Тема 4. Діловодство як функція управління та її організаційне забезпечення

План

1. Основні функції підрозділів діловодства в юридичній практиці.

2. Контроль за веденням діловодства у підвідомчих апа­ратах.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте функції кадрової служби.

2. Визначте розділи положення про відділ кадрів.

3. Розкрийте поняття "справа", "документ", "документу­вання", "документообіг".

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Основні функції підрозділів діловодства в юридичній практиці

Рушійною силою кожного підприємства, безумовно, є його кадри, адже недарма говорять, що кадри вирішують усе. Питаннями кадрового діловодства на підприємстві може займа­тися самостійний структурний підрозділ підприємства - відділ кадрів або окрема особа, призначена наказом керівника. Суть роботи цього підрозділу полягає в оформленні документації щодо особового складу: накази про приймання, переведення, звільнення працівників, надання відпусток.

На перший погляд, удавана простота ведення кадрової документації на практиці викликає безліч запитань, пов'язаних із правильним оформленням.

На кадрові служби покладені такі функції:

• управління персоналом;

• кадрове діловодство.

Під управлінням персоналом розуміється діяльність, спрямована на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівника­ми. Серед завдань, що стоять перед службою управління персо­налом, є найм, оцінка і відбір персоналу. Основним завданням кадрової служби є задоволення попиту підприємства на праців­ників в якісному і кількісному відношеннях.

Однією з основних частин діловодства є кадрове діло­водство. Ведеться воно за правилами та принципами, встанов­леними для загального діловодства. Чисельний склад і структу­ра відділу кадрів багато в чому залежать від масштабів підпри­ємства й способів досягнення поставлених перед ним цілей. Ор­ганізація будь-якого підприємства починається зі складання по­ложення, в якому перераховуються завдання, функції, права й обов'язки підрозділу.

Положення про відділ кадрів складається, як правило, з таких розділів:

• загальні положення;

• завдання;

• структура;

• функції;

• взаємини з іншими підрозділами підприємства;

• права;

• відповідальність.

У розділі "Загальні положення" закріплені підпорядко­ваність відділу кадрів директорові підприємства.

Розділ "Завдання" містить чітко сформульовані напрями діяльності відділу кадрів, найважливішими з яких є:

• організація роботи із забезпечення підбору, розміщен­ня, використання робітників і фахівців;

• формування стабільно працюючого колективу; ство­рення кадрового резерву;

• організація системи обліку кадрів.

У розділі "Структура" зазначено порядок розробки й затвер­дження структури відділу, його чисельний склад, конкретні напря­ми роботи й закріплені за ними підрозділи відділу.

У розділі "Функції"' розглянуті функціональні обов'язки в галузі кадрової роботи, зокрема:

• розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку підприємства;

• оформлення прийому, переведення та звільнення пра­цівників відповідно до трудового законодавства;

• облік особового складу підприємства;

• зберігання й заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства;

• контроль за виконанням керівниками підрозділів на­казів та розпоряджень у роботі з особовим складом;

• вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, роз­робка заходів щодо її усунення;

• аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їх раціонального використання;

• створення умов для підвищення освітнього й кваліфі­каційного рівня фахівців;

• робота зі створення резерву на висування;

• підготовка пропозицій з поліпшення розміщення й ви­користання робітників;

• підготовка й систематизація матеріалів для атестацій- ної комісії;

• підготовка матеріалів для подання кандидатур робіт­ників, фахівців, службовців до заохочення і нагородження;

• вживання заходів із працевлаштування працівників, що вивільняються;

• здійснення контролю й інструктажу працівників від­ділу кадрів;

• організація контролю за станом трудової дисципліни й правил внутрішнього трудового розпорядку;

• ведення всієї звітності з кадрових питань.

Розділ "Взаємини з іншими підрозділами підприємства" містить перелік документів, які надходять у відділ кадрів, і до­кументів, які направляються з відділу кадрів в інші підрозділи.

Від виробничих підрозділів відділ кадрів одержує заявки на прийом робітників та службовців, подання про заохочення, графіки відпусток. З відділу кадрів у виробничі підрозділи на­правляються відомості про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення всередині підприємства, звільнення робітників та службовців, зміні правил внутрішньо­го трудового розпорядку, відомості, що стосуються питань тру­дової дисципліни. Від бухгалтерії відділ кадрів одержує штат­ний розклад, розрахунки потреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком та інвалідністю.

У бухгалтерію відділ кадрів подає відомості про обліко­ву чисельність працівників, прогули, плинності кадрів, табель обліку робочого часу, проекти наказів про прийом, переміщен­ня й звільнення матеріально відповідальних осіб, листки тимча­сової непрацездатності для оплати, відомості про прийом, пе­реміщення, звільнення та чергові відпустки працівників підпри­ємства.

У юридичний відділ з відділу кадрів направляються на візування накази з особового складу.

У розділі "Права" зазначені основні повноваження, яки­ми наділений відділ кадрів, зокрема:

• право вимагати від всіх підрозділів підприємства не­обхідні для повноцінної роботи відділу кадрів матеріали;

• право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення й звільнення;

• право здійснювати зв'язок з іншими організаціями з питань підбору кадрів;

• право вимагати від інших підрозділів обов'язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.

У розділі "Відповідальність" установлена відповідаль­ність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій і відповідальність працівників відділу, що вста­новлюється посадовими інструкціями.

Питання 2. Контроль за веденням діловодства у підві­домчих апаратах

"Функція" у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управ­ління, називають загальними. Функції, що виділяються за сфе­рами діяльності, називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належить інформаційне забезпечення управління. Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її ви­користання у процесі рішення управлінських завдань. В органі­зації інформаційного забезпечення головна роль належить до­кументуванню. Сукупність управлінських організацій з утво­рення, реєстрації, руху, організації контролю виконання доку­ментів, формування справ, підготовки документів до зберігання називається діловодством. Діловодство (документальне забез­печення управління) - галузь діяльності, що забезпечує доку­ментування й організацію роботи з офіційними документами.

Завдання діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• створення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство містить такі поняття: документування, до­кументообіг, справа, документ.

Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій із метою їх закріплення та передачі.

Документообіг - це рух документів в організації з момен­ту їх отримання чи створення до завершення виконання чи від­правки.

Справа - сукупність документів чи документ, що має відношення до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, яка записана на будь-якому ма­теріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридич­ною особою, у будь-якій організації для використання у своїй діяльності.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. Які основні функції діловодства в юридичній практиці?

2. Яким основним положенням керується відділ кадрів? Охарактеризуйте цей документ.

3. Яка різниця між поняттями "документування" та "до­кумент"?