28. Управление документацией смк

Документированная система МК – это модель, которая описывает систему всеобщего управления организацией на основе принципов и критериев менеджмента качества, сформулированных в стандартах ИСО 9000.

Процесс управления документацией состоит из трех этапов.

Цели:

-Обеспечение дост инф

-Доведение до персонала об обязательствах руководства в области кчаесвта,планирование,обеспечение и упр необходимыми ресурсами

-Обеспечение базы для достижение ожид рез

-Обеспечение объетив свидетельств выполнение уст треб к выполнению работ участниками процессов

-Обеспчеение четкого и эффективного выполнения сотрудниками своих обяз

-Обеспечение объектив и дост оперативных данных для принятия упр решений по пост улчшению деят

-Обеспечение возм гарантир заказчикам потреб высокое каечство

-Предост заинтер сторонам инф о возм организации

-Созд основ для аудита

Первый этап включает в себя следующие операции:

- определение потребности в разработке документа на основе результатов анализа исходного состояния СМК или анализа эффективности управления качеством на предприятии,

- определение ответственности подразделения-исполнителя процесса на основе матрицы распределения ответственности и полномочий,

- формирование команды разработчиков, включающей представителя подразделения-исполнителя процесса и представителей подразделений, ближайших в технологической цепочке. Методическое руководство работой осуществляется представителем службы качества,

-планирование разработки документа.

Второй этап включает следующие операции:

- разработка проекта документа,- экспертиза проекта документа в службе качества,

- принятие решения о внесении изменений в проект,- принятие окончательной редакции документа,- утверждение документа,- регистрация в службе качества,- тиражирование,

- рассылка в структурные подразделения,- хранение, актуализация, архивирование и аннулирование подлинника документа в службе качества.

Третий этап состоит из операций:

- регистрация документа в подразделении-пользователе,- обучение сотрудников подразделений-пользователей работе с документом,

- внедрение документа,- проверка выполнения требований документа,

- определение необходимости внесения изменений в документ,- подготовка проекта изменения и представление его в службу качества,- внесение изменений в документ,

- хранение, архивирование и аннулирование учтенной копии документа в подразделении-пользователе.

При планировании и разработке документации СМК мы должны учитывать следующее:

1. Контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон.

2.Использование в организации международных, национальных, региональных и отраслевых стандартов на продукцию методом испытания.

3. Соответствия требованиям, установленным законом и регламентом.

4.Решение организации.

5.Источники внешней информации, касающейся компетенции организации.

6. Информация о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.

Основные требования, предъявляемые к документации СМК:

1.Системность – документация должна быть структурирована с указанием чётких взаимодействий между документами.

2. Функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах.

3. Адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО 9000.

4. Идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесён к определённому документу, а документ к определённой части системы.

5. Адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям.

6. Простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя.

7. Актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.

Документированная процедура - это разработанная, документально оформленная, внедренная и поддерживаемая в рабочем состоянии процедура.

Документированная процедура Управление документацией обеспечивает установление порядка управления документацией в СМК организации. Положения настоящей процедуры обязательны для всех подразделений организации.

Процедура может выполняться с использованием корпоративной информационной системы и применением автоматизированной системы управления документацией, которая обеспечивает:

- разработку документации и управление документооборотом;

- оперативность в работе с документами;

- надежность и безопасность обработки и хранения документов;

- контроль при работе с документами;

- наблюдаемость и управляемость документации и записей.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

- проверку документов на адекватность до их выпуска.

- анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов.

-обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов.

- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения.

- обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми.

- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой.

- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, составленных для каких либо целей.

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Действующая документация должна быть вовремя предоставлена, рассмотрена и принята полномочным персоналом. Надо обеспечить, чтобы выпуски документов были доступны на всех участках, а устаревшая документация своевременно изымалась из всех пунктов ее рассылки и применения. Это означает: проверку документации (кем разработана, проверена, утверждена, срок ее действия и соответствует ли она действующим НТД и ТЗ), разрешение применения документации распределение документации, использование принципа: правильная документация – на правильном месте, устранение устаревшей документации, изменения проверку и разрешение применения документирование изменений

Записи – специальный вид документов и ими надо управлять. Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельства соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

Необходимо так осуществлять управление документацией, чтобы использовались только документы, относящиеся к делу. Важно, чтобы нужный документ был в нужном месте, в нужное время. Для предотвращения случайного использования все устаревшие и ненужные документы должны безотлагательно изыматься.