Общая характеристика СУБД Access, основные возможности и области применения

Microsoft Access – самая популярная СУБД реляционного типа общего назначения. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения её содержимым, редактирования содержимого, отбора данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочивания, оформления, печати. Access работает под управлением Windows.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. Каждая база данных в Access состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц, макросов и модулей. Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Запуск MS ACCESS:

1) Пуск > Программы > MS ACCESS;

2) через рабочий стол;

3) через создание документов;

4) через Мои документы.

Microsoft Access применяется в бизнесе, при разработке программ и хранилищ данных на заказ, в качестве персональной СУБД, в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях и т.д.

23. Архитектура СУБД Access

В СУБД Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – основной объект, в котором хранятся данные, она состоит из строк и столбцов.

Запрос – средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию, заданному пользователем.

Форма – средство отображения данных на экране, с их помощью можно оформлять таблицы.

Отчеты – средства отображения данных и результатов при выводе на печать.

Макросы – средства для автоматизации часто выполняемых операций. Макросы содержат одну или несколько макрокоманд.

Модуль - объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений, которые позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур и обнаружить ошибки, которые невозможно найти, если использовать макросы. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно “привязаны” к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

В таблицах хранятся данные, которые можно извлекать с помощью запросов. Используя формы, можно выводить данные на экран или изменять их. Формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы.

Типы данных, обрабатываемых в СУБД Access

В MS Access возможно использование следующих типов данных:

1) Текстовый – служит для хранения алфавитно-цифровой информации. Длина поля не должна превышать 255 символов;

2) Поле MEMO – предназначен для хранения алфавитно-цифровой информации длиной до 65535 символов;

3) Числовой – используется для числовых данных, участвующих в расчетах;

4) Дата / время – дата и (или) время, лежащие в диапазоне от 100 до 9999 года;

5) Денежный – применяется для денежных значений и числовых данных, используемых в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части;

6) Счетчик – служит для формирования уникальных последовательно возрастающих или случайных чисел, автоматически вводящихся в поле при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа Счетчик изменять нельзя;

7) Логический – предназначен для логических значений (Да / Нет, Истина / Ложь). Длина логического поля – 1 бит;

8) Поле объекта OLE – любой объект в двоичном формате (документ Word, таблица Excel, рисунок, звукозапись), связанный или внедренный в таблицу MS Access. Размер такого поля не дожжен превышать 1 Гбайт;

9) Гиперссылка - строка, состоящая из букв и цифр, представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:

а) текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления; б) адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL);

в) дополнительный адрес - смещение внутри файла или страницы;

10) Мастер подстановок - создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

25. Основные этапы разработки приложений в среде СУБД

1. Уточнение задач. На 1м этапе составляется список всех осн. задач, кот. в принципе должны решаться этим приложением, – включая и те, кот. не нужны сегодня, но могут появиться в будущем. Под «осн.» задачами понимаются ф-ции, кот. должны быть представлены в формах или отчетах приложения.

2. Последовательность вып-ния задач. Чтобы приложение работало логично и удобно, лучше всего объединить осн. задачи в тематические гр. и затем упорядочить задачи кажд. гр. так, чтобы они располагались в порядке их выполнения. Может получиться так, что некот. задачи будут св. с разн. гр., или что выполнение некот. задачи должно предшествовать выполнению другой, принадлежащей к иной гр..

3. Анализ данных. После формирования списка задач, наиб. важным этапом явл. составление подробного перечня всех данных, необходимых для реш. кажд. задачи. Некот. данные понадобятся в кач. исходных и меняться не будут. Др. данные будут проверяться и изменяться в ходе выполнения задачи. Некот. элементы данных могут быть удалены или добавлены. И наконец, некот. данные будут получены с пом. вычислений: их вывод будет частью задачи, но в БД вноситься они не будут.

4. Определение структуры данных. После предварительного анализа всех необходимых элементов данных нужно упорядочить их по объектам и соотнести объекты с таблицами и запросами БД. Для реляционных БД типа Access используется процесс, называемый нормализацией, в результате кот. вырабатывается наиб. эффективный и гибкий способ хранения данных.

5. Разработка макета приложения и пользовательского интерфейса. После задания структуры таблиц приложения, в Microsoft Access легко создать его макет с пом. форм и связать их м/у собой, используя неслож. макросы или процедуры обработки событий. Предварительный рабочий макет легко продемонстрировать заказчику и получить его одобрение еще до детальной реализации задач приложения.

6. Создание приложения. В случае оч. простых задач созданный макет является практически законченным приложением. Но довольно часто приходится писать процедуры, позволяющие полностью автоматизировать решение всех намеченных в проекте задач. Поэтому понадобится создать специальн. связующие формы, кот. обеспечивают переход от 1 задачи к др.

7. Тестирование и усовершенствование. После завершения работ по отд. компонентам приложения необходимо проверить функционирование приложения в кажд. из возмож. режимов. Надо проверить работу макросов, использовав пошаговый режим отладки, при кот. будет выполняться 1 конкретная макрокоманда. При использовании Visual Basic для приложений в распоряжении имеются разнообразные ср-ва отладки, позволяющие проверить работу приложения, выявить и исправить ошибки. По мере разработки автономных разделов приложения желательно передать их заказчику для проверки их функционирования и получения мнения о необходимости внесения тех или иных изменений. После того как заказчик ознакомится с работой приложения, у него практически всегда возникают доп. предложения по усовершенствованию, какой бы тщательной не была предварительная проработка проекта. Пользователи часто обнаруживают, что некот. моменты, о кот. в процессе постановки задач они говорили как об оч. важных и необходимых, на самом деле не играют существенной роли при практическом использовании приложения. Выявление необходимых изменений на ранних стадиях разработки приложения позволяет существенно сократить вр. на последующие переделки.

