7.2. Бухгалтерлік есепті ақпараттық қамту ерекшеліктері

Бухгалтерлік есепті ақпараттық қамтамасыз етудің кейбір ерекшеліктеріне тоқталайық, үлкен көлемді әр түрлі бастапқы құжаттар бухгалтерияның ішкі және сыртқы әр түрлі аудандарында пайда болады, нормативті-анықтамалық құжаттар мен бухгалтерлік есептемелерде көп пайдаланылады.

Бухгалтерлік есептің заңына сәйкес барлық шаруашылық операциялар растау құжаттарымен беріледі. Бухгалтерлік құжат шаруашылық операциялардың орындалуының куәлігі, заңды күші бар. Олар Құжаттарды Бірыңғайлау Жүйесіне негізделеді (ҚБЖ), Қаржылық министрлік пен мемлекеттік статистика қызметтерімен біртұтас нормативті құжаттар.

Бухгалтерлік есепте келесі құжат түрлері жүреді:

• Салааралық типтік, барлық ұйымдарға біртұтас. Бастапқы құжат формалары ҚБЖ есебінің формаларына сәйкес келеді, ауылшарушылық өнім мен шикізат, еңбек және оның төлемі, негізгі қаражат және материалды емес активтер, материалдар, есеп-қаржылық операциялар кіреді. Бұл құжаттар барлық кәсіпорындар мен ұйымдарға қолданылады(мысалы, төлемдік тапсырма, шот-фактура).

• Салалық типтер, типтік негізде құрылған, бірақ салалардың спецификацияларын есептей отырып жасалады, олардың бөліктері тұрақты азаюда. Салааралық типті негіздегі формаға ұқсас.

• Жекелендірілген тип, тіркеу саясатымен анықталатын және қаржылық министрліктің рұқсат етуіне, нақты кәсіпорынның ерекшелігін есепке алатын және жекелендірілген құжаттар ішіне мынадай реквизиттер міндетті түрде болуы қажет: құжат атауы, форма коды, мерзімі, ұйымның атауы, шаруашылық операциялардың мазмұны, өлшеу бірлігі.

• Қаржылық Министрлікпен бекітілген кішігірім кәсіпорындарға арналған біртұтас құжаттар. Барлық бастапқы бухгалтерлік құжаттар Мемлекеттік Стандарттың талаптарына сәйкес, бірыңғайлы құжат жүйесі және компьютерлік өңдеу талаптарына сәйкес болуы керек.

Бухгалтерлік есеп құжаттары әртүрлі қасиеттері бойынша классификацияланады: қолдау тәсіліне, толтыру тәсіліне, шаруашылық операциялардың мазмұнына, көрсетілген операциялар көлеміне, қолдану тәсіліне, есепке алу санының позициясына, құрастырылған орнына, толтыру әдісіне байланысты. Мысалы, материалды құжаттар тауар- материалдық құндылықтарының қозғалысын реттейді (материалдар, отын, қорап, қосалқы бөлшектер, жартылай дайындалған өнім, дайын өнім). Есептеме құжаттарының қызметі кәсіпорын мен контрагенттердің есептік өзара қатынасын реттеуге арналған. Қазіргі заманғы технологиялар бастапқы есеп құжаттарын ДК-де автоматты түрде құруды қамтамасыз етеді.

Бухгалтерлік есептеме – бұл кәсіпорынның мүліктік және қаржылық жағдайын көрсететін жүйе және шарушылық қызметінің қорытындысын көрсететін белгілі бір есеп формасы, көрсеткіші және алгоритмі болады. Бухгалтерлік есеп ішкі және сыртқы болып бөлінеді, олардың құрылуын машиналық программалар қамтамасыз етеді. Сыртқы бухгалтериялық (қаржылық) есепті ҚР Қаржы Министрлігімен бекітіледі (бухгалтерлік баланс-форма №1, шығыс пен кіріс есептемесі-форма №2 және оның қосымшалары), оның құрамы барлық кәсіпорындарға біртұтас. Бухгалтерлік есептеме формасында келесі деректемелер міндетті түрде болу керек: есеп атауы, есеп мерзімі, ұйымның толық атауы, КҰЖЖ коды, салық төлеушінің жеке номері (СТН), ЭҚТЖЖ бойынша қызметі, ҰҚНЖЖ ұйымдастырушылық-құқықтық формасы, МНЖЖ бойынша меншік коды, өлшем бірлігі, ұйымның толық почталық мекен-жайы, есептемені бекіткен және жіберген мерзімі.

Бухгалтерлік есептеменің ішкі құрылысы барлық деңгейдегі менеджерлерді басқару мүмкіндігін беретін, құрылымы өте күрделі жүйе. Есептеме формалары машиналық программалармен іске асуы мүмкін. ДК-де құруға бухгалтерлік есептің құрамына кіретін жіктеушелер мен кодтар қандай да бір реквизит белгілермен топтастырылуы мүмкін. Мұндай белгілерге әріптік атауы барлар, мысалы, оған синтетикалық және аналитикалық есептемелердің атауын, жұмысшылар бөлімін келтіруге болады.

