Өзіндік бақылауға арналған сұрақтар

1. АТ мен АЖ-ның орны мен мәні қандай?

2. АТ-ны қамтамасыз ететін әрбір ішкі жүйенің қолданысы мен қажеттігі неде?

3. Ұйымның АТ-сы мен АЖ-сын құрудың маңызды әдістемелік және ұйымдық-технологиялық қағидаларының мәнін ашып көрсетіңіз.

4. ШҚҚЖ-ды ұйымдарды басқаруда АЖ-ны жобалау объектісі ретінде сипаттаңыз.

5. АЖ мен басқару үдерісінің инжинирингін жасаудағы өзара байланысты ашып көрсетіңіз.

6. Бизнес-үдерістердің реинжинирингі мен контроллингіндегі АТ-ның рөлін негіздеңіз.

7. ШҚҚЖ мен басқарушылық шешімдерді қалыптастырудың негізгі кезеңдерінің мәнін ашып көрсетіңіз.

8. Ол бойынша шешімдер іріктелетін критерийлерді атаңыз.

9. АЖ мен АТ-ны құру барысында пайдаланушының жобалық құжаттамаларды жасауға қатысу қажеттігін негіздеңіз.

10. Ұйымның басқарудағы ақпараттық жүйелер мен ақпараттық технологияларды құрудың едәуір жиі қолданатын әдістері мен нұсқаларын сипаттаңыз.

11. Ұйымды басқарудың АЖ-сы мен АТ-сын ары қарай жобалау үшін міндет қою технологиясының мәні неде?

Дәріс № 3. Тақырыбы: аж-ны ақпараттық қамтамасыз ету

Мақсаты: Ақпараттық қамтамасыз ету түсінігі мен оның құрылымын қарастыру.

Жоспары:

• Экономикалық ақпараттың құрылымы

• Ақпараттық қамтамасыз етудің (АҚ) құрылымы мен мазмұны

• Экономикалық ақпарат кодтары мен жіктеуіштері түсінігі және оларды қолдану технологиясы

• Кіру және шығу құжаттарын әзірлеу тәртібі

• АЖ-ны құру жағдайында құжат айналымын жетілдіру және электрондық құжат айналымын қолдану

• Машина ішіндегі ақпараттық қамтамасыз ету құрылымы

• Деректер қоры, оның құрамы және ерекшеліктері

• Деректерді сақтау орны және білімдер қоры

Ақпараттық қамтамасыз ету басқарылатын объектінің жай-күйін сипаттайтын ақпараттарды көрсетуге арналған және басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін негіз болып табылады.

Ақпарат – ақпараттық қамтамасыз етудің негізі. Машиналы өңдеу теориясында ақпарат басқару мақсатында оны жаңғырту технологиясына қатысты, яғни жинау, беру, сақтау және өңдеу объектісі болып табылатын мәліметтер жиынтығы ретінде қарастырылады. Ақпарат құжаттар мен компьютерлерде белгіленуі мүмкін; еңбек құралы мен заты болып табылады.

Еңбек құралы ретінде ақпарат басқарушылық шешімдерді орындау мақсатында басқару объектісіне әсер етеді. Ақпарат еңбек заты ретінде ақпараттық технологияларды құру негізі болып табылады.

Экономикалық ақпараттың құрылымы айтарлықтай күрделі және құрудың сатылы құрылымы бар ақпараттық құрылымдардың түрлі құрамдастырымдарын қамтиды. 3.1-суретте ақпараттық жүйенің сатылы құрылымының мысалы келтірілген.

Экономикалық ақпаратты құрылымдаудың логикалық әдісі олардың атқарымдық қолданысына байланысты келесі құрылымдық бірліктерді ерекше атап көрсетуге мүмкіндік береді: деректеме, көрсеткіш, құжат, ақпараттық хабарлама, ақпараттық ауқым (файл), ақпарттық ішкі жүйе және ақпараттық жүйе. Автоматты өңдеудегі түрлі құрылымдық элементтердің атқарымдық қолданысы мен рөлін қарастырайық.

3.1-сурет. Экономикалық ақпараттың құрылымы

Дербес компьютерлерді қолдану жағдайында есептік және қаржы-кредиттік ақпараттарды автоматты өңдеу ақпарат қандай да бір топтастырылған деректеме-белгілер, мысалы бухгалтерлік есептің шоттары, клиенттер, жұмысшылар және т.б. бойынша орналасқан әр түрлі ақпарлар, кестелер, ведомостьтар алуға мүмкіндік береді. Топтастыруды орындау үшін топтастырылған осы деректеме-белгілерді шартты белгілермен кодтау қажеттігі туындайды, ал ол үшін әр түрлі жіктеуіштер қолданылады.

Жіктеуіш – бұл жіктелген белгілері (номенклатурасы) мен олардың кодтық мәндері бойынша объектілердің, заттардың, құбылыстардың біртекті атауларының жүйеленген жиынтығы.

Код – кодтау жүйелерімен белгіленген белгілі бір ережелер бойынша объектінің сандық немесе алфавиттік-сандық белгілермен белгіленген шартты белгісі.

Кодтау – шартты белгілерді (кодтарды) номенклатура позицияларына тағайындау үдерісі. Кодтар сандық, әріп және аралас (мысалы: сандық код – 21325, әріп – АБС, аралас – АБ180) болуы мүмкін.

Экономикалық міндеттерді ДК-да өңдеген кезде мнемокодтар – объектінің шартты қысқа белгілері жиі қолданылады. Мысалы, кейбір машиналы программаларда мнемокодтармен құжаттардың атаулары, мысалы үшін, төлем тапсырысы – ТТ кодталған.

Бірқатар жағдайларда машиналы программа номенклатураны автоматты кодтауды, сондай-ақ штрих-кодтарды пайдалануды қарастырады.

Кодтарға бірнеше талаптар қойылады: олар кодталуға жататын барлық номенклатураларды қамтуы тиіс; бір экономикалық объектінің ішіндегі түрлі міндеттер үшін бірдей болуы тиіс (мысалы, материалдарды, бөлімшелердің кодтары бухгалтерлік есеп, қойма есебі мен материалдық-техникалық жабдықтау міндеті үшін бірдей болу керек); тұрақтылығымен ерекшеленуі; еркін номерлер резерві (код мәнінің ұлғаюына әкелуі мүмкін болғандықтан артық болмауы керек) болуы; кодтық белгінің ұзындығы минималды болуы тиіс.

Кодтаудың негізгі мақсаты – объектілерді бірмәнді белгілеу. Кодтаудың көмегімен экономикалық ақпаратты өңдеумен байланысты негізгі қызметтер атқарылады: ақпараттарды байланыс арналары бойынша есептеу жүйелеріне енгізген кезде олардың көлемін азайту; негізгі сөздер бойынша ақпарат іздестіру және іріктеу; әр түрлі белгілері бойынша жиынтық экономикалық есептер дайындау; жиынтық экономикалық есептерді басып шығаруда код-белгілерден олардың атауына өткен кезде кодсыздандыру.

