1 5. Правила проведения предварительного и заключит. Совещания.

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 "Руководящие указания по аудиту СМК и/или систем экологического менеджмента" определяет аудит качества как: Систематический независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки)(ГОСТ Р ИСО 9000). Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований. Целями аудита качества являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Существует ряд этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.

2. Подготовка – может включать аудит адекватности (проверку документации)

3. Вводное (установочное) совещание.

4. Аудит/проверка.

5. Заключительное совещание.

Вводное совещание

Главная цель – представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор:

1. Представляет группу.

2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.

3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.

4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.

5. Объясняет, что аудит будет выборочным.

6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.

7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.

8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).

9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.

10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.

11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.

12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Следует заметить, что руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2. Повторное представление группы аудиторов.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.

6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия. В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация. Вводное и заключительное совещание по усмотрению высшего руководства могут не входить в обязательные этапы внутреннего аудита.