8.2.5. Автоматизированная форма учёта
Современное название форм учёта основанных на использовании ЭВМ третьего и последующих поколений появилось в 80-90 годах прошлого столетия.
Начальный же этап достаточно массового использования вычислительной техники для целей бухгалтерского учёта относятся к 1960-1970 годам. Уже в 1930-х годах появились первые комплекты перфорационных вычислительных машин (ПВМ) электромеханического принципа действия. В стандартный комплект ПВМ входили перфоратор – машина для нанесения небольших круглых либо прямоугольных отверстий на плотных карточках (перфокартах), либо на бумажной ленте (перфоленте); сортировка- машина производящая группировку (сортировку) массивов перфокарт по выполненным на перфораторе пробивкам по заданной программе (кодам); табулятор – основная машина, считывающая по заданной программе с коммутационной доски пробивки (цифры) с перфокарт, производящая их группировку, арифметическую обработку и печать полученных результатов. Машинные регистры учёта, которые получались при этом назывались - табуляграммами. Позже в комплект ПВМ вошли вычислительные приставки, позволяющие производить действия умножения и деления, а затем появились ПВМ, которые воспроизводили в табуляграммах не только цифровую, но и алфавитную информацию.
В те годы ПВМ были достаточно дорогой вычислительной техникой, и приобрести её могли только крупные промышленные организации. Крайне мало было и специалистов, владеющих навыками работы с ними, а главное умение алгоритмизировать и описывать технологические процессы машинной обработки учётной информации.
Первоначально ПВМ использовались для обработки больших массивов однотипных первичных бухгалтерских документов, прежде всего по учёту материальных ценностей и заработной платы. Впоследствии в ряде организаций машинные регистры учёта создавались по всем или практически по всем участкам учёта. Форма учёта основанная на использовании ПВМ получила признание и своё название - таблично - перфокарточная.
Республика Беларусь в составе СССР внесла достойное место в составление и развитие машинно – ориентированных форм учёта. Так в 80-90-х годах стали называть формы учёта, основанные на использовании средств вычислительной техники. В те годы в республике был принят ряд важных решений, направленных на развитие этой формы учёта. Прежде всего в законодательном порядке, до всех министров и ведомств доводились плановые задания по внедрению этой формы учёта в подведомственных им организациях.
Достижения в области внедрения этой прогрессивной формы учёта широко освещались в печати, а её участники поощрялись.
В Республике Беларусь была создана специализированная проектная организация, занимающаяся разработкой и внедрением машинно-ориентированных форм учёта. Вначале в 1966 году это было совсем небольшое подразделение из десятка молодых специалистов в основном – выпускников тогдашнего Минского финансового техникума.
Называлось оно Центральное проектно–технологическое бюро (ЦПТБ) по механизации учёта и вычислительных работ ЦСУ СССР.
В 80-90-х годах эта небольшая проектная организация выросла до крупнейшего в СССР проектного института в области автоматизации учёта с численностью более 1100человек. Он назывался Белорусский филиал Всесоюзного государственного проектно технического института (ВГПТИ) ЦСУ СССР. Институт имел свои филиалы (отделы) во всех областях и в ряде районных городов республики, таких как Молодечно, Слуцк, Барановичи, Кобрин, Ивацевичи, Орша, Полоцк, Лида, Бобруйск и др.
Важным организационным моментом в развитии машинно-ориентированных форм учёта в Республике Беларусь явилось и то, что средства вычислительной техники были в основном сконцентрированы в организациях системы нынешнего Министерства статистики и анализа Республики Беларусь. В 70-90-х годах это было Центральное статистическое управление (ЦСУ БССР).
В подведомственных ЦСУ БССР организациях создавались: машино - счётные бюро (МСБ), и машино – счётные станции (МСС), которые с развитием этих организаций преобразовались в районные информационно-вычислительные станции (РИВС), а в городах – в городские информационно – вычислительные станции и центры, соответственно ГИВС и ГИВЦ. В областных городах функционировали наиболее крупные вычислительные центры коллективного пользования (ВЦКП).
Наличие специализированной проектной организации по автоматизации учёта и специализированных организаций по предоставлению вычислительных услуг позволило в республике в 70-80-х годах перейти к массовому внедрению машинно–ориентированных форм учёта.
