Процессор

В

Х

О

Д

В

Ы

Х

О

Д

Рисунок 2. Процессор системы

Процессор включает в себя правила преобразования входов в выходы; средства этого преобразования; его исполнителей (субъектов управляющего воздействия); объект преобразования. С учетом вышеизложенного схематично модель системы подбора персонала можно представить следующим образом (см. рис. 3).

Функция системы

ВХОД

Внешняя среда

ВЫХОД

Обратная связь

Рисунок 3. Модель системы подбора персонала

Каждый из элементов системы должен выполнять свою функцию во взаимодействии с другими частями системы и с точки зрения существования системы в целом. Поэтому элементом системы может быть “минимальная единица, способная к относительно самостоятельному осуществлению определенных функций”. Для каждого элемента должны быть определены: а) функции внутри системы, б) цель использования, в) чем и как он способствует выполнением системы в целом своих функций (см. табл. 6 ).

Элементы системы имеют определенные взаимосвязи и взаимоотношения внутри системы. Компоненты системы связаны между собой как непосредственно, так и опосредованно (через другие компоненты).

Внешние связи системы реализуются входными и выходными элементами, а также обеспечиваются функцией системы.

Обратная связь системы заключаются в том, что результат предыдущего действия влияет на последующее течение процесса: причина испытывает на себе обратное влияние следствия. Если обратная связь усиливает результат первоначального воздействия причины, то она называется положительной, если ослабляет - отрицательной.

Роль обратных связей в системе трудно переоценить. Только благодаря им в системе могут происходить процессы целенаправленной деятельности и управления. Они невозможны, если управляющая подсистема не будет получать информацию об эффекте воздействия, и именно обратная связь обеспечивает относительную устойчивость системы, позволяет формировать повторяющиеся процессы.

Связи превращают систему из простого набора компонентов в единое целое и вместе с компонентами определяют состояние и структуру системы, конечно, при определяющем влиянии функции.

Структуру системы можно определить как совокупность компонентов и внутренних связей системы. Иногда ее определяют как совокупность элементов и связей или отношений, но чтобы действительно познать структуру системы, нужно провести последовательную декомпозицию ее, то есть выделить в ней подсистемы всех уровней, доступных анализу, и ее элементы, которые, в соответствии с задачами исследования, не делятся на составляющие их части.

В качестве компонентов рассматриваемой нами системы (а точнее ее модели) мы выделяем следующие (см. рис. 3).

1. Правила преобразования входов в выходы или подсистему философии подбора персонала, включающую в себя концептуальные подходы, принципы подбора, а также формы его обеспечения. Одним словом, философия - методологические принципы, лежащие в основе функционирования системы.

Основными концептуальными подходами к подбору персонала, оказывающими определяющее воздействие на специфику целей подсистем и их функционирование, могут быть следующие:

• найм персонала соответствующего нынешним нормам или привлечение «новой крови»,

• найм для текущей работы или долгосрочной карьеры,

• найм подготовленных или подготавливаемых.

Можно выделить следующие основные формы обеспечения рассматриваемой нами системы.

1. Научно-методическое обеспечение определяет общие методологические принципы подготовки и проведения процедуры привлечения дополнительного персонала в организацию.

2. Организационное (нормативное) обеспечение – совокупность внешних и внутренних регламентов, документов распорядительного, организационного характера, а также других документов, которые определяют полномочия субъектов системы.

3. Правовое обеспечение предполагает конкретизацию принципов функционирования и поведения каждой из подсистем и системы в целом с точки зрения соответствия их нормам законодательства, соблюдения прав соискателей и работников, разработку и утверждение локальных нормативных актов.

4. Кадровое обеспечение – вовлечение в процесс работы системы необходимого количества достаточно квалифицированных управляющих субъектов (руководителей высшего и среднего звена, внешних и внутренних экспертов, специалистов по управлению персоналом, психологов, юристов и др.).

5. Материально-техническое – финансирование проводимых мероприятий, обеспечение соответствующими помещениями и оснащение их требуемой оргтехникой.

6. Информационное обеспечение – предполагает наличие максимально полной и достоверной информации обо всех элементах системы (например, вакантной позиции, ее целях и задачах, условиях найма, стратегии развития организации, ситуации на рынке труда и др.).

