Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.

Обычно письма этого вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», далее указываются поисковые реквизиты (заголовок, дата и номер) направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма короткий и оформляется на формате А5. Заголовок в сопроводительных письмах может отсутствовать.

Тексты сопроводительных писем

Пример 1

В соответствии с достигнутой между нами договоренностью направляем на Ваш адрес договор от 21.05.2005 № 54 на поставку оцинкованного листа.

Просим на указанных документах поставить подпись и печать и один экземпляр вернуть на наш адрес.

1. Договор на 3 л. в 2 экз.

2. Приложение N° 1 к договору на 1 л. в 2 экз.

Пример 2

Высылаем Вам текст Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость. Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных постановлением министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 17.06.2005 № 63. Учитывая, что данный документ вводится в действие с 01.08.2005, предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: инструкция на 10 л. в 1 экз.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание — это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В этом случае в письме дословно повторяется текст первого письма.

Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-напоминаниях: «Несмотря на неоднократные напоминания...», «Напоминаем Вам о...», «Напоминая о..., просим Вас...», «Вторично ставим Вас в известность о...», «Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание,..».

Тексты писем-напоминаний

Пример 1

Напоминаем Вам о том, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта... до 30.08.2005.

По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.

Пример 2

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание на то, что поставка оцинкованного листа по договору от 21. 05.2005 № 54 должна быть осуществлена Вами до 01. 09.2005.

В случае нарушения указанного срока поставки мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.