11.3.7.4. Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків

Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені акюм, вона фактично втрачає своє значення.

За цей час уважно переглядають форми обліку фонду і вияв­ляють документи, відсутні під час перевірки, та вживають заходи щодо їх розшуку. На документи, не виявлені на всіх етапах пере­вірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони, які доповнюють необхідними даними.

З картотекою звіряють всі документи, відкладені під час пере­вірки, у яких пе було інвентарних номерів, номери виявилися не­чітко пописаними, або які не відповідали записам в інвентарній книзі чи и «Описі інвентарних номерів» тощо. Після ліквідації по­милок і анаміджспні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, а на книзі штемпель. Картки з картотеки (але не талон) нікім.нон. і знищують. На основі картотеки складають список на вилучення документів у двох примірниках, котрі додаготі, до акта про перевірку.

Наслідки перевірки оформлюють актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правиль­ності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС, а потім затверджується міським або районним відділом культури. Після затвердження, перший примір­ник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а дру­гий передається в бухгалтерію. Після затвердження акта не вияв­лені видання виключають, а відомості про них вилучають із ката логів та картотек.

У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених не­доліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевір­ки обов'язково доводять до відома всіх членів колективу на вироб­ничій нараді.

ІІ.3.7.5. Здавання — приймання фонду

Здавання і приймання бібліотечного фонду здійснюється при зміні матеріально відповідальної особи — керівника бібліотеки або структурного підрозділу, що має фонд. При здаванні — прийманні всього або частини фонду здійснюється перевірка, яка зараховуєть­ся замість чергової. У виключних випадках заміна матеріально відповідальної особи проходить без перевірки фону: в поточному році вже проведено планову перевірку; негайно звільнено завідую­чого; великий обсяг фонду і неможливе залучення необхідного числа співробітників для перевірки в найкоротший строк тощо. У цьому випадку фонд передається на основі облікових документів без акта перевірки. Але новий завідуючий має право вимагати проведен­ня перевірки для встановлення фактичної наявності фонду, за який він нестиме матеріальну відповідальність.

Передача фонду здійснюється на основі наказу директора ЦБС, в якому вказують строк, вид і спосіб перевірки і призначається комі­сія. До складу комісії входять той, хто здає і хто приймає фонд, представник адміністрації (голова комісії) і бухгалтер.

Строки перевірки при здаванні — прийманні фонду не регламен­товані, однак адміністрація зобов'язана створити умови для опера­тивного передання фонду. Керівник бібліотеки приймає рішення: перевіряти увесь фонд або його частину, що взята на баланс, чи здійснювати вибіркову перевірку. При нестачі часу перевіряють тільки твори друку та інші документи, взяті на баланс бібліотеки. При екстреному здаванні фонду зідйснюють перевірку найціннішої частини фонду: рідкісних, дорогих і дефіцитних документів. Кон­кретні назви визначають заздалегідь за каталогами і картотеками відділу комплектування та обробки ТІБС. У цих випадках перевірка •іе зараховується як планова.

Технологія перевірки при здаванні — прийманні фонду не від­різняється від планової перевірки. Результати перевірки фіксують в акті, який підписують всі члени комісії. Після цього передають документи: копію паспорта бібліотеки, щоденник, теки актів, зошит збліку замовлень за МБА, інвентарну книгу господарчого майна, зошит обліку книг, одержаних від читачів замість загублених, а та­кож обладнання бібліотеки. Передачу майна теж оформлюють актом.

До моменту передачі матеріальну відповідальність за стан збе­рігання фонду несе попередній завідуючий. За тим, хто приймає бібліотеку, лишається право не підписувати акт доти, доки попе­редній завідуючий не ліквідує читацьку заборгованість. Після за­твердження акта на передачу фонду новий завідуючий несе мате­ріальну і моральну відповідальність за зберігання прийнятого фонду.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. У яких випадках здійснюється перевірка фонду? В чому її значення? 2. Яка робота здійснюється у підготовчий період проведення перевірки? 3. Роз­крийте склад та обов'язки комісії по перевірці фонду. Хто її створює? 4. Як пе­ревіряють фонд за документами індивідуального обліку? 5. Як перевіряють фонд за допомогою контрольних талонів? 6. Як підбиваються і оформляються підсумки перевірки? 7. ІДо спільного між поточною перевіркою та перевіркою фонду при здаванні — прийманні фонду? 8. Чому при здаванні — прийманні фонду доцільно бібліотекарю, що приймає фонд, працювати з обліковими документами, а бібліо­текарю, що здає фонд,— з виданнями на стелажах?

Контрольне завдання

1. Розрахуйте трудовитрати для проведення перевірки фонду в 20 тис. од. зб. за допомогою контрольних талонів.

2. Складіть акт перевірки фонду.