3.2. Содержание связей с деловыми кругами

Одной из целевых аудиторий по связям с общественностью являются деловые круги. В основе формирования отношений между коммерческими структурами лежит деловое общение, задача которого благоприятно достичь желаемого коммерческого результата. Деловое общение имеет следующие подходы:

1. Необходимость иметь информацию о партнере (финансовые возможности, интересы бизнеса, имидж на рынке, культурный, образовательный уровень и т. д.) перед вступлением в деловой контакт.

2. Оценка собственных возможностей в области финансов, кадрового обеспечения, производственного, маркетингового потенциала до вступления в деловой контакт.

3. Необходимость создать теплую, доверительную обстановку на основе демонстрации высокой культуры и взаимоуважения.

4. Демонстрация партнеру эффективности своих действий на основе бизнес-плана с четким обоснованием расходов и степени риска.

Механизм делового общения состоит из нижеуказанных этапов (рисунок 3.2).

Подготовка к деловому общению

Установление контакта

Обсуждение

коммерческих

вопросов

Принятие

решения

Выход

из контакта

Рисунок 3.2. Механизм делового общения

Подготовка к деловому общению – основа успешного заключения контракта. Прежде всего необходимо изучить делового партнера (рисунок 3.3) .

При подготовке к деловому контакту следует сформировать группу специалистов для ведения переговоров: лидер группы, менеджер, маркетолог, финансист, представитель инженерных служб, юрист.

Установление контакта. Началом должно быть приветствие. Здесь необходимо обозначить свое дружеское чувство. Марк Твен утверждал, что “дружеское чувство слышат глухие и видят слепые”. Этого можно достичь с помощью невербальных элементов общения: заинтересованного

Направления изучения делового партнера

Название фирмы делового партнера, адрес, номер телефона и факсимильной связи, имя, отчество руководителя и ответственных специалистов

Основные требования делового партнера к качеству, цене, сервису, комплектности поставок, условиям оплаты и поставки

Финансовые возможности: сроки платежей, схема финансирования

Рынок делового партнера и методы его работы с покупателями, поставщиками, посредниками

Организационная структура управления делового партнера, стиль управления

Рисунок 3.3. Направления изучения делового партнера

выражения глаз, легкой улыбки, если она уместна, наклона корпуса в сторону собеседника и т. д. Начинать беседу необходимо с приятного для партнера факта, похвалы или искреннего восхищения.

Обсуждение коммерческих вопросов. Начинать обсуждение необходимо с потребностей клиента, а если они неизвестны, то на основе вопросов их выяснить. Можно также начинать разговор с формулировки цели переговоров. В дальнейшем следует попросить время для самопрезентации и ознакомить делового партнера с конкретными результатами деятельности своего предприятия: показать фирменный журнал, каталоги, буклеты, а при необходимости сделать презентацию товара, в ходе которой продемонстрировать конкурентные преимущества, выгоды, получаемые клиентом при заключении сделки. Обязательно дать оценку соответствию уровня цены и качества, а также рисков. Следует предложить мероприятия по управлению этими рисками.

Если в результате обсуждения проблемы не достигнуто взаимопонимания, и ни одна из сторон не желает идти на компромисс, то можно применить следующие приемы:

предложить перерыв в переговорах для пересмотра обсуждаемых проблем;
сменить команду, поменяв местами “мягких” или “жестких” членов команды в зависимости от ситуации;
попытаться найти третье решение, удовлетворяющее обе стороны, на основе “уступки в обмен на уступку”.

Если достигнут компромисс, то наступает этап принятия решения. Это волевой акт по окончательному выбору варианта решения, который заканчивается подписанием контракта.

Выход из контакта. Необходимо руководствоваться следующими правилами:

уметь видеть честное сопоставление противоположных точек зрения в интересах дела;
серьезно воспринимать предложения партнера, но и достойно отстаивать свою позицию;
стремиться к соприкосновению точек зрения.

Предложенный механизм имеет общий характер и может модифицироваться в зависимости от форм делового общения. Наиболее традиционные формы делового общения указаны на рисунок 3.4.

Дни открытых дверей