39. Управление процессом в штатной ситуации
55.Управление процессом в штатной ситуации
Управление процессом в штатной ситуации начинается с регулярного получения владельцем процесса информации о его ходе в форме, установленной владельцем (рис. 4.21). Владелец процесса организует фиксирование и хранение информации (данных) для того, чтобы при необходимости можно было проверить правильность информации и соответственно решения, принятого на основании этой информации. Затем владелец процесса проводит анализ данных, сравнивая получившийся результат с плановыми показателями и указаниями руководителя.
В случае, если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец процесса обязан:
зафиксировать факт отклонения;
провести анализ причин отклонения и выявить эти причины;
оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;
организовать устранение причины отклонения, если это целесообразно, и обязательно разработать мероприятия по предупреждению отклонений;
запросить дополнительные ресурсы от вышестоящего руководителя, если это необходимо для устранения причин отклонения;
сообщать вышестоящему руководителю о своих действиях;
задокументировать результаты анализа данных, выявленные отклонения, принятые решения о необходимости и методах устранения причин отклонений, результатах устранения в любой удобной форме.
Особенности управления процессом «Управление организацией»
Процесс «Управление организацией» в сети процессов стоит отдельно. Владельцем этого процесса является генеральный директор. Информация, которую он получает от владельцев процессов и руководителей, используется для управления всей организацией (рис. 4.22). Кроме этой информации, генеральный директор обычно использует маркетинговую информацию, информацию о состоянии рынка продуктов, технологий, финансов, труда и других ресурсов, информацию о социальной обстановке в организации и во внешней среде, информацию из госструктур и госучреждений.
Для проведения анализа внешней среды часто используется PEST-анализ (Political — политический, Economy — экономический, Society — социальный, Technology — технологический).
Для проведения анализа внутреннего состояния организации, сопоставления ее возможностей и опасностей используется SWOT-анализ (Strengths — силы, Weaknesses — слабости, Opportunities — возможности, Threats — угрозы).
Рис. 4.22. Схема «Процесса управления организацией».
Для принятия управленческих решений генеральный директор использует весь доступный ему аппарат обработки и предоставления информации. В зависимости от специфики и размеров организации в этот аппарат могут входить: управление стратегического развития, управление организационного развития, маркетинговая служба, IT-департамент, PR- и HR-департаменты, административные и аналитические подразделения. Принятые управленческие решения выполняются путем планирования и распределения ресурсов организации: утверждение бюджета подразделений, инвестиционных программ и проектов, показателей поступления, а также расходования финансовых и других материальных ресурсов.