2.1. Служащие

2.1.1. Этап 1. Создание электронных бланков таблиц 1,2,3,4,5

Под информацию по служащим можно выделить Лист 1 и переименовать его в Служащие.

Для этого:

• щелкнуть правой кнопкой мыши по Лист 1;

• в контекстном меню выбрать команду Переименовать;

• набрать: Служащие;

или

- дважды щелкнуть мышью по ярлыку Лист 1 (активизируется режим редактирования Листа);

- ввести новое имя Листа: Служащие.

- ENTER.

Расчеты по заработной плате сводятся к решению комплекса задач, конечная цель которых – составление Расчетной и Платежной ведомостей.

2.1.1.1. Формирование Сводной ведомости (бланк таблицы)

Сводная ведомость – составной документ, структура которого отражена в его электронном бланке (табл. 1, рис.1).

Статьями (составляющими) Сводной ведомости являются показатели, рассчитываемые в табл. 2-4 (рис. 2-4).

Рис.1 Сводная ведомость по служащим (бланк таблицы)

В табл.1 представлены основные статьи Сводной ведомости. Их перечень может быть расширен.

Как отмечалось выше, расчет каждой названной статьи сводится к исполнению конкретной таблицы. Порядок и методику их формирования рассмотрим в последовательности, продиктованной условиями создания Сводной ведомости.

Статьи 1,2,3,4,5:

Основная заработная плата;

Доплата за совмещение профессий (должностей);

Доплата за руководство (неосвобожденные работники).

Выплаты по больничным листам.

Премии

Статьи 1, 2, 3: Основная заработная плата, Доплаты за совмещение профессий (должностей), Доплаты за руководство (неосвобожденные работники) – результат исполнения таблицы Ведомость начисления основной заработной платы и доплат служащим.

2. Формирование Ведомости начисления основной заработной платы и доплат служащим (бланк таблицы)

Структура Ведомости представлена в табл. 2 (рис. 2)

Расчет выполняется один раз в месяц по всему списочному составу служащих.

В Ведомость включены три вычисляемые показателя: Основная заработная плата, Доплата за совмещение профессий (должностей), Доплата за руководство (неосвобожденные работники).

Исходными показателями для проведения расчета являются:

во-первых, нормативы: Оклад; Нормативный фонд рабочего времени (час.); Доплаты (%) за совмещение профессий; Доплаты (%) за руководство (неосвобожденнные работники);

во-вторых, оперативные данные: фактически отработанное время (час.).

Рис.2. Ведомость начисления служащим основной заработной платы и доплат (бланк таблицы)

Полученная в результате расчета Основная заработная плата является базовым показателем для формирования других статей начисляемых выплат. Методика формирования таблицы

Создание бланка таблицы:

1. Отформатировать колонки, придав им следующую размерность: А-20; F-10; C:E и G:J– 15.

Это действие предполагает изменение загрузочной размерности колонок (8,43) на необходимую для занесения в них оглавлений и данных.

Колонка А:

• выделить щелчком мыши имя колонки А (колонка закрашивается);

• вкл. Главная  гр. Ячейки → Формат  Ширина столбца

- в ДО: Ширина столбца:

Ввести значение – 20;

• ОК.

Можно применить контекстное меню:

- выделить столбец, щелкнуть мышью по его имени: А;

- вызвать контекстное меню, щелкнув по имени столбца (А)правой кнопкой мыши;

- выбрать ком. Ширина столбца;

- в ДО ввести значение 20.

Колонка F:

форматируется аналогично колонке А;

Колонки C:E и G:J

• выделить указанные колонки:

щелкнуть мышью по С и, не снимая палец с мыши, протянуть до E;

• закрепить выделенное нажатием клавиши Ctrl;

• удерживая клавишу Ctrl выделить колонки G:J;

• далее: аналогично форматированию колонки А.