7. Программное обеспечение предусматривает автоматизацию отдельных этапов работы (регистрация, накопление, передача, обработка информации), применение в процессе функционирования системы апробированных программных продуктов.

В зависимости от критериев, являющихся преобладающими в процессе изучения претендентов (уровень образования кандидата, социально-психологические, психофизиологические свойства личности, состояние здоровья), выделяются следующие основные виды отбора.

1. Профессиональный отбор – оценка опыта, профессиональной компетенции и трудовых достижений соискателя.

2. Образовательный отбор предназначен для выявления у соискателей объема знаний, необходимого для занятия вакантной должности. Он позволяет обеспечить требуемый начальный уровень подготовки специалистов. Образовательный отбор может осуществляться по оценкам, ранее полученным в учебных заведениях и с помощью специальных методик, в том числе, ориентированных на оценку уровня общего развития.

3. Социально-психологический отбор предназначен для выявления тех социально обусловленных психологических свойств личности, которые необходимы для успешной работы человека в коллективе, отражают его стремление и готовность выполнять производственные задачи, свои профессиональные обязанности, а также способствовать появлению чувства удовлетворенности своим трудом.

4. Мотивационный отбор – осуществляется с целью изучения направленности личности, мотивов ее поведения, интересов и потребностей, и определения соответствия их целям и возможностям организации.

5. Психофизиологический отбор предназначен для выявления у соискателей тех психофизиологических свойств, которые необходимы для успешного выполнения предусмотренных рассматриваемой должностью функций.

6. Медицинский отбор заключается в выявлении тех лиц, состояние здоровья и уровень физического развития которых позволяет успешно и в установленные сроки выполнять функциональные обязанности на данной вакантной должности. Медицинский отбор производится лишь для определенных групп профессий.

Для наиболее эффективной оценки соответствия профессиональных и личностных качеств претендентов требованиям вакантной должности могут применяться различные комбинации видов отбора.

К числу возможных стратегий отбора относятся: единичная, совокупная, последовательная, отбраковочная и приемочная.

В случае единичной стратегии отбор производится по единственному критерию.

При совокупной стратегии к соискателям применяются все методы оценки, а окончательный выбор делается на основе комбинированной оценки группы параметров.

В рамках последовательной стратегии все соискатели вначале подвергаются оценке по первому критерию, а затем в зависимости от ее результата разделяются на три группы - отобранную, отвергнутую и оцениваемую по второму параметру.

Отбраковочная стратегия предусматривает процедуру, в соответствии с которой некоторые соискатели отвергаются на основе их оценок по первому критерию, а оставшиеся подвергаются проверке по второму.

В случае приемочной стратегии ряд соискателей отбирается с учетом их оценок по первому параметру, а остальные подвергаются проверке по второму.

Система подбора персонала строится на основе следующих принципов.

Научность – использование всех современных научных разработок, которые способны обеспечить максимальную эффективность привлечения персонала в организацию.

Обоснованность. Система подбора персонала должна быть научно обоснована во всех ее элементах. В первую очередь следует обосновать необходимость привлечения дополнительного персонала.

Комплексность означает разработку и создание таких методических, организационных, материально-технических, кадровых, правовых и прочих условий, которые позволят осуществить всестороннее изучение и оценку, как вакантной должности, так и профессиональных и личностных качеств каждого кандидата для наиболее правильного решения вопроса об их соответствии.

Объективность – сведение к минимуму влияния субъективного мнения управляющего субъекта на результаты функционирования системы.

Последовательность (этапность). Использование этого методологического принципа предусматривает рациональную последовательность действий при подготовке и проведении процедуры, что обеспечивает создание всех условий, а также нарастающее накопление информации или получение новых сведений о свойствах, способностях и возможностях человека в процессе непосредственного изучения претендентов.

Целесообразность этапной процедуры подбора персонала обусловлена тем, что в результате одномерного обследования, возможности которого и объем обычно ограничены, нередко не удается получить полную информацию о человеке.

