. Когда в начале пре­зентации дистанция между присутствующими максимальна, они нерв­ничают.

Не расстраивайтесь и не сбивайтесь, когда вас прерывают. Отвечай­те, но не нападайте. Будьте профессионалом. Если кто-то из присут­ствующих проявляет грубость, оставайтесь вежливым до конца. Ни­когда не теряйте самообладания (в противном случае вы наверняка потеряете заказ).

Участники презентации любят иметь на руках вспомогательные ма­териалы. Поэтому дайте им такие материалы, например, прокомменти­ровав: «Здесь перечислены шесть пунктов, которые я считаю действи­тельно очень важными».

Как побороть волнение? Скажите себе, что вы лучший - и поверьте в это. Расслабьтесь. Проведите презентацию перед зеркалом, слушай­те себя и смотрите на себя. Еще лучше записать выступление на видео. Посмотрите один-два раза запись без звука, в третий раз воспроизве­дите только звук. Вам понравилось, как это выглядит без звука? Если нет, примите меры для улучшения впечатления. Вам нравится, как зву­чит ваш голос? А что можно сделать, чтобы он был убедительнее? До начала презентации активно подвигайте челюстями. Несколько раз медленно глубоко вздохните.

Голос выдает все ваши эмоции - восторг, волнение, ожидание, ску­ку. Голос, это первое, что дает аудитории информацию о вас. И все же мы часто не обращаем внимания на собственный голос. Более низкий голос звучит авторитетнее. И любой может, при соответствующей практике говорить более низким, чем обычно, голосом. Потренируй­тесь, записывая на пленку события текущего дня, произнося их низ­ким тоном голоса: «Сейчас 9 часов утра, я жду автобуса. Вижу, как подходит автобус. На остановке есть несколько человек, но сегодня нерабочий день ...». Послушайте запись. Опять запишите описание проис­ходящего, снова послушайте.

Самое же важное, с точки зрения Р. Хоффа - никогда не забывать о том, что клиент может быть и не всегда прав, но клиент - всегда клиент.