. Создание файла БД в СУБД Access, конструкторы и мастера

Формирование структуры и файла БД начинают с запуска Access в операционной системе Windows. Нажав кнопку Пуск, выбирают команду Программы и в открывшемся меню выбирают пункт Microsoft Access, кот. запускают нажатием левой кнопки мыши. Затем в появившемся окне приглашения надо отметить опцию Новая БД и нажать Ok. В открывшемся окне диалога выбирают имя файла БД и место его расположения, т.е. папку, и после нажатия кнопки Создать Access создает новую БД. При этом появляется окно БД, открытое на вкладке Таблицы. Таблицы составляют основу БД, и формирование её структуры начинают с создания таблиц (кнопка Создать в окне БД). В Access есть возможность создавать таблицы несколькими различными способами (режим таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц, связи с таблицами), но при кажд. обязательно описание структуры, что значит ввод имен полей, типов данных для каждого поля и описаний полей. Эта операция заканчивается сохранением (записью) установленной структуры под опр. именем. Следует отметить, что обязательной деталью структуры таблицы является первичный ключ. Access предлагает в кач. первичного ключа поле Код с типом данных Счётчик, где каждой записи присваивается номер, начиная с 1. Можно самостоятельно создать первичный ключ, выбрав 1 или 2 поля в этом кач. Access автоматически индексирует поле первичного ключа. Это помогает программе определять местонахождение инф. и ускорять поиск. После этого можно начинать непосредственно ввод инф.

Создание БД с пом. мастера:

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

2. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере.

3. Выберите значок подходящего шаблона БД на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.

4. В диалоговом окне Файл новой БД введите имя БД и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

Создание БД с пом. конструктора:

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

2. В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая БД.

3. В диалоговом окне Файл новой БД введите имя БД и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

4. После открытия окна БД можно создать требуемые объекты БД.

27. Режимы создания таблиц в СУБД Access

В Access используются следующие способы создания таблиц:

1) Режим таблицы;

2) Конструктор;

3) Мастер таблиц;

4) Импорт таблиц;

5) Связь с таблицами.

Создание таблицы через режим таблицы проходит путем непосредственного ввода данных в таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

1. Таблицы > Создать > Режим таблицы

2. Переименуйте нужные столбцы.

3. Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время. 4. Введите данные в таблицу.

5. Введя данные, нажмите кнопку Сохранить

6. Создайте первичный ключ.

Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создается первичный ключ.

1. Таблицы > Создать > Режим конструктора.

2. Определите все нужные поля в таблице.

* Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля.

* В столбце Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных.

* В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.

3. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить.

Создание таблицы с помощью мастера: В 1ом окне мастера можно выбрать категорию и образец таблицы, затем нужные образцы полей. Допускается выбор полей из нескольких таблиц. В 2ом окне мастера можно выбрать имя для таблицы, а также способ определения ключа. Все сведения, необходимые для создания таблицы, указаны, и в 3ем окне мастера выбирают дальнейшие действия после создания таблицы; нажимают кнопку Готово. Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с помощью мастера таблицу, это можно сделать в режиме конструктора.

Понятия импорта и связывания таблиц при их создании

Microsoft Access поддерживает импорт данных из таблиц др. БД Microsoft Access, а также данные из др. приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на ПК, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей БД Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление. Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов БД, например, форм или отчетов из другой БД Microsoft Access.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных. Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис - Схема данных. По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу. Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу и нажать кнопку Добавить.

3. Нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

В данном случае связь между таблицами Access строится автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым. Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать следующим путём:

Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. 2. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей.

29. Создание таблицы в режиме конструктор

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос: ” Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?”, нажать кнопку Да.

8. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9. В ответ на сообщение: ”Ключевые поля не заданы” и вопрос: “Создать ключевое поле сейчас?” нажмите кнопку Да, если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет, если такого не требуется. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Создание таблицы в режиме конструктор

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос: ” Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?”, нажать кнопку Да.

8. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9. В ответ на сообщение: ”Ключевые поля не заданы” и вопрос: “Создать ключевое поле сейчас?” нажмите кнопку Да, если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет, если такого не требуется. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

2. Основные понятия теории баз данных

База данных – интегрированная совокупность хранящихся вместе данных, предназначенная для совместного использования одним или несколькими пользователями и снабженная описанием хранящихся в ней данных.

База данных – 1) совокупность данных, хранящихся на магнитных носителях; 2) набор прикладных программ, которые работают с этими данными; 3) БД является интегрированной, содержит данные для многих пользователей.

БД строится на основании предметной области.

Предметная область - это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира (объекта, явления, процесса). Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств (признаков, параметров). Например, свойства объекта СТУДЕНТ: фамилия, имя, отчество, год рождения, факультет, курс, группа и т.д.

