53. Управление документацией

Система документации предприятия, в котором система управления основана на процессном подходе, может полностью соответствовать системе документации СМК, так как требования стандартов ИСО 9000 серии 2000 года ориентированы на внедрение процессного подхода к деятельности. Однако если предприятие или организация не преследует целей сертификации, структура документации может быть иной, но она должна полностью соответствовать циклу управления процессами – циклу Шухарта-Деминга. Поэтому структура документации, описывающей деятельность организации, основанной на процессном подходе может быть следующей:

• положение о системе управления предприятием (включающая в себя цели организации) или Руководство по качеству;

• документированные процедуры на уровне предприятия: управление документацией (так как механизм управления процессами предполагает постоянные улучшения (изменения) процессов, что неизменно влечет за собой изменение документов – и этот процесс обязательно должен быть определен в организации); управление записями (так как процессный подход предполагает процедуры измерения показателей результативности и эффективности процессов, их анализ и принятие решений по улучшению процессов, и записи – документы, в которых фиксируются все перечисленные данные); корректирующие и предупреждающие действия, так как они являются составной частью цикла управления процессами; возможно, но не обязательно – внутренние аудиты.

• стандарты предприятия (документированные процедуры, регламенты, методики);

• рабочие инструкции, описывающие действия исполнителей в каждом процессе;

• положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Также в системе управления процессами должны быть разработаны формы документов, фиксирующих данные об их результативности и эффективности (записи). Данные вид документов не относится к внутренним нормативным документам, тем не менее, важность и необходимость их в данной системе неоспорима.

Алгоритм описания документов

1 этап. необходимо определиться с выбором форм и видов документов, описывающих процессы. Осуществляет эту работу рабочая группа проекта разработки и внедрения процессной деятельности на предприятии. При выборе форм графического описания процесса следует учитывать специфику деятельности предприятия, уровнем подготовки исполнителей процесса, уровнями детализации и количества операций в процессах.

Блок-схему процесса, методологию IDEF0 целесообразно использовать для описания процессов верхнего уровня управления. Блок-схема используется там, где нет необходимости отображать элементы процесса (ресурсы, входные и выходные данные, исполнителей).

Карту процесса, диаграмму потока целесообразно использовать для технологических, производственных процессов.

Диаграмма хода процесса – самая распространенная форма графического описания процессов, так как очень понятна для понимания. Используется для описания детальных процессов более низкого уровня (хотя так же может быть использована и для описания процессов верхнего уровня) и содержит последовательность действий, исполнителей, входные и выходные документы.

Межфункциональную блок-схему удобно применять для описания процессов, операции которых осуществляются в нескольких подразделениях. Такую схему можно объединить с диаграммой хода процесса, на которой кроме последовательности действий будут указаны исполнители, входные и выходные документы, необходимые ресурсы, а также время выполнения операций.

С точки зрения уровня исполнителей процессов для исполнителей низкого и среднего уровня образования и специфики деятельности следует применять для графического описания процессов наиболее простые и понятные формы, такие как диаграмму хода процесса, блок-схему процесса, карту процесса, диаграмму потока. Для интеллектуальных исполнителей и организаций можно использовать методики IDEF0 или ARIS.

2 этап. Разработка методических инструкций по описанию процессов и документов

3 этап. Обучение исполнителей разработки документов в подразделениях работе по методическим инструкциям

4 этап. Описание процессов и документов по различным уровням управления

Данный этап осуществляется в несколько действий. Первым действием данного этапа будет разработка процесса в графической форме с определением основных элементов процесса. Здесь определяются: владелец процесса; наименование процесса; действия, их последовательность; входные документы, на основании которых осуществляется каждое конкретное действие; выходные документы, которые составляются и оформляются в результате конкретного действия; исполнители каждого действия; ресурсы, необходимые для выполнения процесса; показатели процесса и методы их измерения и т. п.

Следующим действием будет разработка и оформление документов, описывающих процесс.

Далее определяется необходимость разработки и перечень рабочих инструкций по каждому процессу, которые затем разрабатываются и оформляются сотрудниками соответственных структурных подразделений.

На основании оформленных и утвержденных документов, описывающих процессы и рабочих инструкций, оформляются положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Эти документы оформляются в последнюю очередь, так как в процессной системе управления должны содержать, кроме перечисления рабочих функций, ссылки на конкретные документы и рабочие инструкции.

Управление документацией

В системе управления предприятием/организацией с процессным подходом к деятельности к движению и оформлению документов применяются особые требования. Цикл Шухарта-Деминга, на котором базируется процессное описание деятельности, предполагает периодическое изменение деятельности процесса, а значит и документа.

Изменение может быть незначительным или требовать переутверждения документа. Также большое значение имеет четкая работа с внешними документами, которые поступают в организацию. В связи с этими требованиями в организации обязательно должна быть описана процедура (или порядок) управления документацией.

На предприятии (в организации), внедряющей СМК описание такой процедуры является обязательным и оформляется обязательная документированная процедура «Управление документацией». В иных предприятиях и организациях данная процедура может быть описана в Инструкции по делопроизводству и документообороту предприятия/организации или в Инструкции по документационному обеспечению управления. Также такой организации ничто не мешает оформить отдельную от Инструкции по делопроизводству процедуру «Управление документацией».