Экономикалық ақпаратты жүйелендіру әр түрлі жіктеуіштерді қолданудың: халықаралық және ҚР аумағында ғана әрекет ететін жіктеуіштердің қажеттігін туындатады. Халықаралық жіктеуіштер Халықаралық экономикалық стандарттар жүйесінің (ХЭСЖ) құрамына кіреді және әр түрлі елдер арасында ақпарат тасымалдауда міндетті. Оған, мысалы, Экономикалық қызметтердің барлық түрлерінің халықаралық стандартты салалық жіктелімі (ХССЖ), Халықаралық стандартты сауда жіктелімі, негізгі өнімдердің жіктелімі (НӨЖ), азық-түлік және ауыл шаруашылығы ұйымдарының жіктелімі сияқты БҰҰ қабылдаған жіктеуіштер жатады.

ҚР аумағында ғана әрекет ететін жіктеуіштер 1970 жылы үкімет қаулысымен құрылған Жіктеу мен кодтаудың бірыңғай жүйесіне (ЖКБЖ) кіреді.

ЖКБЖ жіктеуіштердің келесі тобынан тұрады:

• жалпымемлекеттік жіктеуіштер (ЖЖ) – орталықтандырылған тәртіпте дайындалады және бүкіл ел үшін бірыңғай болып табылады;

• салалық – қызметтің қандай да бір саласы үшін бірыңғай;

• өңірлік – аталмыш аумақ үшін бірыңғай;

• жергілікті – аталмыш кәсіпорындарға, ұйымдарға, банкке (табельдік номерлердің, бөлімшелердің, клиенттердің және т.б. кодтары) тән номенклатураларға жасалады.

Есептік және қаржы-кредит ақпаратын өңдеген кезде жалпыресейлік және жергілікті жіктеуіштер кең қолданылады.

Банк ақпаратын автоматты өңдеу жүйесі кодтық белгілермен белгіленген номенклатуралардың міндетті түрде қолданылуын қарастырады. Дербес шоттың коды ең күрделі болып табылады. Оның құрылымы 1998 жылдан бастап есептердің жаңа жоспары мен халықаралық стандарттарға сәйкес құрылып келеді.

Мемлекеттік банкінің нұсқауымен аралас жүйе бойынша құрылған және 11 топтық белгіні қамтитын дербес шоттың күрделі құрылымы ұсынылып отыр. Кодтың мәні: есептер жоспарының банктік тарауының номерін (3 белгі); бірінші ретті шот номерін (2-3 белгі); екінші ретті шот номерін (4-5 белгі); валюта кодын (6-8 белгі); қорғаныс кілтін (9 белгі); банк филиалының, бөлімшесінің номерін (10-13 белгі); банк клиентінің дербес шотының номерін (14-20 белгі) қамтитын 20 белгіден тұрады.

Қажет болған жағдайда белгіні 25 разрядқа дейін ұлғайтуға болады.

Мысалы, банк клиентінің 40702810938170100653 дербес шоты кодының құрылымы келесідей болады:

• 4 – шот «клиенттермен операция жүргізу» есебі жоспарының 4-тарауына жатады;

• 07 – шот мемлекеттік емес кәсіпорынға тиесілі;

• 02 – шот коммерциялық ұйымға тиесілі;

• 810 – ҚР валютасының (теңге) коды;

• 9 – төлем тапсырмасындағы кодтың қойылуының дұрыс еместігін анықтайтын қорғаныс кілті;

• 3817 – банк бөлімшесінің номері (коды);

• 0100653 – осы банктегі коммерциялық ұйымның дербес шоты.

Жергілікті кодтар осы ұйымға тән номенклатураларға жасалады. Мұнда басқарудың түрлі бөлімшелері мен қызметтері (қызметкерлер, бөлімшелер, өнімдер және т.с.с.) пайдаланатын номенклатуралардың үлкен тобы кіреді. Жергілікті кодтар әр түрлі экономикалық міндеттерді шешкен кезде бірыңғай болуы керек. Ақпараттық технологиялар бойынша мамандармен қатар, пайдаланушы-экономистер де жіктеуіштерді жасауда маңызды роль атқарады.

Екі кезеңді қамтитын жергілікті жіктеуіштерді құрастырудың тәртібін қысқаша қарастырайық. Бірінші кезеңде ақпарат жіктеледі, екінші кезеңде – ол кодтталады.

Жіктеу кодтауға жататын заттардың, объектілердің номенклатурасын анықтаумен басталады. Бұл жерде топ құру, жиынтық кестелер мен есептер алу үшін қолданылатын деректеме-белгілер басшылыққа алынады. Әрбір номенклатура бойынша кодтауға жататын барлық позициялардың толық тізімі жасалады.

Жіктеуіштер жасалғаннан кейін келесі кезең – кодтау – номенклатура позицияларына шартты белгілер тағайындау үдерісі орындалады. Үйлестіріліп, бекітілгеннен кейін жіктеуіш жасау жөніндегі жұмыс аяқталды деп саналады.

Кодтау тәсілдерінің ерекшеліктерін қарастырайық. Ақпаратты кодтау белгілі бір жүйе – кодтық құрылымын анықтайтын ережелер жиынтығы бойынша жүргізіледі. Қазіргі таңда экономикалық ақпараттарды кодтаудың бірнеше жүйесі қолданылады, олардың арасында реттік, сериялы, позициялық және аралас жүйелер ерекше кең тараған. Кодтау жүйесін таңдау бірнеше факторға байланысты. Номенклатурада ерекше бөлініп көрсетілген белгілер саны, әрбір белгідегі позициялар саны және номенклатура тұрақтылығының деңгейі факторлардың негізгілері болып табылады.

Реттік жүйені қалыптастырған кезде номенклатураның барлық позициялары резервсіз реттік номер тағайындау арқылы кіші белгілері бойынша кодталады. Сондықтан, реттік жүйенің қолданысы шектеулі және тұрақты бірбелгілі номенклатураларды кодтаған кезде пайдаланылады.

Реттік жүйе бойынша бірбелгілі номенклатура компьютермен автоматты кодтталады.

Сериялы жүйе реттік жүйені толықтырады, онымен бір немесе оданда көп белгілі номенклатураларды кодтауға болады. Номенклатуралардың үлкен белгілерінің әрбір тобына номерлер сериясы тағайындалады, ал номенклатураның кіші белгілерінің әрбір позициясы реттік номермен кодталады. Сериялы жүйе номенклатураның үлкен белгілерінің резервтік номерлерін қарастырады.