Свойства объекта отображаются с помощью переменных величин, которые являются элементарными единицами информации и называются атрибутами. Атрибут - это логически неделимый элемент, относящийся к свойству некоторого объекта или процесса. Для каждого атрибута определяется множество его значений. Так, атрибут ДЕНЬ НЕДЕЛИ может иметь семь значений.

Атрибуты подразделяются на атрибуты-признаки и атрибуты-основания. Атрибуты-признаки (ключи) являются качественной характеристикой объекта и обычно участвуют в логических операциях, таких как сравнение, сортировка, компоновка, редактирование. Атрибуты-основания характеризуют количественную сторону объекта, зависят от атрибутов-признаков и принимают участие в вычислительных операциях. Атрибуты-основания без атрибутов-признаков не дают определения объекта. Любой документ самой сложной структуры можно представить в виде атрибутов-признаков и атрибутов-оснований. Однако ни сам документ, ни его атрибуты не относятся к основным элементам проектируемой БД. Таким элементом является составная единица информации - показатель, состоящая из одного атрибута-основания и присущих ему атрибутов-признаков. Всякий документ можно разделить на показатели.

30. Определение основных свойств полей таблицы в СУБД Access

Основные св-ва полей табл. опр-ся в нижней части окна Конструктора таблиц. Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.

1) Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в данное поле.

2) Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля.

3) Свойство Маска ввода задает маску для ввода любых данных в поле.

4) Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.

5) Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически добавляемое в поле при создании новой записи.

6) Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле.

7) Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

8) Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

9) Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк.

10) Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному полю.

31. Формирование полей со списком в таблице

Чтобы сформировать поле со списком, надо воспользоваться мастером подстановок. Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность. Мастер состоит из нескольких шагов.

Чтобы использовать Мастера подстановок, необходимо:

1) Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2) Выделить поле и выбрать из списка в столбце "Тип данных" значение "Мастер подстановок".

3) В первом диалоговом окне выбрать способ задания значений: "Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса", нажать кнопку Далее.

4) В следующем диалоговом окне можно выбрать из списка таблицу или запрос, из которого будет осуществляться подстановка, нажать кнопку Далее.

5) В списке "Доступные поля" выводятся все поля таблицы. Переместить из списка доступных полей в список подстановки нужные поля и нажать кнопку Далее.

6) Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок "Скрыть ключевой столбец". Нажать кнопку Далее.

7) Ввести название столбца подстановок и нажать кнопку Готово. При необходимости Мастер подстановок попросит сохранить те изменения, которые вы внесли в таблицу, прежде чем окончательно установит подстановки — ответьте Да. На этом процедура создания столбца подстановок заканчивается.

32. Формирование простых и составных индексов в таблице

Создать индексы, как и ключи, можно по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют при отборе данных группировать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения. Индексировать поля требуется для выполнения частых поисков, сортировок или объединений с полями из других таблиц в запросах. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Если предполагается, что будет часто выполняться сортировка или поиск одновременно по двум и более полям, можно создать составной индекс. При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю.

Чтобы создать индекс для одного поля надо:

1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (верхняя часть окна) выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

2. В панели свойств (нижняя часть окна) для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)". Убедиться, что в данном поле совпадающих записей нет, можно выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются)".

Чтобы создать составной индекс:

1. В режиме конструктора на панели инструментов нажать кнопку Индексы.

2. В первой пустой строке поля Индекс ввести имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.

3. В поле Имя поля нажать стрелку и выбрать в списке первое поле, для которого требуется создать индекс.

4. В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле (для данной строки поле Индекс следует оставить пустым). Повторить эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В составном индексе может быть до 10 полей.

33. Определение связей между таблицами, виды отношений между данными в СУБД Access

В СУБД Access процесс создания реляционной БД вкл. создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и св. м/у ними, а также обеспечивает исп. связей при обработке данных.

В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при кот. не допускается наличие в БД подчиненной записи без связанной с ней главной. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

При создании в Access схемы данных в ней опр-ся и запоминаются св. м/у таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз опр-ные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необх-ти указывать эти св. при конструировании этих об-тов. Схема данных графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.

Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между кот. могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи, для кот. может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с инф.-логической моделью. При построении схемы данных Access автоматически опр-ет по выбранному полю связи тип отношения м/у таблицами. Если поле, по кот. надо установить связь, явл. уникальным ключом как в одной таблице, так и в др., Access выявляет отношение один-к-одному. Если поле связи явл. уникальным ключом в одной таблице (главной таблице связи), а в др. таблице (подчиненной таблице связи) явл. не ключевым или вх. в составной ключ, т.е. значения его могут повторяться, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом сл. можно задать автоматическое поддержание целостности связей.

Отнош. многие-ко-многим предполаг., что кажд. записи в одн. табл. соотв-ет несколько записей в др. При этом кажд. сторона отнош-я выглядит как отнош-е один-ко-многим. Связующая табл. представляет собой промежуточ. таблицу, кот. служ. мостом м/у 2 табл. в отнош. многие-ко-многим. Ее ключ сост. из ключевых полей этих табл., с кажд. из кот. она св. отнош-м один-ко-многим. Помимо ключевых полей, связующая табл. должна содерж. хотя бы 1 поле, кот. нет в связываемых табл., но кот. им. знач-е для кажд. из них. Т.о., отнош-е многие-ко-многим склад. из отнош-й многие-к-одному и один-ко-многим.

