Порядок формирования бланка Сводной ведомости

а) Из табл. 2 в таб. 1 методом простого копирования

* перенести призначные показатели: Ф.И.О. работающих и Таб. № (яч. А27:В42):

- выделить диапазон копируемых ячеек А27:В42;

- на ленте инструментов

вкл. Главная→ гр. Буфер обмена → кн. Копировать

(выделенный диапазон ячеек обрамляется мерцающей рамкой);

- обозначить начало расположения копии, щелкнув в размещаемой копии первую ячейку (А4);

- на ленте инструментов щелкнуть кнопку Вставить

или выполнить команду:

вкл. Главная→ гр. Буфер обмена → кн. Вставить

Можно применить другой способ копирования, обратившись к контекстному меню:

- выделить диапазон копируемых ячеек А27:В42;

- щелчком правой кнопки мыши по любой выделенной ячейке вызвать контекстное меню;

- ком. Копировать;

- установить курсор на начало расположения копии (яч.А4);

- вызвать контекстное меню, щелкнув по табличному курсору (яч.А4);

- ком. Вставить.

б) Из табл. 2 в табл. 1 скопировать рассчитываемые показатели: Основная заработная плата и Доплаты.

Копируемая информация представляет собой данные двух типов:

- текст (оглавления колонок);

- числовые значения (результат вычислений).

Они требуют применения разных методов копирования.

* Примечание

Метод простого копирования применяется к

текстовой информации и исходным данным

* Скопировать оглавления колонок (яч. H27:J32), расположив их, начиная с ячейки С4 и применив метод простого копирования.

* Скопировать результаты вычислений (яч. H33:J42), расположив их, начиная с ячейки С10 и используя режим копирования Вставить связь:

Главная  Вставить  Специальная вставка  Вставить связь

Первый способ

• выделить диапазон копируемых ячеек H33:J41;

в кл. Главная → гр. Буфер обмена → кн. Копировать

- в отведенном на экране месте для размещения Расчетной ведомости (первая экранная страница – см. табл. 1) обозначить начало расположения копии, щелкнув ячейку С10;

- выполнить команду:

на ленте инструментов:

- вкл. Главная  гр. Буфер обмена → кн. Вставить  Специальная вставка

в ДО Специальная вставка

кн. Вставить связь

Второй способ

- выделить массив копируемых ячеек (H33:J41);

- щелчком правой кнопки мыши по любой из выделенных ячеек вызвать контекстное меню;

- ком. Копировать;

- указать начальный адрес расположения копии;

- вызвать контекстное меню и в нем:

ком. Специальная вставка  Вставить связь

* Примечание

Метод копирования:

Главная  Вставить  Специальная вставка  Вставить связь

обеспечивает автоматическое обновление копии при изменении оригинала; применяется к числовой результатной информации.

Статья 4 Расчетной ведомости: Выплаты по больничным листам - результат исполнения таблицы Ведомость оплат по временной нетрудоспособности.

2.1.1.3. Формирование Ведомости оплат по временной нетрудоспособности (бланк таблицы)

Структура Ведомости отражена в табл.3 (см. рис.3)

Расчет выполняется один раз в месяц по всему списочному составу работающих, независимо от факта болезни (таковы особенности программы, применяемые в формировании Расчетной ведомости).

В Ведомость (табл. 3) включены три расчетных показателя: % оплаты, Начислено по больничным листам и Выплаты по больничным листам.

Исходными данными для их расчета являются:

во-первых, нормативы: % оплат по больничным листам, устанавливаемые в зависимости от стажа работы; Норма максимальной оплаты по больничному листу;

во-вторых, оперативные показатели: Стаж работы и Количество дней нетрудоспособности, указанные в больничном листе;

в-третьих, промежуточные данные: Начислено и Количество календарных дней (за двадцать четыре предшествующих болезни месяцев). Их источниками являются соответственно: Расчетные ведомости (колонка Итого начислено) за двадцать четыре предшествующих болезни месяцев.*

*Примечание. Для краткости представления информации в Таблице 3 и далее – в логических выражениях, данные по Начисленной заработной плате приведены не по 24 месяцам, а в интервале - по двум: первому и последнему (1…24).

Методика формирования таблицы

Создание бланка таблицы:

1. Из табл. 2 в табл. 3 методом простого копирования перенести призначные показатели: Ф.И.О. работающих и Таб. №:

• выделить диапазон копируемых ячеек А27:В42;

• применить любой из рассмотренных выше способов простого копирования, расположить копию, начиная с ячейки А53 (ячейки А53:В68).