К тому времени Белорусским филиалом ВГПТИ ЦСУ СССР были разработаны вначале типовые проекты по комплексной механизации бухгалтерского учёта (ТП КМБУ) на базе ПВМ, затем типовые проекты по комплексной автоматизации бухгалтерского учёта (КАБУ) на базе ЭВМ единой серии (ЕС ЭВМ) и типовые проектные решения (ТПР) по автоматизации учёта также на базе ЕС ЭВМ.
Проектная документация по КМБУ и КАБУ разрабатывалась как типовые решения для предприятий промышленности, сельского хозяйства, бюджетных организаций (здравоохранения, просвещения, культуры) и других отраслей народного хозяйства.
Единая жесткая регламентация порядка ведения бухгалтерского и статистического учёта в республиках бывшего СССР позволила успешно внедрять разработанные в СССР ТПР по автоматизации учёта и в других союзных республиках.
Ведение бухгалтерского учёта по таблично – перфокарточной, а позже называемой машинно-ориентированной форме учёта на вычислительных установках системы ЦСУ БССР сводилось к следующему.
Учётные работники бухгалтерий организаций принимали с мест выписки документы, производили их проверку и частичную арифметическую обработку, кодирование и группировку в пачки по участкам учёта и видам документов. Затем документы передавались на вычислительную обработку на РИВСы, ГИВЦы и другие установки. Доставка документов организовывалась силами организаций – заказчиков, РИВСов, ГИВЦ и даже через организации связи. В своё время это позволило получать большую экономию средств по доставке первичных документов на вычислительную обработку.
Приём и сдача первичных документов на обработку оформлялось в журнале регистрации документов по их количеству и под роспись сдающей, а при возврате – принимающей стороны.
После переноса данных с первичных документов на машинные носители информации осуществлялась печать вспомогательных табуляграмм, называемых контрольными, которые содержали данные каждого первичного документа и контрольные итоги по каждому из показателей (реквизиту) пачки документов. Контрольные табуляграммы выполняли функцию журналов регистрации хозяйственных операций и по ним же проверялась правильность переноса информации на машинные носители информации – перфокарты и перфоленты.
В проектах КМБУ, а позже и КАБУ предусматривалась разработка и печать многих десятков табуляграмм. В 80-х годах с использованием для целей учёта электронных ЭВМ эти машинные регистры учёта стали называться машинограммами. Этот термин будет употреблён далее и в данном материале лекции.
Применительно к журнально–ордерной форме учёта машинограммы разделялись на три группы таблиц: разработочные и вспомогательные ведомости; оборотные и сальдовые ведомости аналитического учёта; оборотные ведомости синтетического учёта и формы отчётности.
Со временем была отработана технология создания итоговых массивов информации и массивов нормативно – справочной информации, которые значительно ускорили и упростили процессы машинной обработки информации и могли использоваться многократно.
Формы учёта основанные на применение типовых проектов КМБУ и КАБУ предусматривали обработку учётной информации в комплексе, как единый процесс, с формированием сводных массивов информации по затратам на производство и созданием итоговых массивов информации для получения оборотной ведомости по счетам статистического учёта и составления бухгалтерского баланса, как отдельной машинограммы. Отсюда возникли и названия типовых проектов – КМБУ (комплексной механизации бухгалтерского учёта) и КАБУ (комплексной автоматизации бухгалтерского учёта). До появления персональных ЭВМ последние версии ТПР по автоматизации учёта представлялись и эксплуатировались как отдельные подсистемы в составе автоматизированной системы управления предприятием (АСУП). Ведение этой подсистемы регламентировалось «Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению подсистемы «Бухгалтерский учёт» в составе АСУ предприятий (объединений)» - (ОРММ – учёт) – 1985 г.
Появление персональных ЭВМ открыло новые возможности для развития автоматизированных форм учёта. Однако достаточно долгий период этот процесс сдерживался высокой стоимостью ПЭВМ, их недостаточным количеством, отсутствием типовых пакетов прикладных программ (ППП) по автоматизации учёта.
В настоящее время автоматизированная форма учёта на базе ПЭВМ, как правило, используется в виде автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера.
АРМ бухгалтера по сути представляет собой программно-технический комплекс, в который входят: программное обеспечение (ППП); аппаратные средства (совместимые компьютеры, мониторы, клавиатура, мышь, принтер, модем и др. устройства); документация пользователя.
Одно из достоинств АРМ бухгалтера – это возможность вести учёт в автоматизированном режиме непосредственно на рабочем месте пользователя.