Между 2 таблицами может быть установлена связь-объединение по некот. полю связи. Для связи-объединения может быть выбран один из 3 способов объединения записей:

1) объединение только тех записей, в кот. связанные поля обеих таблиц совпадают (производится по умолчанию);

2) объединение тех записей, в кот. связанные поля обеих табл. совпадают, а также объединение всех записей из 1й таблицы, для кот. нет связанных во 2й, с пустой записью 2й табл.;

3) объединение тех записей, в кот. связанные поля обеих таблиц совпад., и объединение всех записей из 2й табл., для кот. нет связанных в 1й, с пустой записью 1й таблицы.

Связь-объединение обеспечивает объединение записей таблиц, имеющих одинак. значения в поле связи. Причем производится объединение каждой записи из одной табл. с кажд. записью из др. табл. при усл. рав-ва знач-й в поле связи.

. Изменение структуры таблиц в СУБД Access

Для изменения структуры таблицы (добавления нов. поля, его удаления, изм-я послед-ти полей, а также изм-я типа дан., размера поля и др. его св-в) надо открыть табл. в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне БД и вып-ют щелчок на кнопке Конструктор, что прив. к появл. на экране окна конструктора таблиц. Чтобы вставить в табл. нов. поле, надо предварительно выделить строку (с именем поля), выше кот. будет добавлена нов. пустая строка, и вып-ть команду Вставка - Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нов. поля и его тип. Выделение строк с именами полей происх. с пом. селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей. Для удаления полей надо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду Правка - Удалить. Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо св-ва поля мож. привести к потере данных, о чём сист. предупреж. пользователя.

Работа с таблицей. Перемещение по таблице, добавление и удаление записей, изменение данных

По записям, видимым на экране, для перемещения на нужную запись надо просто щелкнуть линию на любом поле этой записи. MS Access имеет набор клавишных команд, предназначенных для быстрого перемещения по таблице.

Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, изменение и удаление записи.

Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись на панели инструментов Таблица, а затем ввести данные в поля новой записи.

Возможно также использование следующего варианта добавления записи в таблицу: щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения и из контекстного меню выбрать команду Новая запись.

Microsoft Access сохраняет изменения в полях текущей записи при переходе к другой записи. Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого ввести новые данные и нажать клавишу <Таb> для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу <Esc>.

В режиме Таблицы можно копировать и перемещать записи через буфер обмена. Для этого необходимо:

1. Выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения.

2. Чтобы скопировать записи — нажать на панели инструментов кнопку Копировать.

3. Чтобы переместить записи — нажать на панели инструментов кнопку Вырезать

4.Открыть в режиме Таблицы объект, в который требуется скопировать записи. При необходимости, переставить столбцы, чтобы они соответствовали порядку копируемых или перемещаемых данных.

5. Для замены существующих записей копируемыми — выделить заменяемые записи и нажать на панели инструментов кнопку Вставить

6. Для добавления записей в конец таблицы — выбрать в меню Правка команду Добавить из буфера.

Удалить запись можно тоже несколькими способами. Сначала нужно в любом случае выделить запись, а затем выполнить одно из следующих действий:

• Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись.

• Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись.

• Выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись.

• Нажать клавишу Удалить (Delete).

36. Работа с таблицей: сортировка, поиск и фильтрация данных

Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.

Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).

Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Сортировка данных по возрастанию и по убыванию. Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном порядке, по возрастанию или по убыванию.

1. Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы или в режиме сводной диаграммы.

2. Выполните одно из следующих действий.

* Режим сводной таблицы.

• Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на подписях элементов, щелкните подпись поля, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.

• Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на итоговых значениях в столбце, щелкните ячейку в столбце, содержащем значения, которые необходимо отсортировать.

• Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на значениях промежуточных и общих итогов, щелкните значение поля промежуточного или общего итога, содержащего данные, которые необходимо отсортировать. Если щелкнуть значение общего итога в нижней строке, вместо строк будут отсортированы столбцы.

* Режим сводной диаграммы.

• Чтобы отсортировать числовые данные в рядах, щелкните ряд или элементы данных в ряде, которые необходимо отсортировать.

• Чтобы отсортировать элементы в поле по алфавиту, щелкните поле категории или поля ряда или щелкните подпись оси категории.

3. На панели инструментов Сводные таблицы или Сводная диаграмма нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Access позволяет осуществлять поиск данных. Для того, чтобы найти данные, открываем БД, т.е. делаем ее активной. Затем произвести поиск:

1. по всем полям каждой записи или отдельному полю всей записи

2. вперед или назад

3. по типу сравнения данных.

Для поиска данных: Правка > Найти. В открывшемся окне в разделе Образец указать данные, которые хотите найти. В разделе Просмотр из списка выбрать направление поиска. Для нахождения 1 совпадения: Найти; для нахождения 2 совпадения: Найти > Далее. После установления всех параметров поиска нажать Закрыть.

. Макет таблицы, печать таблицы в СУБД Access

Прежде чем печатать таблицу, надо выполнить следующие действия: Откр. табл. в режиме табл. - Файл - Предвар. просмотр или Предвар. просмотр на панели инстр.

Далее следует установить параметры страницы: Файл - Параметры страницы (поля, ориентация страницы, выбор бумаги для печати, выбор принтера).