Принцип эффективности означает обоснование, разработку и проведение таких мероприятий по выявлению соответствия профессиональных и личностных качеств претендента требованиям вакантной должности, которые были бы оправданы в отношении материальных и финансовых затрат на их осуществление, с одной стороны, и сопровождались бы положительными экономическими и социальными результатами - с другой.

Определение субъекта и объекта системы подбора персонала сопряжено с рядом сложностей, особенно когда агентами отношений выступают два носителя субъектности (работодатель и соискатель).

При выделении субъекта обычно апеллируют к активности, считая субъекта деятельности источником активности, направленной на объект. Это отношение достаточно сложно установить в нашем случае, где оба носителя активности обладают волей и определенными намерениями. Но мы рассматриваем систему подбора персонала, прежде всего с позиции организации и ее службы управления персоналом. Помимо активности в качестве основания для выделения субъекта и объекта может быть названа степень свободы, компетенции в выборе средств управляющего воздействия. И третьим критерием, позволяющим провести условную границу, на наш взгляд, можно назвать ответственность за результат взаимодействия. Субъект управления ответственен за результат не только перед собой, но и перед системой в целом. Естественно, что во многом этот результат детерминирован объективными характеристиками объекта управления, то есть в определенном смысле объект управления тоже «ответственен за результат», но в смысле самоопределения. Таким образом, можно, хотя и с определенной долей условности утверждать, что объект – человек, добровольно согласившийся (то есть занявший пассивную позицию) предоставлять о себе информацию и пройти некоторые испытания. Хотя в случае применения метода самооценки он снова выступает в роли субъекта.

Таким образом, управляющая подсистема – субъект, представляющий работодателя (служба управления персоналом, линейный руководитель, психолог, эксперт и др.). Функция управляющей подсистемы заключается в разработке и применении методов управляющего воздействия на объект.

Остановимся подробнее на характеристиках выделенного нами субъекта. Это может быть как индивидуальный, так и коллективный субъект. В составе коллективного субъекта могут присутствовать как внутренние, так и внешние эксперты (сторонние специалисты в рассматриваемой сфере деятельности, привлекаемые психологи, консультанты). Индивидуальные субъекты могут различаться по уровню должностей относительно изучаемой вакансии (высшее, линейное руководство, коллеги, подчиненные, служба персонала). И, несмотря на это, ключевыми принципами при формировании коллективного субъекта будут следующие:

• принцип компетентности – индивидуальный субъект (эксперт) должен обладать достоверной информацией о рассматриваемой вакансии, организации и быть способен использовать методики, инструменты, предусмотренные для каждого этапа;

• принцип эффективности – выбор и включение эксперта в состав коллективного субъекта должен обеспечить максимум эффекта при минимуме затрат на его участие;

• принцип достоверности (надежности) – индивидуальные субъекты должны обеспечить комплексный, всесторонний охват и оценку, как рассматриваемой вакантной должности, так и претендующих на нее специалистов.

Управляемая подсистема (объект) – человек, претендующий на занятие вакантной должности. Так как рассматриваемая нами система носит информационный характер, то в процессе функционирования ее управляющая система (субъект) не оказывает прямого (физического) воздействия на объект, а воздействует опосредованно (с помощью специфических инструментов) на те или иные черты, свойства, характеристики объекта. Рассматриваемый нами объект системы подбора персонала сложен, многогранен и требует подробного детального рассмотрения, чему и будет посвящена следующая глава.

Подсистема методов воздействия – последовательность определенных этапов, управляющих воздействий субъекта на объект с применением присущего для каждого этапа набора инструментов. Процесс управляющего воздействия субъекта на объект характеризуется наличием специфических требований к субъекту и условиям применения тех или иных методов, и по сути своей составляет понятие подбора персонала как процесса, то есть включает планирование подбора, набор, отбор, выбор, найм и последующий отбор (испытательный срок).

Результаты проведенного исследования позволяют сделать окончательный вывод о том, что подбор персонала – система, представляющая собой совокупность элементов (целевой подсистемы, подсистемы философии подбора, управляющей и управляемой подсистем, а также методов управляющего воздействия) взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, созданная и функционирующая с целью удовлетворения потребности организации в дополнительном персонале.