При использовании ПЭВМ в процессах создания первичных документов, их вычислительной обработки и получение машинных регистров учёта могут одновременно участвовать все бухгалтера и другие учётные работники, имеющие доступ к ПЭВМ.
Из других достоинств ПЭВМ отметим возможность вывести информацию на экран дисплея по запросу, в реальном режиме времени. В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» отдельные регистры учёта, например карточки по учёту основных средств могут вестись в виде электронных документов, и только при необходимости печатается их бумажный аналог.
В общем плане автоматизированная форма учёта базируется на общепризнанных элементах метода бухгалтерского учёта. Из специфических приёмов отметим, что ввод информации может осуществляться как через клавиатуру, на основе первичных документов, так и автоматически, используя внутреннюю память ПЭВМ, либо внешние машинные носители информаций.
Во всех АРМ бухгалтера предусмотрено автоматическое формирование хронологического регистра учёта хозяйственных операций. Форма его может быть различной, но обязательно отражение каждой хозяйственной операции, группировочных признаков, количественно - суммовых показателей и корреспондирующих счетов.
При получении машинных регистров учёта широко используются массивы нормативно – справочной информации и рабочие массивы информации.
Непосредственно машинные регистры учёта воспроизводят в той или иной форме традиционные ручные регистры учёта: разработочные, группировочные и вспомогательные ведомости, карточки, лицевые счета, ведомости аналитического и синтетического учёта, журналы – ордера, формы отчётности.
Количество и форма графления регистров зависит от класса программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учёта.
В специальной литературе рассматривается ряд классификационных группировок программных продуктов.
В ППП по автоматизации бухгалтерского учёта выделяют два основных класса: функциональные и универсальные.
Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций по локальным участкам учёта. Эти программы могут использоваться как независимо друг от друга, так и в комплексе, обеспечивая законченный цикл обработки учётной информации и получение сводных регистров учёта.
Универсальные программы состоят из нескольких модулей и обеспечивают автоматизированное ведение бухгалтерского учёта по всем участкам учёта по типовым программам. В их числе: «1С: Бухгалтерия», «Инфо Бухгалтер», «Анжелика» и др. Другие программы этого класса обладают фиксированным количеством готовых решений и ситуаций с механизмом параметрических настроек. В их числе: «Галактика», «Инфосорт», БЭСТ-б и др.
Отметим основные особенности формирования регистров учёта в одном из наиболее распространённых ППП в Республике Беларусь – «1С Бухгалтерия 7.7». Этот программный продукт обеспечивает ведение аналитического учёта по каждому из объектов (Субконто) в натуральном и стоимостном выражении. Используется два типа видов субконто: перечисление и справочник.
Субконто, имеющие тип «перечисление» предназначены для ведения аналитического учёта по заданному фиксированному набору знаний.
Субконто, типа «справочник» предназначен для ведения аналитического учёта, определяемого объектами конкретной организации и задаваемые пользователем. Как правило справочники имеют наименования, совпадающие с наименованием соответствующего ему виду субконто. Например: «Материалы», «Основные средства» и т.д.
Все бухгалтерские записи (проводки) регистрируются в журнале операций.
Из других справочников укажем: Рабочий план счетов, список видов объектов аналитического учёта (субконто), константы и др.
Из заданных (предлагаемых к получению регистров учёта) отметим: регистры аналитического учёта (оборотно – сальдовая ведомость по объектам аналитического учёта, карточка счёта, анализ счёта по объектам аналитического учёта и др.); регистры синтетического учёта (сводные проводки, оборотно – сальдовая ведомость, анализ счёта – аналог главной книги и др.).
В программе имеется также режим формирования регистров произвольной формы, прежде всего для создания внутренних отчётов для анализа производственно-финансовой деятельности организации.
Более новый программный продукт «1С: Предприятие» может быть адаптирован к любым особенностям учёта в конкретной организации при помощи модуля «1С: Конфигуратор», позволяющий настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами и др.
Современные ППП по автоматизации бухгалтерского учёта могут работать как локально, так и в вычислительных сетях, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть. Это позволяет организовать параллельную работу многих учётных работников в рамках единой взаимосвязанной системы.
Общая примерная схема автоматизированной формы учёта приведена на рис. 16
Подробное описание функциональных возможностей, технологии обработки информации и получения регистров учёта при использовании различных ППП комплексов АРМ бухгалтера, как основы автоматизированных форм учёта будет рассмотрено при изучении спецкурса «Бухгалтерский учёт в системе автоматизированной обработки».
