27.Можно ли выполнять вычисления в таблицах ms Word?

Таблицы в текстовом документе

Большинство документов бухгалтерского учета имеют табличную структуру дан­ных. Текстовый редактор Microsoft Word позволяет создавать стандартные или рисованные таблицы, а также размещать в текстовом документе рабочие листы электронной таблицы Excel.

В ячейки таблиц может вводиться: текст, числа, формулы, подтаблицы, графи­ческие объекты. Отдельная ячейка таблицы может рассматриваться как «ми­ни-документ», для которого ячейка рассматривается как печатная страница, для которой задаются отступы слева, справа, сверху, снизу. Текст в ячейке может со­стоять из абзацев, каждый из которых может иметь собственный формат. К содержимому ячеек применимы все технологии редактирования и форматирова­ния текстовых документов.

28.Как создать формулы в ячейках электронной таблицы?

Формулы составляют основу обработки данных Microsoft Excel. Компонентами формул являются:

- знаки математических операций;

- встроенные функции Microsoft Excel;

- константы (числовые, текстовые, даты, логические);

- ссылки на ячейки;

- ссылки на имена блоков ячеек

В формуле связаны функциональной зависимостью компоненты, эту связь мож­но графически представлять с помощью панели инструментов Зависимости, ко­торая выводится на экран командой меню Сервис > Зависимости ¥ Панель зави­симостей

Ячейки электронной таблицы делятся на зависимые — содержат формулы и влияю­щие — содержат компоненты формул. Одна и та же ячейка может быть зависи­мой от одних и влияющей для других ячеек. Для анализа зависимостей ячеек курсор устанавливается в исследуемую ячейку, используются кноп­ки панели инструментов Зависимости:

Влияющие ячейки — для отображения стрелок на ячейки (аргументы), от ко­торых явно зависит значение текущей ячейки (функции). а Зависимые ячейки — для отображения стрелок на ячейки (функции), кото­рые явно зависят от значения текущей ячейки (аргумента).

При нажатии клавиши = (равно) или аналогичной кнопки в строке формул вы­водится список встроенных функций слева от строки формул для выбора. Ввод параметров встроенных функций Microsoft Excel выполняется в специальные диалоговые окна

Базовые информационные технологии Microsoft Excel

метра. Кнопка с изображением знака ? выводит справку о встроенной функции. Для завершения ввода параметров функции нажимается кнопка ОК, для отказа от ввода параметров — кнопка Отмена.

Редактирование формул

Содержание формулы можно редактировать, для этого курсор устанавливается в ячейку с формулой, редактирование выполняется в строке формул. Если при установке курсора в ячейку с формулой нажать клавишу F2, можно редактиро­вать текст формулы непосредственно в ячейке.

Для групповых замен в формулах можно воспользоваться командой меню Прав­ка > Заменить, предварительно выполнив команду меню Сервис > Параметры, на вкладке Вид указать параметры окна — Формулы. В этом случае вместо пред­ставления значений в ячейках выводятся формулы.

29.Что такое структурно-сложный документ Microsoft Word? Какие требования предъявляются к структуре документов?

Microsoft Word обеспечивает работу с большими по размеру документами, дос­тигающими десятков мегабайт¹, что составляет несколько тысяч печатных стра­ниц. Для удобства работы эти документы структурируются на части типа глава, раздел, параграф. Каждая структурная часть документа должна иметь заголовок определенного иерархического уровня — Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д. Структурные части могут быть вложенными в другие части, максималь­ная глубина вложений — 9 уровней.

Для работы со структурными частями документ переводится в режим структу­ры с помощью команды меню Вид > Структура. Основной единицей обработки в документе становится структурная часть, которую можно:

- перемещать по вертикали в пределах одного уровня иерархии;

- повышать/понижать уровень иерархии;

- копировать, перемещать или удалять закрытые структурные части документа.

Режим структуры документа удобен для планирования структуры новых доку­ментов, выполнения структурных просмотров больших документов, создания оглавлений и др.

Работа со структурным документом выполняется с помощью кнопок панели ин­струментов Структура

- Второй ряд кнопок 1-7 — показ структуры документа до заданного уровня иерархии, Все заголовки (полный показ всего документа), Показать только пер­вую строку заголовков, Отобразить форматирование заголовков, Главный доку­мент, Свернуть/Создать/Удалить/Вставить/Объединить/Разбить/Заблокировать вложенные документы (действие этих кнопок описано ниже)

Заголовок структурной части документа состоит только из одного абзаца Каж­дому заголовку приписывается стиль определенного уровня Заголовок 1, Заго­ловок 2 и т д Для создания заголовков структурных частей документа можно использовать клавиши

Shift +Alt + —> понижение уровня иерархии заголовка,

Shift +Alt + <— повышение уровня иерархии заголовка,

Shift +Alt + Т перемещение вверх по структуре,

Shift +Alt + -I перемещение вниз по структуре

В ряде случаев структурные части таких документов подготавливаются как са­мостоятельные документы и сохраняются в виде файлов. Вложенные документы входят в состав главного документа, который обеспечивает единое информаци­онное пространство для совместной обработки всех вложенных документов.

В глав­ном документе можно выполнить:

- сквозную нумерацию страниц, таблиц и рисунков;

- создание перекрестных ссылок по всем вложенным документам;

- создание общего оглавления, списка иллюстраций, предметных указателей.

Вложенные документы могут редактироваться как внутри главного документа, так и независимо от него. Один и тот же документ в качестве вложенного может входить в различные главные документы, но каждый главный документ облада­ет фиксированным в данный момент времени составом вложенных документов.

Основные действия с главным документом обеспечиваются кнопками панели инструментов Структура:

- Развернуть/свернуть вложенные документы — просмотр структуры или содер­жимого вложенных документов.

- Создать вложенный документ — выделенный фрагмент текста преобразовать в отдельный текстовый документ Microsoft Word и использовать как вложен­ный (имя создаваемого файла совпадает с первой строкой заголовка струк­турной части документа).

- Удалить вложенный документ — документ удаляется только из главного доку­мента, файл документа сохраняется.

- Вставить вложенный документ — новый документ включается в состав главно­го в качестве вложенного.

- Объединить вложенные документы — содержимое выделенных смежных вло­женных документов включить в документ верхнего иерархического уровня.

- Разбить вложенный документ — выделенный фрагмент текста внутри вложен­ного документа преобразовать в самостоятельный документ

- Блокировка документа — вложенный документ не редактируется через Глав­ный документ.

11