2. Провести горизонтальные линии построения бланка таблицы:

• выделить диапазоны ячеек, образующих линии отчеркивания:

А27 : J27

C29 : D29

I29 : J29

A32 : J32

А40 : J40

А42 : J42:

• щелкнуть ячейку А27 и не снимая палей с мыши, протянуть до J27;

• закрепить выделенный диапазон ячеек, нажав клавишу Ctrl;

• не снимая палец с клавиши Ctrl, продолжить выделение оставшихся диапазонов;

• по окончании выделения всех диапазонов снять палец с Ctrl.

- На ленте инструментов:

* вкл. Главная → гр. Шрифт →кн. Граница

* в списке видов границ выбрать нужный вид отчеркивания: Толстая нижняя граница.

3. Создать заголовок таблицы

* Правила создания заголовка

1. Заголовок, как правило, содержит три зоны:

* первая:

- указывает на тип информации, заключенной в таблице (Ведомость. Рапорт, Отчет, Анализ и т.д.) и не должна отражать действия;

- занимает одну строку;

- набирается заголовочными буквами или более крупным номером шрифта по отношению к остальному тексту;

*вторая:

- раскрывает содержание информации, заключенной в таблице;

- занимает одну или более строк;

- набирается строчными буквами.

*третья

- указывает адресность информации: кому принадлежит (пользователь); за какой период или дату;

- занимает обычно одну строку;

- набирается строчными буквами.

2. Заголовок или отдельные его фрагменты могут быть отредактированы:

- изменен тип шрифта;

- выделен курсивом, жирным/полужирным начертанием, с подчеркиванием.

3. Расположение заголовка:

- если по горизонтальному расположению таблица занимает не весь экран, то заголовок центрируется в пределах таблицы;

- если таблица занимает весь экран или более, то заголовок располагается по центру первой экранной страницы.

а. Занести строки заголовка таблицы..

1-ая строка заголовка:

первый способ:

- выделить диапазон ячеек А24:J24; A26:J26 для размещения текста;

- на ленте Инструментов:

вкл. Главная → гр. Выравнивание → щелкнуть кнопку -(объединить и поместить в центре).

- набрать текст: В Е Д О М О С Т Ь (см. табл.2);

- кл. ENTЕR.

второй способ:

- щелчком мыши выделить первые ячейки в строках - А24; А25; А26

- набрать текст: В Е Д О М О С Т Ь;

- кл. ENЕTR;

- выделить диапазон ячеек А24:J24; А25:J25; для размещения текста;

- на ленте Инструментов:

- вкл. Главная → гр. Выравнивание → кн.

Текст располагается по центру таблицы.

2-ая и 3-ья строки заголовка:

заносятся аналогично первой строке и занимают соответственно 25-ую и 26-ую строки экрана (диапазоны ячеек А25:J25 и А26:J26) – см. табл.2.

б. Отредактировать заголовок:

- выделить три строки заголовка;

- выполнить редактирование:

выделить текст начертанием жирный и курсив, щелкнув соответственно кнопки (полужирный)

и (курсив):

на ленте Инструментов:

в кл. Главная → гр. Шрифт → кн. (или );

изменить (увеличить) размер шрифта:

вкл. Главная → гр. Шрифт → кн. → выбрать нужное значение.

4. Заполнить оглавления колонок. Каждое слово оглавления колонок, кроме подзаголовков, занимает отдельную ячейку и заносится клавишей ENTER.

* Оглавление колонок

В принципе оглавление каждой колонки можно заносить в одну ячейку, применив к ней режим форматирования: перенос по словам.

Однако, принимая во внимание, что фрагменты табл.2., в том числе оглавления колонок, будут копироваться в другие таблицы со сложной структурой «шапки», включающей подзаголовки (табл.1), целесообразно занесение текста делать по первому варианту: занесение по словам.

* Создание подзаголовков:

- выделить диапазон яч. С28:D28;

- на ленте инструментов:

вкл. Главная → гр. Выравнивание → кн. → ком. Объединить по строкам;

- набрать текст: профессия (должность).

