3. Создание отчетов

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчетвключает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

Отчеты представлены в приложении (Приложение 4-8).

4. Разработка эксплуатационной документации

Для разработки данной БД использовалась операционная средаWindowsXPSP3 2011, пакет прикладных программ MicrosoftOffice2010 и его приложение MicrosoftAccess – мощный инструмент обработки данных, БД может эксплуатироваться на любом ПК, при наличии программного продукта MicrosoftOfficeAccess 2010.

Входной информацией будут являться документы, на основании которых будет формироваться расписание консультаций и факультативных занятий на семестр:

- информация о группах;

- информация о преподавателях;

- информация о распределении дисциплин между преподавателями;

- распределение аудиторий на семестр производится по утвержденному календарно-тематическому плану учебной части.

Выходной информацией будут являться отчеты, содержащие сведения об аттестации групп: (Группа, Время начала, Время окончания), расписание консультаций и факультативных занятий: (Преподаватель, Дисциплина, Группа, Время, Аудитории, День недели), сведения о классном руководстве групп (Преподаватель, Группа, Кол-во студентов в группе).

Структура БД позволит упростить бумажную работу персонала учебной части, записывая все данные в базу данных. Структура продукта может быть использована в учебных заведениях, для составления расписания факультативных занятий и консультаций.

1. Инструкция пользователя

1. Запустить Access2010.

2. При запуске Access появляется Предупреждение системы безопасности, для эффективной работы с базой данных, необходимо включить содержимое

3. Автоматически появляется заставка к базе данных, содержащая информацию о разработчике

4. После чего открывается главная кнопочная форма, содержащая кнопки для работы с формами, запросами и отчетами, также кнопки «Закрыть меню», «Закрыть программу»

5. При выборе нужной кнопки открывается контекстное меню, либо нужная форма

6. Для перехода по записям на определенных формах имеются кнопки «предыдущая», «следующая» в виде стрелок.

7. Для возвращения к главной кнопочной форме, необходимо выбрать кнопку «В меню»

8. Для закрытия формы есть специальная кнопка

9. При завершении работы сохранить все необходимые изменения, закрыть файл, и выйти из приложения.