Тема 13. Приймання, розгляд і реєстрація документів. Порядок проходження, опрацювання та відправлення вихідної документації

План

1. Порядок і послідовність розгляду прийнятих документів.

2. Порядок проходження документів.

3. Робота над документами у структурних підрозділах. Вимоги до документів, що відправляються.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте порядок і послідовність розгляду прийнятих документів.

2. Визначте порядок проходження документів.

3. Охарактеризуйте документообіг на підприємстві.

4. Проаналізуйте реєстрацію документів.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ Питання 1. Порядок і послідовність розгляду прийня­тих документів

Приймання та обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:

• первинна обробка;

• попередній розгляд, розмітка;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• направлення на виконання;

• контроль виконання;

• виконання документів;

• підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевір­ці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою "особисто"). Потім необхідно перевірити правильність адресування, вкладе­ного у конверт, кількість аркушів документа, наявність додат-

74

ків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна ві­дмітка на самому документі та у журналі вхідних документів у графі "Примітка". Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, да­ту відправлення і дату надходження, або коли на конверті є по­мітка "конфіденційно", "терміново".

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем-референтом з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, та ті, що реєстрації не погребують. На документах, що реєструються, проставляється реквізит "відміт­ка про надходження", дату надходження, вхідний номер доку­мента. "Відмітка про надходження" не проставляється на додат­ках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріа­лах, що не реєструються. Керівникові направляються на розгляд найважливіші та термінові документи, які надійшли. Ті доку­менти, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям. Після реєст­рації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику фірми. Розглядаючи вхідний документ, він повинен визначити виконавця, дати чіткі та конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки. Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника до­кумент передасться відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з зазначенням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено доку- мент-відповідь), на ньому проставляється відмітка про вико­нання і долучення його до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для під­шивання до справи.

Питання 2. Порядок проходження документів

Організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури і форми роботи з до­кументами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з низки поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, вико­нання і відправка. Незалежно від обсягу діяльності організації, операції з прийняття та відправки документів, зазвичай, прово­дять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованої дільниці - експедиції, як одного із структурних підрозділів служби. У канцеляріях і загальних відділах організації створюється дільниця з прийняття та обробки документів із тими ж функціями. У організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття та обробка документів, операції з їх відправки вико­нуються централізовано секретарем. Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах об­робки вхідних документів. Правила первинної обробки вхідних документів зводяться до наступного:

• перевіряється правильність доставки. Помилково дос­тавлена документація повертається на пошту для пересилання адресату;

• перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збере­женість вкладеного;

• при поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням;

• експедиція веде облік усіх вхідних документів - на до­кументі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий облі­ковий номер документа. Зазвичай, на штампі передбачено місце для наступного зазначення вхідного реєстраційного індексу;

• при первинній експедиційній обробці документ сорту­ється за структурними підрозділами. Головний критерій сорту­вання - адресування документів. Як правило, документи, адре­совані керівництву, передаються у канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані органі­зації (без вказування прізвища посадової особи). Документи, адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.

Згідно рекомендаціям основних положень ГСДОУ, пере­дача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, з канцелярії в структурні підрозділи тощо) здійс­нюється через секретаря цих підрозділів або тих відповідальних осіб, котрі відповідають за роботу з документами.

Питання 3. Робота над документами в структурних підрозділах. Вимоги до документів, що відправляються

Діловодство складає повний цикл обробки і руху доку­ментів із моменту їх створення (чи отримання) до завершення виконання і відправки. Документи закріплюють виробничі від­носини як всередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майно­вих, трудових та інших спорів, що розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами. Великий внесок у вдос­коналення роботи із документами підприємства може внести секретар-референт, оскільки значна частина діловодних опера­цій виконується на його робочому місці. Така централізація доз­воляє проводити всі операції з документами більш кваліфікова­но і широко застосовувати для однотипних робіт засоби оргтех­ніки. Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефектив­ність прийнятої на підприємстві системи діловодства, за наяв­ності досвіду внести істотні зауваження і пропозиції у його зміні.

Організація документообігу на підприємстві.

Документообіг - це рух документів із моменту їх отри­мання або створення до завершення виконання, відправки або здачі у справу.

На підприємстві розрізняють три основні потоки доку­ментації:

• вхідні - документи, які надходять з інших організацій;

• вихідні - документи, які відправляються в інші органі­зації;

• внутрішні - документи, які створюються на підприєм­стві та використовуються працівниками підприємства в управ­лінському процесі.

Усі документи, що поступають на підприємство, прохо­дять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розг­ляд керівництвом, передачу на виконання. Служба забезпечення документації управління (ДОУ), яка може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і надійшли в повному комплекті (за наявності додатку). Інакше вони повертаються автору з відповідною супровідною запис­кою, де пояснюється причина повернення. Конверти від вхідних документів залишають у тому разі, коли за конвертом можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою "особисто" і на адресу суспільних орга­нізацій. Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що поступили, на:

• підприємства, що направляються на розгляд керівнику;

• що направляються безпосередньо в структурні підроз­діли або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну інформацію або ад­ресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівни­ка підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення з яких можуть ухвалювати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресо­вані керівнику підприємства, і документи, що містять інформа­цію з найважливіших питань діяльності підприємства. Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх над­ходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися де­кількома підрозділами або посадовцями, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служба ДОУ зо­бов'язана перевірити правильність оформлення документів, на­явність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають по­верненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонден­цію складають опис розсилки, який підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися у день реєстрації. Внутрішні документи підприємства переда­ються виконавцям під розписку в реєстраційній формі. Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюва­них документів, їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до керів­ника підприємства для подальшого вдосконалення роботи з до­кументами.

Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документу шляхом нанесення на ньому індек­су і дати з подальшим записом необхідних відомостей про до­кумент у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі до­кументи, що потребують обліку, виконання і подальшого вико­ристання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, плано­ві, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути одноразовою. Вхід­ні документи реєструються у день надходження, вихідні та вну­трішні - у день підписання або затвердження. При передачі за­реєстрованого документу з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів містить:

• порядковий номер у межах реєстрованого масиву до­кументів;

• індекс з номенклатури справ.

Приклад:

218/01-15,

де 218 - порядковий реєстраційний номер;

01-15 номер справи, в яку буде підшито документ або його копію (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи з видів документів, кожна з яких реєструється окремо, напри­клад: накази з основної діяльності, накази з особового складу, акти ревізій тощо. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної реєстрованої гру­пи. Для внутрішніх документів, зазвичай, застосовується проста порядкова нумерація, наприклад:

наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Реєстраційні індекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам у межах календарного року. Як реєст­раційні форми, залежно від обсягів реєстрованих масивів доку­ментів, використовуються реєстраційні журнали. Журнали зруч­ні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, оскільки пошук за журналом досить тривалий за часом. Доціль­но вести одночасно декілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще і за видами документів. Крім того, за журналом неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно повторно реєструвати поставлені на контроль за виконанням документів на контрольних картках.

Встановлений такий обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

• автор (кореспондент);

• назва;

• дата;

• індекс;

• дата надходження (для вхідних);

• індекс надходження (для вхідних);

• заголовок або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• дата виконання;

• відмітка про виконання (короткий запис рішення пи­тання по суті, дата фактичного виконання та індекс докуменга- відповіді);

• номер справи.

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений такою інформацією: виконавці, розписка виконавця в отриманні документа, хід виконання, додатки тощо.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. Які етапи проходять вхідні документи?

2. Назвіть основні потоки документації.

3. Які документи потребують реєстрації?