Печать таблицы: Файл - Печать - выбрать об-ты для печати, число их копий - ОК.

Печатать таблицы можно и след. обр.: Сервис - Связи с Office - Публикация в Microsoft Office Word - печать из этой программы.

Назначение запросов, их виды и использование в СУБД Access

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Access позволяет создавать запросы 2х типов: QBE-запросы, SQL-запросы. QBE-запросы (Query By Example) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу. SQL-запросы — запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия. Запрос на выборку является наиболее часто используемый. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например 2х дат. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Он подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по 2м наборам данных, 1 из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Запросы на изменение (запросы-действия) -запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. • На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. • На обновление записи. вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц, позволяет изменять данные в существующих таблицах. • На добавление записей. добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. • На создание таблицы. создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц, полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи. Запросы SQL— это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.

39. Создание запроса на выборку, включение полей в запрос и ввод условий отбора

Для создания нового запроса в окне базы данных выбирается вкладка «Запросы» и нажимается кнопка «Создать». При этом отображается диалоговое окно «Новый запрос», предлагающее пять основных типов запросов и методов их создания: а) Конструктор - вызывается чистый бланк запроса QBE, в котором верхняя часть показывает список используемых таблиц, а нижняя часть служит для описания полей запроса; б) Простой запрос – запускается мастер создания запроса по выбранным полям; в) Перекрестный запрос - запускается мастер для построения особого типа итогового запроса, который суммирует данные в табличной форме; г) Повторяющиеся записи - запускается мастер для построения запроса на выборку, который обнаруживает повторяющиеся записи в таблице; д) Записи без подчиненных - запускается мастер для построения запроса на выборку, который обнаруживает в таблице записи, не имеющие соответствующей записи в связанной таблице. режим «Конструктор». В начале в бланк запроса следует добавить таблицы, которые будут использоваться в запросе. Если в запросе требуется выполнить операции с полями – рассчитать сумму, среднее, определить максимальное или минимальное значение, подсчитать количество, то в бланке запроса требуется включить групповые операции (меню «Вид» - команда «Групповые операции»), такой запрос называется итоговым. Далее требуется выбрать поля, которые будут участвовать в запросе. Для каждого поля следует указать следующие параметры: 1 Имя поля – поле в бланк запроса можно поместить двойным щелчком мыши на имени поля в списке полей таблицы, или перетащить его мышью в любой пустой столбец бланка, или выбрать поле из раскрывающегося списка в строке «Поле» бланка запроса; 2 Таблица – обычно автоматически отображается имя таблицы, из которой берется поле; 3 Групповая операция (только для итоговых запросов) – позволяет выполнять итоговые операции в запросе. Здесь имеются следующие значения: а) группировка (никаких вычислений не производится, записи запроса группируются по указанному полю); б) Sum; в) Avg (рассчитывается среднее арифметическое); г) Max (определяется максимальное значение для группы записей); д) Min; е) Count (подсчитывается количество значений поля для группы записей); ж) выражение (обычно используется для вычисляемых полей, показывает что необходимо вычислить выражение, записанное в строке «Поле»); з) условие (указывает на то, что поле используется только для отбора записей в запрос, для такого поля не указывается вывод на экран); 4 Сортировка – служит для упорядочения строк запроса по выбранному полю. Сортировку можно выполнять по возрастанию или убыванию значений поля; 5 Вывод на экран – указывает на то, требуется ли выводить на экран выбранное поле; 6 Условие отбора – определяет выражение, накладывающее ограничения на значение поля. Это выражение состоит из операторов сравнения (>, >=, <, <=, <>, =) и операндов (значений). Условия могут соединяться логическими операторами AND и OR. Кроме того, можно использовать функции IN (задает используемый для сравнения список значений, например, при условии отбора IN (4, 5) будут выбираться значения 4 и 5), BETWEEN (определяет диапазон значений, например, BETWEEN 4 And 10 выберет значения от 4 до 10), LIKE (указывает шаблон отбора для текстовых полей). Для любого поля запроса можно определить ряд дополнительных свойств. Окно свойств открывается командой «Свойства» из меню «Вид».

. Цели создания и использования баз данных

Использование БД в основном обеспечивает:

1) централизованное управление данными;

2) независимость данных и программ;

3) реализацию отношений между данными;

4) совместимость компонентов БД;

5) простоту изменения логической и физической структур БД; 6) целостность, восстановление и защиту БД и др.

При централизованном управлении выделяют ряд преимуществ:

• сокращение избыточности хранимых данных,

• устранение возможных противоречий данных,

• совместное использование данных,

• соблюдение стандартов в данных.

Необходимость независимости данных и программ объясняется двумя основными причинами:

1. В разных ПП одни и те же данные могут понадобиться в различной форме.

2. В целях эффективности работы в СУБД должна существовать возможность изменения структуры хранения данных и стратегии доступа к ним без модификации ПП.

Независимость данных проявляется в трех формах: физической и логической независимости, а также независимости от стратегий доступа.

Реализация отношений между данными

Данные в БД, так же как и в реальном мире (предметной области) связаны между собой отношениями (связями). Обычно рассматривают 4 типа отношений.