Аналогично создать подзаголовок: доплата за:

5. Заполнить справочные данные:

Ф.И.О. работающего (яч. А33:А39), Таб. № (яч. В33:В39), Профессия (должность): основная (яч. С33:С39); совмещение (яч. D33:D39); Совмещение с руководством (несвобожденные работники - яч. Е33:Е39)

6. Заполнить нормативные данные:

Оклад (яч. F33:F39)

7. Создать дополнительную таблицу с нормативными данными:

• в яч. А45, А47 и А48 занести их подписи (длинный текст) соответственно:

Нормативный фонд рабочего времени (час.);

Совмещение профессий (должностей);

Руководство (неосвобожденные работники).

Для размещения длинных текстов в коротких ячейках необходимо изменить параметры этих ячеек.

Для этого необходимо:

- выделить ячейки А45 и А47:А48;

- далее применить один из 3-х способов размещения текста:

1-ый способ:

- щелкнуть правой кнопкой мыши по любой выделенной ячейке;

* в контекстном меню:

выбрать команду Формат ячейки;

* ДО Формат ячеек:

вкл. Выравнивание → опция Переносить по словам.

2 -ой способ:

* вкл. Главная → гр. Ячейки → гр.кн. → ком. Формат ячейки;

* ДО Формат ячеек:

вкл. Выравнивание → опция Переносить по словам

3 -ий способ:

* вкл. Главная → зн. в правом нижнем углу гр. Выравнивание;

* ДО Формат ячейки (открывается сразу вкл. Выравнивание):

Опция Переносить по словам.

• В яч. В45, В 47 и В 48 занести значения нормативов в соответствии с их наименованиями:

яч. В45 – 170

яч. В47 - 40%

яч. В48 – 50%

* Оформление таблицы:

- выделить диапазоны ячеек

А45:В45

А47:В48

- на ленте инструментов:

вкл. Главная → гр. Шрифт → кн. Границы → в списке выбрать нужный вид обрамления

8. Ввести выражение (формула расчета) для вычисляемого показателя Основная заработная плата (ячейка H33).

Экономическая методика расчета:

Величина начисляемой основной заработной платы зависит от следующих факторов:

* должностного оклада;

* нормативного фонда рабочего времени (час.);

* фактически отработанного времени.

Если фактически отработанное время (яч. G33) равняется нормативному (яч. В45), то начисляемая основная заработная плата равна окладу (яч. F33). В противном случае имеет место потеря рабочего времени, а основная заработная плата рассчитывается исходя из: во-первых, среднечасовой заработной платы (частное от деления оклада на нормативный фонд рабочего времени); во-вторых, фактически отработанного времени.

Таким образом, выбор формулы расчета определяется результатом логической проверки фактически отработанного времени, а само выражение называется логическим.

В рассматриваемом случае логическое выражение имеет следующее содержание:

=ЕСЛИ(G33=$B$45;F33;F33/$B$45*G33).

Набор выражения:

• выделить щелчком мыши первую рассчитываемую ячейку: H33;

Далее для набора выражения следует применить один из двух способов его формирования:

1-ый способ:

• н а ленте инструментов:

вкл Формулы → кн. вызвать Мастер функций ;

- в ДО Мастер функции:

* на вкладке Категория выбрать тип логическая;

* на вкладке Функции выдрать вид ЕСЛИ;

• в ДО Аргументы функции: ЕСЛИ

а. первая строка:

набор логического условия

Методом ссылки на адрес ячейки набрать логическое условие G33=$B$45

(Фактически отработанное время равно нормативному):

 щелкнуть мышью яч. G33 (адрес ячейки G33 переносится в строку);

 набрать на клавиатуре знак = ;

 щелкнуть ячейку В45;

поскольку ячейка В45 содержит норматив рабочего времени, единый для всех работающих, адрес ее следует сделать абсолютным, нажав на клавиатуре кнопку F4 (адрес ячейки В45 записывается в строку в абсолютной форме: $B$45).