Кодтаудың позициялық жүйесінде әрбір белгі нақты көрсетіледі және оған оның мәнділігіне байланысты бір немесе бірнеше разряд беріледі. Кейін әрбір белгі 1, 01, 001-ден бастап белгінің мәнділігіне байланысты ары қарай жеке кодталады. Бұл код көрсетілген белгілерге сәйкес барлық қажетті қорытындылардың машинада автоматты қалыптасуына мүмкіндік береді.

Аралас жүйе позициялық жүйе секілді номенклатураның нақты көрсетілген белгілерін қарастырады. Алайда, әрбір белгі кез келген жүйе бойынша кодталуы мүмкін: реттік, сериялы немесе позициялық. Аралас жүйе айтарлықтай икемді әрі экономикалық міндеттерді шешкен кезде кеңінен қолданылады, себебі көрсетілген белгілерге сәйкес барлық қажетті қорытындыларды алуға мүмкіндік береді.

Кодтаудың аталған жүйелерінен басқа қолданысы шектеулі қайталау коды мен шахматты жүйе де пайдаланылады. Нақты номенклатуралардың номерлері қайталау коды болып табылады, мысалы, автомашинаның гараж номері, қойма және т.б. номері. Шахматты жүйе тұрақты байланысы бар екібелгілі номенклатураларды кодтау үшін қолданылады. Ол кесте түрінде құрылады және позициялық жүйені еске түсіреді.

Кейбір кодтардың экономикалық міндеттерді компьютермен шешуде қолданылуына тәжірибелік мысалдар қарастырамыз.

Бухгалтерлік есеп шоттарының коды қолмен өңдеген кезде де, сондай-ақ автоматты өңдегенде де кеңінен қолданылады. Қолданыстағы есеп жүйелерінде бухгалтерлік есеп шотының коды (шоттардың жұмыс жоспары) үш деңгейден тұруы мүмкін: біріншісі (екі белгі) кәсіпорындарда, ұйымдарда белгіленген баланстық шотты; екіншісі – қосалқы шотты; үшіншісі – талдамалы шотты білдіреді.

Бухгалтерлік есепті автоматты өңдеудің машиналы бағдарламаларында талдамалы есептің кодын құрудың түрлі әдістері кездеседі. Әдетте, кодтың құрылымы талдамалылықтың түрлі деңгейімен және әр түрлі мәнділігімен ерекшеленеді. программалар нақты кәсіпорындарда, ұйымдарда (фирмаларда) белгіленетін талдаудың түрлі деңгейлері (әр түрлі белгілері) бойынша есеп жүргізуге мүмкіндік береді.

Бухгалтерлік есеп шоттарының кодын (шоттардың жұмыс жоспарын) жасаудың есептің жекелеген учаскелерін жергілікті өңдеуді қарастырмайтын программаларында үлкен мәні бар, себебі мұнда барлық есептер шағын кәсіпорындарға тән шаруашылық ұйымдар журналы негізінде жүргізіледі. Сонымен қатар, кодты жасаудың икемді жүйесі нақтылаудың түрлі деңгейлерінде талдамалы әзірлемелерді орындауға мүмкіндік береді.

Талдау деңгейлері – бұл солар бойынша деректер топтастырылатын белгілер. Мысалы, 70 «Еңбекақы төлеу бойынша персоналмен есеп айырысу» шоты үшін екі деңгейді бөліп көрсетуге болады: біріншісі – бөлімшелер үшін, ал екіншісі – табельдік номерлер үшін. Мұндай жағдайда талдамалы ақпарлар бөлімшелер мен табельдік номерлер тұрғысында жасалады. Мысалы, 10 «Материалдар» шоты үшін талдаудың үш деңгейін айрықшалап көрсетуге болады: біріншісі – материалдар тобы (бір белгі), шоттар тұрғысында анықталған қосалқы шот; екіншісі – қойма (бір белгі); үшіншісі – материалдардың номенклатуралық номері (екі белгі).

Сызықшалы код дегеніміз – ендері әр түрлі қара мен ақ сызықтың алмасуы және екі жақты есептеу жүйесі қағидасына негізделген: кең сызықтар мен аралықтарға 1, ал тарларға – 0 мәні беріледі.

Өндіріс пен саудадағы тауарларды кодтау үшін кодтаудың келесі стандарттары кең тараған:

• 1973 жылы саудадағы тауарларды кодтау үшін АҚШ-та қабылданған UPC (Uniform Product Code);

• EAN (European Article Numbering) UPC: Халықаралық ассоциациясы мәртебесін алған Кодтаудың еуропалық жүйесі негізінде 1977 жылы Еуропада құрылған EAN (European Article Numbering); әлемнің көптеген елдері қолданады.

Сондай-ақ штрих-кодтардың басқа да жүйелері бар (UCC/EAN және т.б.). Кодтаудың EAN-8, EAN-13 және UCC/EAN стандарттары кеңінен қолданылады.

Маңыздылығына байланысты сандар кодтың мәнін білдіретін EAN-8, EAN-13 UPC-12 кодтары бөліп көрсетіледі.

Алғашқы үш белгі – тауар өндіруші ел, келесі төртеуі – өнім, соңғысы – бақылау белгісі.

13 разрядты EAN-13 кодының құрылымы көп белгілерді: елді, дайындаушы-кәсіпорынды, аталмыш дайындаушы тауарының атауын, бақылау санын баса көрсетуге мүмкіндік береді.

Штрих-кодтарды құрастырған кезде түрлендірілген, құбылмалы құрылым пайдаланылуы мүмкін, мысалы, елге екі немесе үш белгі тағайындалады, кәсіпорын мен тауардың коды – алты белгіге дейін жетеді.

Елдің кодын Халықаралық ассоциация тағайындайды, мысалы: АҚШ және Канаданың коды – 000, 010, 030, 040, 050; Франциянікі – 300-370, Германиянікі – 400- 430, Ресесйдікі – 460-469. Дайындаушы-кәсіпорынның коды орталықтандырылып, тауарлар коды өнімді дайындаушы-кәсіпорындарға оны шығару жөнінде шешім қабылданғаннан кейін жеке тағайындалады. Бұл мәліметтер ертерек немесе тауармен бірге автоматтандырылған жүйе бар тұтынушыларға, көтерме қоймаларға, дүкендерге жіберіледі.

Сызықшалы код қою тауарлар өндірісі мен сатылымын есептеуді автоматтандыруға, сатып алушыларға қызмет көрсету мәдениеті мен жылдамдығын арттыруға, әрбір дүкендегі, секциядағы, қоймадағы түскен және сатылған тауарлардың оперативті есебін жүргізуге мүмкіндік беретін халық тұтынатын тауарларды өндіру мен сатуда кеңінен қолданылады.

