Раздел III. Документирование управленческой деятельности

Изучая раздел, следует иметь в виду, что в современных условиях значительно возрастает объем и сложность решаемых задач. Наряду с этим усложняется информация, с которой приходиться работать руководителям. При всем многообразии документы составляются на определенных бланках, стандартных листах бумаги с заранее нанесенными типографским способом или с помощью штампа реквизитами. В соответствии с СТБ 6.38-95 разрабатываются бланки следующих двух видов: бланк для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов.

Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках должны соответствовать стандарту. Реквизиты располагаются продольным и угловым способами. Необходимо изучить расположение реквизитов в приложениях, приведенных в пособии.

Документы делятся на организационные, распорядительные и информационно-справочные. Они имеют свои особенности подготовки и оформления.

В результате изучения правил оформления организационных и распорядительных документов студент должен научиться разрабатывать и составлять следующие документы: устав, положение о предприятии, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка, приказ, распоряжение, постановление, выписку из приказа, выписку из постановления.

Изучая состав и правила оформления информационно-справочных документов, необходимо получить навыки составления докладной и объяснительной записок, акта, справки, письма, протокола, выписки из протокола, телеграммы, телефонограммы.

Студентам необходимо также иметь представление о документировании трудовых отношений. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, трудовая книжка, личное дело, заявление, автобиография, характеристика, личная карточка, штатное расписание. Задача студентов состоит в том, чтобы рассмотреть особенности оформления приказов по личному составу, правила написания заявления, изучить документы, которые должны содержаться в личном деле, сроки выдачи трудовой книжки при увольнении.

Машинописное оформление документов осуществляется по определенным правилам, которые также следует подробно рассмотреть при изучении данного раздела.

Раздел IV. Организация работы ведомственного архива

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по окончании года. Оформление дел включает комплекс работ по их технологической обработке и проводится работниками соответствующих

структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Следует рассмотреть составляющие полного оформления дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросшивателях.

На заверенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив организации. Студенту необходимо выяснить требования к составлению описи дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются акты о выделении дел к уничтожению. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта об этом производится после составления годовых разделов сводных описей для постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения (в организациях негосударственных форм собственности, не имеющих договора с государственным архивным учреждением, акты утверждаются руководителем организации после согласования описей дел постоянного хранения ЭК организации). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Учреждения государственной архивной службы проверяют правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период, их утверждения руководителем организации, согласования с экспертной комиссией организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном месте и сдаются работниками службы делопроизводства или архива организации в учреждения, ведающие заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Тема: Деловое письмо

Деловые письма – это официальная корреспонденция, обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, электронной почтой, посредством факсимильной связи.

Деловые письма выражают интересы организации, юридического лица. Информация, содержащаяся в письме, носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает почтового отправления. Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Несмотря на появление факса, сотовой связи, электронной почты объем переписки уменьшился незначительно.

По функциональному признаку письма делятся на:

Инициативные ( требующие ответа)

Письмо-запрос

Письмо претензия

Письмо-предложение

Письмо-просьба

2. Письма, не требующие письма-ответа

Напоминания

Извещение

Подтверждение

Сопроводительное

Гарантийное

В письмах- просьбах указывается просьба направить, прислать, сообщить что-либо.

Письмо- приглашение может быть адресовано конкретному лицу или массовому адресату.

Инструкционные письма исходят из государственных органов управления

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения о направлении адресату документов или материальных ценностей.

Письмо подтверждение направляется для подтверждения получения документов, материальных ценностей.

По признаку адресата деловые письма бывают обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Письмо содержит следующие реквизиты:

Наименование организации

Почтовые данные

Коммуникационные и коммерческие данные

Дату

Индекс

Ссылку на дату и индекс

Адресат

Заголовок

Текст

Подпись

Отметку об исполнителе

В зависимости от вида писем используются различные фразы- клише

Считаем необходимым выразить…

В связи с открытием…

Ставим Вас в известность…

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество…

Всегда к Вашим услугам..

Деловое письмо, посвященное сложному вопросу, состоит из двух частей.

Вступления

Выводов

Тон письма должен быть корректным и деловым. Согласно этикету нельзя начинать письмо с отказа. Письмо следует излагать от имени коллективного лица «Мы» или указывать название организации. Основным условием убедительности письма является его доказательность: точность в подборе фактов, четкость словесных формулировок. Это особенно важно в кризисные моменты в сфере деловых отношений