Оформлення реквізитів документів

1. Державний герб України. Це зображення знаходиться на верхньому полі розпорядчих документів та листів.

2. Емблема організації або підприємства. Оформляється нижче державного герба на верхньому полі документа.

3. Зображення нагород. Цей реквізит не скасований але в теперішній час в документах не застосовується.

4. Код підприємства, установи або організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). Оформлюються у виді цифр в правої верхньої частині першої сторінки документа (коли такий код надано).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). Оформлюється також у виді цифр в правої верхньої частини документа (коли це потрібно).

6. Найменування міністерства або відомства. Знаходиться у верхній частині документа на бланках державних підприємств, які мають відомче підкорення.

7. Найменування установи, організації або підприємства – автора документа. Зазначається у точній відповідності з приведеним у Положенні про дану організацію.

8. Найменування структурного підрозділу. Знаходиться нижче найменування організації у тому випадку, коли документи видають структурні підрозділи організації.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу, номер факсу, номер телефону, номер рахунку в банку. Проставляється нижче найменування організації

10. Назва виду документа. Назва документа повинна відповідати змісту документа.

11. Дата. Оформлюється рабськими цифрами у день підписання, видання документу, проведення нарад, колегії, відправлення або отримання документа.

12. Індекс. Індекс створюваних і одержаних документів складається з порядкового номера ( з початку календарного року), котрий може бути доповнено індексом по номенклатурі справ, індексом застосованого класифікатора (кореспондентів, питань діяльності тощо). На документах, складених сумісно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляють через косу рису в порядку зазначення авторів на документі (зліва направо).

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа. Включає індекс і дату, які указані на документі, на котрий дається відповідь.

14. Місце складання або видання документу. На всіх документах, крім службових листів, вказується місцезнаходження підприємства, яке створює документ.

15. Гриф обмеження доступу до документів. Знаходиться у правому боці верхній частині першої сторінки документа. Якщо вказано гриф „ Для службового користування ”,цим документом тільки на роботі. Облік таких документів від інших. Коли вказано гриф „Секретно”, з цим документом може працювати тільки певне коло робітників, які мають спеціальний допуск. Робота з секретними документами ведеться по окремій інструкції, з якою знайомі усі робітники мають допуск до роботи з цією групою документів.

16. Адресат. Документи адресують до організацій, їх структурних підрозділів або конкретних посадових осіб.

17. Гриф затвердження. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

18. Резолюція - підпис на документі, зроблений керівництвом організації або структурного підрозділу, що містить вказівки з виконання документу. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, строк виконання, підпис, дата. У випадку, коли доручення надано кільком посадовим особам, основним виконавцем є особо, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше.

19. Заголовок до тексту. Короткий зміст документу вказують у заголовку до тексту. Він повинен бути максимально коротким та ємним, точно передавати зміст тексту.

20. Позначка та контроль. Строк виконання документів зазначається у резолюції керівника, коли він не указаний, строк контрольного документа визначається в один місяць або як указано в документі.

21. Текст. Тексти документів можуть бути оформлені у виді анкети, таблиці, це може бути вільний текст, а також комбінація різних форм.

22. Позначка про наявність додатків. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед реквізитом „підпис”. Наприклад:

Додаток: Штатний розклад на 4 арк. у 3 прим.

23. Підпис. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене – на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Голова правління підпис Н.О. Сергіїв

24. Гриф погодження. Складається зі слова „ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, його розшифровки і дати. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова правління ВАТ „Азот”

________________О.І. Карпусь

підпис

12.09.05

25. Віза. При візуванні документа крім особистого підпису приводять її розшифровку і ставлять дату. При необхідності указують посаду візуючого. Наприклад:

________________(Кірсанова)

підпис

20.08.05

26. Печатка. На документах, що вимагають засвідчення прав громадянина і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою. Відбиток треба проставити таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Позначка про засвідчення копій. При засвідченні копії документа нижче реквізиту „Підпис” проставляють засвідчену надпис „Вірно”, найменування посади особи, яка засвідчила копію, її розшифровку і дату засвідчення. Наприклад:

Вірно

Інженер відділу кадрів _______________А.І. Смирнова

Підпис

10.09.05

При пересиланні копії документів в інші організації або надання її у руки, засвідчену підпис підтверджують печаткою.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.