Графикалық интерфейсте пайдаланылатын есептеу техникасының құралдары мен бағдарламалау әдістерінің дамуы шын мәнінде электронды құжат деп атауға болатын құжаттарды компьютерде жасауға жаңаша қарауға мүмкіндік берді.

Электронды құжат – машинаның жады мен дисплей экранында көрсетілген бастапқы құжаттың құрылымдалған көшірмесі. Электронды құжат ҚСЖ(құжаттың сәйкестендірілген жүйесі)-нің бүкіл талаптарына сәйкес келуі; компьютермен өңдеу талаптарына жауап беретін барлық қажетті деректемелерді қаз қалпында ұстауы тиіс. Мәтіндік мазмұнмен бірге ақпараттарды топтастыру жүргізілетін деректеме-белгілерді қодтау да қолданылады. Электронды құжатты басып шығару қолмен толтырылған құжаттар үшін белгіленген талаптарға сәйкес ресімделеді.

Электронды құжатты өңдеу технологиясы компьютерде машиналы программамен дайындалған барлық қажетті бастапқы құжаттар макетінің болуын қарастырады. Бастапқы құжаттар тізімі программа «мезіретінде» берілген (мысалы, «Құжаттар» функциясындағы «1С: Бухгалтерия» программасында). Құжаттың сәйкес келетін атауын шығарған кезде дисплей экранында деректемелері әр түрлі толтырылатын құжаттың макеті пайда болады.

Құжаттың номері автоматты енгізіледі; күні күнтізбеден таңдап алынады; түсу түрі, қойма, жеткізуші, шарт, материал атауы, өлшем бірлігі, баға – бұрын толтырылған анықтамалар негізінде автоматты түрде толтырылады. Тек ҚҚС пен материалдар мөлшері ғана қолмен қойылады; «Сома», «НДС» және «Барлығы» бағандары автоматты түрде толтырылады.

ДК-да электрондық құжатты жасаудың шамамен алынған мысалы 3.5-суретте берілген.

3.5-сурет. Электронды құжатты жасау схемасы

«1С: Бухгалтерия» программасы мысалында деректер қорына бұрын енгізілген бастапқы құжаттар негізінде «қайталама» бастапқы құжаттардың автоматты қалыптасуын қарастырамыз.Мысал. Материалдарды жеткізушілермен есеп айырысқан кезде түрлі электронды құжаттардың автоматты қалыптасуы.

Қоймаға келіп түсетін тауармен жүкқұжат бірге жүреді. Жүкқұжат деректері компьютерге енгізіліп, мұнда деректері бірден шот-фактуралар мен сатып алулар кітабын алу үшін пайдаланылатын №1 электронды кіріс ордері автоматты түрде қалыптасады.

Бұрын енгізілген құжат деректерінің негізінде электронды құжаттардың автоматты қалыптасуы 3.6-суретте берілген.ДҚ дисплейінің экранында көрсетілген бастапқы құжаттардың нысандарын жасау ықтималдығы қажеттігіне қарай ДҚ-ның басып шығаратын құрылғысында дайындалатын, бастапқы құжаттарды машинамен жасауды қамтамасыз ететін қағазсыз технологияны ұйымдарға енгізуге мүмкіндік береді. Бұл жағдайда электронды құжат бастапқы құжаттың қызметін атқарады және құрастырушы қол қойғандықтан оның заңды күші болады; құжатты жасауды авторландыру ДК мен ақпараттық базаға шектеулі қол жетімділікті қамтамасыз ететін парольдермен қорғалған.

3.6-сурет. Электронды құжаттардың автоматты қалыптасуы

Электронды іс қағаздар программасы ұйымның (кәспорынның), секретариаттың, кеңсенің істерін басқаруда құжаттарды өңдеудің бірыңғай тәртібін қамтамасыз етеді. Олардың негізгі қызметтері – құжаттар қабылдау, тіркеу, қарастыру, беру, салып жіберу, ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету, оперативті сақтау, орындалуын бақылау, істерді қалыптастыру және жүйелендіру, тізімдеме жасау, істерді мұрағатқа өткізу, сондай-ақ электронды поштаны пайдалану. Бір немесе бірнеше компьютерлері, құжат айналымының шағын көлемі бар шағын және орташа кәсіпорындар құжат айналымын автоматтандыру үшін мәтіндік редакторды (Word), кестелік процессорларды (MS Excel, Lotus 1-2-3), деректер қорын басқару жүйелерін (Access) пайдалана алады.

Құжат айналымы үлкен шағын және орташа кәсіпорындар, сондай-ақ ірі кәсіпорындар «Электронды Үкімет» Мемлекеттік мақсатты программасына сәйкес дайындалған «Электронды құжат айналымының іс қағаздарын автоматтандыру жүйелері (ЭҚІАЖ)» (Халықаралық рынокта мұндай пакеттер Electronic Document Management System, EDMS – «Электронды құжатты басқару жүйелері» деп аталады) деген шартты атауы бар арнайы программаларды кеңінен қолданып келеді.

Электронды құжат айналымын таңдаған кезде басқа автоматтандырылған жүйелермен және деректер қорымен бірігіу, меңгерудің оңайлығы, жұмыс жасаудың ыңғайлылығы, желілердегі жұмыстарды қамтамасыз ету, жүйенің сенімділігі және деректерді заңсыз алудан қорғау сияқты белгілер ескеріледі.

Электронды құжат айналымына қойылатын жоғары талаптарға мыналар жатады: жүйе арнайы сертификаттау мен тестілеуден өтуі тиіс; құжаттарды арнайы жойып жіберу, ұрлату немесе жоғалтып алудан қорғауды қамтамасыз етуі керек.

Нарықта құжат айналымын басқаруды автоматтандыруға арналған қолданбалы программалардың үлкен көлемі бар. Олардың арасында ең танымалдары: «Флагман. Құжат айналымы»; «БОСС-Референт» құжат айналымын автоматтандыру жүйесі; «1С: электронды құжат айналымы»; «Галактика» – «Құжат айналымын басқару» модулі; «Кодекс: Құжат айналымы» және т.б. Келтірілген жүйелерді кәсіпорындарды басқаруды автоматтандыру жөніндегі кешенді шешімдерді жеткізуге маманданып жүрген ұйымдар дайындайды және олардың ресейлік рынокта едәуір жұмыс тәжірибесі бар.