Рис.3. Ведомость оплат по временной нетрудоспособности (бланк таблицы)

2. Отчеркнуть горизонтальные линии построения бланка таблицы:

- выделить диапазоны ячеек, образующие линии построения (см. табл. 3):

C53:I53

E55:F55

E56:F56

C58:I58

C66:I66

C68:I68

(В колонки А и В отчеркивание перенесено при копировании)

- на ленте инструментов:

вкл. Главная → гр. Шрифт → кн. Граница

- в списке видов границ выбрать вид отчеркивания Толстая нижняя граница, щелкнув по нему мышью.

3. Создать заголовок таблицы:

Заголовок должен быть расположен по центру Таблицы.

Руководствуясь изложенными выше правилами создания заголовка Таблицы, необходимо последовательно для каждой строки заголовка:

• выделить диапазоны ячеек:

А50:I50

А51:I51

А52:I52

• о бъединить ячейки в пределах указанных диапазонов для расположения по центру строк заголовка Таблицы, используя кнопку

вкл. Главная → гр. Выравнивание → кн.

• в каждую строку набрать текст (см.табл.3);

• отредактировать набранный текст в соответствии с образцом (см.табл. 3), выделив строки заголовка и применив команды

• вкл. Главная → гр.Шрифт → кн. и

4. Заполнить оглавления колонок.

«Шапка» таблицы содержит подзаголовки двух уровней, то есть имеет сложную структуру, что определяет последовательность ее формирования:

• занести по словам оглавления колонок C, D, G,H;I;

• для колонок E, F создать подзаголовок первого уровня:

* выделить диапазон ячеек E55:F55;

* на панели Главная щелкнуть кнопку

Объединить и поместить в центре

* набрать текст: за 24 предшествующих месяцев (буквы в тексте набирать через интервал);

* ENTER;

- для колонок E и F создать подзаголовки второго уровня:

* выделить диапазон ячеек E56:F56 и объединить их, щелкнув

кнопку

* набрать текст: начислено (буквы в тексте набирать через интервал);

Оглавления колонок А и В занесены при копировании:

- в ячейки E57 и F57 занести номера месяцев: 1 и 24 соответственно.

(В примере занесены в интервале данные только по двум месяцам периода: первому и последнему. В реальных условиях следует заносить данные за весь обозначенный период: двадцать четыре месяца).

5. Заполнить нормативную таблицу:

- в ячейки А70, А71, А72, А73 занести подписи нормативных показателей соответственно: до5 лет; от 5 до 8 лет; более 8 лет; норма максимальной оплаты по больничному листу.

- в ячейки В70, В71, В72 и В73 занести соответствующие подписям нормативы: 60%, 80%, 100% и 18720.

- в ячейку D70 занести «Кол-во дней за 24 месяца»

- в ячейку Е70 - 730

6. Занести выражение для вычисляемого показателя % оплаты (ячейка D59).

Экономическая методика расчета.

Она сводится к поиску и присвоению каждому работнику нормативного процента оплаты по временной нетрудоспособности в соответствии со стажем его работы.

Если стаж работы менее 5 лет, то установленный процент оплаты равен 60%. В противном случае процент оплаты определяется либо по шкале от 5 до 8, либо более 8, то есть требуется вторая логическая проверка:

Если стаж работы более 8 лет, то установленный процент оплаты равен 100%, а иначе (от 5 до 8 лет) – 80%.

Таким образом, выбор формулы определяется результатами двух логических проверок, а логическое выражение имеет следующее содержание:

=ЕСЛИ(С59<5;$B$70;ЕСЛИ(С59>=8;$B$72;$B$71))

Набор выражения:

• щелчком мыши выделить первую рассчитываемую ячейку D59;

• на панели инструментов Стандартная щелкнуть кнопку

М астер функции

- в ДО Мастер функций:

* на вкладке Категории выбрать тип Логическая;

* на вкладке Функции выбрать вид ЕСЛИ;

- в ДО ЕСЛИ:

* первая строка: набор логического условия.

Методом ссылки на адрес ячейки набрать логическое условие:

С59<5 (стаж работы менее 5 лет):

 щелкнуть мышью ячейку С59;

 набрать знак <;

 набрать 5;

* вторая строка: набор формулы при ответе ДА (условие выполнено):

 щелчком мыши установить курсор на второй строке;

 методом ссылки на адрес нормативной ячейки перенести В70;

 перевести адрес ячейки В70 в абсолютную форму, щелкнув кнопку F4;

* третья строка: набор формулы при ответе НЕТ.

Ответ НЕТ требует дополнительной проверки (см. Экономическую методику):

 щелчком мыши установить курсор на третьей строке окна;

 для удобства занесения второй логической проверки целесообразно вызвать второе ДО ЕСЛИ:

в начале строки набора щелкнуть вызванную для первой логической проверки и зафиксированную функцию ЕСЛИ (при необходимости обращения к другой логической функции ее следует выбрать из списка функций). В результате открывается новое (второе) ДО ЕСЛИ.

