8.2.3. Журнально-ордерная форма учета

Журнально-ордерная форма учета впервые была применена в 1939 году на предприятиях электропромышленности СССР, а массовое ее применение началось в пятидесятых годах прошлого столетия. Это наиболее совершенная и унифицированная ручная форма ведения бухгалтерского учета. Свое название она получила от основного регистра, определяющего ее сущность – журнала-ордера. При этой форме учета отражение хозяйственных операций, как в хронологическом, так и в систематическом порядке ведется одновременно, как единый процесс, без составления мемориальных ордеров.

Журнально-ордерная форма учета применяется в двух вариантах:

1) полная форма, включающая 16 типовых унифицированных журналов-ордеров, 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц;

2) сокращенная форма, которая включает 8 типовых журналов-ордеров, 6 – вспомогательных ведомостей и 3 разработочные таблицы. Полная форма рекомендуется для применения в крупных организациях, а сокращенная предназначена для небольших организаций.

Особенностью регистров учета этой формы является то, каждый из них имеет свою структуру, назначение, порядок построения и каждый предназначен для ведения конкретных регламентированных операций и процессов. Соответственно каждый из регистров имеет свой постоянный номер и в каждом из журналов-ордеров или ведомостях находят отражение конкретные счета, имеющие отношение только к этому регистру.

Общим же признаком для регистров журнально-ордерной формы является принцип их построения. В частности в основу построения журналов-ордеров положен кредитовый принцип систематизации информации.

Суть кредитового принципа отражения информации в журналах-ордерах состоит в следующем. Каждый из журналов-ордеров предназначен для учета всех кредитовых оборотов по одному или нескольким схожим по экономическому содержанию счетам в разрезе корреспондирующих счетов. Например, журнал-ордер № 1 используется для отражения кредитовых оборотов по счету 50 «Касса»; журнал-ордер № 2 – для учета кредитовых оборотов счета 51 «Расчетный счет», журнал-ордер № 6 – для учета кредитовых оборотов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т.д.

Фрагмент журнала-ордера № 1, в виде упрощенной его формы, приведен ниже на рис. 11

По кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов

Строка №	Дата (или за какие числа)	Шифр и наименование счетов					Итого по кредиту
		51 «Расчет-ные счета»	52 «Валют-ные счета»	57 «Денежные средства в пути»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	и т.д.
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 11 - Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса»

До записи в журналы-ордера информация из первичных документов регистрируется и группируется в накопительных или группировочных ведомостях. По отдельным объектам регистрация и накопление данных из первичных документов осуществляется предварительно во вспомогательных ведомостях. Например: в ведомости № 7 по учету расчетов с разными дебиторами и кредиторами; в ведомости № 16 по учету реализации продукции, работ и услуг и др.

Ведомости к журналам-ордерам применяются в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно отразить в т.ч. и из-за их большого количества, непосредственно в журналах-ордерах.

При большом количестве хозяйственных операций предварительная систематизация и группировка информации проводится в специальных листках-расшифровках, называемых разработочными таблицами, которые составляются по дебетовому признаку. Разработочные таблицы открываются на каждый счет, по которому требуется аналитическая группировка информации. Записи в них производятся по данным однородных документов итогами за день или более продолжительный период с кратким пояснением содержания операции.

Например, разработочная таблица № 4 содержит информацию о начисленной заработной плате по составу и категориям работников, № 6 – по расчету износа (амортизации) основных средств и т.д.

Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные. разработочные или вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется на основе итоговых данных этих ведомостей за месяц. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за месяц в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации первичных документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере. Примерами журналов-ордеров, в которых совмещены данные аналитического и синтетического учета являются журнал-ордера № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», № 7 по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Полный перечень типовых регистров учета журнально-ордерной формы приведен в приложении 3.

Итоговые данные журналов-ордеров представляют собой как бы сводные бухгалтерские проводки, аналогичные мемориальным ордерам, которые используются для записей в Главную книгу счетов, открываемую на год.

В Главной книге отражается сальдо на начало месяца, суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также сальдо на конец месяца по каждому синтетическому счету. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Главная книга открывается на год, для чего на каждом ее листе предусмотрено 12 строк для записей итогов по месяцам, а также дополнительно строки для подсчета итогов за год в целом и для отражения возможных исправительных записей на основании бухгалтерских справок.

Перенос итоговых записей из журналов-ордеров в Главную книгу производится по принципу двойной записи, как сложная бухгалтерская проводка, то есть по кредиту одного счета (допустим итоговая сумма по кредиту счета 50) на соответствующей странице счета 50 Главной книги и дебету корреспондирующих счетов. Как варианты, по Д-ту счета 51, Д-ту счета 70, Д-ту счета 71 – на трех других страницах Главной книги, открытых под счета 51, 70, 71. Таким образом, в Главной книге развернуто, т.е. с указанием оборотов по корреспондирующим счетам, отражаются дебетовые обороты счетов, так как кредитовые обороты по счетам ранее нашли отражение в журналах-ордерах.

Журнально-ордерная форма учета позволяет регламентировать и расчленить весь учетный процесс на ряд отдельных процессов по конкретным участкам работы. Таким образом, в крупных организациях бухгалтерская служба (управление, отдел) может состоять из отдельных подразделений (секторов), например: по учету материалов, по учету готовой продукции, по учету труда и заработной платы и т.д.

Основной недостаток этой формы учета заключается в том, что большинство ее регистров объемны и сложны по построению, что затрудняет их взаимосверку и переход на автоматизированные формы учета.

Сокращенная журнально-ордерная форма учета построена по тем же принципам, что и полная. Однако применение ее ограничено, т.к. использовать ее целесообразно только для небольших организаций.

Схема журнально-ордерной формы учета приведена на рис. 12

запись операций

сверка операций

Рис. 12 – Журнально-ордерная форма учета