«БОСС-Референт» құжат айналымын автоматтандыру жүйесі («Ай Ти» фирмасы) құжаттарды жасау, өңдеу, көбейту, сақтау үдерістерін қамтиды, сондай-ақ қазіргі кезеңдегі іс қағаздардың негізгі процедураларын автоматтандырады; ол кез келген типтегі ақпаратты, соның ішінде мәтіндік файлдарды, қағаз құжаттардың сканирленген үлгілерін, графикалық бейнелерді, электронды кестелерді өңдеуге және сақтауға мүмкіндік береді

«БОСС-Референт» ұйымдардың, олардың бөлімшелерінің басшыларына құжаттар мен есептердің дайындығы туралы оперативті ақпарат береді; маркетинг және жарнама қызметінің қызметкерлеріне клиенттер мен контрагенттердің электронды картотекаларын жүргізу бойынша көмек көрсетеді. Кіріктірме электронды поштаның көмегімен программа жойылған филиалдармен жылдам ақпарат алмасуға мүмкіндік береді. Ұйымның бірыңғай мекен-жайлық кітабы жүргізіледі.

Lotus Notes – қай жерде: электронды хабарламада, реляциялық базада, орталық күшті компьютер (мейнфрейм) жүйесінде болмасын, хабарлама жіберу құралдарын, Интернетке және кез келген ақпаратқа қол жетімділікті қамтитын, топтық жұмысты қолдайтын жүйеге арналған жалпы қабылданған стандарт (программалық шешім) «БОСС-Референт» жүйесінің технологиялық тұғырнамасы болып табылады.

«БОСС-Референт»-тің құрамына іс қағаздар жүйесіндегі ақпараттарды өңдеумен байланысты өзара байланысты нақты іскер үдеріске сәйкес келетін атқарымдық модульдер жинақталымы кіреді.

• «Құжаттарды тіркеу» модулі кіру және шығу құжаттарын, азаматтардың өтініштерін тіркеуге, мәтінін тани отырып қағаз құрылғылардағы құжаттарды автоматты енгізуге, ішкі нормативтік-бөлу ақпараттарын дайындауға және сақтауға, жаңа құжаттар жасауға және оларды танысып-келісім беру үшін қызметкерлерге жіберуге мүмкіндік береді; әрбір құжатқа құжаттың қозғалысы бейнеленетін электронды карточка ашылады.

• «Орындалуын бақылау» модулі артықшылықты тапсырмалардың орындалуын бақылауға, күні ұзартылған құжаттар туралы хабарлама алуға, жеке құжаттар - өз жұмысын жоспарлау үшін жарнама жасауға мүмкіндік береді.

• «Келісу» модулі құжаттарды жасауды және олардың әр түрлі әр түрлі бір-біріне бағынышты мекемелер жүйесінің сатыларынан(инстанциялардан) өтуін, шығу құжаттарын дайындау және сәйкестендіруді, бұрыштама қойылған кіру құжаттарын танысуға беруді бақылауды қамтамасыз етеді.

• «Жоспарлау» модулі қызметкердің жұмысын жеке жоспарлауды жүзеге асырады.

• «Анықтамалар және қалыптар» модулі құжаттардың үлгілерін, құжаттарды толтыруға арналған түрлі анықтамалық ақпараттарды құрып сақтайды.

• «Келісімдерді бақылау» модулі контагенттермен(уағдаласушылармен), жеткізушілермен, клиенттермен жасалған барлық келісімдердің тарихын жазады және тіркейді, келісімдерді орындау шарттарын сақтайды.

• «Біздің ұйым» модулі ұйымның құрылымы және оның қызметкерлері туралы ақпараттарға оперативті қол жеткізуді және сақтауды қамтамасыз етеді.

• «Сыртқы байланыстар» модулі сыртқы ұйымдармен жұмыс жүргізу, жоспарланған кездесулер мен телефон байланыстары туралы ақпаратты қамтиды.

• «Жаңалықтар» модулі қызметкерлерге сыртқы ақпаратқа қажет ұйымның ішкі жаңалықтары, өтетін конференциялар туралы ақпарат береді.

«1С: Электронды құжат айналымы» программасы құжаттар ағынын, оларды өңдеуді және сақтауды ұйымдастырудағы әрекетті автоматтандыруға арналған. программалар құжаттар үлгілерін әзірлеп, оларды толтыру ережелерін белгілеуге, құжаттардың өмірлік циклдерін қалыптастыруға, құжаттардың өтуінің бағдарлық сызбаларын белгілеуге, жұмысты атқарушыларды және олардың уақытша графиктерді орындауын бақылауды жүзеге асыруға, құжаттарды жұмыс орнында өңдеу мен сақтаудың құпиялылығын қамтамасыз етуге, құжаттарды жасаған кезде ескі операциялардың көп бөлігін автоматтандыруға, құжаттарды жіберуге және қабылдап алуға, құжаттарды сақтауға және оларды өңдеуге мүмкіндік береді.

Өзіндік бақылауға арналған сұрақтар

1. Ақпаратпен қамтамасыз ету түсінігін, оның мақсаты мен міндеттерін қалыптастырыңыз; АҚ-ның құрамын атаңыз.

2. Экономикалық ақпараттың құрылымын келтіріңіз.

3. Жіктеуіштер мен кодтарға, ЖКБЖ құрамына анықтамасын беріңіз. Экономист-пайдаланушылардың оларды құрудағы ролі қандай?

4. Жалпымемлекеттік, салалық және жергілікті жіктеуіштерді сипаттаңыз.

5. Кодтаудың түрлі жүйелерінің ерекшеліктерін атап көрсетіңіз.

6. Экономикалық міндеттерді өңдеген кезде кодтарды қолданудың технологиясы неде?

7. Машинада анықтамаларды нормативтік-анықтамалық ақпараттың деректер қорының элементі ретінде жасаудың технологиясын қарастырыңыз.

8. Сызықшалы код қоюдың мәні неде және оның қолданысы қандай?

9. Құжаттың анықтамасын беріңіз; құжаттар жіктемесін келтіріңіз.

10. Құжаттамалардың сәйкестендірілген жүйесі (ҚСЖ) түсінігін келтіріңіз. ҚСЖ-ның құжаттарға қоятын талаптары қандай?

11. Құжат жасаудың стандартты нысаны дегеніміз не? Ол автоматтандырылған өңдеуге қалай бейімделеді?

12. ДК-ға құжат деректерін енгізу нысанына мысал келтіріңіз.

13. Компьютер арқылы электронды құжат қалай қалыптасады?

14. Деректер қорына бастапқы құжаттар негізінде енгізілген түрлі құжаттардың ДК-да автоматты қалыптасуын қарастырыңыз.

15. Машина ішілік ақпаратпен қамтамасыз етуді ұйымдастыру нұсқаларын атаңыз.

