Функции процесса управления
Рис. 3. Взаимосвязь функций управления
Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей то есть планирование – это процесс определения целей организации и способов их достижения.
При выполнении функции планирование выполняются следующие виды деятельности:
1. Анализ положения организации на рынке. Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, что может реально добиться организация, какие может поставить цели.
2. Целеполагание. Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, такие, как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет цели организации и оценивает возможные угрозы их достижению.
3. Собственно планирование или проектирование. Это определение путей, способов достижения поставленных целей. При этом руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.
Важность планирования заключается в том, что это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению её общих целей.
Организация. Организация – это процесс создания структуры для достижения намеченных целей. Структура любой организации определяется перечнем элементов (подразделений, работников), взаимосвязями элементов и их взаимным расположением (уровнями управления), тогда «структура системы – строение, устройство системы, определяемое составом основных частей их взаимосвязью и взаиморасположением». Для достижения целей организация должна быть структурирована, т.е. определены подразделения, в подразделениях должны быть определены роли для исполнителей. Подразделениям и конкретным исполнителям должны быть определены цели, задачи, обязанности, выполняя которые, все вместе достигали бы целей организации.
Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая современная структура организации не имеют никакого смысла, если работник не заинтересован в выполнении работы. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планами. Мотивация – это процесс соединения внутренних целей исполнителей с целями организации или создания внутреннего побуждения к действиям. Внутренние побуждения являются результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить имеющиеся в настоящее время потребности работников и обеспечить способ удовлетворить эти потребности через хорошую работу.
Контроль. Функции планирование, организация и мотивация готовят организацию к достижению поставленных целей. Контроль в отличие от упомянутых функций не только готовит организацию к деятельности, но и активно сопровождает саму деятельность. Контроль призван, главным образом, обеспечивать достижение организацией своих целей, поэтому контроль теснейшим образом связан с планированием. Таким образом, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Существует три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов – это уточнение целей, определение планируемых (контролируемых) параметров состояния организации, которые должны быть достигнуты в намеченный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Осуществляется до начала деятельности организации. Второй аспект – это измерение фактического значения параметров и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Осуществляется в процессе деятельности организации. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководитель организации не только знает о том, что в организации существует сбой, проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, осуществляемой также в процессе деятельности организации, а именно, регулирования — стадии, на которой предпринимаются действия, если отклонения превышают допустимые. В этом случае либо принимаются регулировочные мероприятия, при невозможности таковых – пересматриваются цели.
Координация. С появлением разделения труда, зарождением организаций возникает необходимость согласования деятельности разделённых производителей. Так возникает функция координация. Координация – это процесс согласования деятельности разделённых производителей. В качестве производителей могут выступать отдельные члены организации или подразделения. Процесс согласования должен выполняться на всех этапах управленческой деятельности. Поэтому функция координация фактически входит во все вышеперечисленные четыре функции. Неслучайно функцию координация изображают в центре, подчёркивая тем самым то обстоятельство, что она входит в каждую из перечисленных функций (см. рисунок 3).
Если управление трактовать как процесс, справедливо следующее определение: «Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации» [65, с. 38]. Наиболее точное определение управления даётся в кибернетике. «Управление – изменение состояния объекта, системы или процесса, ведущее к достижению поставленной цели» или «управление – функция организованных систем (биологических, технических, социальных), обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию её программы, цели» [89, с. 671].
При управлении сложными объектами деление процесса управления на указанные четыре функции бывает недостаточно, поэтому указанные исходные функции делятся на большее число, например, функция планирование может быть разделена на функции прогнозирование и проектирование. Кроме того, поскольку все организации представляют собой социотехнические системы, состоящие из двух подсистем – социальной и технической, функции управления необходимо разделять. Но если для социальной системы справедливы все указанные выше функции, то для технической исключение составляет естественно функция мотивация, то есть для социальной системы реализуются функции: планирование, организация, мотивация, контроль и координация, а для технической – планирование, организация, контроль и координация. Проектирование и реализация управленческих функций для указанных подсистем должна идти в строгой взаимосвязи, взаимообусловленности, поскольку возможности одной подсистемы определяют возможности другой.
Итак, все функции взаимосвязаны, взаимообусловлены, представляют собой систему и должны исполняться только в комплексе, в строгой последовательности.