1) Отношение один к одному (1:1) означает, что каждому экземпляру объекта А может соответствовать только один экземпляр объекта В и, наоборот, любому экземпляру объекта В может соответствовать только один экземпляр объекта А. Например: ФАКУЛЬТЕТ - ДЕКАН.

2) Отношение один ко многим (1:N): ФАКУЛЬТЕТ - КАФЕДРА, ГРУППА - СТУДЕНТ, КЛИЕНТ - ЗАКАЗ.

3) Отношение многие к одному (N:1).

4) Отношение многие ко многим (M:N): ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - ПРЕДМЕТ; ИЗДЕЛИЕ - МАТЕРИАЛ.

Совместимость компонентов БД означает, что изменение в любом компоненте не должно влиять на последующие компоненты. Так, замена версии ОС не влечет за собой замены СУБД или изменения в ПП.

Простота изменения логической и физической структур БД. Логическая структура БД отражает состояние некоторого объекта, явлений в реальном мире. В связи с переменами в реальном мире она может изменяться. Поэтому требуется модификация соответствующих логических схем, существующих элементов и их характеристик, суть которой заключается в появлении новых элементов и связей.Изменение физической структуры БД необходимо для повышения эффективности процесса обработки информации, это может быть связано с реорганизацией БД, заменой устройств хранения данных и т.п.

Целостность, восстановление, защита и секретность БД. Целостность БД - это соответствие структуры и содержимого БД реальному состоянию объекта. При использовании БД ее содержимое запоминается в некоторые моменты времени. С возникновением ошибки последнее сохраненное содержимое БД восстанавливается с помощью программ восстановления. Для обеспечения защиты БД от постороннего вмешательства используются три типа контроля: защита от доступа на уровне записей, программ и пользователей, частей БД. Секретность данных обычно обеспечивается идентификацией по имени или коду пользователя.

40. Создание и использование вычисляемых полей в запрос и ввод условий отбора

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все ранее созданные запросы содержали в Условиях отбора конкретные значения дат, названий, имен и т.д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы этого не делать, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат. Чтобы преобразовать обычный запрос в запрос с параметрами, следует выполнить следующие действия. 1. Откройте это запрос в режиме Конструктора.

Для определения параметра запроса введите в строку Условие отбора вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например, [Укажите интересующий Вас год]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса. 3. Если Вы хотите, чтобы Access проверял данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных этого параметра. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней панели запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры или выполните команду меню Запрос, Параметры. Появляется диалоговое окно Параметры запроса 4. В столбец Параметр нужно ввести значение параметра точно так, как он определен в бланке запроса, только можно не вводить квадратные скобки. Для приведенного выше примера следует задать: Укажите интересующий Вас год. В столбце Тип данных выберите из раскрывающегося списка нужный тип данных. Нажмите ОК. 5. Нажмите кнопку Запуск на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. В запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором они перечислены в бланке запроса. Создание вычисляемого поля в запросе Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении, или которое будет управлять значениями поля. Для этого необходимо выполнить следующие действия. 1. Откройте запрос в режиме Конструктора. 2. Введите выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в квадратные скобки. После нажатия клавиши Enter или перехода в другую ячейку Microsoft Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие. В режиме таблицы это имя служит заголовком столбца. Подстроку «ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например, «НоваяЦена». 3. При необходимости введите условие отбора.

41. Создание итоговых запросов, групповые операции в запросе

Итоговые запросы позволяют вычислить итоговые значения. Итоговые запросы отличаются от обычных. В них можно использовать 2 типа полей: поля, по которым осуществляется группировка данных и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно еще можно включить поля для определения условий запроса. Для составления итогового запроса, в режиме конструктора, надо выбрать пиктограмму ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ или воспользоваться командой ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ . В результате в бланке запроса появится строка "Групповые операции ". Затем для соответствующего поля из списка выбрать функцию " Группировка" или "Sum ". После включения в запрос требуемых полей, для поля, по которому будет вычисляться итоговое значение, выберите функцию "Группировка ". В частности таким полем может быть и вычисляемое поле. В случае необходимости для остальных полей также задайте соответствующую функцию, например "Sum". С помощью запросов можно обрабатывать информацию из связанных таблиц. Если связующие поля имеют одинаковые тип и имя, то ACCESS автоматически связывает поля из объединенных таблиц. Связь обозначается линией. В начале необходимо определить параметры связи. Укажите на соединительную линию и выберите команду ВИД\ПАРАМЕТРЫ ОБЪЕДИНЕНИЯ . В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются 3 опции для определения параметров связи. Выберите одну из опций и нажмите ОК. Отбуксируйте соответствующие поля обеих таблиц в бланк запроса QBE. Для просмотра результата выполните запрос. Возможно создание итоговых запросов для связанных таблиц. Для этого используются команды ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ и ВИД\ИМЕНА ТАБЛИЦ , и для каждого поля выбрать соответствующую функцию. Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусматривается девять статистических функций: sum — сумма значений некоторого поля для группы; Avg — среднее от всех значений поля в группе; мах, Min — максимальное, минимальное значение поля в группе; count — число значений поля в группе без учета пустых значений; StDev — среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе; var — дисперсия значений поля в группе; First и Last — значение поля из первой или последней записи в группе. Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы.

