Документация, её сущность, значение и классификация
Одно из требований бухгалтерского учёта – обязательное документальное оформление всех хозяйственных операций, для чего осуществляют сплошное и непрерывное наблюдение за ними.
Документ (лат. documentum - свидетельство) – это письменное свидетельство о совершённой хозяйственной операции или о целесообразности и праве на её осуществление.
Первичный учётный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент её совершения или непосредственно после её совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счета бухгалтерского учёта. В нём устанавливается ответственность отдельных исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций.
Основные требования к содержанию и форме первичных документов изложены в статье 9 «Первичные учётные документы» Закона Республики Беларусь « О бухгалтерском учёте и отчётности».
Обязательными реквизитами (показателями) документа являются: дата и место его составления; организация или ее структурное подразделение; содержание хозяйственной операции; количественное и денежное измерение хозяйственной операции; наименование должностей, фамилии и личные подписи или иные признаки (машинные знаки, символы) однозначно идентифицирующие личность участников хозяйственной операции. В зависимости от хозяйственных операций и способа получения документа в него включаются и другие реквизиты.
Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Лица, составлявшие и подписавшие первичный бухгалтерский документ, несут ответственность за достоверность содержащихся в нём данных. Внесение поправок, не подтверждённых заново всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются.
На основании первичных документов производятся (формируются) записи в учётные регистры: журналы-ордера, ведомости, книги, машинограммы.
Порядок заполнения каждой из форм первичных документов, составление сводных регистров учёта устанавливаются и доводятся каждому ответственному исполнителю на основе плана документооборота в виде должностных инструкций.
Все первичные бухгалтерские документы принято классифицировать по ряду признаков. По назначению различают: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.
К распорядительным относят документы, которые содержат указание, распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции: приказы, распоряжения, платёжные требования и поручения, и др.
К оправдательным (исполнительным) документам относятся документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Например: акты приёма-передачи и акты выбытия основных средств, авансовые отчёты материально-ответственных лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в тех случаях, когда для записей хозяйственных операций нет других специальных документов. Это: бухгалтерские справки, справки-расчёты, ведомости, акты и др.
К комбинированным относят документы, которые содержат в себе элементы распорядительных и исполнительных документов. Например: путевые листы автомобилей, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты и др.
По способу использования документы бывают разовые и накопительные. В разовых первичных документах оформляют одну или несколько хозяйственных операций за один приём. Это: накладные на поступление и отпуск материальных ценностей, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др. Накопительные документы используются для оформления однородных хозяйственных операций за определённый период времени по мере их совершения. Это лимитно-заборные карты по отпуску материалов, наряды, рапорта и др. документы по учёту отработанного времени, выработки и заработной платы.
По способу отражения и обобщения учётной информации документы бывают первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент её совершения. Это документы предназначенные для отражения операций по поступлению и отпуску материалов, отгрузке продукции, разовых выплат через кассу и др. На основании первичных документов при необходимости составляют сводные документы, такие как: расчётно-платёжные ведомости, отчёты материально-ответственных лиц, различные накопительные ведомости.
По количеству позиций (строк) документы подразделяются на однострочные и многострочные.
По месту составления (заполнения) различают внутренние и внешние документы. Внутренние документы, например, требование-накладная на отпуск материальных ценностей заполняется и используется в организации, где его составляли. Внешние документы например такие, как товарно-транспортные накладные, поступают от других организаций вместе с материальными ценностями.
По форме и значимости различают унифицированные (типовые) и специализированные документы. Типовые формы бланков документов разрабатываются и тиражируются государственными органами: Министерствами и ведомствами в виде специальных альбомов. В настоящее время большинство используемых первичных бухгалтерских документов являются типовыми. И только часть документов, например по учёту выработки, выпущенной готовой продукции, в отдельных отраслях экономики, являются специализированными для отдельных организаций. Работа по унификации и стандартизации первичной учётной документации, в т.ч. для целей автоматизированной обработки информации, продолжается.
По способу заполнения различают документы оформляемые вручную и документы созданные либо заполненные с помощью средств вычислительной техники.
По воспроизведению информации различают подлинники (оригиналы) документов, их копии и выписки из документов (например, фрагменты протоколов, резолюции, решения).
По срокам хранения различают документы с текущими (ограниченными) сроками хранения и документы постоянного срока хранения, такие как уставы организаций, балансы и др.
Классификация первичных бухгалтерских документов приведена на рис. 5