б. вторая строка:

набор формулы при ответе да (условие выполнено), полученном на логическую проверку;

 щелчком мыши установить курсор на второй строке;

 методом ссылки на адрес ячейки (щелчком мыши) перенести F33 (заработная плата равна окладу);

в. третья строка:

набор формулы при ответе нет (условие не выполнено), полученном на логическую проверку:

F33/$B$45*G33

(заработная плата равна среднечасовой нормативной заработной плате, умноженной на фактически отработанное время):

 щелчком мыши установить курсор на третьей строке;

 методом ссылки на адрес ячейки перенести в строку адрес ячейки F33;

 на клавиатуре набрать знак / (деление);

 методом ссылки на адрес ячейки перенести B45 и перевести ее в абсолютную форму нажатием кнопки F4;

 на клавиатуре набрать знак * (умножение);

 методом ссылки на адрес ячейки перенести в строку ячейку G33.

Весь процесс набора логического выражения отражается в строке набора.

- ОК

Формула из строки набора переносится в ячейку H33 и исполняется.

2-ой способ

- на ленте инструментов:

вкл. Формулы → гр. Библиотека функций → кн. Логические→ из списка выбрать ЕСЛИ;

- ДО Аргументы функции: ЕСЛИ набрать по описанным выше правилам (см.п.8 (а,б,в).

- Протиражировать формулу из ячейки H33 в оставшиеся ячейки (H34:H 39):

• щелчком мыши выделить ячейку H33;

• в нижнем правом углу рамки обрамляющей ячейку «подцепить» мышью маркер (черный квадратик) и, не снимая палец с мыши, протянуть курсор (тонкий черный крестик) до последней ячейки (H39).

При тиражировании формула исполняется.

9. Ввести выражение для вычисляемого показателя Доплаты за совмещение профессий (должностей) – ячейка I33.

Экономическая методика расчета

Если совмещение профессий имело место, то величина доплаты определяется как произведение основной заработной платы на установленный процент доплат; в противном случае она равна 0.

Таким образом, выбор пути решения определяется результатом логической проверки факта совмещения профессий.

Набор логического выражения:

=ЕСЛИ(D33= «нет»;0;Н33*$B$47

- выделить первую рассчитываемую ячейку: I33;

Далее для набора выражения следует применить один из двух описанных выше способов его формирования (см.п.8а, б,в).

1-ый способ:

- на ленте инструментов

вкл. Формулы → кн. вызвать Мастер функций;

• в ДО Мастер функции:

* на вкладке Категории выбрать тип: логическая;

* на вкладке Функции выбрать вид: ЕСЛИ;

- в ДО Аргументы функции: ЕСЛИ;

а. первая строка:

методом ссылки на адрес ячейки набрать логическое условие:

D33 = «нет» (совмещения нет);

б. вторая строка:

набор формулы при ответе «да» (условие выполнено):

ввести 0.

в. третья строка:

набор формулы при ответе «нет» (условие не выполнено):

H33*$B$47;

 методом ссылки на адрес ячейки перенести в строку адрес H33;

 знак *;

 методом ссылки на адрес ячейки перенести адрес В47 и перевести его в абсолютную форму нажатием кнопки F4.

Результат набора отражается в строке набора:

=ЕСЛИ (D33= «нет»;0;H33*$B$47)

- ОК.

Выражение из строки набора переносится в ячейку I33 и исполняется.

- Протиражировать формулу из ячейки I33 в I34: I39.

2-ой способ

- на ленте инструментов:

вкл. Формулы → гр. Библиотека функций → кн. Логические→ из списка выбрать ЕСЛИ;

- ДО Аргументы функции: ЕСЛИ набрать по описанным выше правилам (см.п.9 (а,б,в).

10. Ввести выражение для вычисляемого показателя Доплаты за руководство (неосвобожденные работники) – ячейка J33.