Бухгалтерлік есепте сыныптама мен кодтарды қолдану перфорациондық техника кезінде де кең таралған. Тізімдерді есепке алатын классификаторлар қолданған және оларды электрондық ақпарат өңдеуде де қолданады. Дербес компььютердің қолдану мүмкіндігі бухгалтерлік есептің кодтар техникасының көрінісін өзгертеді. Соған байланысты мнемокодтар пайдаланылады, ол номенклатурадағы қандай да бір позицияны қысқа шартпен белгілейді. Мысалы, кейбір программаларда бастапқы құжаттың мнемокодтары келесі тәсілмен кодталады: төлем тапсырмасы-ТТ, кіріс касса ордері-ККО және т.б. сияқты.

ДК-де әріптік және аралас кодтар жиі қолданылады, номенклатурадағы автоматты түрде код белгіленеді, көбінесе кезектік жүйемен, мысалы ДК кәсіпорын бөлімшесінің құрылымдарына кезектік номерді және құжат номерін кодтайды. Бухгалтерлік есепте классификатордың көп түрі қолданылады (мемлекеттік біртұтас, салалық, жергілікті), жіктеу мен кодтау біртұтас жүйесіне кіреді (ЖКБЖ). Біртұтас мемлекеттік жіктеулер орталықтандырылып құрылған, бүкіл елге ортақ болып келеді. Бұл жіктемелер көбінесе құрама бухгалтерлік есептемелерді кодтауға, сыртқы ұйымдарға көрсетуге, сонымен қатар кейбір бастапқы құжаттарды құруға қолданылады. Бухгалтерлік есепте келесі бірыңғай сыныптамалар қолданылады: КҰЖЖ-кәсіпорын және ұйымдарда, ЭҚТЖЖ-экономикалық қызмет түрі, БҚЖЖ-басқару құжаты, ӨБЖЖ-өлшем бірлігі, ҰҚНЖЖ-ұйымдастыру құқықтық формасы, МНЖЖ-меншік формасы, СТН-салық төлеушінің жеке коды. Бұл кодтар кәсіпорындағы бухгалтерлік есептеменің есептеріне әсер етпейді, тек есептемелердің тақырыбында ғана қолданылады. Бұларды тек жиынтық бухгалтерлік құжаттарды компьютерде өңдеу кезінде керек етеді.

Салалық сыныптамалар белгілі бір сала бойынша ақпараттарды кодтайды. Бухгалтерлік есеп барлық салада жүргізілетінін есепке алсақ, бұл классификаторларды біртұтасқа кіргізуге болады. Компьютерлік типтік жобалардағы бухгалтерлік есепте синтетикалық шот кодтары, төлем түрлері, еңбекақы төлемдегі керек ұстап қалатын төлемдер, материалдық қаражаттағы операциялар қозғалысының түрлері, амортизациялық аударым нормалары, салық төлеушілер категориялары, кассалық операциялар.

Жергілікті кодтар нақты бір кәсіпорынға арналған, сондықтан оларды құру тек типтік жобаны сатып алғаннан кейін жүргізіледі. Мысалы, бөлімшелердің кодтары кадрлық есеп міндеттерімен, өндіруші есепті өңдеумен бірдей болу керек. Кейбір кодтар тек бухгалтерлік есептерде қолданылады, оларды екі топқа бөлуге болады. Бірінші топқа-бүкіл кәсіпорынға ортақ кодтар (ұйым бөлімшелеріне, материалдарға, дайын өнімдерге, детальдарға, байланыстарға, жабдықтар кодтары, жұмысшылар, тұтынушы мен жабдықтаушы). Екінші топқа-тек бухгалтерлік есеп шешуге арналған кодтар: субшот кодтары, негізгі қаражат, матералға жауапкер тұлға, жұмыс жоспары шоттары жатады.

Бухгалтерлік есептерді ішкі машиналық ақпараттық қамтамасыздандыруы бұл деректер жиынтығы (бір байланыстағы ақпараттар файлдары), машиналық тасымалдаушыларда орналасқан. Экономикалық есептерді ақпараттық технологиялармен өңдеу, АЖО және есептеу желілерін ұйымдастыру, типтік және жекелендірілген жобалар құру, бұның барлығы орталықтандырылған, бөлінген, жергілікті деректер қорындағы конфигурацияларды ұйымдастыру болып келеді. Сонымен қатар ұйымдар мен кәсіпорындарға ортақ базалық массивтер құрылады(жұмысшылар, материалдар, тұтынушылар, жабдықтаушылар, дайын өнім, нормативтер, бағалар, анықтама деректері, кәсіпорын, лауазымдар,т.б.) және жергілікті деректер қоры, тек бухгалтерлік есептер шешуге қолданатын жұмыс жоспары шоттары, типтік жүргізулер, шаруашылық операциялар журналы, жұмысшылардың дербес шоттары, негізгі қаражаттың түгендеу карточкалары, шот карточкалары т.б.

Көпдеңгейлі деректер қорының ақпараттық жүйесінің құрамы кәсіпорынның АЖ жобасының құрылуы кезінде анықталады. Деректер қорын ұйымдастыру кезінде типтік жобалаудың тағы да бір ерекшеліктерін қарастыруға болады. Типтік жобалаудың барлық кәсіпорындарға бірдей болуы алдын-ала есепке алынады (бухгалтерлік есептегі шот жоспары, төлем түрлері және еңбекақы төлемдерін ұстау операциялары, материалдар қозғалысы, типтік жүргізулер,т.б.). Қолданушының өзінің қалауы бойынша осы массивтерге өзгерістер жасауы мүмкін, құрамы белгілі бір қолданушыға байланысты және ол қолмен жасалады (мысалы, бөлімшелер құрамы, қызметкерлер, материалдар,т.б.).