Функционирование системы представляет собой происходящую по определенным законам реализацию во времени и пространстве ее функции. В процессе функционирования система достигает определенного результата - эффекта. Под эффективностью традиционно понимают соотношение результатов (зачастую экономических) и затрат их обусловивших.

Однако применение прямого соотношения эффекта и затрат для оценки такой специфической системы как подбор персонала ведет к искажению реальной величины эффективности. Это отклонение обусловлено тем, что не все результаты и затраты подбора персонала поддаются количественному измерению, а также может отсутствовать прямая зависимость между затратами и эффектом подбора, а также существовать временной лаг проявления отдельных результатов подбора. Вследствие чего, при определении эффективности подбора необходимо также учитывать уровень удовлетворения потребностей субъектов подбора (потребностная эффективность) и меру полноты и качества достижения поставленной перед системой цели, выполнения ею своего предназначения в среде (целевая эффективность).

Таким образом, комплексное понятие эффективности подбора персонала должно отражать синтез потребностной, целевой и экономической эффективности. В случае рассмотрения эффективности системы подбора персонала с позиции организации ее можно определить как степень удовлетворения количественных и качественных, текущих и перспективных потребностей в персонале при минимуме затраченных ресурсов.

Иное дело - оптимум системы. В теории систем, как и в математике, понятие оптимальности применительно к некоторому объекту означает, что, во-первых, существует критерий, по которому производится оптимизация, и, во-вторых, состояние объекта в смысле определенном заданным критерием является наилучшим из всех возможных. Зачастую при подборе персонала таким критерием выступает степень соответствия кандидатов требованиям вакантной должности. С этой позиции оптимумом системы подбора персонала может считаться получение на выходе максимального соответствия профессиональных и личностных характеристик кандидата требованиям должности при использовании выделенных в целях подбора финансовых, трудовых, временных и иных ресурсов.

Система подбора персонала может быть эффективной, но не оптимальной и как эффективной, так и оптимальной.

В качестве примера эффективной и оптимальной работы системы можно назвать ситуацию, когда произведен найм сотрудников требуемого количества Х, необходимого уровня квалификации У, в соответствие с запланированным бюджетом временных, трудовых и финансовых ресурсов Z. Если же в подобной ситуации среди кандидатов окажется специалист, уровень квалификации которого превышает необходимый (обозначенный в требованиях должности), найм данного кандидата будет свидетельствовать об очень высокой эффективности функционирования системы, но оптимума системой достигнуто не будет.

Как эффективность, так и оптимальность системы сильно зависят от того, насколько эффективны и оптимальны ее подсистемы, и наоборот, однако зависимость здесь не прямая: эффективность функционирования компонентов способствует эффективности системы в целом, но не всегда приводит к ней в силу системного свойства интегративности. Что касается оптимума, то здесь еще более сложная и противоречивая зависимость, которая может быть даже обратной: достижение системой глобального оптимума нарушило бы нормальное функционирование подсистем; а подсистемы не могут одновременно достичь оптимума, ибо это может вывести за допустимые пределы переменные других подсистем. Более того, стремление к оптимуму может иногда даже ухудшить состояние системы или вынудить ее перейти на режим функционирования, ведущий к разрушению.

К примеру, каждая из подсистем рассматриваемой нами системы является оптимальной, то есть достигает в своем функционировании максимально допустимого при заданных ресурсах значения целевой функции. В целевой подсистеме максимально детализированы и конкретизированы требования к потенциальному сотруднику (вплоть до цвета глаз, роста, веса, района проживания и т.п.); субъект состоит из максимально возможного количества квалифицированных специалистов различного профиля; используется максимально возможное количество методов изучения соискателей, их характеристик и свойств; объекта представляет максимально возможное количество потенциально пригодных претендентов. В результате чего мы можем столкнуться с бесконечной процедурой функционирования системы в силу ряда причин: невозможности подобрать реального человека соответствующего излишне детализированным требованиям; невозможности субъектов прийти к какому-либо единому мнению; неспособности субъектов применить очень сложные и очень эффективные методы управляющего воздействия на объект и т.п. Что влечет разрушение системы подбора персонала.

Аналогичная ситуация может наблюдаться и при оптимальности каждой из подсистем управления персоналом в отдельности и при этом угрозе разрушения системы управления персоналом в целом.