41. Создание итоговых запросов, групповые операции в запросе

Итоговые запросы позволяют вычислить итоговые значения. Итоговые запросы отличаются от обычных. В них можно использовать 2 типа полей: поля, по которым осуществляется группировка данных и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно еще можно включить поля для определения условий запроса. Для составления итогового запроса, в режиме конструктора, надо выбрать пиктограмму ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ или воспользоваться командой ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ . В результате в бланке запроса появится строка "Групповые операции ". Затем для соответствующего поля из списка выбрать функцию " Группировка" или "Sum ". После включения в запрос требуемых полей, для поля, по которому будет вычисляться итоговое значение, выберите функцию "Группировка ". В частности таким полем может быть и вычисляемое поле. В случае необходимости для остальных полей также задайте соответствующую функцию, например "Sum". С помощью запросов можно обрабатывать информацию из связанных таблиц. Если связующие поля имеют одинаковые тип и имя, то ACCESS автоматически связывает поля из объединенных таблиц. Связь обозначается линией. В начале необходимо определить параметры связи. Укажите на соединительную линию и выберите команду ВИД\ПАРАМЕТРЫ ОБЪЕДИНЕНИЯ . В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются 3 опции для определения параметров связи. Выберите одну из опций и нажмите ОК. Отбуксируйте соответствующие поля обеих таблиц в бланк запроса QBE. Для просмотра результата выполните запрос. Возможно создание итоговых запросов для связанных таблиц. Для этого используются команды ВИД\ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ и ВИД\ИМЕНА ТАБЛИЦ , и для каждого поля выбрать соответствующую функцию. Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из статистических функций. В Access предусматривается девять статистических функций: sum — сумма значений некоторого поля для группы; Avg — среднее от всех значений поля в группе; мах, Min — максимальное, минимальное значение поля в группе; count — число значений поля в группе без учета пустых значений; StDev — среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе; var — дисперсия значений поля в группе; First и Last — значение поля из первой или последней записи в группе. Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы.

42. Формирование перекрестного запроса

Перекрестный запрос относится к особому типу итоговых запросов на выборку, имеют заголовки строк и столбцов. Они позволяют увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, похожей на электронную таблицу. Для преобразования обычного запроса на выборку в перекрестный запрос нужно в режиме «Конструктор» выбрать в основном меню команду «Запрос / Перекрестный». При этом в бланк запроса добавляется строка «Перекрестная таблица, где для каждого поля перекрестного запроса можно выбрать одну из четырех установок: «Заголовки строк», «Заголовки столбцов», «Значение» (выводимое в ячейках перекрестной таблицы), «Не отображается».Для перекрестного запроса надо определить от одного до трех полей в качестве заголовков строк, одно поле в качестве заголовков столбцов и одно поле значений.

43. Применение форм для обработки данных, структура формы

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид. В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм. Структуры формы. Любая форма может включать следующие разделы: 1 заголовок формы — определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления; 2 верхний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;3 область данных — определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;4 нижний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату.;5 примечание формы — отображается внизу последней экранной страницы формы. Форма может содержать все-разделы или некоторые из них. Как и любой объект базы данных, форма имеет свойства. Значения этих свойств для всей формы, ее разделов или элементов управления задаются в окнах свойств соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм.

44. Виды форм для работы с данными СУБД Access

Виды форм. В Access можно создать формы следующих видов: 1.форма в столбец или полноэкранная форма; 2.ленточная форма; 3.табличная форма; 4.форма главная/подчиненная; 5.сводная таблица; 6.форма-диаграмма. Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных. Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов. Табличная форма отображает данные в режиме таблицы. Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа 1:N. Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров. Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

45. Характеристика элементов управления в формах

Структурно форма состоит из трех разделов – заголовка, примечания и области данных. В разделах формы располагаются элементы управления. Элемент управления - об-т графич. интерфейса пользователя (напр., поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Эл-ты управ. исп-ся для отображ. дан. или параметров, для вып-ния действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользов-ля. Любой элемент управления может быть помещен в форму при помощи панели элементов, которая отображается в конструкторе формы.

Рассмотрим часто исп-мые эл-ты: (надпись) – служит для создания в форме постоян. надписей; (поле) – эл-т, кот. показывает знач-е из источника дан.; (поле со списком) – предназначено для создания в форме раскрывающихся списков; (кнопка) – предназначена для создания в форме командных кнопок, вып-щих опр. действия; (флажок) – эл-т, позволяющий вкл. или выкл. знач-е какого-нибудь параметра; (подчиненная форма) – служ. для внедрения подчиненной формы в осн-ю; (линия) – предназнач. для рисования прям. линий.

46. Создание простой формы для ввода данных

Формы Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы. Формы используются в приложении для ввода и отображения данных. Формами можно управлять программно с помощью процедур на VBA. Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим/Таблицы. Формы содержат так называемыеэлементы управления,с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Существует 1. Автоматическое создание формы на основе таблицы или запроса (Автоматически создаваемые формы (автоформы)), 2. Создание формы с помощью мастера (С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора). 1. Щелкните по ярлыку Формы в окне База данных и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма 2. В списке диалогового окна Новая форма выделите один из вариантов автоформы, например: Автоформа: в столбец В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новая форма, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент.Нажмите кнопку ОК.

