8.1.1. Учётные регистры, их сущность и значение. Классификация учётных

регистров

Для целей регистрации и систематизации хозяйственных операций, отражённых в первичных документах, применяют специальные бухгалтерские документы, называемые учётными регистрами.

Любой по форме учётный регистр должен иметь название, номер, период за который в него переносится информация из первичных документов, должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение.

В крупных организациях применяются многие десятки различных по форме, назначению и порядку ведения ручных и машинных регистров учёта. Для успешного овладения навыками их заполнения и использования важно знать основные признаки их классификации.

По назначению – виду производимых записей регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

К хронологическим относятся регистры, записи в которые производятся последовательно по мере совершения и отражения хозяйственных операций. Это, например, кассовая книга, журнал учёта поступающих грузов, описи инвентарных карточек по учёту основных средств и др.

Систематические регистры предназначены для отражения хозяйственных операций в определённом порядке с группировкой (систематизаций) информации по определенным признакам. Например, журналы-ордера открываются по кредиту одного или нескольких однородных счетов. В главной книге на каждый балансовый счёт отводится одна развернутая страница и т.д.

В комбинированные регистры информация заносится последовательно, по мере отражения хозяйственных операций, но в то же время с обязательной группировкой её по тем или иным признакам, например, по счетам. Большинство регистров учёта, таких как журналы-ордера, ведомости к ним являются комбинированными регистрами. С некоторой степенью допущения можно утверждать, что любой из систематических регистров учета несёт в себе элементы (признаки) комбинированных регистров.

По степени детализации учетной информации, в части её аналитичности, регистры делятся на аналитические, синтетические и комбинированные.

Аналитические регистры предназначены для ведения учёта по объектам аналитического учёта. Например, в инвентарных карточках по учёту основных средств – отдельно по каждому объекту основных средств с присвоенным ему инвентарным номером. В карточках складского учёта материалов – по каждому отдельному номенклатурному номеру материалов. В лицевых счетах работников – отдельно по каждому работнику организации. В ведомости к журналу – ордеру №7 по расчётам с подотчётными лицами – по каждому из подотчётных лиц организации.

Синтетические регистры предназначены для ведения учёта по балансовым счетам и субсчетам и только в денежном выражении. Это главная книга, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.

Большинство регистров учёта являются комбинированными. Они предназначены для ведения как синтетического, так и аналитического учёта по счетам. Это наиболее практичные и удобные регистры. К ним относятся большинство журналов - ордеров, ведомостей и машинограмм. В основу признаков их построения положена группировка объектов аналитического учёта по тому или иному синтетическому счёту. Это позволяет вместо нескольких отдельных регистров аналитического и синтетического учёта по тому или иному счёту иметь один общий комбинированный регистр. Тем самым упрощается процесс группировки информации, сверки итогов аналитических счетов с данными синтетических счетов, уменьшается количество ошибок, упрощаются процессы выборки информации.

По внешнему виду различают регистры в виде карточек, книг и свободных листов.

Как правило, карточки изготавливаются из плотного картона, одинакового формата и с одинаковой структурой построения строк и граф. Обычно карточки предназначаются для учёта материальных ценностей (по номенклатурным номерам), основных средств (по инвентарным номерам), расчётов с персоналом организации по оплате труда (по лицевым счетам), или иначе по табельным номерам и в ряде других случаев.

Для удобства хранения и использования карточки помещают в специальные ящики (картотеки).

Каждая из карточек имеет свой номер и дату её регистрации, с указанием фамилии лица, отвечающего за содержащуюся в ней информацию и ряд других необходимых реквизитов, позволяющих вести учёт в них.

В настоящее время в условиях широкого использования персональных ЭВМ соответствующими нормативными документами в области бухгалтерского учёта разрешено вести ряд карточек, например, по учёту основных средств, на машинных носителях информации. Однако, при этом, должна быть обеспечена возможность вывода формы (содержания) карточки как на экран дисплея, так и на бумажные носители информации.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, а в ряде случаев, как например, кассовая книга, и прошитые регистры аналитического учёта определённой формы графления. Страницы книг должны быть пронумерованы, указано общее количество листов в книге, подтверждённых подписями, с печатью руководителя и главного бухгалтера организации.

Наиболее часто книги используются для учёта материальных ценностей, расчётов с организациями и лицами, а также в качестве журналов регистрации поступающих грузов, журналов регистрации командировочных удостоверений и т.д.

В небольших организациях, при ведении учёта вручную, книги это достаточно удобные регистры учёта, обеспечивающие контроль за сохранностью отражающейся в них информации, т.к. заменить или удалить лист из книги сложно.

Свободные листы или ведомости это наиболее распространённые регистры. Ручные их формы представляют собой напечатанные типографическим способом таблицы определённой формы и назначения. Это могут быть различные накопительные, группировочные и разработочные ведомости и таблицы, журналы-ордера и др. Современные программные продукты позволяют создать либо их точные копии в виде машинограмм, либо ещё более удобные специальные машинные регистры учёта с необходимой степенью детализации и обобщения информации и с распечаткой справочной и другой необходимой информации.

Все регистры учёта должны содержать сведения об их исполнителях, временных периодах, порядку хранения или использование и др.

По форме графления различают линейные (линейно-позиционные) и шахматные (матричные) регистры.

В линейных регистрах на каждый объект аналитического учёта, например по расчётам с конкретным поставщиком, покупателем, подотчётным лицом, работником организации и др. отводится отдельная строка, в которой содержится информация о сальдо по расчётам на начало отчётного периода, оборотах по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец отчётного периода, а также другая необходимая справочная информация. Если информация должна быть занесена не только по отдельной строке, но и системно с учётом граф (например выделяются графы «наименование поставщика, дата, сальдо, поступление и т.д.»), то такой способ построения регистров учёта называют линейно-позиционным.

В регистрах матричной формы построения подлежащая отражению информация заносится в одну из клеток на пересечении граф и строк и эта информация имеет одинаково равное значение как по отношению к графе, так и по отношению к строке документа.

Так например, в журнале-ордере №2 предназначенном для отражения бухгалтерских проводок по кредиту счета №51 «Расчётный счёт» каждая из сумм записывается в хронологическом порядке по строкам таким образом, чтобы она была напротив графы, указывающей на корреспондирующий счёт в отражаемой бухгалтерской записи.

Во многих других журналах-ордерах и ведомостях к ним также используют матричный способ построения учётных таблиц.

Помимо рассмотренных известны и другие классификации учётных регистров. Например: по способу составления и ведения – ручные и машинные (в т. ч. и на машинных носителях информации).

По продолжительности ведения записей они могут быть месячные, квартальные, годовые.

По уровню унификации и стандартизации различают типовые и специализированные (ведомственные) учётные регистры. Наиболее известными типовыми регистрами учёта являются журналы-ордера, ведомости к ним, кассовая книга, Главная книга счетов. Перечень основных ручных регистров учёта приведён в приложении 3.

В настоящее время большинство организаций применяют автоматизированные формы ведения учёта на основе пакетов прикладных программ (ППП) и комплексов автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМ бухгалтера). В их числе: 1-С Бухгалтерия, «Анжелика», «Галактика» и др. Каждый из ППП содержит перечень типовых машинных форм учётных регистров, которые при необходимости могут быть доработаны под конкретные запросы пользователей информации.

Рассмотренные классификации учетных регистров приведены на рис. 8

Рис. 8 - Классификация учетных регистров