50. Технологии выставочно-ярмарочной деятельности

Выставки и ярмарки – это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту. Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в настоящее время границы между понятиями «выставки» и «ярмарки» сведены до минимума.

Ярмарки как род коммерческой деятельности отличаются исключительной древностью, фактически они стали формироваться одновременно с зарождением торговли, причем, вероятно, изначально древнее базарных торгов. Однако на протяжении длительного времени ярмарки сильно отличались от современных выставочных мероприятий, появление которых приходится на середину XVII в., когда во Франции ученики монастырских школ и ремесленных мастерских начали устраивать демонстрации своих лучших работ с целью привлечения новых клиентов. По мере роста мануфактурного производства местные торговые выставки приобретали все большее значение. Начиная с середины XVIII в., накануне индустриальной революции, возникает тенденция к использованию сверхдержавами национальных выставок в качестве способа демонстрации своей экономической мощи. После свершения промышленного переворота передовые европейские страны ввели традицию регулярного проведения выставок, которые одно время частично выполняли функцию товарных бирж (в ту пору недостаточно развитых). По мере успехов международных экспозиций определилась тенденция ко все более узкой специализации национальных выставок, которые нередко оказывались рассчитаны исключительно на профессионалов в той или иной отрасли. Тогда же стали впервые проводиться экспозиции, носившие при всей своей коммерческой направленности признаки культурных мероприятий.

В России первая общенациональная выставка состоялась в 1829 г., после чего было проведено еще 15 всероссийских экспозиций. Первоначально такие мероприятия носили название Всероссийских мануфактурных выставок. Целью этих экспозиций было «показать успехи, сделанные по каждой отрасли промышленности, возбудить соревнование производителей и указать потребителям лучшие отечественные изделия». При Александре III выставочная деятельность получила новый импульс к развитию благодаря всплеску научно-технических открытий, изобретений, новаций.

При организации выставочной торговли принято выделять три основных этапа её проведения:

1) Предварительный этап. Включает принятие решения о проведении выставки или ярмарки. Именно на этом этапе происходит создание выставочного комитета и формирование рабочей группы, которые разрабатывают положения о проведении выставки, и рассылаю письма потенциальным участникам с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы об организации и проведении выставки - объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в выставке (стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т.д.) за определенный срок до открытия участники выставки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиции и другие необходимые сведения. Основным источником доходов от проведении выставки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, аренда транспорта, аренда складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных работ и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.

2) Организационный этап. Заключается в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап также включает оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведению аукционных торгов, презентаций и других мероприятий.

3) Заключительный этап. Предполагает подведение итогов выставки с выделением и положительных, и отрицательных моментов в её работе. Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента выставки, предложения по производству товаров и т.д. представляются заинтересованным организациям и органам управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.

Подготовку выставки осуществляет рабочая группа совместно с организатором выставки. При подготовке выставки рабочая группа выполняет следующий объем работ: 1. разрабатывает рекомендации по проведению выставки (цели, задачи, ожидаемые результаты), программу; 2. разрабатывает план мероприятий по проведению выставки и осуществляет контроль его выполнения; 3. разрабатывает план проведения пресс-конференции, семинаров, тренингов, круглых столов, мастер-классов с указанием конкретных тем и исполнителей; 4. разрабатывает пакет документов (формы заявки на участие в ярмарке, договоры с участниками ярмарки и другие); 5. создает веб-сайт; 6. разрабатывает буклет; 7. выпускает каталог участников ярмарки; 8. привлекает к участию в ярмарке новые организации; 9. обеспечивает координирование работы различных организаций и лиц по подготовке к ярмарке; 10. проводит необходимую подготовительную работу по организации пресс-конференций и работы пресс-центра; 11. обеспечивает связь со СМИ, широкое информирование общественности о предстоящем мероприятии, рекламу.

При подготовке выставки организатор: 1. обеспечивает условия для успешного проведения выставки; 2. формирует состав делегации; 3. составляет план мероприятий и осуществляет контроль его выполнения; 4. составляет сценарий презентации своих идей, товаров, семинаров, тренингов и др. 5. оказывает техническое содействие в подготовке выставки и координировании усилий различных структур; 6. привлекает к участию в выставке заинтересованные лица и организации; 7. содействует широкому информированию общественности о предстоящем мероприятии; 8. направляет материалы для помещения в каталог участников выставки; 9. руководит работой пресс-центра; 10. обеспечивает освещение работы выставки СМИ.

Для экспонента главным при подготовке к выставке является оформление стенда. Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую организатор выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии. В связи с этим стенд должен: - выделять предприятие, - привлекать, не будучи вызывающим, - пробуждать интерес.

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются: 1. Количество и вид экспонатов. 2. Ожидаемое количество потребителей. 3. Особые запросы экспонента, определяемые целями его участия. 4. Размеры и авторитет предприятия. 5. Размеры стендов конкурентов.