47. Панель элементов в конструкторе форм

Выбор объектов (Select Objects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокруг них; Мастера (Control Wizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком); Надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементами управления; Поле (Text Box) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поля формы; Группа переключателей (Option Group) — размещение набора флажков, переключателей или выключателей; Выключатель (Toggle Button) — создание выключателей; Переключатель (Option Button) — выбор альтернативных значений; Флажок (Check Box) — выбор набора из возможных значений; Поле со списком (Combo Box) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться из списка); Список (List Box) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода в поле; Кнопка (Command Button) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функции Access; Рисунок (Image) — для отображения нередактируемого рисунка, не являющегося объектом OLE; Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) — отображение сво-бодного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям; Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы; Разрыв страницы (Page Break) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме (отчете); Вкладка (Tab Control) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления; Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источником формы; Линия (Line) — разграничение разделов в форме (отчете); Прямоугольник (Rectangle) — создание рамки при оформлении; Другие элементы (More Controls) — открытие обширного списка дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент. С помощью перечисленных инструментов пользователь создает соответствующие элементы и объекты в форме и размещает их таким образом, чтобы сформировать удобный графический интерфейс для работы с базой данных через форму.

48. Установка свойств элементов управления в формах

Access предоставляет 2 простых метода создания элементов управления: с помощью панели инструментов Панель элементов и с помощью кнопки Список полей. Кроме того, при создании элементов управления с помощью панели элементов можно воспользоваться Мастером элементов, позволяющим пройти шаг за шагом процесс создания более сложных элементов управления, например таких как списки, поля со списком и группы элементов управления. В процессе создания формы все ее элементы можно перемещать, удалять, изменять их свойства. Для этого нужный элемент прежде всего следует выделить. Выделенный элемент имеет маркеры выделения в виде небольших квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для выделения одиночного элемента достаточно просто щелкнуть по нему мышью. Для выделения нескольких объектов можно воспользоваться следующими способами: - Нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкнуть мышью по всем выделяемым элементам; - Выбрать инструмент Выбор объектов на панели элементов. Установить указатель мыши на элемент и, не отпуская кнопки мыши, переместить рамку выделения так, чтобы внутри нее оказались все нужные элементы. Выделив несколько элементов, можно управлять их общими свойствами. Такой подход позволит сэкономить время и избежать ошибок и разногласий при установке свойств для каждого из элементов отдельно. Например, так можно установить единый стиль оформления для всех подписей полей в форме.

49. Создание формы на основе многотабличного запроса, составная форма «один ко многим».Txt

49. Создание формы на основе многотабличного запроса, составная форма «один ко многим»

К многотабличным формам относятся формы, построенные на основе запроса , объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными другими формами. Форму можно создавать на основе одной или нескольких связанных таблиц или на запросов. Для загрузки данных сразу в две таблицы используются составные или связанные формы. Составная форма состоит из главной формы, выводящей данные из главной таблицы (например Клиенты ) и подчиненной, отображающей данные из подчиненной таблицы (например Заказы). В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма. Иногда главная форма содержит несколько подчиненных форм. Самый простой способ создания составной формы – при помощи мастере форм. Рассмотрим работу мастера форм на следующем примере - главная форма Клиенты и подчиненная (связанная ) Заказы. Для создания связанной или подчиненной формы необходимо выполнить одинаковую последовательность действий - На вкладке Формы нажать кнопку «Создать» -Выбрать таблицу или запрос на основе которого будет создаваться форма главная форма (Клиенты). -Выбрать все поля таблицы Клиенты -Выбрать все поля таблицы Заказы . -Указать , что таблица Клиенты используется для создания основной части Формы -Выбрать Подчиненные Формы) -Выбрать тип и стиль Формы -Ввести имя составной и подчиненной формы. После завершения работы мастера выводится формы с данными из 2-х таблиц. При этом в подчиненной форме выводятся все записи, связанные с текущей записью основной части формы.

4. Уровни представления данных (концептуальный, внешний, внутренний).Txt

4. Уровни представления данных (концептуальный, внешний, внутренний)

Описание данных можно выполнять на следующих уровнях: - абстракции реального мира;

- представления некоторого пользователя;

- представления БД на физических носителях.

3 уровня представления данных:

1. концептуальный уровень с концептуальной схемой;

2. внешний уровень с внешними схемами, которые соответствуют различным группам пользователей;

3. внутренний уровень с внутренней (физической) схемой.

Лишь физическая база существует материально, другие уровни описываются абстрактно.

1. Концептуальная модель представляет информацию подобно той форме данных, в которой они существуют в реальном мире. Концептуальная модель описывается концептуальной схемой, которая включает в себя описание каждого объекта модели. Концептуальная схема описывает не только информационное содержание данных.

2. Внешняя модель является информационным содержанием БД в том виде, в каком его представляет конкретный пользователь. Внешняя модель БД определяется внешней схемой, которая состоит из описания всех типов внешних записей.

3. На внутреннем уровне БД можно представить как совокупность наборов данных. Набор данных состоит из логических записей (внутренние записи). Внутренняя запись состоит из двух частей: служебной и информационной.

Поля служебной части идентифицируют экземпляры внутренней записи и определяют их отношения с другими внутренними записями. Доступ к служебной части имеет только СУБД.

Поля информационной части экземпляров внутренней записи содержат значения атрибутов.

Внутренняя модель описывается внутренней схемой. Внутренняя схема определяет различные типы хранимых записей, существующие индексы.