Дәріс № 4. Тақырыбы: ЭКОНОМИКАЛЫҚ ҚЫЗМЕТТЕ АЖ-НЫ ТЕХНОЛОГИЯЛЫҚ ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ

Мақсаты: . АЖ мен АТ-ны технологиялық қамтамасыз етудің аспап құралдарын қарастыру

Жоспары:

• АТ құрамындағы операциялар мен процедуралар. АТ аспап құралдарының құрамы

• Корпорациялық АТ-инфрақұрылым. АЖ және АТ-ның даму эволюциясы. Базалық серверлік технологиялар және АЖ-ны жүзеге асырудың қазіргі кезеңдегі шешімдері

• Деректерді өңдеу режимдері және пайдаланушылар интерфейсін жүзеге асыру ерекшеліктері

• Қазіргі кезеңдегі экономика саласындағы біріктірілген АТ

• Экономика саласы үшін АТ-ны дамытудың келешекті бағыттары

• Ақпараттық жүйелерді (АЖ) әзірлеген кезде жекелеген, орындалу сипаты бойынша жақын операциялар технологиялық үдерістің іріленген элементтеріне – процедураларға (кезеңдерге) біріктіріледі. Мұндай әдіс процедура құрамына кіретін барлық операцияларды орындау үшін жалпы мамандандырылған аспап құралдарын пайдалануға мүмкіндік береді. Ақпараттарды жинау және тіркеу, оны беру, өңдеу, шығару, сақтау, жинақтау, қорғау, іздеу, талдау, болжау, шешімдер нұсқасын дайындау типтік технологиялық операцияларға жатады.

Бастапқы ақпараттарды жинау және тіркеу процедурасы оны жеткізу, жинау, беру, тіркеу, жүйеге енгізу, енгізуді бақылау жөніндегі операцияларды қамтиды. Сенімділік, толықтық және уақытылық осы операцияларды орындауға қойылатын ортақ талаптар болып табылады.

Интернет-желілерді өрістету үшін Интернет желілерінің технологиясын қолдайтын сәйкестендірілген ақпараттық және программалық құралдар болу қажет.

Программаларды орындаудың жалпы технологиясы программаны орындау басталғанға дейін оны компьютердің жылдам әрекет ететін оперативті жадына орналастыруды болжайды. Сондықтан өңделетін деректер мен өңдейтін программалар қай жерде болсада, олар пайдаланушылардың сұрақтарына жауап беру, міндеттерді шешуді жүзеге асыру, программаларды орындау процессорларында «кездесулері» тиіс. Файл-сервер және клиент-сервер технологиялары деректерді өңдеу үдерістерін ұйымдастыру мәселелерін әр түрлі шешеді. Файл-сервер технологиясы (4.1-сурет) желілік мүмкіндіктерінің арқасында деректер (файлдар) файлдық серверде (басқа ЖС) орналасқан кезде ЖС-да деректерді өңдеуге мүмкіндік береді. Өңдеуге жататын бағдарламалардың орындалуы барысында деректер қажетті жүйелілікте серверден көшіріліп алынады, қажет болған жағдайда өңделген деректер серверге сақталу үшін жіберіледі (қайтарылады). Осылайша, файл-сервер технологиясы үшін арнаның өткізу қабілетіне қатаң талап қоятын қарқынды трафик тән.

Файл-серверлердің негізгі қызметтері: деректерді сақтау және мұрағаттау, көптеген пайдаланушылардың деректердің тұтастығын сақтай отырып оларды бір уақытта алуын, деректерді беруді қамтамасыз ету. Жалпы пайдаланылған файлдармен қатар, файл-серверде түрлі ЖС-дан қосылатын программалар да болуы мүмкін. Алайда, файл-сервер технологиясы деректерді тікелей серверде өңдеу операциясының негізгі көлемін орындауға бағдарланбаған. Мұндай технологияда бұрынғы буынның ДҚБЖ-сы – Clipper, FoxPro және т.б. жұмыс жасайды. Сонымен қатар барлық бизнес-логика ЖС-да орнатылған қолданбалы ПҚ арқылы жүзеге асырылады.

Біршама өнімді клиент-сервер технологиясы өңдейтін программаларды өңделетін деректермен бірге серверге орналастыруды болжайды. Деректерді өңдеу қажет болғанда клиент (АЖО-ны, орындалып жатқан программаны немесе жұмыс жасайтын пайдаланушыны клиент ретінде қарастыруға болады) серверден белгілі бір ресурс, соның ішінде таңдаудың берілген тапсырмасына сәйкес ДҚ серверінен деректерді іріктеу үшін ресурс беруін сұрайды. Қажетті өңдеуді жүзеге асырғаннан кейін, программа өңдеу нәтижелерін клиентке жібереді (4.2-сурет). Әдетте, өңдеу нәтижелері көлемі бойынша өңделетін деректердің көлемінен аз болатындықтан, сәйкесінше, файл-сервер технологиясымен салыстырғанда желілік трафик те айтарлықтай төмен болады; сонымен қатар ЖС ресурстарына қойылатын талаптар да біршама төмендейді.

4.2-сурет. Клиент-сервер (екібуынды жүйе) технологиясының моделі

Клиент-сервер технологиясы қазіргі кезеңдегі ДҚБЖ-мен – Oracle, DB2, Microsoft SQL Server және т.б. жұмыс жасаған кезде жүзеге асады. Және де клиенттік орында (АЖО құрамында) пайдаланушылардың сұрауларын, алынған нәтижелердің және т.б. сипаттарын қамтитын ДҚБЖ-мен өзара әрекет етуді жүзеге асыруға арналған мамандандырылған ПҚ болуы тиіс. Кейбір ДҚБЖ-мен, мысалы Oracle-мен жұмыс жасау ЖС-да фирмалық ПҚ-ны – Oracle ДҚБЖ серверіндегі байланыс хаттамаларын жүзеге асыратын Oracle клиентін орнатуды болжайды. Серверде ДҚБЖ-мен бірге ОЖ да қызмет атқарады (әдетте, Unix немесе Windows тобына жататын ОЖ), сонымен қатар ДҚБЖ ОЖ-да жүзеге асқан файлдарды басқару, деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету және т.б. мүмкіндіктерді барынша пайдаланады. Клиент-сервер технологиясын жүзеге асырған кезде, әдетте, деректерді өңдеудің негізгі бөлігі тікелей АЖО арқылы жүзеге асырылады. Кейбір ДҚБЖ-лар, мысалы, Oracle талдамалы міндеттер шешімінің сол немесе басқа бөлігін ДҚБЖ құралдары арқылы жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Қазіргі таңда кез келген ірі ұйымның бөлінген гетерогендік (қолданылатын техникалық және программалық құралдар құрамы бойынша әр түрлі) АТ-инфрақұрылымы бар. АТ-ның экономикалық мазмұндағы міндеттерді (бизнес-міндеттерді қосқанда) шешуді көздеуі, осы міндеттердің өзгеруіне жауап беру үшін қолданыстағы ақпараттық технологияларға тез арада өзгерістер енгізу қажеттігі қазіргі заманғы жағдайда корпорациялық АТ-инфрақұрлымын реформалаған кезде (реинжинирингте) негізгі мәнге ие болады.