Рис. 16 - Автоматизированная форма учета
Тема 9 ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
9.1. Организация бухгалтерского учета
Вопросы лекции:
Виды производств и их влияние на организацию бухгалтерского учета.
Методологическое и правовое обеспечение бухгалтерского учета и отчетности.
Организация бухгалтерского учета. Обязанности, права и ответственность руководителя и главного бухгалтера организации за постановку и ведение бухгалтерского учета.
Учетная политика организации.
Лекционный материал темы:
9.1.1. Виды производств и их влияние на организацию бухгалтерского учета
Организация бухгалтерского учета на предприятиях определяется особенностями технологии и организации производственного процесса, методами переработки исходных материалов, сложностью и номенклатурой выпускаемой продукции, её разнообразием и массовостью выпуска, а также структурой промышленных организаций. Эти особенности влияют на документальное отражение затрат, их систематизацию и обобщение, ведение аналитического учета.
Организация производства может быть построена по трем типам:
технологическому – когда отдельные структурные подразделения организации выполняют часть процесса изготовления изделия;
предметному – когда производственное подразделение организации полностью изготавливает определенное изделие из всей номенклатуры выпускаемой продукции;
смешанному или предметно-технологическому – когда заготовительные производства и цеха строятся по технологическому принципу, а обрабатывающие и выпускающие – по предметному.
По характеру технологического процесса различают добывающие и обрабатывающие отрасли. В добывающих отраслях (добыча торфа, угля, нефти, газа и так далее) отсутствуют затраты сырья и основных материалов. Для них характерна однородность получаемой продукции и относительная непродолжительность процесса производства. Незавершенное производство отсутствует, либо незначительно и поэтому, как правило, не принимается в расчет при исчислении себестоимости продукции. Организации обрабатывающих отраслей перерабатывают сырье и материалы путем химической или механической обработки. Распространены два основных типа технологических процессов в таких организациях:
1-й тип – последовательный - состоящий из стадий, фаз, переделов обработки исходного сырья до получения (выхода) готовой продукции (химическое, текстильное и другие производства). Продукция каждой из предыдущих стадий, фаз, переделов в таких производствах является полуфабрикатом и используется для переработки в последующих стадиях. При этом изменяется состав исходного сырья, а полуфабрикаты по своим свойствам отличаются не только от сырья, но и от полуфабрикатов предыдущих переделов. Отдельно по стадиям и участкам обработки сырья учитываются и затраты.
2-й тип предусматривает осуществление технологического процесса в несколько потоков. При этом отдельные узлы и детали изготавливаются параллельно, а затем путем механической сборки в других цехах превращаются в готовые изделия. Затраты при этом учитываются по изделиям, их частям или группам однородных изделий по каждому цеху или участку в отдельности.
По роли и назначению в структуре промышленной организации различают: основное производство, вспомогательные производства, а также непромышленные обслуживающие производства и хозяйства. В основном производстве вырабатывают продукцию, для выпуска которой создана организация. Во вспомогательных цехах и участках выпускается продукция либо оказываются услуги для нужд основного производства. К обслуживающим производствам и хозяйствам относятся жилищно-коммунальные хозяйства, подсобные сельские хозяйства, детские сады, профилактории и другие обслуживающие службы.
В зависимости от номенклатуры и объема выпускаемой продукции различают три основных типа производств - индивидуальное, серийное и массовое.
В индивидуальном производстве продукция выпускается в единичных экземплярах, например изготовление автоматической линии.
В серийных производствах (крупносерийных, среднесерийных и мелкосерийных) продукция изготавливается по партиям, сериям и включает достаточно широкую номенклатуру изделий.
Массовое производство характеризуется изготовлением продукции ограниченной номенклатуры в больших объемах в течение длительного периода времени.
В индивидуальном производстве затраты учитываются в целом по каждому заказу; в серийном производстве – по сериям изделий, при этом себестоимость каждого из них исчисляется как средняя величина. В массовом производстве объектами учета затрат и калькулирования являются виды вырабатываемых однородных изделий, а себестоимость единицы продукции рассчитывается как средняя величина.
Аналитический учет затрат на производство с учетом особенностей организаций и технологии производства должен вестись по структурным подразделениям организации и видам выпускаемой продукции, выполняемых работ и услуг.