Приблизні нормы витрату часу під час проведення перевірки фонду цвс

Одиниця виміру обся­гу роботи

Норма часу год., хв.

Найменування роботи

1. Складання плану перевірки книжкового фонду структурного підрозділу

2. Складання розрахунку трудовитрат

3. Проведення інструктажу по перевірці

4. Нумерація книжкових полиць і стелажів

5. Розстановка книг (підібрати книги за шифрами для систематичної розстановки, розставити на стелажах)

6. Перевірка правильності розстановки фон- ДУ

7. Перевірка правильності розстановки книжкових формулярів за інвентарними номерами (алфавітом)

8. Перевірка правильності розстановки чи­тацьких формулярів за номерами, алфа­вітом

9. Перевірка правильності розстановки кар­ток в обліковому каталозі (за алфавітом авторів чи назв)

10. Написання картки читачам, що не повер­нули книги її строк

11. Написання контрольних талонів на книгу

12. Добір контрольних талонів в порядку інвентарних номерів

13. план

    розрахунок інструктаж

    номер примірник

    формуляр

    картка

    талон

    Звірю контрольних талонів з інвентар­ною книгою (обліковим каталогом)

ку перевірки були розставлені на полицях. Перед плановою пере­віркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, не­профільних та зношених документів. Для полегшення організації обліку і звітності на час перевірки нумерують всі стелажі та по­лиці. Перевіряється також і наявність поличних роздільників.

Завчасно готують спеціальні штемпелі для перевірки розміром 1,5X1 см, де зазначають рік її проведення (дві останні цифри року), штемпельні подушки, папір, бланки або зошити для обліку роботи, картки для контрольних талонів, скриньки або коробки для них, номерні роздільники, кольорові олівці, фломастери тощо.

Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у пере­вірці. Ведеться облік роботи кожного працізника, що сприяє опера­тивності і точності її виконання.

Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення пе­ревірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.

11.3.7.3. Основні способи перевірки фонду

Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його без­посередньо з документами індивідуального обліку; перевірка за до­помогою контрольних талонів; перевірка за топографічним катало­гом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з об­сягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосе­редньо за допомогою форм індивідуального обліку. Спосіб перевір­ки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У вели­ких бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійс­нюють перевірку за допомогою топографічного каталога.

Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом без­посередньої звірки книг з інвентарною книгою або «Описом інвен­тарних номерів», а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з «Описом інвентарних номерів», а в певних випад­ках і з обліковим каталогом.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліо­текаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і нази­ває їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видан­ня та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у до­кументі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в «Опису інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевір­ки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у чита­чів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку від­різняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить до­свід, за робочий день два працівники встигають перевірити в серед­ньому лише 400—450 книг. Утруднює перевірку при систематично- алфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відпо­відають порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього способу є те, що від посиленого гортання швидко псуються доку­менти індивідуального обліку.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою конт­рольних талонів. Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого— '/г ка­таложної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: ін­вентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у ліво­му верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані по­трібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового роз­шуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з'ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контроль­них талонів: а) талони складають за обліковими документами, а по­тім звіряють з фондом па полицях; б) талони пишуться безпосе­редньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший ва­ріант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контроль­ні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Опи­сів інвентарних номерів») і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталога, розставляють за алфавітом. Потім їх нуме­рують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні но­мери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає доку­мент з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий — знаходить у картотеці талон з необ­хідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На пере­віреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають па місце Доцільно штемпель перевірки ставити і па книжковому фор­мулярі Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши іллонп з наявним фондом та читацькими формуляра­ми, пні -п. и, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після захо дів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносяті, у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і «Описи інвентарних номерів», а потім — в обліковий або алфавіт­ний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо на­писання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контроль­них талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у чи­тача — з її книжкового формуляра. При написанні контрольних та­лонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотеч­ними працівниками. Талон вкладають у книги, а члени комісії пере­віряють правильність їх написання (повністю або вибірково). По­тім талони виймають з книг, ставлять на них відмітку про перевірку, та складають у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліо­теку закривають на декілька днів. У цей період за даними читаць­ких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Слід пам'ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів із обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим ката­логом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвентарних но­мерів». У залежності від форми обліку контрольні талони розстав­ляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвен­тарною книгою чи «Описом інвентарних номерів»), або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліко­вим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевір­ки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим докумен­том. їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні но­мери або літери зібраних тут талонів. ГІри наступній перевірці до­писують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевір­ки можна залучити водночас багато працівників. До того ж карто­теку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за. допомогою топографічного каталога. Топо­графічний каталог —це каталог, в якому картки розміщені у від­повідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографіч­ного каталога схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталога складніший, ніж для карто- еки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи ча­стини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у строгій від­повідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам біб­ліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на по­лицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну роз­становку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. В кар­тотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топогра­фічного каталога проводять бригадами (по два працівники в кож­ній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог мож­на розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність пере­вірки.

Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.

Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробле­ного. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери Гіровіреііих стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. ЕНдомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.