8.1.2. Способы записей в учетных регистрах. Ошибки в счетных записях, способы их выявления и исправления

Записи в учетные регистры должны проводиться только на основе первичных документов, при этом должны быть обеспечены краткость, ясность и взаимоконтроль записей, если они переносятся в несколько учетных регистров с одного носителя информации.

В настоящее время системный бухгалтерский учет основывается на методе двойной записи хозяйственных операций на счетах. То есть каждая бухгалтерская запись (проводка) находит отражение дважды – по дебету одного и кредиту другого счета в равных суммах. Двойная или иначе диграфическая запись операций на счетах – это основной отличительный признак отражения информации на счетах бухгалтерского учета.

В статистическом и оперативно-техническом учете, как правило, применяют простую однократную иначе называемую униграфическую запись хозяйственных операций.

Униграфическая запись имеет место и в бухгалтерском учете для отражения операций на забалансовых счетах и на счетах аналитического учета.

На практике часто возникает необходимость использования одной и той же информации различными пользователями. Для этого применяют копирование первичных документов и отдельных регистров учета. Так, например, в четырех экземплярах выписываются товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей, в двух экземплярах – большинство расчетно-платежных документов. Под копирку в двух экземплярах заполняются листы Кассовой книги.

Ранее нами отмечалось, что записи в регистрах учета могут быть выполнены как вручную, так и машинным способом, либо вообще созданы по заданным ранее алгоритмам в автоматизированном режиме.

В зависимости от формы регистра непосредственное отражение записи может быть выполнено как линейно-позиционным способом, так и в матричной форме. Матричная форма отражения информации более экономична и позволяет улучшить систему контроля информации за счет того, что итоговые суммы по графам таблиц должны быть равны соответствующим итогам по строкам.

При ведении бухгалтерского учета, и в частности, при составлении учетных регистров, могут иметь место различного рода ошибки.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2005 г. № 83 утверждена Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский отчет в случае обнаружения ошибок. В этом инструктивном документе указывается, что исправления вносятся в случае признания факта неверного, т.е. неправильного (ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учета или в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. Это, прежде всего, искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов, что приводит к неверному исчислению налоговых платежей.

Внесение исправлений может производиться в следующих случаях:

- обнаружения технической ошибки (описки, опечатки, пропуска или повторного ввода данных, арифметической ошибки при подведении итогов, неточного округления);

- выявления факта несоответствия отраженной хозяйственной операции методологии бухгалтерского учета;

- неправильного заполнения статей бухгалтерской отчетности (неправильное определение отчетного периода, неверная группировка данных по статьям бухгалтерской отчетности);

- вступление в силу нормативных правовых актов после отчетной даты, повлекших необходимость внесения изменений в бухгалтерский учет;

- представление после отчетного периода первичных учетных документов, которые должны были найти отражение в бухгалтерском учете;

- при обнаружении в поданной налоговой декларации неверно рассчитанных сумм, требующих уточнения.

Большинство ошибок выявляется на стадии арифметической отработки первичных документов, переноса информации с первичных документов в регистры учета, при заполнении форм бухгалтерской отчетности и при инвентаризации активов и обязательств.

Поскольку большинство регистров учета имеет форму таблиц в виде матрицы, то имеется возможность сверки частных итогов строк по последней итоговой графе и соответственно итогов граф по последней итоговой строке между собой, и эти итоги должны быть равны.

Во всех оборотных ведомостях, как синтетического, так и аналитического учета показатель «конечное сальдо» выводится как «начальное сальдо» плюс (минус) обороты по дебету (кредиту) счетов в зависимости от того, каким было начальное сальдо.

Обнаруженные в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета ошибки должны быть исправлены. Порядок исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах указан в нормативном документе «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», а также в упомянутой выше Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок.

В Республике Беларусь применяют три способа исправления ошибочных записей:

- корректурный;

- сторнировочный;

- дополнительной записи.

Сущность корректурного способа заключается в том, что обнаруженную неправильную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутой суммой или текстом надписывается исправленный текст или сумма. Исправления оговаривают, для чего на свободном месте документа пишут слово «исправлено», проставляют дату и подтверждающие подписи лиц, оформивших документ. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправления вносятся во все экземпляры.

В приходных и расходных кассовых ордерах, а также в других документах строгой отчетности исправления не допускаются вообще. Такие документы погашают путем их перечеркивания по диагонали и, делая надпись «аннулировано». Позже в установленном порядке на эти документы составляется акт на их списание с учета и уничтожение.

Исправление ошибок в регистрах учета корректурным способом не всегда возможно. Его не применяют, когда в регистрах уже подведены итоги и на его основе произведены записи в Главную книгу либо в формы отчетности. Корректурный способ нельзя применить и в тех случаях, когда неверно указана корреспонденция счетов, либо завышена сумма хозяйственной операции.

Суть способа «красное сторно» состоит в том, что ошибочная запись дублируется красными чернилами, а рядом с ней делают записи обычными (синими, черными, фиолетовыми) чернилами на правильную запись. Таким образом, эта запись аннулируется, т.е. не учитывается отраженная на ней корреспонденция счетов и сумма хозяйственной операции.

Если корреспонденция счетов указана правильно, но завышена и требует корректировки в сторону уменьшения только сумма хозяйственной операции, то сторнируется, т.е. записывается красным чернилом сумма на разницу между ранее записанной и требующейся в действительности суммой.

При автоматизированной обработке информации сторнировочные записи вводят в память ПЭВМ со специальным символом знака «минус», что позволяет программным путем произвести необходимую корректировку данных в машинных регистрах учета.

