Тема 14. Організація контролю за ходом виконання документів

План

1. Здійснення контролю за виконанням документів. Ета­пи та послідовність контролю за виконанням документів.

2. Реєстраційно-контрольні картки. Автоматизована форма контролю.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте послідовність контролю документів.

2. Визначте порядок внесення запису до реєстраційно- контрольної картки.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ Питання 1. Здійснення контролю за виконанням до­кументів. Етапи та послідовність контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів містить такі види

робіт:

• постановку документів (доручень) на контроль, на форму­вання картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до вико­навців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконан­ням документів (доручень);

• інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних ор­ганів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

На державних підприємствах, а також у фірмах, які ма­ють великий обсяг документообігу, контроль за виконанням до­кументів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. При постановці документів на контроль на лівому полі простав­ляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставить­ся до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, що одержані шляхом телефонного запиту або при перевірці структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються. В установі з обсягом до­кументообігу понад 25 000 документів на рік періодично скла­даються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки невиконаних у встановлений строк документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до конт­рольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інфор­мації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом. Документ вва­жається виконаним лише тоді, коли поставлені питання виріше­ні й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання до­кумент знімається з контролю. Зняти документ з контролю мо­же тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться відповідна помітка. Дані про ви­конання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.

Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасне та якісне виконання кожного доручення. У контроль­ній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль вико­нання по суті поставлених завдань; строковий контроль. Конт­роль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керів­ники усіх рангів. Контроль за дотриманням строків виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють де­кілька етапів:

1. Постановка документа на контроль, оформлення від­мітки про контроль у документі (18) й у реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); ана­ліз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль у тому випадку, якщо в тексті зазначені або передбачаються конкретні строки виконання.

2. Систематизація реєстраційних форм за строками вико­нання. Вона проводиться з метою виявлення документів, строк виконання яких закінчується "сьогодні", "завтра", "післязавт­ра".

При журнальній формі реєстрації передбачається щоден­на вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При вико­ристанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99 ...) за строками виконання.

Комп'ютерні програми реєстрації та контролю виконан­ня документів повинні робити вибірку за строками виконання автоматично.

3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про строки виконання (при передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного строку, у день виконання).

4. Повідомлення керівника (контролерові) про строки виконання доручення (за один день до закінчення строку вико­нання, у день виконання).

5. Зняття документа з контролю або перенесення конт­рольних строків. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена у письмовій (підпис, гриф твердження, ре­золюція) або усній формі.

6. Складання періодичної довідки або зведення про ви­конавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кіль­кість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (у строк, із порушенням контрольного строку) документів і що знаходяться на виконанні (у строк, із порушенням контрольного строку). Довідка може містити звіт про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або орга­нізації в цілому.

Усередині кожної рубрики картки розставляють за хро­нологією або у валовому порядку реєстраційних номерів. Тра­диційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2, 1) порядок ре­єстраційних номерів і дат. Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на виконанні, і ви­конаних.

Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення опе­ративної довідкової роботи і контролю виконання документів.

Питання 2. Реєстраційно-контрольні картки. Авто­матизована форма контролю

Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5.

У поля картки заносять таку інформацію:

1. кореспондент. Для вхідних документів у цій позиції зазначають реквізит документа, що поступив, для вихідних - відомості переносяться з реквізиту. Досить вказати тільки на­йменування організації. Для внутрішніх - указують вид доку­мента;

2. дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюєть­ся тільки при реєстрації вхідних документів;

3. дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка;

4. короткий зміст - заголовок документа. Якщо необхід­но, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, від­значити наявність додатків тощо);

5. при реєстрації вхідних документів послідовно вно­ситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) та перерозподілу, тобто резолюція керівника. Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів зазначають прізвища тих посадових осіб, кому дане доручення (інформація з тексту до­кумента);

6. строк виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів);

7. послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених докумен­тально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються;

8. фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації ві­дміток про зберігання виконаного документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберіган­ня виконаного документа;

9. у позиції "Примітка" указується фактичне місцезнахо­дження документа в тому випадку, якщо виконаний документ у справу не поміщений або взятий із справи. Записи датуються.

При картковій системі реєстрації для привласнення ре­єстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 із проставленими на ньому порядко­вими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, вихідних і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений до­кументу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. Які є види робіт щодо контролю виконання документів?

2. Яке значення має систематизація документів?

3. Назвіть усі реквізити, які зазначаються в реєстраційно- контрольній картці.