50. Постановка целей описания бизнес-процессов и выбор методологии бизнес-процессов организации

3.1. Постановка целей описания бизнес-процессов

3.1.1. Формулирование целей проекта

Итак, перед началом работы над проектом описания бизнес-процессов руководство компании формулирует цели проекта. К сожалению, эти цели являются размытыми. Что же делать рабочей группе сотрудников организации (внешних консультантов), которым предстоит выполнять этот проект?! Недопонимание целей руководителем организации может вызвать его негативную реакцию при получении результатов и в итоге печально отразиться на участниках рабочей группы (расформирование, увольнение и т.д.),

Для того чтобы избежать противоречий, целесообразно провести детализацию целей руководителей с тем, чтобы привести структуру целей верхнего уровня к понятным, конкретным и количественно измеримым целям нижнего уровня. После этого данная структура целей согласовывается с руководством, которое подтверждает, что именно это оно и имело в виду.

3.1.2. Методика структуризации целей проекта

Методика структуризации целей проекта реорганизации бизнес-процессов состоит из шагов, представленных на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Методика структуризации целей проекта.

На первом этапе руководитель формулирует в произвольной (лучше, конечно, в сколько-нибудь формализованной) форме цели проекта, сроки выполнения проекта и возможный объем выделяемых на этот проект ресурсов. Руководитель проекта как представитель рабочей группы проводит совещание (или серию совещаний) с руководителем организации для предварительного формулирования целей. Результатом первого этапа является перечень целей, определенных руководителем организации.

На втором этапе руководитель проекта ставит задачу рабочей группе детализировать перечень целей, доведя его до второго-третьего уровня, при этом можно использовать табл. 3.1.

Таблица 3.1 Пример разработки целей

Цепи, сформулированные	Цели второго уровня	Цели третьего уровня	Приоритет, установленный руководителем
Цель 1	Цель 1.1	Цель 1.1.1	А
		Цель 1.1.2	А
		Цель 1.1.3	Б
	Цель 1.2	ЦелЫ .2.1	С
		Цель 1.2.2	Б
			А
Цель 2	Цель 2.1	Цель 2.1.1	А
	Цель 2.2	Цель 2.2.1	С
		Цель 2.2.2	С

Основная задача рабочей группы на этом этапе — добиться предельной конкретности целей. При декомпозиции следует стремиться подбирать цели, достижение которых может быть выражено количественными показателями. Пример заполнения таблицы целей представлен в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Пример заполнения таблицы целей

Цели, сформулированные румоводогелам	Цели второго . уровня	ЦвМи третьего уровня	Приоритет,
1. Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой продукции	1.1 .Увеличить объем продаж в регионах	1.1.1. Оптимизировать процесс сбыта через представительства в регионах	А
		1.1.2. Оптимизировать процесс обмена информацией между представительствами и главным офисом	С
	1.2. Сократить сроки погашения дебиторской задолженности	1.2.1. Четко распределить ответственность за погашения ДЗ	А
		1.2.2. Оптимизировать процесс подготовки и заключения договоров с клиентом	Б
	1.3. Сократить сроки обработки заказа клиента	1.3.1. Выявить и устранить «узкие» места процесса обработки заказа клиента	А

Очевидно, что детализированные цели, показанные в табл. 3.2, далеки от совершенства, но они существенно более информативны для рабочей группы, чем формулировка «Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой продукции».

На третьем этапе разработки целей проекта проводят согласование детальной структуры целей с руководителем организации. Его задача на этом этапе состоит в установлении приоритетов по достижению детализированных целей. Может возникнуть ситуация, когда руководитель не удовлетворен предложенной структурой целей. В этом случае рабочая группа исправляет указанные руководителем недостатки и представляет на рассмотрение вторую версию структуры целей и т.д. Если руководителя устраивает предложенная декомпозиция целей, то рабочая группа приступает к разработке Технического задания (ТЗ) на выполнение работ по проекту.

Разработка внутреннего ТЗ не является обязательным элементом проекта, однако его наличие существенно облегчает задачу по выполнению проекта. В процессе подготовки ТЗ как у рабочей группы, так и у руководителей возникает общее понимание целей проекта и его возможных результатов, а также параметров, по которым измеряется степень достижения целей. Общая структура ТЗ на описание бизнес-процессов организации приводится ниже.

1. Цели работы.

2. Состав этапов работ.

3. Требования к моделям бизнес-процессов и критериям их анализа.

4. Требования к отчетной информации по этапам.

5. Требования к оперативной отчетности по проекту.

Структура ТЗ на описание бизнес-процессов зависит от применяемого инструментального средства моделирования.

ТЗ рассматривается и утверждается руководством организации. Утвержден­ное ТЗ является обязательным к исполнению рабочей группой. По ходу выполнения проекта могут возникать различные ситуации, приводящие к изменению понимания целей и задач проекта, а также степени их достижимости. Поэтому возможно корректирование ТЗ в процессе работы, но такое, которое не изменит кардинально задачи, поставленные перед рабочей группой.