4.4-сурет. Пайдаланушылардың Интернет желілерінде Web-қосымшаларымен жұмыс жасау ұлгісі

Нақты міндеттерді орындау үшін оларға тәжірибеде кең қолданылатын жекелеген «нүктелі» шешімдерді қосу АТ-инфрақұрылымдарды және оларды басқару үдерістерін айтарлықтай күрделендіріп, АТ-инфрақұрылымдарды біріктіру саласындағы қазіргі заманғы әдістерді енгізуге кедергі келтіреді (4.4-тақырыптағы біріктірілген технологияларды қараңыз).

Қазіргі уақытта көптеген ұйымдарда ұйымдарды дамыту барысында жүзеге асқан жаңа бизнес-міндеттерге ақпараттық қолдау көрсету жөніндегі салыстырмалы түрде бірікпеген жобаларды жүзеге асырудың нәтижесі ретінде пайда болған күшті АТ-ресурстар жинақталған. Сонымен қатар, ұйымның АТ-инфрақұрылымы көбінесе есептеу және байланыс құралдарының кең спектрін, ПҚ-ның түрлі нұсқаларын қамтиды. Біріккен тиімді жұмысқа қолдау көрсету кезеңіндегі біраз шығындармен қатар, АТ-инфрақұрылымдағы құралдар жоғары білікті программашылардың (жүйе әкімшілерінің) көптеген штатын пайдалануды қажет етеді.

Бұрын қалыптасқан АТ-инфрақұрылымды ары қарай дамытудың өзекті бағыты – ұйымда бар ресурстарды шоғырландыруды болжайтын оларды өзгеріп отырған міндеттер тобын шешуде пайдалануды оңтайландыру. Ресурстарды шоғырландыру келесі бағыттар бойынша жүзеге асырылады:

ПҚ-ны орталықтандыру және корпорациялық деңгейдегі басқару жүйелерін өрістету;

стандарттау жүргізуді, серверлер мөлшерін оңтайландыруды және орталықтандырылған сақтандыру орнын өрістетуді болжайтын деректер мен құрал-жабдықтарды біріктіру; пішіммен, деректердің логикалық және физикалық орналасуымен байланысты қандайда бір шектеулерсіз деректерді сәйкесінше алуды қамтамасыз ету;

ұйымдағы ПҚ мен ДҚ-ны айтарлықтай тиімді пайдалану үшін қосымшаларды біріктіру; пайдаланушылар біріктірілген сервистер ортасымен өзара әрекет жасау үшін тиімді интерфейсті әзірлеу;

қызмет көрсету деңгейін жақсартуды және инфрақұрылымның икемділігін арттыруды көздеген басқаруды оңтайландыру.

Нақты мазмұнына қарамастан, деректерді өңдеу үдерісі екі: пакеттік немесе диалогтық режимнің біреуінде жүзеге асырылады.

Деректерді өңдеудің пакеттік режимі пайдаланушының тікелей қатысуынсыз ары қарай орындалатын бірқатар тапсырмалардың (программалардың) бір пакетте қалыптасуын болжайды. Пакеттік режимді пайдаланудың негізгі мақсаты – компьютер ресурстарын тиімді пайдалану есебінен деректерді өңдеу үдерістерін жылдамдату. Пакеттік технологияның негізгі кемшілігі – пайдаланушының өңдеу үдерісінің орындалу барысында өзгерістерді жылдам енгізуге мүмкіндігінің жоқтығы. Әр түрлі АТ-ны жүзеге асырған кезде пакеттік режим қарқынды қолданылады: желімен берілетін пакеттерге топтық қызмет көрсететін Интернет желісі коммутацияларының тораптарында; ДҚ-да сақталған деректер негізінде әр түрлі есептер жасаған кезде; электронды поштамен жұмыс жасағанда (спамды жойғанда, поштаны қабылдағанда, оларда вирустың бар-жоғын тексергенде, өзінің хаттарын жібергенде); басқа программаларды қатар орындай отырып, фондық режимде программаларды орындағанда (мысалы, басу).

Пакеттік режим компьютердің бастапқы жүктемесінде, яғни программалар берілген тәртіпте іске қосылып, оның алдын ала қалыптастырылған жүйелілігі орындалғанда жүзеге асады. Программалар атауындағы командалық файлдарды дайындау және оны ары қарай орындау арқылы пайдаланушылар жүйелі іске қосылатын бағдарламалардың жеке жинақталымдарын қалыптастыра алады.

Деректерді өңдеудің диалогтық режимі пайдаланушы мен жүйенің нақты уақытта, яғни өңдеу үдерісін тиімді басқаруға жағдай жасайтын болып жатқан оқиғаларға пайдаланушы реакциясының қарқынында хабарламамен алмасуын білдіреді. Көп пайдаланыушылар жүйесінде диалогтық технология барлық пайдаланушылардың (шешілетін міндеттердің) үдерістік уақытты уақыттың аз квантасымен ерекшелеген кездегі уақытты бөлу режимінде жүзеге асады. Мұндай кезде әр пайдаланушының оның деректерін өңдеу үдерісінің үздіксіздігі туралы пікірі қалыптасады.

Нақты уақыт режимі (технология сияқты) деректерді өңдеудің диалогтық немесе пакеттік режимдерінен тыс жүзеге асуы мүмкін. Ол қандайда бір бұйымды, өнімді дайындау жөніндегі технологиялық үдеріске басқарушылық ықпал ету белгілі бір технологиялық операциялардың орындалуымен немесе сыртқы ортаның әсерлерімен байланысты өндірістік үдерістерге тән; және де адамның қатысуы міндетті емес.

Интерактивті режим, керісінше, адамның қатысуын болжайды. Жүріп келе жатқан автомобильді басқару интерактивті режимді жүзеге асырудың мысалы бола алады. Интерактивті режим нақты уақытта жүзеге асырылады, әдетте, адамның ағымдағы үдеріске ықпалын болжайды. Мысалы, қаржы рыногындағы саудаға қатысушының мінез-құлқын сипаттай отырып, оның қаржы құралдарымен нақты уақыт режимінде операция жүргізіп отырғанын айта кетуге болады. Егер ол сатылып жатқан құралдарға белгіленген бағаларға айтарлықтай ықпал ете алса, онда ол рынокта интерактивті режимде әрекет етеді.

Диалогтық режимнің кең таралуы бірқатар себептермен байланысты: пайдаланушының тікелей қатысуымен болатын деректерді өңдеу үдерісінде міндеттерді шешуді қарастыратын кең міндеттер аясының болуымен; тікелей жұмыс орындарында пайдаланушымен интерактивті өзара әрекет жасауды қолдайтын тиімді құралдары бар ДК-ны пайдаланушының пайда болуымен; пайдаланушылардың кез келген қашықтықта өзара әрекет етуін қамтамасыз ететін ЖКЖ мен телекоммуникация құралдарының дамуымен.

