5.10. Документальное оформление заказа и поставок

В стандартный бланк заказы включают: название документа; порядковый номер; название и адрес компании; должностное лицо, ответственное за заказ;

Наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество товаров, которые поставляют; описание товаров; адрес поставки; цену; расчетный счет; ответственность сторон.

Заграничные фирмы, кроме самих мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) отправляют поставщику. Это заказ на поставку. Он ставит за обязанность поставщику поставлять товары в соответствии с обсужденными условиями, а заказчика - принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 ( розовый) отправляют в финансовый отдел. Этот экземпляр подтверждают передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) ) отправляют в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, отмеченных в бланке заказов и транспортной накладной, и сообщает отдел закупок и финансовый отдел о поставке, которая состоялась.

Экземпляр 4 (зеленый) оставляют для контроля и используют при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

После того как отдел материально - технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр кажется в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных исключительно технических ошибок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их что отображают.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие сообщением о поставке фактически, что поступил товару. При проверке используют и спецификации( описание товара).

Сообщение об отгрузке - документ, который направляет поставщиком потребителю после подготовки продукции отправлению и удерживающий номер заказа и время поставки.

Сопроводительный лист - документ, который обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для данной фирмы.

Документ поставщика - документ, применяемый, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются: название и адрес отправителя; описание продукции; количество мест; масса(вес) продукции; особенности транспортировки; название поставщика.

Подтверждение получения поставки - документ, используемый для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля бухгалтерией соответствия сообщения об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывают номер сопроводительного листа, дату поставки, отправителя, способ транспортировки и дают короткое описание товаров.

5.11. Проверка качества и количества полученной продукции

При принятии продукции необходимо удостовериться, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время и за обсужденную цену.

Качество товаров, которые поставляют, должно отвечать предлагаемым требованиям. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования: наличие оборудования для производства продукции необходимого качества; возможность проводить испытание качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов; контроль и аттестация входных материалов и сырья и др.

Применяемые на практике западу относительно обеспечения качества принятых товаров могут быть классифицированы таким способом:

Таблица 5.1.

Методы принятия партий	Методы приемного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочные методы: Приемный выборочный контроль партий по качественным признакам. Непрерывный выборочный контроль по качественным признакам Приемный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий. Приемный выборочный контрольный качественным признакам. Ревизионный выборочный контроль.	А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение улучшения показателей качества продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции разных поставщиков.