Способ дополнительной бухгалтерской записи (проводки) применяется, если бухгалтерская запись была выполнена на сумму меньшую, чем она реально имела место по хозяйственным операциям. В этом случае первую оформленную запись оставляют без изменения, а рядом на свободном поле добавляют к ней такую же запись на недостающую сумму. Этот способ используют не только для исправления ошибок, но и для уточнения отдельных учетных данных. Например, для уточнения фактической себестоимости выпущенной готовой продукции (если она в реальности оказалась выше, чем планировалось).

Дополнительные записи также оговариваются лицами их выполнившими, т.е. указываются дата, подпись и ссылка на основную запись.

Каждое исправление способами: корректурным, «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью, если оно влияет на отражение информации на счетах или в регистрах учета, должно подтверждаться составлением бухгалтерской справки.

В Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок указано, что бухгалтерская справка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- дату составления;

- период, в котором допущена ошибка или период, за который вносятся исправления;

- основание для внесения исправления;

- сумму, а для имущества - и количество неправильной записи, подлежащей исправлению;

- арифметический расчет вносимого исправления;

- сумму, а для имущества и количество правильной (исправительной) записи;

- подпись бухгалтера, составившего справку-расчет, главного бухгалтера, а при искажении налоговой базы и руководителя;

- другие необходимые реквизиты.

Особенности внесения исправлений в данные бухгалтерского учета в случаях выявления ошибок в текущем периоде до окончания отчетного года; после завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности; за прошлые отчетные периоды, после утверждения годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год с подробным анализом возникающих ситуаций и приведением вариантов исправительных записей приведены в Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, которая будет изучаться в последующих блоках дисциплины по бухгалтерскому учету.

Литература

Основная:

1. Егомостьев Н.А. Теория бухгалтерского учета: учеб.-метод. комплекс для студентов экономических специальностей / Н.А. Егомостьев, Л.К. Ловкис. – Минск: Изд-во МИУ, 2010. – 320с.

2. Снитко М.А. Теория Бухгалтерского учета: Учебн. Пособие.-Мн.: Современная школа,2006.-312с.

3. Папковская П.Я. Теория бухгалтерского учета: учеб. Пособие/ П.Я. Папковская, М.А. Снитко. – Минск: РИПО, 2010. – 280 с.

4. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник/ В.И. Стражев. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш.шк., 2012. – 142с.: ил.

Дополнительная:

5. Папковская П.Я. Сборник задач по теории бухгалтерского учета:

Учеб. Пособие.-Мн.: «Амалфея», 2003г.

Контрольные вопросы по теме:

1. Метод бухгалтерского учета и его основные элементы.

2. Сущность и значение первичного наблюдения. Документация, как важнейший источник информации хозяйственной деятельности организации.

Значение документов в оперативной работе, финансовом контроле и ревизии. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

8.2. Формы бухгалтерского учета

Вопросы лекции:

1. Сущность и тенденции исторического развития форм бухгалтерского учета.

2. Мемориально-ордерная форма учета.

3. Журнально-ордерная форма учета.

4. Упрощенная форма учета.

5. Автоматизированная форма учёта.

Лекционный материал темы:

8.2.1. Сущность и тенденции исторического развития форм бухгалтерского учета

На протяжении многих столетий вырабатывались различные формы ведения счетных записей, их группировки и систематизации в регистрах учета.

Под формой бухгалтерского учета следует понимать комплексную систему документального отражения и систематизации информации в регистрах учета, последовательность и способы производства счетных записей в них.

Основными признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

- назначение, внешний вид, количество применяемых учетных регистров и структура показателей в них;

- последовательность и способы записей в учетные регистры;

- взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

- порядок сверки записей в различных регистрах между собой;

- уровень автоматизации учетных процессов.

Описание первой из известных форм бухгалтерского учета выполнено Л. Пачоли в 1494 г. в труде «Трактат о счетах и записях». Основу этой формы, известной как староитальянская, составляли три книги:

- Мемориал (памятная повседневная книга);

- Журнал (хронологический регистр с проводками);

- Главная книга (содержит все используемые счета, сальдо и обороты по ним).

Трактат о счетах и записях был широко известен в европейских, а затем и в других странах мира. Описанная в нем форма счетоводства (форма ведения учета) стала основой для создания «национальных школ» организации и ведения учета, иначе национальных форм учета. В их числе: французская, немецкая, новоитальянская, русская, американская. Каждая их форм отличалась не только по количеству и назначению счетов и регистров бухгалтерского учета, но и по технике их ведения. Это позволило, в теории учета классифицировать формы счетоводства по технологическим признакам и такими формами признаны: шахматная, интегральная, тройная, логисмография.

В настоящее время в странах постсоветского пространства, и в том числе в Республике Беларусь, применяются четыре базовые формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная. Однако в классическом виде, эти формы встречаются редко. Чаще применяют смешанные, агрегатированные формы учета, когда, к примеру, кроме журналов-ордеров, составляющих основу журнально-ордерной формы учета, используют книги, характерные для мемориально-ордерной формы учета и машинограммы, по тем участкам учета, которые автоматизированы.

Развитие интеграционных процессов как в экономике отдельных стран, так и мирового сообщества в целом, широкое применение средств вычислительной техники для целей учета, объективно обуславливают необходимость дальнейшего развития форм организации и ведения учета и прежде всего автоматизированных форм бухгалтерского учета на базе персональных ЭВМ и комплексов АРМ бухгалтера.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Учетной политикой организации предприятия вправе выбрать самостоятельно приемлемую для них форму учета, однако в течение отчетного периода она не должна кардинально изменяться.