Пайдаланушылардың жұмыс жасау режимдерін жіктеген кезде желілік режимге баса назар аударылады. Алайда, желілік жүйе түсінігі көп деңгейде пайдаланушының компьютердегі жұмысының ерекшеліктерін емес, АТ-ны тұтас жүзеге асыру ерекшеліктерін сипаттайды (4.1-тақырыпты қараңыз). Қазіргі заманғы ПҚ өзінің атқарымдық қолданысына сәйкес, пайдаланушының желі ішінде бөлінген ресурстарға, сондай-ақ, оның өз компьютеріндегі ресурстарға (кей кезде айтарлықтай уақытша кешігулермен) қол жеткізуін қамтамасыз етеді. Сәйкесінше, пайдаланушының желіде бөлінген ресурстармен жұмысы бұрын қарастырылған режимдердің (технологиялардың) аясында жүзеге асырылады.

Пайдаланушы интерфейсі дегеніміз – пайдаланушының қосымшалармен өзара әрекеттесу әдістерінің жинақталымы. Интерфейстің маңызды қасиеттері: жұмыстың нақтылығы, көркемділігі және ыңғайлылығы. Соңғы жылдары деректерді әр түрлі өңдеу мүмкіндіктері мен қолайлылығының арқасында Windows-ке-ұқсас күнделікті жұмыс үшін оңтайлы болды. Бірыңғай базалық интерфейсті қолдану түрлі қосымшалармен жұмыс жасағанда пайдаланушылардың бірдей реакциясын қалыптастырады, ал бұл қосымшаларды меңгеруге кететін уақытты қысқартып, олармен жұмыс жасағанда туындайтын қателерді азайтады және қолайлылық пен сенімділік береді.

Диалогтық технология негізінде пайдаланушы интерфейсін жүзеге асырудың белгілі типтеріне мезірет, үлгі, сұрау салу тілі, WIMP-, Web және SILK-интерфейстер жатады.

Мезірет дегеніміз – пайдаланушы таңдай алатын экрандағы объектілердің (операциялардың) ретке келтірілген тізімі. Көпдеңгейлі мезіреттердің ең жақсысы – үш деңгейден тұратын жүйе. Windows-ке-ұқсас интерфейсте мезіреттің мүмкіндіктері барынша толық көлемде көрсетілген.

ДҚ-ны немесе электронды кестелерді (мысалы, бухгалтерлік есепті автоматтандыру жүйелерінде) пайдалана отырып экономикалық ақпараттардың үлкен көлемін өңдеу жүйелерінде деректерді енгізу кезінде үлгілерді пайдалану тиімді.

Қалып дегенімізі – экранда пайдаланушы енгізетін деректерді көрсететін берілген пішінмен шектелген жол. Бірқатар жағдайларда енгізілген мәндер алдын ала жасалған анықтамалардан алынуы мүмкін. Енгізілетін деректердің мәндерін тексерудің ойластырылған ережелері бар қалыптарды қолдану пайдаланушының өнімділігін арттырып қана қоймай, сонымен қатар кіру бақылауының сапасын арттыруға мүмкіндік береді.

Сұрау салу негізінде диалогтық технологияны пайдаланудың қазіргі кезеңдегі нұсқасы – ДҚ-мен және оның негізінде құрылған қолданбалы программалар пакетімен жұмыс жасағанда SQL тілін (Structure Query Language – құрылымдалған сұраулар тілі) қолдану. Бұл жерде пайдаланушының қолда бар деректерді таңдау бойынша кез келген сұрауларды қалыптастыруға мүмкіндігі бар; оның командасының білімі мен қолданылып жүрген ДҚ-ны ұйымдастыру ерекшелігінің қажеттігі SQL тілін қолданудағы негізгі шектеу болып табылады. ДҚ-мен жұмыс жасау барысында диалогтың басқа түрлерін пайдаланған кезде пайдаланушының айла-шарғылары оның іс-әрекетімен бірге SQL тілінің түрлі конструкцияларын анық қалыптастырмайды.

Қазіргі таңда таралған барлық ОЖ мен қолданбалы ПҚ-да WIMP-интерфейс (Windows – терезе, Image – бейне, Menu – мезірет, Pointer – сілтеуіш) қолданылады. Түртпе, реттелетін параметрлерлі терезелер жүйесі, сатылы контексті мезірет жүйесі, әр түрлі объектілерге сілтеме ретіндегі пиктограммалар сияқты қолқұрылғыларды, пайдаланушыға көмек көрсетудің тармақталған контекстік жүйесі мен мезірет түрінің пайдаланушы талаптарына бейімделу мүмкіндігін қолдану мұндай интерфесті ұйымдастырудың стандарты болып табылады.

Жалпы, қосымшасы бар терезе: нақты қосымшасы бар терезенің атауын, мезіретті, қолданылатын аспаптар жинақталымын, енгізуге арналған жұмыс столын, деректерді қарауды және редакциялауды, жұмыс столындағы элементтердің орналасу жағдайын анықтайтын сызықтарды, орындалып жатқан үдерістердің жай-күйі туралы ақпаратты, басқару тетіктерін орналастыруға арналған мамандандырылған бірқатар панельдердің (салалардың) жиынтығы болып табылады. WIMP-интерфейске құрылған құралдар алынған нәтижелері бар деректерді өңдеу үдерістерін басқарудың жоғары деңгейін қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

Соңғы жылдары танымалдығы бойынша Web-интерфейс WIMP-интерфейспен бір қатарда тұр. Ол Интернет желісіндегі пайдаланушылардың жұмысына бағдарланған браузерлерде жүзеге асырылады. Әлемде Internet Explorer шолушының (оның MS Office пакеті программаларымен тығыз бірігуі қамтамасыз етіледі) басымдығын ескерсек, Web-интерфейс пайдаланушы интерфейстердің арасындағы біршама стандартталған интерфейс болып табылады. Жалпы, Web-интерфейс кәдімгі Windows-ке-ұқсас интерфейс негізінде қалыптастырылған, бірақ атқаратын қызметі аз. Бастапқы кезден гипермәтінге қолдау көрсетуге және сәйкесінше гиперсілтеме механизміне бағдарланған Web-интерфейс деректер алуды қамтамасыз ете отырып, ақпараттық ресурстар бойынша навигациялардың тиімді мүмкіндіктерін береді.

SILK-интерфейс (Speech – сөз, сөйлеу, Image – бейне, Language – тіл, Knowledge – білім)қолданысы бойынша әлеуетті болып табылады; пайдаланушының дауысын тану сенімділігінің жеткіліксіз деңгейі – оның қолданысын тежейтін негізгі фактор.