- В ДО ЕСЛИ (второе):

* первая строка (логическое условие):

Методом ссылки на адрес ячейки занести логическое условие:

С59>8 (стаж работы более 8 лет):

 щелкнуть мышью ячейку С59;

 набрать знак >=

 набрать 8;

* вторая строка: формула при ответе ДА:

щелчком мыши установить курсор на второй строке;

 методом ссылки на адрес нормативной ячейки перенести В72;

 перевести адрес В72 в абсолютную форму, щелкнув кнопку F4;

* третья строка: формула при ответе НЕТ:

 щелчком мыши установить курсор на третьей строке;

 методом ссылки на адрес нормативной ячейки перенести В71;

 перевести адрес ячейки В71 в абсолютную форму, щелкнув кнопку F4.

Весь процесс набора логического выражения отражается в строке набора.

- ОК.

Формула из строки набора переносится в ячейку D59 и исполняется.

7. Протиражировать формулу из ячейки D59 в оставшиеся ячейки: D60:D65.

8. Ввести выражение для вычисляемого показателя Начислено по больничным листам (ячейка H59).

Экономическая методика расчета

Факт выплат по Больничным листам устанавливается наличием дней нетрудоспособности.

Размер начислений зависит от трех факторов: количества дней нетрудоспособности; среднедневной заработной платы за двадцать четыре месяца, предшествующие болезни; % оплаты.

Среднедневная заработная плата определяется как частное от деления суммы начисленной заработной платы за двадцать четыре месяца, предшествующих болезни, скопированных из Сводных ведомостей (колонки Итого начислено), на количество календарных дней за тот же период.

Логика расчета:

Если количество дней нетрудоспособности равно 0, то и выплаты равны 0; в противном случае расчет выполняется по описанной выше методике.

Выбор пути расчета, определяемый логической проверкой, представлен в виде логического выражения:

=ЕСЛИ(G59=0;0;(E59+F59)/$E$70*G59*D59)

Набор выражения:

• в ыделить первую ячейку: H59;

• щелкнуть кнопку Мастер функций ;

• В ДО Мастер функций:

в категории логическая выбрать функцию ЕСЛИ;

- В ДО ЕСЛИ:

* первая строка: набор логического условия:

 методом ссылки на адрес ячейки перенести G59;

 набрать =0;

* вторая строка: набор формулы при ответе ДА:

 щелчком мыши установить курсор на второй строке;

 набрать 0;

* третья строка: набор формулы при ответе НЕТ:

 установить курсор в третью строку;

 методом ссылки на адреса ячеек набрать формулу:

(E59+F59)/$E$70*G59*D59)

Процесс набора отражен в строке набора

- ОК

Формула переносится в ячейку H59 и исполняется.

9. Протиражировать формулу из H59 в оставшиеся ячейки H60:H65.

При тиражировании формула исполняется, но результат расчета, как и в описанных выше случаях, получается с искажением, так как оперативные данные не занесены.

10. Ввести формулы подсчета итогов по колонкам G и H (ячейки G67 и H67), применив один из методов автосуммирования.

11. Ввести выражение для вычисляемого показателя Выплаты по больничным листам (ячейка I59).

Рассчитанный показатель Начислено по больничным листам должен быть сопоставлен с установленной Нормой максимальной оплаты по больничным листам (В73).

Если Норма превышает Начисление (H59), то выплаты (I59) равны Начислено (H59): I59=H59; в противном случае выплаты соответствуют установленной норме (В73): I59=$B$73.

Логическое выражение в данном случае будет иметь следующее содержание:

=ЕСЛИ (H59<$B$73;H59;$В$73)

Набор выражения:

- Набрать выражение по правилам, описанным выше.

• протиражировать формулу из ячейки I59 в I60:I65;

• подсчитать сумму и разместить ее в ячейку I67.

На этом формирование бланка таблицы 3 заканчивается.

Как и для предыдущей таблицы 2, он создается один раз, перед первым расчетом.

12. Продолжить формирование бланка Сводной ведомости (табл. 1).

По окончании формирования бланка табл. 3 расчетный показатель Выплаты по больничным листам должен быть перенесен в Сводную ведомость, где ему отведено место четвертой статьи начислений по заработной плате.

а) Из таб. 3. в табл. 1 скопировать показатели Выплаты по больничным листам:

• в ыделить диапазон копируемых ячеек I59:I67;

• щелкнуть кнопку Копировать

• в табл.1 щелкнуть ячейку F10 – начало расположения копии;

• выполнить команду:

Главная  Вставить  Специальная вставка  Вставить связь

Правка

б) Из табл. 3 в табл. 1 скопировать название колонки I:

- выделить диапазон копируемых ячеек I53:I58;

- методом простого копирования разместить их, начиная с яч. F4.

Статья 5 Сводной ведомости: Премия

Она является результатом исполнения таблицы Ведомость начисления премии служащим