15.Документирование управленческой деятельности

Документация - один из видов информ-го обеспечения управл-я, кот-й явл-ся универ-м сред-м фиксации, систематизации, накопл-я и ис­польз-я информации в процессе управл-я п/п. Документами наз-т-составл-е, подпис-е и заверенные де­ловые бумаги, кот-ми оформляют различные хоз-финансовые операции, правовые отнош-я и действия юрид-ких лиц и граждан. В документах м. содерж-ся самые разнообр-е сведения лю­бого Вида (текстовые, цифровые, графические). Док-т облада­ет высокой юрид. значимостью, его легко хранить и пере­давать по каналам связи. Используемую на п/п документацию м. разде­лить на неск-ко групп: админист-ю, планово-экономи­ч-ю, отчетно-статистич-ю, бухгалт-ю, финансовую, технологич-ю, оперативную, кадровую и научную. В практике управления особо широко исп-ся организационно-распо­рядительная документация (ОРД). Док-ты, входящие в с/с ОРД, условно подразд-т на 3 группы: 1)организац-е (положения, уставы, инструкции, правила); 2)распорядительные (постановления, распоряж-я, приказы, указания, решения); 3)справочно-информац-е (письма, докладные записки, справки, протоколы, акты и др.). Каждый документ д. издаваться только полномочным ор­ганом или должностн. лицом соответ-щей компетенции, не противоречить действующему законод-ву и указаниям вышестоящих органов управл-я. В п/п д. исп-ся унифи­цированная документация, обеспечив-я возм-ть примен-я ср-в современной вычислит-й и орг.техники. ОРД д. оформляться на А4. Формуляром-образцом уставлены схема располож-я реквизитов документа (отд-х его элементов) и их состав. Для удобства обработки документов (подшивка) установлена ширина левого поля 25 мм, верхнего не < 20. мм, правого не < 8 мм, нижнего для А4 не < 15 мм, для А5 не < 10 мм. Обяз-е реквизиты док-та: назв-е учреждения, назв-е до­к-та, адрес, дата (подписания, утверждения или события, кот-е зафиксировано в док-те, арабскими цифрами), удостоверение док-та. При подписании служебного док-та в его конце д.б. проставлена должность соотв-го лица. Фамилию составителя док-тов без инициалов и его № телефона на посл. листе. Текст док-та делится на 2 части. В 1-й указ-ся основание составления док-та, во 2-й - выводы, предлож-я, решения.Не доп-ся исп-е сокращений, за исключ-м общепринятых. Заголовок д. соотв-ть его содерж-ю. Администр-е док-ты. Приказ - это нормативный акт, издаваемый рук-лем п/п в пределах предоставл-х ему прав. В приказах находят отражение вопросы организации произв-ва, штатов, поощрений и взысканий, командировок и др. Различают приказы по личному составу (прием и увольнение, перемещ-е внутри хоз-ва раб-ков, отпус­ка, командировки, поощрения и взыскания.) и по общим воп­росам (порядок организ-и труда, утвержд-т правила внут­p-ro распорядка дня и хранения матер-х ценностей,нормы выработки). Протокол - это док-т, фиксирующий ход обсуждения воп­pocoв и принятия реш-й на собраниях коллегиаль­ных органов. Реш-я, принятые ими, но не внесенные в протокол, не имеют обязывающей силы. Протоколы: краткие(2 - «слушали» и «постановили») и полные (есть 3 части: «слушали», «выступили», «постановили (решили)>) Делопроизводство- функция аппарата управл-я, связ-я с оформле­нием, хранением и использ-м док-в. Делопр-во: общим/административным вкл. с/с документир-ния админист-ной деят-ти (служебные письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.). и специальным –делопр-во по бухг-му и статист-му учету, личному составу, финансам. Движение документов в хоз-ве с момента их получения (со­здания) до заверш-я (исполн-я или отправки) образует документооборот. Он д.б. оперативным, ис­кл-ть излишние промежут-е инстанции и обеспечивать должное единообразие документов. Сроки исполн-я док-ов м.б. типовыми и индиви­д-ми (определяет руков-ль в своей резолюции). Док-ты, кот-е нах-ся в работе, лучше хранить в спе­циальной папке, исполненные док-ты - в деле. Делом наз-ют сов-ть док-тов, относящихся к опред-му воп­росу работы п/п, подшитых вместе.